Strona głównaArtykułyprawo przedsiębiorcyKwalifikowana pieczęć elektroniczna – zabezpiecz sprawy swojej firmy
prawo przedsiębiorcy

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – zabezpiecz sprawy swojej firmy

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna pozwala jednoznacznie zweryfikować przedsiębiorcę. Jak działa kwalifikowana pieczęć i na co pozwala? 

W czasach, w których praktycznie każdy z nas spotkał się z mniej lub bardziej wyrafinowaną próbą oszustwa w sieci, zdajemy sobie sprawę, jak ważne są kwestie bezpieczeństwa. Szczególnie jeśli dotyczą ważnych spraw firmowych, umów, biznesowej korespondencji czy negocjacji handlowych. Warto wzmocnić zarówno poczucie bezpieczeństwa jak również wiarygodność firmy lub instytucji. Jednym ze sposobów są kwalifikowane pieczęci elektroniczne, które z rocznym certyfikatem mogą kosztować mniej niż 1000 złotych netto!

Czym jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna?

To jak wygląda tradycyjna pieczęć firmowa, wie każdy. Jednak w czasach przekazywania informacji za pomocą sieci, odcisk tuszu na kartce papieru stracił na znaczeniu. Eksperci od bezpieczeństwa opracowali różne sposoby dla zabezpieczenia istotnych dokumentów cyfrowych. Jednym z najbardziej efektywnych i coraz bardziej uznanych w świecie biznesu narzędzi jest elektroniczna pieczęć kwalifikowana.

Decydując się na takie rozwiązanie, pamiętajmy, że mówimy tutaj o całym zestawie narzędzi, które pozwalają nam z jednej strony uwiarygodnić własną działalność, z drugiej zaś zadbać o własne interesy znacznie ograniczając przestrzeń do działania oszustów.

Tzw. kwalifikowana pieczęć elektroniczna, jest usługą zaufania, która jest wydawana wyłącznie dla podmiotów, które posiadają osobowość prawną. Mowa zatem o firmach, instytucjach, czy podmiotach publicznych. Dzięki niej można pieczętować dowolne dokumenty, czy pliki używając wyłącznie danych firmowych. Eliminuje to konieczność używania do tego celu danych osobowych, z czym mamy do czynienia w przypadku podpisu elektronicznego.

CZYTAJ TAKŻE: Jednoosobowa działalność gospodarcza jest lepsza od spółki? 10 argumentów, które to potwierdzają

Tego rodzaju usługi nie są jednak wydawane osobom fizycznym, które co do zasady posługują się innym narzędziem – podpisem elektronicznym.

Co wchodzi w skład zestawu pieczęci elektronicznej?

W skład tego typu zabezpieczenia, które możemy mieć za mniej niż tysiąc złotych netto, otrzymujemy ważny 12 miesięcy certyfikat kwalifikowany, kartę kryptograficzną lub kartę z czytnikiem, oprogramowanie do składania oraz weryfikacji pieczęcie elektronicznej, a także, co bardzo ważne z punktu widzenia organizacji – usługę weryfikacji danych podmiotu.

Jak długo czeka się na elektroniczną pieczęć?

Jeżeli zdecydujemy się na to zaawansowane rozwiązanie, poczekamy na nie nie dłużej niż na tradycyjną pieczęć np. zamawianą przez internet. Zgodnie z zapewnieniami usługodawcy, cały komplet potrzebnych narzędzi, wraz z certyfikatem zostanie dostarczony kurierem na wskazany adres w ciągu zaledwie 48 godzin od zweryfikowania danych podmiotu, który złożył zamówienie.

Do czego jest potrzebna kwalifikowana pieczęć elektroniczna?

Przedsiębiorcy oraz organizacje, które sięgnęły po to rozwiązanie, przyznają, że dziś nie wyobrażają sobie funkcjonowania bez kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, szczególnie że w ostatnich miesiącach wiele aktywności, w tym także biznesowych przeniosło się w związku z pandemią do sieci. Niewykluczone, że również po ustaniu zagrożenia, wypracowany ostatnio model współpracy na stałe stanie się nowym standardem np. w relacjach B2B.

Należy wiedzieć, że kwalifikowana pieczęć elektroniczna zapewnia autentyczność dokumentu, jego źródło pochodzenia, a także możliwość zidentyfikowania podmiotu, który wydał taki dokument.

Po drugie, to gwarancja zachowania integralności dokumentu. Daje pewność niezmienności zwartych w nim danych od momentu opieczętowania. Po trzecie zaś, e-pieczęć oznacza ochronę danych osobowych. Zawiera bowiem jedynie dane podmiotu tj. nazwę oraz numer NIP.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna a procesy w organizacji

Jak pokazuje doświadczenie firm, które zaimplementowały to rozwiązanie w swojej działalności, kwalifikowana pieczęć elektroniczna przyspiesza procesy – umożliwia ich automatyzację oraz znakowanie dokumentów. Dobrym i praktycznym rozwiązaniem jest jej integracja z systemami, które są odpowiedzialne za tworzenie nowych dokumentów.

Do czego stosuje się kwalifikowaną pieczęć elektroniczną?

Kwalifikowaną pieczęć elektroniczną można stosować zarówno do wydawanych zaświadczeń urzędowych jak i korespondencji firmowej.

Szczególna jej użyteczność pojawia się w przypadku zabezpieczania dokumentów prawnych oraz zaproszeń do złożenia oferty, oraz postępowań przetargowych. Z powodzeniem można jej używać także w przypadku potwierdzeń zawarcia transakcji w przypadku usług online, a także faktur elektronicznych.

>>>Zamów kwalifikowaną pieczęć elektroniczną za mniej niż 1000 zł netto