Strona głównaArtykułypomysł na biznesNajlepsze aplikacje i programy do obliczania czasu pracy.
pomysł na biznes

Najlepsze aplikacje i programy do obliczania czasu pracy.

Czas to pieniądz. Jak policzyć czas, żeby pieniądze się zgadzały. Prezentujemy najlepsze aplikacje i programy do obliczania czasu pracy.

W większości firm system jest prosty. Wpis na liście obecności, lub karta czasu pracy odbijana na „dzień dobry” i „do widzenia”. Między jedną a drugą czynnością zwykle mija osiem godzin z minutami. A co dzieje się w tym czasie? Kiedy jest sens szczegółowego obliczania czasu pracy pracowników i jakiego oprogramowania do tego użyć?

 Kiedy mierzyć efektywność czasu pracy?

 

Na początek generalna uwaga. Jeżeli masz przekonanie, że czas, jaki Twoi pracownicy przeznaczają na pracę, jest w stu procentach efektywny, widzisz zaangażowanie, kreatywność i zapał, nic z tym nie rób! Możesz pogratulować sobie zespołu. Wprowadzanie dodatkowych tabelek, wykresów, opisów czasu pracy, aplikacji z zaszytymi stoperami jest zupełnie zbędne. Ba, może nawet popsuć dobrą atmosferę pracy, jaka panuje w zespole i sprawić, że twój team poczuje brak zaufania lub dodatkowy (w tym wypadku zupełnie niepotrzebny) element kontroli. Jeśli praca jest rzeczywiście dobrze wykonana, daj spokój i zajmij się czymś zupełnie innym…

Niestety w wielu firmach to, co dzieje się między wejściem a wyjściem z pracy, trudno nazwać efektywnie spędzonym dniem. Projekty się rozwlekają, a rezultatów zupełnie nie widać. Zresztą nie zawsze może to dotyczyć zespołów. Również jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, lub jesteś freelancerem na umowę-zlecenie i czujesz, że twój dzień pracy zbytnio się rozwleka, być może potrzebujesz wsparcia ze strony dodatkowego oprogramowania, które pomoże Ci lepiej organizować czas? Powiedzmy to na wstępie: nie mówimy o kalendarzu!

Właściwa organizacja czasu pracy

Czasami to zabawne, że uzbrojeni w smartwatche czy smartbandy, chętnie patrzymy na dzienne statystyki dotyczące liczby kroków, dzielimy się kolejnym rekordem w biegu na dziesięć kilometrów, monitorujemy puls, spalone kalorie, a ostatnio także nasycenie tlenem krwi, ale jeśli mamy zmierzyć swój czas spędzony nad projektem, czy pojedynczym zadaniem, robimy to mniej chętnie.

A jeśli ktoś nas o to prosi, lub wydaje w tym zakresie polecenie służbowe, wielu osobom zdarza się zrobić wielkie oczy i zapytać: „Ale po co?”. Słabo to wygląda także w kwestii samokontroli. Często, mierzenie czasu pracy we własnym zakresie, bywa przebłyskiem i chwilowym postanowieniem, które niczym te noworoczne, gubimy w codziennej rutynie. A szkoda…

TOP 3 sposobów do mierzenia i zwiększania efektywności czasu pracy

 

  1. Mierzenie czasu pracy w arkuszu kalkulacyjnym

Zaczynamy od najprostszego rozwiązania. Tabelka w Excelu, Arkuszu Google czy innym pakiecie biurowym to często stosowane rozwiązanie np. przez freelancerów rozliczających się godzinowo, którzy chcą dobrze udokumentować swoją pracę, by potem poprawnie wystawić fakturę.

Odpowiednio formatując komórki, możemy zrobić bardzo przejrzyste zestawienia, które na koniec miesiąca dokładnie pomogą nam określić, ile czasu poświęciliśmy na konkretne zadania. Wymaga to oczywiście pewnej samodyscypliny, ale po przepracowaniu pełnego miesiąca z arkuszem, szybko odkryjemy, że dzięki prostej tabeli dowiemy się więcej o własnej pracy. Jeśli zrobimy do tego przejrzysty wykres, zorientujemy się, co powinniśmy poprawić, z czego zrezygnować i w którym miejscu nieco mocniej przyspieszyć.

CZYTAJ TAKŻE: MLM – multilevel marketing; co to jest?

Tabelka w arkuszu kalkulacyjnym sprawdza się także w większych zespołach. Ważne jest jednak, by nie była zbyt szczegółowa. W przeciwnym razie bardziej skrupulatni pracownicy dopiszą w niej pozycję: „wypełnianie arkusza czasu pracy: 1 godzina 45 minut”. Inna rzecz to rzetelność takich wpisów, która jednak często szybko się sama weryfikuje.

  1. Aplikacja do mierzenia czasu pracy

W sklepach Google Play czy AppStore, a także na wielu stronach internetowych z programami na PC-ty czy laptopy znajdziemy całą masę rozwiązań do pomiarów czasu pracy. Są to rozwiązania zarówno płatne, które są często mocno naszpikowane funkcjami jak i bezpłatne. Dla potrzeb tego artykułu przetestowaliśmy kilka rozwiązań, ale w sposób szczególny do gustu przypadła nam mobilna aplikacja WorkingHours, której bezpłatną wersję ściągnęło ponad 100 tys. użytkowników. Jeśli nam się spodoba, możemy zainwestować w wersję PRO za niecałe 22 złote.

To bardzo prosty program, który pozwala nam uruchamiać czas kolejnych zadań, by przekonać się, ile zajmują nam przeróżne czynności, jakie wykonujemy w ramach naszych obowiązków. Pracownik używający takiej aplikacji, może zgromadzone w ten sposób dane eksportować do Excela (patrz poprzedni punkt) i nie musi wypełniać jakichkolwiek tabelek.

To bardzo intuicyjne rozwiązanie, które w moim przypadku pomogło mi lepiej zrozumieć, jak pracuję, gdzie pojawiają się „słabsze” momenty, oraz w którym momencie pracy (lub na którym etapie projektu) one się przydarzają. Wprowadzając kilka zmian, np. dłuższych przerw, zupełnie zmieniłem rozkład sił dnia pracy. Dodam – na lepsze.

CZYTAJ TAKŻE: Jednoosobowa działalność gospodarcza jest lepsza od spółki? 10 argumentów, które to potwierdzają

Plusem tej aplikacji jest czasomierz „Pomodoro”. Co to takiego? Zaraz wyjaśnimy.

  1. Technika Pomodoro – co to takiego?

Czasem nie trzeba prowadzić żadnej ewidencji, by poprawić swoją efektywność. Wystarczy wdrożyć technikę o nazwie bardziej kojarzącej się z włoską kuchnią, niż zarządzaniem projektami – mowa o „Pomodoro”. Co to takiego?

W latach osiemdziesiątych dwudziestego wieku Francesco Cirillo opracował system, który bardzo szybko stał się popularny zarówno w biurach jak i halach fabrycznych. Według niego regularne krótkie przerwy sprzyjają efektywności, co potwierdziły niektóre badania oraz praktyka. Świat szybko „zwariował” na punkcie pomidorowej strategii. Dosłownie wszędzie, na masową skalę na biurkach pojawiały się…zegary kuchenne lub budziki odmierzające czas 25 minut, po których następował czas krótkich przerw od 3 do 5 minut. Piąta przerwa w cyklu trwała już od 15 do 30 minut, a szósta znów była krótką.

Znam ludzi, którzy chętnie praktykują to rozwiązanie i bardzo sobie je chwalą. Dziś nie muszą używać budzików czy stoperów w zegarku. Bez problemu znajdziemy bowiem aplikacje (np. tę w sklepie Google Play lub tę w AppStore), które wykorzystują włoską technikę i w dyskretny sposób przypominają nam, że nadszedł właśnie czas na przerwę.

Fani takiego podejścia do pracy cenią ją za wyrobienie samodyscypliny, oraz skupienia na zadaniu do wykonania, a przerwy traktują jak regularne nagrody. Nie zaszkodzi spróbować.

Dodajmy, że technika Pomodoro ma kilka odmian, sporo informacji na ten temat można znaleźć w internecie oraz aplikacjach, które mierzą czas zgodnie z pomysłem Francesco Cirillo. Niestety nie wszędzie się ona sprawdza. Nie da się jej wdrożyć np. w telefonicznych centrach obsługi klienta, szkołach czy w większości działów produkcyjnych.

Poza podium – inne podejście do tematu:

 

  1. Nie minuty a procenty – mierzenie efektywności czasu pracy

Niektórzy dla poprawy efektywności pracy i sprawdzenia tempa realizacji konkretnych projektów, stosują zupełnie inne podejście, w którym nie patrzy się wyłącznie na czas, a… na procentową realizację. Załóżmy, że całość projektu składa się z 10 elementów. Jeśli dotychczas wykonano dwa, można przyjąć (w pewnym uproszczeniu), że został on zrealizowany w 20%.

Aby zarządzać projektami w taki sposób, bardzo przydatna może okazać się aplikacja Trello wraz z przeglądarkową wersją. Opiera się ona na prowadzeniu tablicy zadań, którą możemy dzielić z innymi członkami zespołu, w tym z koordynatorem danego przedsięwzięcia.

Załóżmy, że przygotowujemy folder reklamowy. Cały proces podzieliliśmy na 10 etapów, z czego pierwsze trzy: zebranie informacji produktowych, zdjęć oraz przygotowanie infografik mamy już za sobą. Odhaczając poszczególne punkty, pojawia nam się realizacja wykonania projektu na poziomie 30 procent. Dodatkowo jesteśmy w stanie określić deadline’y, dzięki czemu osoby pracujące w nienormowanym wymiarze czasu pracy, widzą jakie działania są przed nimi. W ten sposób zespół może dzielić się zadaniami, a koordynator projektu jest w stanie zdalnie, za pomocą telefonu czy komputera monitorować zaawansowanie prac.

Wybór metody mierzenia czasu pracy

Wybór należy do Ciebie, którą z tych metod chciałbyś wdrożyć w swojej organizacji, jeśli oczywiście widzisz taką potrzebę. Można spróbować każdej z nich, np. w ramach testów. Bardzo szybko okaże się, która najlepiej sprawdza się w Twojej firmie.