Do czego służy faktura proforma? Jak ją wystawić?

Proforma to rodzaj dokumentu wystawianego przed właściwą fakturą. Sprawdź, jak powinna wyglądać i czym różni się od zwykłej faktury. Z naszego artykułu dowiesz się, jak ją wystawić w programie księgowym i dlaczego warto wykorzystywać taką opcję.

Czym jest proforma?

Proforma to dokument, który prezentuje, jak będzie wyglądać faktura końcowa. Należy stosować ją jako ofertę. Można wystawić ją przed wykonaniem usługi/dostarczeniem towaru i zrealizować zamówienie tylko wówczas, gdy kontrahent ją opłaci.

Nie jest dokumentem księgowym i nie stanowi dowodu zawarcia transakcji.

Nie księguje się jej.

Nie powoduje obowiązku podatkowego.

Samo wystawienie proformy w żaden sposób nie wiąże ani jej wystawcy, ani odbiorcy. Jeśli jednak odbiorca ją podpisze, staje się wiążącą umową.

Jak wystawić proformę?

Proformę wystawisz tak samo, jak zwykłą fakturę, z tą różnicą, że musi mieć oznaczenie „proforma”. Najlepiej zrobić to w programie księgowym. W dalszej części artykułu znajdziesz instrukcję dotyczącą tego, jak wystawić ją w Małej Księgowości.

Co powinna zawierać faktura proforma?

Dane do faktury, które powinny znaleźć się na każdej z nich, również fakturze pro forma to:

• data wystawienia,
• numer kolejny,
• nazwa podatnika i nabywcy towarów,
• numer NIP sprzedawcy,
• NIP kupującego,
• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi,
• data otrzymania zapłaty, jeśli faktura wystawiana jest przed pełnym dostarczeniem towaru lub wykonaniem usługi,
• nazwa towaru lub usługi,
• liczba sprzedanych towarów albo rodzaj usług,
• kwota sprzedaży netto, bez doliczonego podatku VAT,
• całkowita wartość sprzedaży towarów lub usług,
• stawka podatku,
• kwota podatku,
• wartość brutto.

Po co wystawia się proformę?

Faktura proforma wystawiana jest najczęściej, aby uniknąć powstania obowiązku podatkowego. Dzięki temu powstaje on dopiero kiedy kontrahent opłaci zamówienie, po wystawieniu właściwej faktury. Dopóki nie otrzymamy zapłaty, nie będziemy musieli więc opłacić podatku.

Można wystawić ją jako ofertę – wysłać kontrahentowi propozycję usługi wraz z proformą, którą może opłacić natychmiast po tym, gdy zdecyduje się z niej skorzystać.

W niektórych sytuacjach faktura proforma jest swego rodzaju przypomnieniem o terminie płatności. Warto jednak pamiętać, że nie można jej wystawić jeśli klient zapłacił już całość lub część zobowiązania. W takiej sytuacji należy zastosować zwykłą fakturę.

Proforma a faktura zaliczkowa

Główną różnicą pomiędzy proformą a fakturą zaliczkową zaliczkową jest to, że proforma nie jest dokumentem księgowym i nie jest w żaden sposób wiążąca. Faktura zaliczkowa jest ujmowana w księgach. W przeciwieństwie do proformy można ją wystawić po otrzymaniu płatności (proformę tylko przed).

Jak wystawić proformę w Małej Księgowości?

Aby wystawić proformę w programie Mała Księgowość, w bocznym menu wybierz ‘Sprzedaż’ > ‘Dokumenty’ > ‘Faktura proforma’.

Następnie wprowadź:

• numer faktury,
• datę faktury,
• kontrahenta,
• rodzaj transakcji,
• NIP,
• formę płatności i walutę,
• konto, na które ma być dokonana płatność,
• termin płatności,
• wartość faktury. (Aby wprowadzić wartość faktury, kliknij ‘Dodaj’ i wybierz towary z magazynu).

Możesz również kliknąć „więcej” w prawym górnym rogu i rozwinąć dodatkowe opcje:

• ‘nr zamówienia kontrahenta’,
• ‘na podstawie paragonu’.

Po uzupełnieniu dokumentu, kliknij ‘Drukuj’ aby wydrukować lub zapisać fakturę na urządzeniu, lub ‘Wyślij’, by od razu przesłać ją mailem.