Co to jest dokument OT?

13/11/2024

Dokument OT to przyjęcie środka trwałego, na podstawie którego wprowadza się go do ewidencji. M.in. na jego podstawie będą ustalane późniejsze odpisy amortyzacyjne.

Co powinien zawierać dokument OT?

Zgodnie z art. 21 ust. 1 Ustawy o rachunkowości dokument OT powinien zawierać:

określenie rodzaju dowodu (OT) i numer identyfikacyjny;
określenie stron transakcji: nazwy i adresy dostawcy i przyjmującego środek trwały;
nazwę, wartość początkową, charakterystykę środka trwałego;
datę przyjęcie środka trwałego, a jeśli była inna niż data wystawienia dokumentu – również datę wystawienia dokumentu OT;
podpis osoby wystawiającej dokument, oraz osoby, której wydano środek trwały (właściciela, jeśli nie ma określonej takiej osoby);
polecenie księgowania z podpisem osoby upoważnionej (w przypadku firm prowadzących pełną księgowość).

Na dokumencie należy również wskazać metodę amortyzacji:

liniową,
degresywną,
amortyzację jednorazową.

Wystawienie dokumentu OT jest obowiązkowe, w sytuacji, w której do składników majątku przyjmowany jest nowy środek trwały. Przyjęcie może odbyć się na podstawie zakupu, wytworzenia, nieodpłatnego nabycia lub ujawnienia w trakcie inwentaryzacji. W zależności od tych okoliczności, różne dokumenty będą podstawą do wystawienia dokumentu: od faktury po spis z natury.

Jak ustalić wartość początkową środka trwałego do druku OT?

Jednym z wymaganych elementów dokumentu OT jest wartość początkowa środka trwałego. Najłatwiej ustalić ją dla zakupionego środka trwałego – wówczas wartością początkową będzie cena zakupu (zgodna z umową/fakturą) powiększona o wydatki związane z zakupem, takie jak koszty transportu, czy opłaty np. notarialne.

W przypadku wytworzonego środka trwałego bierze się pod uwagę koszty materiałów użytych do jego produkcji, koszty wynagrodzeń i inne koszty poza pracą własną podatnika oraz kosztami sprzedaży i operacyjnymi.

Wartość początkową środka trwałego nabytego nieodpłatnie ustala się na podstawie wartości rynkowej takich samych lub podobnych przedmiotów.

Środek trwały z majątku prywatnego wycenia się na podstawie dowodu zakupu, a jeśli takiego brak – na podstawie wartości rynkowej.

Jeśli środek trwały ma współwłaściciela, to jego wartość określa się proporcjonalnie do zakresu własności. Nie dotyczy do współmałżonków (o ile nie prowadzą odrębnych działalności, w których oboje wykorzystują środek trwały).

Jak utworzyć dokument OT w Małej Księgowości?

Do utworzenia dokumentu OT możesz użyć powyższego wzoru albo łatwiejszego rozwiązania – Małej Księgowości. W tym celu wybierz z menu 'Środki trwałe’ > 'Dokumenty’ > 'Kartoteka środków trwałych’. Następnie kliknij 'Nowy’ i wybierz 'Zakup środka trwałego’.