Czym jest biała lista podatników VAT? Jak z niej korzystać i po co?

Podatek VAT od wielu lat jest głównym sponsorem budżetu państwa, gdzie dochody z jego tytułu niemal trzykrotnie przewyższają dochody z tytułu podatku dochodowego – nic więc dziwnego, że państwo stara się z najwyższą pieczołowitością zadbać o to, by system ten był jak najszczelniejszy i jak najsprawniejszy. I choć Ustawa o VAT jest skomplikowana, to poczyniono szereg kroków, które mają za zadanie ułatwić przedsiębiorcom poruszanie się po tym systemie i zabezpieczyć ich przed ewentualnymi nieprzyjemnościami. Przykładem w tej materii jest biała lista podatników VAT, umożliwiająca weryfikację kontrahentów.

Czym dokładnie jest biała lista podatników VAT? Czemu służy i w jaki sposób możemy z niej korzystać? Jakie dane na niej znajdziemy? Czy korzystanie z białej listy jest obowiązkowe? W jaki sposób przedsiębiorca może się na niej znaleźć lub zaktualizować swoje dane? Czy trzeba zgłosić się do Urzędu Skarbowego? Na te i inne pytania postaramy się odpowiedzieć w niniejszym materiale.

Biała lista podatników VAT – co to jest? Podstawowe informacje

Biała lista podatników VAT to oficjalny wykaz przedsiębiorców, którzy zostali zarejestrowani jako podatnicy VAT – dotyczy to zarówno czynnych, jak i zwolnionych podatników, ale także tych, których z rejestru wykreślono, bądź po uprzednim wykreśleniu do niego przywrócono. Lista została wprowadzona w ramach uszczelniania systemu podatkowego, w praktyce stanowiąc narzędzie pozwalające przedsiębiorcom na bezpieczniejsze zawieranie transakcji. Dzięki niej można bowiem zweryfikować kontrahenta jeszcze przed dokonaniem przelewu, a tym samym uniknąć potencjalnych problemów przy rozliczeniach podatkowych. 

Rzeczony rejestr funkcjonuje od 1 września 2019 roku, gdzie od 1 stycznia 2020 roku korzystanie z niego przestało być wyłącznie zalecane – stało się de facto obowiązkiem każdego, kto chce uniknąć sankcji skarbowych związanych z zapłatą należności na niewłaściwy rachunek. Biała lista pozwala bowiem sprawdzić nie tylko status VAT danego podmiotu, ale również to, czy wskazany przez niego numer rachunku bankowego został zgłoszony do urzędu skarbowego. Jeśli rachunek nie widnieje w rejestrze, przedsiębiorca może zostać pozbawiony prawa do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu. 

Podatnik VAT czynny a zwolniony – różnice w pigułce

W kontekście rozliczania podatku VAT warto przypomnieć różnicę pomiędzy czynnym podatnikiem VAT, a podatnikiem VAT zwolnionym. Czynny podatnik VAT to przedsiębiorca, który jest zobowiązany do naliczania podatku VAT przy sprzedaży towarów lub usług, oraz do składania deklaracji VAT i rozliczania się z tego tytułu urzędem skarbowym. Z kolei podatnik zwolniony z VAT – czy to na mocy ustawy, czy ze względu na limit obrotów – takich obowiązków nie ma. 

Rejestracja podatnika zwolnionego na białej liście VAT nie jest obowiązkowa, toteż w sytuacji, w której ów tego nie zrobi z własnej woli, to wykaz podatników VAT nie obejmie go automatycznie (na przykład pobierając dane z CEiDG). W takiej sytuacji, opłacając fakturę wystawioną przez podatnika VAT zwolnionego, nie musimy obawiać się o to, czy numer jego rachunku widnieje na białej liście.

Jakie dane zawiera biała lista VAT?

Biała lista VAT to nie tylko narzędzie do sprawdzenia, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT – to również źródło szeregu informacji, które mogą pomóc w ocenie wiarygodności drugiej strony transakcji. Dane w rejestrze są zestandaryzowane i pochodzą z oficjalnych źródeł administracji publicznej, co oznacza, że mają charakter urzędowy i mogą stanowić dowód w razie ewentualnych sporów czy urzędowej kontroli.

Wykaz obejmuje zarówno podstawowe dane identyfikacyjne, jak i szczegóły dotyczące bieżącego statusu podatnika. Co istotne – lista pozwala zweryfikować nie tylko aktualną sytuację danego podmiotu, ale też sprawdzić jego historię rejestracyjną. Dla przedsiębiorcy oznacza to możliwość dokładniejszego rozeznania się w sytuacji potencjalnego kontrahenta, jeszcze zanim dojdzie do wystawienia faktury czy wykonania przelewu. 

W ramach białej listy VAT można znaleźć m.in. następujące informacje:

• nazwę firmy lub imię i nazwisko podatnika,

• Numer Identyfikacji Podatkowej oraz REGON (jeśli został nadany),

• status podmiotu jako podatnika VAT (czynny, zwolniony, wykreślony, przywrócony),

• numer w Krajowym Rejestrze Sądowym (jeśli dotyczy),

• adres siedziby firmy lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (w przypadku braku takiego miejsca adres zamieszkania osoby fizycznej),

• daty rejestracji (lub odmowy rejestracji), wykreślenia oraz przywrócenia do rejestru VAT, wraz ze wskazaniem podstawy prawnej dla takiej decyzji,

• numery rachunków bankowych zgłoszonych do urzędu skarbowego i zweryfikowanych przez Szefa KAS za pośrednictwem STIR (Systemu Teleinformatycznego Izby Rozliczeniowej),

• imiona i nazwiska prokurentów, wspólników i osób upoważnionych do reprezentowania podmiotu wraz z numerami NIP (jeśli dotyczy).

Dzięki integracji ze STIR biała lista nie tylko zbiera dane, ale też weryfikuje ich zgodność z systemem bankowym. Dla przedsiębiorcy to gwarancja, że korzysta z informacji aktualnych i zweryfikowanych – a więc takich, które rzeczywiście mogą stanowić podstawę do zabezpieczenia jego interesów podatkowych i prawnych.

Dlaczego warto sprawdzać numer rachunku bankowego kontrahenta na białej liście?

Przelew wykonany na rachunek który nie figuruje na białej liście, może skutkować bardzo konkretnymi nieprzyjemnościami – nie tylko natury podatkowej, ale również księgowej. W praktyce bowiem, jeżeli środki trafią na rachunek, który nie został zgłoszony do urzędu skarbowego jako rachunek rozliczeniowy danego podmiotu, podatnik może stracić prawo do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Dodatkowo, ponosi on ryzyko odpowiedzialności solidarnej za ewentualne zaległości VAT po stronie kontrahenta i to nawet w sytuacji, w której incydent stanowi jedynie rezultat przeoczenia – urząd skarbowy może potraktować to jako niedochowanie należytej staranności.

Sprawdzenie numeru rachunku bankowego na białej liście VAT jest szybkie, proste, bezpłatne i dostępne online – a mimo to wielu przedsiębiorców wciąż bagatelizuje tę możliwość, niepotrzebnie narażając się na problemy. Tymczasem, biała lista pokazuje wyłącznie te rachunki, które zostały zgłoszone do urzędu i pozytywnie zweryfikowane przez STIR. W takiej sytuacji, przedsiębiorca opłacając fakturę na rachunek widoczny na białej liście nie naraża się na żadne konsekwencje, choćby się miało okazać, że z jakichś względów nie jest on właściwy.

Biała lista podatników VAT – częste pytania

Biała lista podatników VAT to stosunkowo proste narzędzie – łatwe w użyciu i zrozumieniu, stworzone w celu poprawy rodzimego systemu podatkowego. Niemniej, nie ma nic dziwnego w pojawiających się tu i ówdzie pytaniach, wszak „kto pyta nie błądzi” (a zabłądzenie w podatkach może być wyjątkowo kosztowne). Poniżej znajdziesz najczęstsze pytania zadawane przez przedsiębiorców w kontekście białej listy.

Jak sprawdzić status podatnika VAT na białej liście?

W celu zweryfikowania obecności kontrahenta na białej liście podatników VAT, należy skorzystać z  wyszukiwarki udostępnionej online przez Ministerstwo Finansów. Wystarczy w odpowiednim polu wpisać dane poszukiwanego przedsiębiorcy – NIP, REGON, numer rachunku bankowego lub nazwę firmy – by uzyskać dostęp do pełnego profilu rzeczonego podmiotu w rejestrze. 

Wyszukiwarka pozwala również na pobranie potwierdzenia weryfikacji w formacie PDF – z datą i godziną, co może okazać się przydatne w razie urzędowej kontroli. 

Czy korzystanie z białej listy podatników VAT jest obowiązkowe?

Weryfikowanie kontrahentów za pośrednictwem białej listy VAT de facto jest obowiązkowe – choć ustawodawca nigdzie takiego obowiązku wprost nie narzuca. Niemniej, jak wspominaliśmy wyżej, przelew na rachunek niezgłoszony do wykazu może pozbawić podatnika prawa do kosztów uzyskania przychodu oraz narazić go na odpowiedzialność solidarną za uchybienia kontrahenta. Siłą rzeczy zatem, przedsiębiorca nie musi korzystać z białej listy – ale w razie problemów poniesie tego faktu konsekwencje.

Przelew na rachunek spoza białej listy VAT – co za to grozi?

Jak wspominaliśmy wyżej, przelew środków na rachunek, którego nie ma na białej liście VAT, może skutkować utratą prawa do zaliczenia wydatku w koszty oraz odpowiedzialnością solidarną za niezapłacony VAT kontrahenta – nawet jeśli faktura jest poprawna, a usługa została wykonana. 

Jak udokumentować sprawdzenie kontrahenta na białej liście?

Najprostszym sposobem będzie pobranie potwierdzenia z wyszukiwarki Ministerstwa Finansów – plik PDF zawiera datę, godzinę i zakres sprawdzenia. Naturalnie, nie oznacza to, że musimy pobierać dokument przy każdej opłaconej fakturze, jednak warto pobierać i przechowywać takie potwierdzenia przy każdej większej transakcji – mogą stanowić dowód dochowania należytej staranności w razie kontroli. 

Czy na białą listę VAT trzeba się rejestrować?

Nie – wpis na białą listę następuje automatycznie po rejestracji podatnika do VAT. Przedsiębiorca nie musi składać osobnego wniosku, ale to on odpowiada za to, by zgłosić właściwe rachunki do urzędu skarbowego – tylko one pojawią się na liście. 

Niemniej, powyższy brak konieczności rejestracji dotyczy wyłącznie podatników czynnych. Podatnik VAT zwolniony (który nie ma obowiązku widnieć na białej liście), chcąc pojawić się w wynikach wyszukiwania, musi złożyć wniosek o rejestrację do wykazu. 

Jak zaktualizować swój numer rachunku bankowego na białej liście podatników VAT?

Aktualizacja numeru rachunku na białej liście nie odbywa się bezpośrednio przez listę – dane trafiają tam automatycznie na podstawie informacji zgłoszonych do urzędu skarbowego. Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność dokonują zmian za pośrednictwem CEIDG, natomiast spółki i inne podmioty muszą zaktualizować te dane poprzez formularz NIP-8. Zgłoszenie trafia do urzędu, a następnie – po pozytywnej weryfikacji w STIR – numer rachunku pojawia się na liście. 

Warto także pamiętać, że w przypadku przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT konieczne jest również sprawdzenie, czy rachunek rozliczeniowy jest poprawny – automatyczny powrót do rejestru nie oznacza bowiem automatycznej aktualizacji wszystkich danych.