Umowa najmu mieszkania – co powinna zawierać? Darmowy wzór

Kredyty hipoteczne nie są tanie – szczególnie w Polsce. Trudno się więc dziwić, że wynajmowanie mieszkania cieszy się nad Wisłą niesłabnącą popularnością, choć, oczywiście, brak własnego mieszkania wśród milionów Polaków nie stanowi powodu do dumy. Tak czy inaczej, wynajmowanie mieszkania (również w celach zamieszkiwania krótkoterminowego) wymaga sporządzenia odpowiedniej umowy, gdzie wysokość czynszu nie stanowi jedynej zmiennej, jaka jest ważna dla poprawności i praktyczności dokumentu. 

Czym w praktyce jest umowa najmu mieszkania i jakie elementy powinna zawierać? Jakie są rodzaje umowy najmu i czym w tym kontekście jest coraz popularniejsza umowa najmu okazjonalnego? Jakie prawa i obowiązki ma najemca, a jakie wynajmujący? Czy taki dokument zawsze musi być potwierdzony notarialnie? Na te i inne pytania odpowiadamy w niniejszym materiale.

Umowa najmu mieszkania – czym (i po co) jest?

Umowa najmu mieszkania to podstawowy dokument regulujący stosunek prawny między właścicielem lokalu, a osobą (lub osobami), która zamierza go użytkować. Głównym celem takiej umowy jest, rzecz jasna, określenie zasad korzystania z nieruchomości – dotyczy to przede wszystkim okresu najmu, zakresu odpowiedzialności stron, procedury rozwiązania umowy, oraz, co zdaje się być najistotniejszym, wysokości czynszu i terminu jego opłacania. 

Choć na pierwszy rzut oka wszystko wydaje się dość proste, to warto przyjrzeć się najistotniejszym elementom i niuansom takiej umowy. Spisanie warunków najmu nie jest tylko formalnością – to fundament, na którym opiera się bezpieczeństwo obu stron. Nieprecyzyjne zapisy (lub, co gorsza – nie mające pokrycia w obowiązującej literze prawa) mogą prowadzić do nieporozumień i sporów, z których część swój finał będzie znajdować w sądzie. Nawet jeżeli obie strony darzą się wzajemnym zaufaniem, to warto dochować należytej staranności przy zawieraniu umowy najmu. 

Co powinna zawierać umowa najmu mieszkania? Najważniejsze elementy

Umowa najmu mieszkania nie może być jedynie zbiorem luźnych ustaleń, nieuporządkowanym i spisanym tylko dla formalności – jest to w końcu fundament zabezpieczający obie strony porozumienia, pozwalający na uniknięcie jakichkolwiek sporów (szczególnie w przypadku najmu na czas nieokreślony).

Kodeks Cywilny de facto nie określa wzoru umowy, jednak na bazie jego przepisów – a także na podstawie dotychczasowych doświadczeń wynajmujących i najemców – można w prosty sposób określić najważniejsze elementy umowy najmu, które obligatoryjnie muszą się w niej znaleźć. Będzie to:

• Oznaczenie stron umowy – zarówno w przypadku wynajmującego jak i najemcy powinno się określić imię i nazwisko, PESEL oraz numer dowodu osobistego,
• Data i miejsce zawarcia umowy,
• Precyzyjny opis przedmiotu najmu:
  • typ wynajmowanego lokalu,
  • metraż lokalu i opis pomieszczeń,
  • adres lokalu,
  • stan techniczny lokalu w momencie jego przekazania,
  • wyposażenie lokalu, stanowiące element umowy,
  • dodatkowe pomieszczenia lub budynki, wchodzące w skład umowy, takie jak np. piwnica czy garaż.
• Wysokość czynszu oraz sposób i termin jego opłacania,
• Analogiczna informacja odnośnie opłat za media – opłaty za energię elektryczną, wywóz śmieci, gaz, ogrzewanie, opłaty wymagane przez spółdzielnię, etc.,
• Kaucja – jej wysokość, termin i sposób przekazania oraz czas i warunki jej zwrotu lub przepadku (całości bądź części) na rzecz wynajmującego,
• Rodzaj umowy – umowa na czas określony lub nieokreślony, a także najem okazjonalny (jeśli dotyczy),
  • Czas obowiązywania umowy – w przypadku umów na czas określony,
• Warunki wypowiedzenia umowy najmu – wraz z ochronnym terminem wypowiedzenia,
• Określenie dodatkowych obowiązków i praw stron – ze szczególnym uwzględnieniem prawa bądź zakazu podnajmu, zakresu dopuszczalnego dostępu właściciela do lokalu (nieokreślenie tego aspektu może w konsekwencji stanowić naruszenie miru domowego w sytuacji, w której właściciel mieszkania wtargnie do własnego, choć wynajmowanego lokalu!) czy prawa do wprowadzania zmian w zabudowie przez lokatora,
• Wykaz lokatorów (opcjonalnie),
• Informacja o sporządzeniu umowy w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach (po jednym dla każdej ze stron),
• Podpisy obu stron umowy.

Nie każda umowa musi wyglądać identycznie, bowiem przedmiot umowy może każdorazowo wymuszać konieczność nieco bardziej indywidualnego podejścia. Wzór umowy najmu mieszkania w PDF lub DOC można pobrać niżej.

Dodatkowo należy mieć na względzie, że umowa najmu powinna zawsze mieć formę pisemną, choć niekoniecznie musi być potwierdzana notarialnie. Jest to niezbędne nie tylko dla celów dowodowych przy ewentualnych sporach, ale może być wymagane również dla celów podatkowych (wynajmujący będzie mógł łatwo wykazać źródło przychodu z tytułu najmu, co bez pisemnej umowy może być utrudnione).

Czy umowa najmu lokalu mieszkalnego musi być potwierdzona notarialnie?

Nie – umowa najmu lokalu mieszkalnego nie wymaga formy aktu notarialnego, by była ważna. Wystarczające (i w pełni skuteczne prawnie) jest jej zawarcie w zwykłej formie pisemnej – jednak nie zawsze. Udział notariusza może być potrzebny na przykład przy najmie okazjonalnym, gdzie wymagane jest oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o dobrowolnym poddaniu się egzekucji.

Wynajem mieszkania – rodzaje umowy

Umowa najmu mieszkania może przybrać kilka różnych form – i nie chodzi tu wyłącznie o długość trwania najmu czy wysokość czynszu. Polskie prawo przewiduje trzy podstawowe typy najmu – tradycyjny, instytucjonalny i okazjonalny. Każdy z nich wiąże się z innym zakresem obowiązków, innymi możliwościami zabezpieczenia interesów wynajmującego i – co istotne – innym poziomem ochrony lokatora. 

Najem tradycyjny

To najczęściej spotykana forma – szczególnie w relacjach między osobami fizycznymi. Umowa zawierana jest na czas określony lub nieokreślony i nie wymaga żadnych dodatkowych formalności. Z jednej strony najem tradycyjny zapewnia lokatorowi duży poziom ochrony prawnej, jednak z drugiej, forma ta bywa nieefektywna dla wynajmującego, który w przypadku problemów z najemcą musi liczyć się z długotrwałymi procedurami wypowiedzenia i ewentualnej eksmisji. Jest to powód, dla którego wynajmujący coraz częściej uciekają się do najmu okazjonalnego.

Najem instytucjonalny

Najem instytucjonalny jest zarezerwowany wyłącznie dla przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w zakresie wynajmu nieruchomości. Umowa najmu instytucjonalnego również może być zawarta na czas określony, ale w odróżnieniu od najmu tradycyjnego, pozwala ona wynajmującemu na skuteczniejsze dochodzenie swoich roszczeń – przede wszystkim dzięki obowiązkowemu oświadczeniu najemcy o dobrowolnym poddaniu się egzekucji. W praktyce jest to rozwiązanie stosowane przez fundusze mieszkaniowe lub firmy zarządzające najmem.

Najem okazjonalny

Najem okazjonalny to forma przeznaczona dla osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej w zakresie najmu, ale chcą zabezpieczyć się przed potencjalnymi problemami z lokatorem. To właśnie najem okazjonalny wymaga sporządzenia dodatkowych dokumentów – przede wszystkim notarialnego oświadczenia najemcy o dobrowolnym opuszczeniu lokalu oraz wskazania innego adresu, pod który będzie mógł się wyprowadzić.

To forma bardziej sformalizowana niż najem tradycyjny, ale też dająca wynajmującemu znacznie większą kontrolę nad sytuacją… I de facto balansująca na granicy legalności, omijając przepisy Ustawy o ochronie praw lokatorów i szereg przepisów pokrewnych.

Umowa najmu lokalu mieszkalnego – darmowy wzór z omówieniem

Poniżej przedstawiamy wzór umowy najmu, który można dostosować do indywidualnych ustaleń między wynajmującym a najemcą. Dokument zawiera wszystkie podstawowe elementy wymagane przepisami prawa oraz praktyką rynkową i można go stosować bezpiecznie.

UMOWA NAJMU LOKALU MIESZKALNEGO

zawarta w dniu [DATA] w [MIEJSCOWOŚĆ], pomiędzy:

Wynajmującym:
[Imię i nazwisko], PESEL: [numer PESEL], nr dowodu osobistego: [numer DO],
adres zamieszkania: [adres]

a

Najemcą:
[Imię i nazwisko], PESEL: [numer PESEL], nr dowodu osobistego: [numer DO],
adres zamieszkania: [adres]

§1. Przedmiot najmu

Wynajmujący oddaje Najemcy do używania lokal mieszkalny położony przy [adres], o powierzchni użytkowej [metraż] m², składający się z [liczba] pomieszczeń: [wymienić pomieszczenia].
Stan techniczny lokalu: [opis].
Wyposażenie objęte umową: [wymienić].
Dodatkowo przedmiot najmu obejmuje: [np. piwnicę, garaż – należy opisać je tak samo dokładnie, jak powyższy lokal].

§2. Czynsz i opłaty

Strony ustalają miesięczny czynsz w wysokości [kwota] zł, płatny do [dzień miesiąca] każdego miesiąca na rachunek wynajmującego.
Najemca ponosi dodatkowo opłaty za media, w tym: energię elektryczną, gaz, wodę, wywóz śmieci, ogrzewanie oraz opłaty administracyjne (spółdzielcze) – na podstawie rzeczywistych zużyć lub faktur.

§3. Kaucja

Najemca wpłaca kaucję w wysokości [kwota] zł w dniu podpisania umowy. Kaucja podlega zwrotowi w terminie [ilość dni] dni od dnia zakończenia najmu, po potrąceniu ewentualnych należności z tytułu zaległych opłat, szkód lub innych zobowiązań Najemcy.

§4. Czas trwania umowy

Umowa zostaje zawarta na czas [określony/nieokreślony] i obowiązuje od dnia [data].
W przypadku umowy na czas określony, zakończy się ona w dniu [data końcowa].
W przypadku najmu okazjonalnego – strony zobowiązują się do dopełnienia dodatkowych formalności zgodnych z ustawą.

§5. Wypowiedzenie umowy

Strony ustalają możliwość wypowiedzenia umowy z zachowaniem [okres wypowiedzenia] okresu wypowiedzenia.
Wynajmujący może rozwiązać umowę w przypadkach przewidzianych przepisami prawa, w szczególności w razie naruszenia obowiązków przez Najemcę.

§6. Obowiązki stron i dodatkowe ustalenia

Najemca zobowiązany jest do utrzymania lokalu w należytym stanie oraz do zgłaszania wszelkich awarii.
Zakazuje się podnajmu lokalu osobom trzecim bez pisemnej zgody Wynajmującego.
Wynajmujący ma prawo do wstępu do lokalu po wcześniejszym uzgodnieniu terminu z Najemcą.
Wprowadzenie trwałych zmian w zabudowie lub instalacjach wymaga uprzedniej zgody Wynajmującego.

§7. Lokatorzy

W lokalu zamieszkiwać będą: [wymienić imiennie osoby lub wpisać „brak dodatkowych lokatorów”].

§8. Postanowienia końcowe

Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – po jednym dla każdej ze stron.
Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Podpisy stron:

…………………………………………………
Wynajmujący

…………………………………………………
Najemca

Umowa najmu mieszkania a ochrona lokatora

Szeroko pojęta ochrona lokatorów to fundament, wokół którego orbitują przepisy regulujące najem lokali mieszkalnych – i jednocześnie jeden z głównych powodów, dla których właściciele mieszkań coraz częściej sięgają po formy takie jak najem okazjonalny czy instytucjonalny. Ustawodawca zakłada bowiem, że osoba wynajmująca lokal w celach mieszkaniowych zasługuje na szczególne zabezpieczenie – niezależnie od tego, czy opłaca czynsz terminowo, czy też od miesięcy unika kontaktu z właścicielem. 

W praktyce oznacza to, że lokator objęty standardową umową najmu zyskuje szereg przywilejów – między innymi ograniczoną możliwość wypowiedzenia umowy przez właściciela oraz ochronę przed eksmisją „na bruk” (musi mieć zapewniony lokal zastępczy). Nawet po rozwiązaniu umowy, usunięcie lokatora z lokalu wymaga przejścia przez formalną procedurę – często długą, kosztowną i obwarowaną dodatkowymi warunkami.

Wypowiedzenie umowy najmu lokalu mieszkalnego – co mówi prawo?

Umowę najmu można wypowiedzieć – ale nie dowolnie. Najemca, przy umowie na czas nieokreślony, może zakończyć ją z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia. Wynajmujący ma w tej kwestii znacznie mniej swobody – może rozwiązać umowę tylko w określonych przez ustawę przypadkach, takich jak zaległości w płatnościach czy rażące naruszenie obowiązków przez najemcę.

W przypadku najmu na czas określony, wypowiedzenie jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy zapisano je w umowie wraz z konkretnymi przesłankami. Brak takiego zapisu oznacza brak możliwości wcześniejszego zakończenia umowy – bez względu na okoliczności.