Wniosek o urlop wypoczynkowy 2025 – jak napisać wniosek urlopowy? Sprawdź, czy pracodawca może go nie udzielić. Podanie o urlop bezpłatny

Każdy pracownik zatrudniony na umowie o pracę ma określone przywileje. Jednym z nich jest prawo do urlopu wypoczynkowego, a także urlopu na żądanie i urlopu okolicznościowego. Aby z nich skorzystać, należy złożyć odpowiedni wniosek. Sprawdź, co powinno się w nim znaleźć. Jakie wnioski o urlop pracodawca może odrzucić, a jakie musi zaakceptować? Co zrobić, w przypadku odmowy?

Urlop wypoczynkowy według przepisów Kodeksu pracy w 2025 roku

Urlop wypoczynkowy jest jednym z praw pracowniczych określonych przed podstawowe zasady prawa pracy (art. 14. Kodeksu pracy). Prawo do urlopu wypoczynkowego przysługuje każdemu pracownikowi, w wymiarze 20 lub 26 dni – w zależności od stażu pracy. W szczególnych przypadkach (pracownikom niepełnosprawnym i małoletnim, a także niektórym grupom zawodowym) przysługuje większy wymiar urlopu.

Osoba dopiero zaczynająca pracę nabiera prawa do urlopu co miesiąc w wymiarze 1/12 dni przysługującego mu urlopu.

Więcej na jego przepisów go dotyczących przeczytasz w naszych artykule o urlopie wypoczynkowym.

Kodeks pracy reguluje również zasady przyznawania urlopu macierzyńskiego.

Ponadto osoba zatrudniona na umowie o pracę ma również prawo do urlopu okolicznościowego, które jednak regulują osobne przepisy (Obwieszczenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 16 września 2014 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy).

Plan urlopów – jak ustalić termin urlopu?

Zgodnie z art. 163 Kodeksu pracy, urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Jeśli w danym zakładzie pracy nie tworzy się planu urlopów, pracodawca udziela ich po porozumieniu z pracownikiem.

Planując urlop, należy pamiętać, że jeśli termin nałoży nam się np. z inną osobą, która wykonuje to samo zadanie, pracodawca może odmówić przyznania nam urlopu w tym terminie. Pracodawca dba przede wszystkim o zachowanie normalnego toku pracy.

Kiedy należy złożyć wniosek urlopowy?

Kodeks pracy nie określa, do kiedy należy złożyć wniosek urlopowy. Najlepiej zrobić to jak najszybciej, natychmiast po jego zaplanowaniu. Twój pracodawca może mieć własne zasady dotyczące tego terminu – zapoznaj się z nimi i postępuj odpowiednio.

Czy pracodawca może odrzucić wniosek o urlop wypoczynkowy?

Pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w całości lub na jego wniosek – podzielony na części. Przynajmniej jedna z tych części musi trwać co najmniej 14 dni kalendarzowych (licząc z dniami wolnymi od pracy, a więc jednorazowo zużywa się 10 dni ze swojej puli urlopu wypoczynkowego). Nie oznacza to jednak, że pracodawca może zgodzić się na to, byśmy wzięli urlop w wybranym przez nas terminie. 

Jak napisać wniosek o urlop wypoczynkowy?

Kodeks pracy nie precyzuje, co powinno znaleźć się we wniosku o urlop wypoczynkowy. Zasadniczo, nie ma konieczności składania formalnego wniosku, szczególnie jeśli pracuje się w mniejszej firmie. Warto jednak mieć jakąś „podkładkę”, że uzgodniło się termin urlopu z przełożonym, przynajmniej w formie maila, czy SMS-a.

Najprostszy wniosek powinien zawierać:

• miejsce i datę jego złożenia;
• dane pracownika wnioskującego o urlop;
• dane firmy (nazwę, NIP, adres);
• termin urlopu;
• podpis pracodawcy/osoby uprawnionej, do której pracownik składa wniosek, z informacją, że zaakceptowała wniosek;
• podpis pracownika.

Można w nim również zawrzeć:

• nazwę stanowiska pracownika;
• liczbę dni, które pracownik wykorzysta tym urlopem.

Jak skorzystać z prawa do urlopu na żądanie?

Osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę lub z innego tytułu pozostająca w stosunku pracy ma prawo do wykorzystania 4 dni urlopu wypoczynkowego na żądanie. Ze względu na to, że zazwyczaj korzysta się z niego na ostatnią chwilę, wniosek pracownika zazwyczaj będzie tu mniej formalny.

Najważniejsze, aby odpowiednio wcześnie dostarczyć go do pracodawcy (przed rozpoczęciem pracy, najpóźniej w dniu korzystania z urlopu) – dlatego o urlop na żądanie można wnioskować np. wysyłając SMS-a, maila, wiadomość przez komunikator wysyłany w pracy, czy też dzwoniąc.

Takie kwestie najlepiej uzgodnić z przełożonym od razu po zatrudnieniu się w danej firmie lub zorientować się, co na ten temat mówi regulamin zakładu pracy.

Uwaga! Pracodawca nie musi zaakceptować Twojego wniosku o urlop na żądanie. Powinien mieć jednak uzasadniony powód, aby go odrzucić.

Jak złożyć wniosek o urlop bezpłatny?

Pracownik może wnioskować również o udzielenie mu urlopu bezpłatnego. Często udziela się go w przypadkach, kiedy pracownik będzie musiał być nieobecny przez dłuższy czas, aby zająć się innym zobowiązaniem (np. służbą wojskową). Pracodawca może, ale nie ma obowiązku go udzielić, a po 3 miesiącach może o z niego odwołać, ale tylko jeśli ma ważny powód.

Składając wniosek o urlop bezpłatny, warto zawrzeć w nim uzasadnienie, aby pracodawca wiedział, z jakiego powodu się na niego decydujemy.

Czy pracodawca może nie udzielić urlopu bezpłatnego?

Tak, pracodawca nie ma obowiązku udzielić urlopu bezpłatnego, jeśli jednak ma taką możliwość, powinien to zrobić.

Kiedy pracownik musi odebrać niewykorzystany urlop?

Kodeks pracy narzuca na pracodawcę obowiązek, aby w każdym roku kalendarzowym zapewnić pracownikowi co najmniej dwa tygodnie nieprzerwanego wolnego na wypoczynek. To oznacza, że pracownik w każdym roku musi wykorzystać urlop w wymiarze przynajmniej 10 dni. To jednak pozostawia jeszcze 10 albo 16 dni urlopu wypoczynkowego.

Jeśli pracownik nie wykorzysta całości urlopu w roku, za który przysługuje, powinien wykorzystać go do września kolejnego roku. 

Darmowy wzór wniosku o urlop wypoczynkowy lub urlop okolicznościowy | PDF i DOCX

Zobacz, jak powinien wyglądać wniosek o urlop lub pobierz go w formacie PDF lub DOCX.

Wzór wniosku o urlop wypoczynkowy: PDF | DOCX

….………………………………

(miejscowość, data)

………………………………………….

(imię i nazwisko pracownika)

………………………………………….

(stanowisko)

………………………………………….

………………………………………….

(oznaczenie pracodawcy)

Wniosek o urlop wypoczynkowy

Zwracam się z prośbą o udzielenie mi urlopu wypoczynkowego przysługującego za rok…………., w liczbie dni………………………. w terminie od ……………….. do …………………. .

Z poważaniem

……………………………………..

(podpis pracownika)

Wyrażam zgodę/nie wyrażam zgody*) na udzielenie urlopu w terminie i wymiarze wskazanym w niniejszym wniosku.

……………………………………………………….

(data i podpis pracodawcy)

*) niepotrzebne skreślić

Wzór wniosku o urlop okolicznościowy: PDF | DOCX

….………………………………

(miejscowość, data)

………………………………………….

(imię i nazwisko pracownika)

………………………………………….

(stanowisko)

………………………………………….

………………………………………….

(oznaczenie pracodawcy)

Wniosek o urlop okolicznościowy

Zwracam się z prośbą o udzielenie mi urlopu okolicznościowego w wymiarze……..z……… dni, w terminie:……………..r, z powodu…………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………….. .

Jednocześnie zobowiązuję się do dostarczenia odpisu aktu urodzenia/aktu małżeństwa/aktu zgonu*) w najbliższym możliwym terminie.

Z poważaniem

……………………………………..

(podpis pracownika)

……………………………………………………….

(data i podpis pracodawcy)

* ) niepotrzebne skreślić

Wzór wniosku o urlop bezpłatny: PDF | DOCX

………………………………….

(miejscowość, data)

………………………………….

(dane pracownika)

………………………………….

(dane zakładu pracy)

Wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego

Na podstawie art. 174 Kodeksu pracy zwracam się z prośbą o udzielenie mi urlopu bezpłatnego w terminie od dnia ………………. do dnia ………………… .

Uzasadnienie prośby:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………….

(podpis pracownika)

………………………………….

(podpis pracodawcy)

Wzór wniosku o urlop od siły wyższej: PDF | DOCX

  ……………………

(miejscowość, data)

……………………

……………………

……………………

(dane pracownika)

                                                                                                                             ……………………

                                                                                                                   …………………….

                                                                                                                   ……………………..

                                                                                                                        (dane pracodawcy)

Wniosek o udzielenie zwolnienia od pracy

z powodu zaistnienia siły wyższej

Proszę o udzielenie zwolnienia od pracy z powody działania siły wyższej, na podstawie art. 148 Kodeksu Pracy na ………………… godzin/dni[1], z powodu…………………………… ………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..(powód zwolnienia, opcjonalnie).

                                                                                                                  ………………………

                                                                                                                                                (podpis pracownika)

[1] niepotrzebne skreślić

Wzór wnioski o urlop na żądanie: PDF | DOCX

………………………

                  (miejscowość i data)

…………………………….

(dane pracownika)

………………………………………

………………………………………

           (dane pracodawcy)

Wniosek o udzielenie urlopu na żądanie

Proszę o udzielenie urlopu wypoczynkowego w trybie „na żądanie” od……………………..do ………………………….…, tj…….…… dni, na podstawie art. 1672 Kodeksu pracy.

Jednocześnie oświadczam, że dotychczas wykorzystałam/em…………. dni urlopu wypoczynkowego.

………………………………

     (podpis pracownika)

Wniosek o urlop macierzyński

Aby skorzystać z urlopu macierzyńskiego również należy wypełnić wniosek i przekazać go pracodawcy. Ten musi go przyjąć.

Więcej na ten temat przeczytasz w naszych artykule o tym, jak napisać wniosek o urlop macierzyński.