Zaświadczenie o zarobkach – co to jest i po co? Wzór z omówieniem

Zaświadczenie o zarobkach, zgodnie ze swoją nazwą, stanowi oficjalny dokument wystawiany przez pracodawcę, który potwierdza wysokość wynagrodzenia otrzymywanego za wykonywaną pracę oraz częstotliwość wypłat. Taki dokument to nie tylko cenna informacja dla rozmaitych instytucji, ale niekiedy i wymóg konieczny dla możliwości otrzymania niektórych świadczeń i usług.

Czym dokładnie jest zaświadczenie o zarobkach i kiedy jest niezbędne? Jakie elementy musi zawierać taki dokument i jak pracownik może go uzyskać? Jak długo ważne jest takie zaświadczenie? Na te i inne pytania odpowiadamy w niniejszym materiale.

Zaświadczenie o zarobkach – co to jest?

Zaświadczenie o zarobkach to dokument wystawiany przez pracodawcę, który potwierdza wysokość otrzymywanego przez pracownika wynagrodzenia oraz formę jego zatrudnienia. Najczęściej dotyczy ono ostatnich kilku miesięcy zatrudnienia i prezentuje dane w ujęciu brutto – niezależnie od tego, ile faktycznie trafia „na rękę”. Nie jest to dokument wystawiany ani automatycznie, ani cyklicznie – wydaje się go na prośbę pracownika i wyłącznie w sytuacjach, które tego wymagają.

Forma zaświadczenia o zarobkach nie jest ustawowo narzucona – niemniej jednak, treść powinna być zgodna z realnym stanem zatrudnienia i uwzględniać wszystkie informacje potrzebne instytucji, która o dokument poprosiła. W zależności od sytuacji, może to być bank, sąd, urząd lub nawet przedszkole. To właśnie dlatego zaświadczenie o zarobkach musi być nie tylko precyzyjne, ale też wystawione przez osobę do tego uprawnioną – zwykle dział kadr lub bezpośredniego przełożonego.

Zaświadczenie o zarobkach a zaświadczenie o dochodach – różnice

Choć oba dokumenty dotyczą sytuacji finansowej danej osoby i nazwy tychże mogą wydawać się zbieżne, to jednak każdy z nich dotyczy nieco innej sytuacji. Zaświadczenie o zarobkach wystawia pracodawca i dotyczy wynagrodzenia z tytułu konkretnej umowy o pracę – w danym zakładzie i w określonym czasie. Jest to zatem dokument na „tu i teraz”, odnoszący się bezpośrednio do aktualnej relacji pracowniczej. 

Zaświadczenie o dochodach z kolei, wydaje Urząd Skarbowy i odnosi się do pełnego roku podatkowego – uwzględnia wszystkie źródła dochodu, także te spoza stosunku pracy. W efekcie jedno mówi o zarobkach w sensie formalnym i miesięcznym, drugie – o dochodzie całościowym w ujęciu rocznym. Pomieszanie ich może skutkować odrzuceniem wniosku w danej instytucji, niezależnie od faktycznej sytuacji finansowej osoby zainteresowanej.

W jakich sytuacjach zaświadczenie o zarobkach jest niezbędne?

Choć teoretycznie nikt nie ma obowiązku posiadania zaświadczenia o zarobkach „na wszelki wypadek”, to w praktyce okazuje się ono dokumentem kluczowym w wielu codziennych i niecodziennych sytuacjach. Banki, urzędy, sądy, a nawet szkoły czy przedszkola – wszystkie te instytucje mogą żądać potwierdzenia wysokości wynagrodzenia jako warunku koniecznego do rozpatrzenia wniosku. Co istotne – brak tego dokumentu często uniemożliwia dalszy bieg sprawy.

Najczęstsze przypadki, w których wymagane jest zaświadczenie o zarobkach:

• ubieganie się o kredyt, pożyczkę lub zakup na raty,

• wnioskowanie o przyznanie świadczenia socjalnego lub dodatku mieszkaniowego,

• zapisanie dziecka do żłobka, przedszkola lub szkoły,

• postępowanie rozwodowe lub alimentacyjne,

• weryfikacja zdolności płatniczej przy wynajmie mieszkania,

• kontrola skarbowa lub urzędowa w związku z innymi zobowiązaniami.

W każdej z tych sytuacji liczy się aktualność dokumentu i jego zgodność z rzeczywistym stanem zatrudnienia.

Zaświadczenie o zatrudnieniu i dochodach – jakie elementy musi zawierać?

Aby zaświadczenie o zarobkach zostało uznane za ważne i kompletne, musi zawierać kilka niezbędnych informacji – zarówno na temat pracownika, jak i jego stosunku pracy. Instytucje przyjmujące taki dokument wymagają standaryzacji – nie wystarczy ogólnikowa formułka czy kwota bez odpowiedniego kontekstu. Właściwe zaświadczenie to dokument konkretny, uporządkowany i podpisany przez osobę do tego upoważnioną.

Najczęściej wymagane elementy to:

• imię, nazwisko i PESEL pracownika,

• nazwa i adres zakładu pracy,

• data rozpoczęcia zatrudnienia i zajmowane stanowisko,

• rodzaj umowy (np. umowa o pracę na czas określony),

• średnie miesięczne wynagrodzenie brutto za wskazany okres,

• wyszczególnienie wszystkich składników wynagrodzenia (jeśli występują inne niż wynagrodzenie podstawowe),

• informacja o obciążeniach komorniczych (jeśli występują),

• data wystawienia dokumentu,

• podpis i pieczątka pracodawcy lub osoby upoważnionej.

Brak któregokolwiek z powyższych punktów może spowodować, że dokument zostanie uznany za niekompletny, a wniosek – odrzucony.

Jak uzyskać zaświadczenie o zarobkach?

Procedura uzyskania zaświadczenia o zarobkach jest – przynajmniej w teorii – prosta i nie powinna rodzić żadnych komplikacji. Wystarczy, że pracownik złoży stosowną prośbę do pracodawcy, zazwyczaj w formie pisemnej lub mailowej. Nie ma ustawowego wzoru takiego wniosku, jednak im bardziej precyzyjne będzie jego sformułowanie (np. wskazanie instytucji, celu, okresu zatrudnienia i oczekiwanych danych), tym mniejsze jest ryzyko, że dokument będzie trzeba poprawiać.

Zaświadczenie o zarobkach powinno zostać wystawione niezwłocznie, czyli – według dobrej praktyki – w ciągu kilku dni roboczych. W większych firmach zajmuje się tym dział kadr lub dział personalny, w mniejszych – często bezpośredni przełożony albo sam właściciel. Nie istnieje limit liczby zaświadczeń, które można otrzymać – ani ograniczenia dotyczące ich treści, o ile nie wychodzą poza zakres danych, do których pracownik ma prawo.

Czy pracodawca może odmówić wydania zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach?

Nie – pracodawca nie ma prawa odmówić wydania zaświadczenia, jeśli pracownik jest zatrudniony i żąda potwierdzenia informacji dotyczących własnego zatrudnienia i wynagrodzenia. Odmowa wystawienia dokumentu mogłaby zostać uznana za działanie na szkodę pracownika, a w skrajnych przypadkach – za naruszenie przepisów prawa pracy. Pracownik ma prawo wiedzieć, ile zarabia i musi mieć możliwość udokumentowania tego faktu wobec instytucji zewnętrznych.

Jak długo ważne jest zaświadczenie o zarobkach?

Nie ma jednej, sztywnej reguły – okres ważności zaświadczenia o zarobkach zależy od celu, w jakim dokument jest składany, a zatem również od wymogów konkretnej instytucji. Standardowo przyjmuje się, że takie zaświadczenie jest aktualne przez 30 do 90 dni. Banki czy urzędy zazwyczaj informują o tym, jak „świeży” musi być taki dokument – i lepiej się tego trzymać, bo nawet najmniejsze przekroczenie terminu może oznaczać konieczność złożenia nowego wniosku.

Zaświadczenie o zarobkach – darmowy wzór dokumentu

Choć nie istnieje jeden urzędowy szablon zaświadczenia o zarobkach, dokument ten powinien zawierać zestaw podstawowych informacji, bez których nie zostanie zaakceptowany przez żadną instytucję. Poniżej znajduje się uniwersalny wzór zaświadczenia, który można dostosować do konkretnych potrzeb – niezależnie od tego, czy składany jest w banku, urzędzie czy placówce edukacyjnej. Jeśli chcesz ułatwić sobie przygotowanie dokumentu – pobierz darmowy wzór zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach w formacie PDF lub DOC.

[MIEJSCE I DATA WYSTAWIENIA]

ZAŚWIADCZENIE O ZATRUDNIENIU I ZAROBKACH

Niniejszym zaświadcza się:

Imię i nazwisko pracownika: ……………………………………………..
PESEL: ………………………………………………………………………
Stanowisko: ……………………………………………………………….
Rodzaj umowy: ………………………………………………………..
Data zatrudnienia: od …………………………………………………. do chwili obecnej / do ……………………………..

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie brutto za ostatnie 3 miesiące wyniosło:
…………………………………………………………………………………………………………..

Zakład pracy:
[Nazwa pracodawcy]
[Adres siedziby]
[NIP, REGON, telefon kontaktowy]

Zaświadczenie wydaje się na prośbę pracownika w celu:
…………………………………………………………………………………………………………..

Podpis osoby upoważnionej:
…………………………………………………….
[Imię, nazwisko, stanowisko służbowe]

Pieczątka firmowa