Jak przeprowadzić remanent w KPiR? Na czym. Polega spis z natury na koniec roku? Wszystko co warto wiedzieć o inwentaryzacji dla przedsiębiorcy w 2025 roku

Prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR) wiąże się z obowiązkiem sporządzenia remanentu, czyli spisu z natury towarów, materiałów oraz innych składników majątku. Remanent jest niezbędny do prawidłowego ustalenia dochodu i rozliczenia podatku dochodowego, zwłaszcza na koniec roku podatkowego.

W 2025 roku zasady dotyczące inwentaryzacji pozostają istotnym elementem prowadzenia księgowości dla przedsiębiorców, dlatego warto znać szczegóły dotyczące terminu, sposobu przeprowadzenia oraz wyceny remanentu. W niniejszym artykule omówimy, czym jest remanent, jakie są różnice między remanentem początkowym a końcowym, jak go prawidłowo sporządzić oraz jakie konsekwencje podatkowe z tego wynikają.

Wszystko, co przedsiębiorca powinien wiedzieć o inwentaryzacji w 2025 roku, znajdzie tu jasno i praktycznie wyjaśnione.

Remanent, spis z natury, inwentaryzacja – czy są różnice?

W codziennej praktyce przedsiębiorców, a nawet w języku urzędowym, pojęcia remanent, spis z natury i inwentaryzacja bywają używane zamiennie. Choć często odnoszą się do tych samych czynności, nie są one całkowicie tożsame. Warto zrozumieć subtelne, ale istotne różnice pomiędzy nimi, zwłaszcza jeśli prowadzisz podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR) i chcesz dochować zgodności z przepisami.

Remanent

To potoczne określenie spisu z natury towarów handlowych oraz materiałów, który przedsiębiorca sporządza w ramach prowadzenia KPiR. Termin ten pojawia się w wielu kontekstach – np. remanent początkowy i remanent końcowy – i odnosi się do obowiązkowego, formalnego dokumentu wpływającego m.in. na wysokość dochodu do opodatkowania.

Remanent jest więc formą spisu z natury, ale to pojęcie funkcjonujące głównie w kontekście podatkowym, zwłaszcza w przepisach dotyczących rozliczania podatku dochodowego.

Spis z natury

To czynność fizycznego zliczenia, zmierzenia, zważenia lub oszacowania rzeczywistych stanów magazynowych towarów, surowców czy materiałów. Spis z natury to element szerszego procesu inwentaryzacji, który ma na celu ustalenie rzeczywistego stanu posiadania. Sporządza się go nie tylko na potrzeby rozliczeń podatkowych, ale także w celach kontrolnych, analitycznych czy przy zmianie osoby odpowiedzialnej za majątek.

W kontekście KPiR spis z natury pełni funkcję podstawy do sporządzenia remanentu – czyli jego ewidencyjnej i wycenionej wersji.

Inwentaryzacja

To najszersze z tych pojęć. Obejmuje cały proces ustalania rzeczywistego stanu majątku firmy, a więc nie tylko sam spis z natury, ale również:

• porównanie danych z dokumentacją księgową,
• wyjaśnienie różnic (niedobory, nadwyżki),
• ujęcie korekt w księgach rachunkowych lub ewidencjach podatkowych.

Inwentaryzacja dotyczy wszystkich składników majątku przedsiębiorstwa (w zależności od formy prowadzenia księgowości), w tym także środków trwałych, należności czy gotówki. W pełnym zakresie obowiązuje przede wszystkim firmy prowadzące pełną księgowość, ale w pewnym zakresie odnosi się także do przedsiębiorców na KPiR (np. w kontekście spisu towarów).

Remanent początkowy a remanent końcowy

W kontekście prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR), remanent – czyli spis z natury – występuje w dwóch kluczowych momentach: na początku oraz na końcu roku podatkowego. Choć sposób sporządzania obu spisów jest identyczny, ich funkcje i moment ujęcia w ewidencji różnią się istotnie.

Remanent początkowy

Remanent początkowy to spis z natury sporządzany na początek danego roku podatkowego, czyli na dzień 1 stycznia. Jego wartość przenosi się z końca roku poprzedniego, ale tylko pod warunkiem, że przedsiębiorca kontynuuje działalność. Jeśli działalność rozpoczyna się w trakcie roku, remanent początkowy należy sporządzić w dniu rozpoczęcia działalności.

Remanent początkowy pełni funkcję otwarcia roku podatkowego i ma wpływ na wyliczenie dochodu – jego wartość pomniejsza podstawę opodatkowania.

Warto zaznaczyć, że remanent początkowy nie zawsze jest fizycznie sporządzany od nowa – w większości przypadków jego wartość po prostu przenosi się z remanentu końcowego z poprzedniego roku.

Remanent końcowy

Remanent końcowy sporządza się na koniec roku podatkowego, czyli na dzień 31 grudnia, niezależnie od tego, czy działalność będzie kontynuowana w kolejnym roku. Przedsiębiorca ma obowiązek ustalić stan towarów handlowych, materiałów i innych składników objętych spisem, a następnie wycenić je zgodnie z przepisami.

Remanent końcowy wpływa bezpośrednio na wysokość dochodu do opodatkowania – jego wartość zwiększa podstawę opodatkowania, ponieważ stanowi przychód nieujęty wcześniej w KPiR.

Jak sporządzić remanent?

Sporządzenie remanentu, czyli spisu z natury towarów i materiałów, to obowiązek każdego przedsiębiorcy prowadzącego podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR). Remanent powinien być wykonany rzetelnie, zgodnie z przepisami i w sposób umożliwiający jego późniejszą kontrolę przez urząd skarbowy. Choć proces nie wymaga specjalistycznych narzędzi, musi być przeprowadzony z zachowaniem określonych zasad.

1. Wybierz właściwy moment. Remanent sporządza się:

• na początek roku podatkowego (1 stycznia),
• na koniec roku podatkowego (31 grudnia),
• przy rozpoczęciu działalności gospodarczej,
• przy likwidacji działalności,
• w przypadku zmiany wspólnika lub formy prawnej działalności.

Termin ma znaczenie podatkowe, dlatego ważne jest, by spis został faktycznie sporządzony w odpowiednim dniu lub w jego bezpośrednim sąsiedztwie.

2. Przygotuj miejsce i zespół do inwentaryzacji. Przed rozpoczęciem spisu warto uporządkować miejsce, w którym przechowywane są towary i materiały, aby ułatwić zliczanie. Jeśli firma zatrudnia pracowników lub współpracowników, warto wyznaczyć osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie remanentu oraz przygotować dla nich instrukcję.

3. Zidentyfikuj składniki majątku objęte remanentem. W spisie ujmuje się m.in.:

• towary handlowe,
• materiały podstawowe i pomocnicze,
• półprodukty,
• produkcję w toku,
• wyroby gotowe,
• opakowania (jeśli podlegają ewidencji magazynowej).

Nie uwzględnia się środków trwałych ani wyposażenia – te elementy mają odrębną ewidencję.

4. Dokonaj fizycznego spisu z natury Każdy składnik majątku należy:

• zidentyfikować (np. po nazwie, numerze katalogowym),
• zmierzyć, zważyć lub policzyć, zależnie od jego formy,
• zanotować ilość w arkuszu spisowym (papierowym lub elektronicznym).

Na tym etapie nie dokonuje się jeszcze wyceny – ta następuje dopiero po zakończeniu spisu fizycznego.

5. Sporządź protokół lub arkusz remanentowy. Spis musi przyjąć formę dokumentu zawierającego:

• datę sporządzenia,
• dane identyfikujące przedsiębiorcę,
• szczegółowy wykaz towarów z podaniem ilości i jednostek miary,
• miejsce przechowywania towarów,
• podpisy osób sporządzających remanent.

Dokument powinien być trwale przechowywany i możliwy do przedstawienia podczas ewentualnej kontroli.

Kto nie musi sporządzać remanentu?

Obowiązek sporządzania remanentu – czyli spisu z natury – dotyczy większości przedsiębiorców prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR). Istnieją jednak wyjątki, w których remanent nie jest wymagany. Znajomość tych sytuacji pozwala uniknąć niepotrzebnych formalności lub błędnego pominięcia obowiązku spisowego.

Przedsiębiorcy, którzy nie posiadają towarów handlowych ani materiałów

Jeśli działalność nie wiąże się z posiadaniem zapasów magazynowych – na przykład dotyczy wyłącznie świadczenia usług niematerialnych (np. doradztwo, usługi IT, coaching) – sporządzenie remanentu nie jest wymagane. Nie ma wówczas żadnych składników majątku podlegających spisowi z natury.

Warto jednak pamiętać, że brak obowiązku spisu powinien być udokumentowany w sposób jednoznaczny – przedsiębiorca może sporządzić tzw. remanent zerowy, który stanowi dowód braku towarów w dniu spisu.

Podatnicy rozliczający się na podstawie ryczałtu ewidencjonowanego

Podatnicy, którzy wybrali opodatkowanie w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, nie prowadzą KPiR, a więc nie mają obowiązku sporządzania remanentu. W ich przypadku podatek dochodowy obliczany jest od przychodu, niezależnie od kosztów uzyskania.

Wyjątkiem mogą być sytuacje, gdy prowadzą oni również ewidencję magazynową lub wymagają tego inne przepisy branżowe – ale w zakresie podatkowym remanent nie jest wymagany.

Działalność nierejestrowana

Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną, czyli działające bez wpisu do CEIDG i w ramach limitu przychodów, nie prowadzą księgi przychodów i rozchodów, a tym samym nie mają obowiązku sporządzania remanentu. Nie są traktowane jako podatnicy prowadzący działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o PIT.

Przedsiębiorcy zawieszający działalność

W przypadku czasowego zawieszenia działalności gospodarczej, nie ma obowiązku sporządzania remanentu na dzień zawieszenia ani odwieszenia działalności – o ile nie dochodzi do likwidacji firmy lub zmiany formy prawnej. Jednak jeśli w czasie zawieszenia prowadzone są jakiekolwiek operacje gospodarcze (np. sprzedaż towarów z magazynu), obowiązek ten może się pojawić.

Jak określić wartość remanentu? Wycena towarów

Po zakończeniu fizycznego spisu z natury kolejnym etapem jest wycena zgromadzonych towarów, materiałów i innych składników majątku ujętych w remanencie. To właśnie wartość remanentu wpływa na dochód wykazywany w księdze przychodów i rozchodów, dlatego istotne jest, aby wyceny dokonać zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz zasadami rzetelnej rachunkowości.

Zasady wyceny remanentu zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR. Zgodnie z nim, wyceny dokonuje się według jednej z następujących metod:

• ceny zakupu – kwota faktycznie zapłacona za nabyty towar,
• kosztu wytworzenia – w przypadku produktów gotowych i produkcji w toku,
• ceny rynkowej z dnia sporządzenia remanentu – jeżeli jest niższa od ceny zakupu lub kosztu wytworzenia.

Nie można dokonywać wyceny towarów po cenach sprzedaży ani szacunkowych, jeżeli nie są poparte dokumentami księgowymi lub rynkowymi.

Jak wycenić poszczególne składniki?

a) Towary handlowe i materiały

Najczęściej wycenia się je na podstawie faktury zakupu, rachunku lub innego dokumentu potwierdzającego koszt nabycia. Jeżeli przedsiębiorca posiada wiele partii tego samego towaru, może stosować zasadę:

• FIFO (pierwsze weszło, pierwsze wyszło), albo
• średniej ważonej ceny zakupu.

b) Produkty gotowe i półprodukty

W tym przypadku stosuje się koszt wytworzenia, obejmujący m.in. zużycie materiałów, robociznę, energię oraz inne koszty bezpośrednio związane z produkcją.

c) Opakowania zwrotne i pomocnicze

Wyceny dokonuje się według ceny zakupu lub wartości rynkowej, jeśli opakowania pozostają w magazynie jako majątek przedsiębiorcy.

d) Towary uszkodzone, przeterminowane lub niepełnowartościowe

Można je wycenić według obniżonej wartości rynkowej, a w niektórych przypadkach – nawet na 0 zł, jeżeli są nienadające się do sprzedaży. Dla celów dowodowych warto dysponować dokumentacją potwierdzającą ich stan (np. zdjęcia, protokół zniszczenia, ekspertyza).

Wycena w walutach obcych

Jeżeli przedsiębiorca posiada towary zakupione w walutach obcych, ich wartość należy przeliczyć na złote według kursu z dnia zakupu. Do rozliczeń podatkowych stosuje się kurs średni NBP z tego dnia lub inny przyjęty w polityce rachunkowości – zgodnie z zasadami przyjętymi w firmie.

4. Dokumentacja i archiwizacja

Dla każdego wycenionego składnika należy wskazać:

• jednostkę miary (np. szt., kg, m²),
• ilość,
• cenę jednostkową,
• wartość końcową (ilość × cena jednostkowa).

Całość powinna być udokumentowana w arkuszu spisowym i zachowana przez okres 5 lat, liczony od końca roku podatkowego, którego dotyczy remanent.

Wartość remanentu a podatek dochodowy

Wartość remanentu ma bezpośredni wpływ na wysokość podatku dochodowego, ponieważ koryguje podstawę opodatkowania. Dochód podatkowy w KPiR ustala się jako różnicę między przychodami a kosztami uzyskania przychodów, a remanent pełni funkcję korekty kosztów. Remanent początkowy zwiększa koszty, natomiast remanent końcowy je zmniejsza.

Oznacza to, że wartość towarów i materiałów na początku roku podnosi koszty, a wartość zapasów na koniec roku zmniejsza je, co wpływa na ostateczny wynik podatkowy. W praktyce, jeśli na koniec roku pozostaje więcej towarów niż na początku, oznacza to, że część zakupionych towarów nie została sprzedana i nie może zostać ujęta jako koszt, co powoduje wzrost dochodu do opodatkowania.

Wartość remanentu musi być ujmowana w księdze przychodów i rozchodów – remanent początkowy pod datą 1 stycznia, a remanent końcowy pod datą 31 grudnia. Niewłaściwe ujęcie remanentu prowadzi do błędnego rozliczenia podatkowego i może skutkować konsekwencjami podczas kontroli skarbowej.

Remanent wpływa na obliczenie podatku dopiero przy rozliczeniu rocznym, nie ma bezpośredniego wpływu na zaliczki płacone w ciągu roku.

Jak udokumentować remanent?

Remanent należy udokumentować w formie spisu z natury, który zawiera szczegółowy wykaz wszystkich towarów, materiałów oraz innych składników majątku objętych remanentem.

Dokument powinien zawierać:

• datę sporządzenia,
• nazwę i dane przedsiębiorcy,
• miejsce przechowywania towarów,
• dokładne określenie ilości i jednostek miary poszczególnych pozycji.

Wartość poszczególnych składników powinna zostać określona zgodnie z obowiązującymi zasadami wyceny.

Spis z natury musi być podpisany przez osoby odpowiedzialne za jego sporządzenie, co potwierdza rzetelność i wiarygodność przeprowadzonej inwentaryzacji.

Dokumentacja remanentu powinna być przechowywana przez okres co najmniej 5 lat od końca roku podatkowego, którego dotyczy remanent, aby mogła być udostępniona podczas ewentualnej kontroli skarbowej. W praktyce często sporządza się arkusz remanentowy, który ułatwia porządkowanie danych i ich późniejszą analizę.