PIT-4R – co to jest? Do kiedy złożyć formularz? Kto musi to zrobić?

30/08/2024

PIT-4R to deklaracja informująca o zaliczkach pobranych i odprowadzonych przez pracodawcę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Kto ma obowiązek wysyłania jej do Urzędu Skarbowego? Do kiedy należy ją złożyć? Przeczytaj artykuł i poznaj odpowiedzi na te pytania.

Co to jest PIT-4R?

Deklaracja PIT-4R to zestawienie zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, pobranych i odprowadzonych do Urzędu Skarbowego. Inaczej ujmując, jest to informacja, którą składają pracodawcy, w której podsumowują, ile podatku pobrali z pensji pracowników i ile tego podatku rzeczywiście przekazali do US.

Deklarację tę należy złożyć do urzędu właściwego dla miejsca zamieszkania płatnika – pracodawcy – (w przypadku osób fizycznych), lub dla jego siedziby, lub miejsca prowadzenia działalności (w przypadku osób prawnych). Należy złożyć ją online.

Kto ma obowiązek składać PIT-4R?

Składają go pracodawcy, którzy płacą zaliczki na podatek dochodowy od swoich pracowników. Nie dotyczy więc jednoosobowych działalności gospodarczych.

Podatnik, który nie dokonał żadnych wypłat, z którymi wiąże się konieczność pobrania zaliczek na podatek, nie składa deklaracji PIT-4R. Nie wysyłamy deklaracji zerowej.

Do kiedy złożyć PIT-4R?

Deklarację należy złożyć do 31 stycznia roku następnego po tym, w którym pobierane i odprowadzone były zaliczki.

Jeśli przedsiębiorca zamyka działalność gospodarczą, informację o pobranych zaliczkach musi wysłać do ostatniego dnia prowadzenia działalności.

Jak wypełnić PIT-4R?

Formularz PIT-4R należy złożyć drogą elektroniczną. Możesz wypełnić go:

w e-Urzędzie Skarbowym (wystarczy dostęp do profilu zaufanego, potwierdzenie tożsamości przez bankowość elektroniczną lub mObywatela);
na podatki.gov.pl (potrzebne będą pieczęć lub podpis kwalifikowany, lub dane autoryzujące).

Do stworzenia dokumentu możesz również użyć zewnętrznego programu. Taką funkcjonalność oferuje Mała Księgowość.

Bez względu na liczbę zatrudnianych osób, należy złożyć tylko jedną deklarację. W niej należy podać m.in.:

liczbę pracowników,
należne zaliczki na podatek,
pobrane i odprowadzone zaliczki,
źródła zaliczek.

Kwoty należy zaokrąglić do pełnych złotówek.

Zaliczki należne, czy wpłacone?

W deklaracji należy wskazać zaliczki pobrane, czyli kwoty, które zostały odliczone od pensji pracowników. Kwota zaliczek pobranych i wpłaconych do Urzędu Skarbowego powinna być taka sama. Jeśli są to różne kwoty, przyczynę rozbieżności należy opisać w sekcji F.1.

Czy w PIT-4R wykazujemy osoby do 26 roku życia?

Nie składa się deklaracji PIT-4R, jeśli nie zostały dokonane żadne wpłaty, z którymi wiąże się konieczność pobrania zaliczek na podatek. Jeśli pracownik objęty jest zwolnieniem z podatku dochodowego, od jego pensji nie odlicza się zaliczki na ten podatek.

Oznacza to, że w deklaracji nie wykazujemy pracowników do 26 roku życia, ale tylko tych, których obejmuje ulga dla młodych. Pamiętaj, że jeśli Twój pracownik poniżej tego wieku:

jest zatrudniony na umowę o dzieło lub
przekroczył limit przychodów 85 528 zł,

musisz odprowadzić za niego zaliczkę na podatek dochodowy a informację o tym ująć w PIT-4R.

Jak złożyć PIT-4R przez Małą Księgowość?

PIT-4R możesz stworzyć w programie Mała Księgowość. Dzięki takiemu rozwiązaniu, wszystkie potrzebne dane zostaną zaciągnięte z wcześniej wprowadzanych dokumentów dot. pracowników i ich wynagrodzeń. Aby przygotować deklarację: