Towar uszkodzony, przeterminowany lub skradziony – jak rozliczyć stratę?

Strata w towarach handlowych to problem, z którym może spotkać się niemal każdy przedsiębiorca prowadzący sprzedaż lub produkcję. Produkty bywają uszkadzane podczas transportu, tracą termin przydatności albo znikają z magazynu wskutek kradzieży. W rezultacie firma ponosi stratę finansową, którą musi odpowiednio udokumentować i rozliczyć.

Czy wartość utraconego towaru można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? Kiedy trzeba skorygować odliczony VAT? Ponadto, jakie dokumenty należy przygotować, aby prawidłowo wykazać stratę w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR)?

Wyjaśniamy, jak rozliczyć uszkodzony, przeterminowany lub skradziony towar w 2026 roku. Przedstawiamy również zasady dokumentowania strat, księgowania odszkodowań i ustalania skutków podatkowych.

Strata w towarach handlowych a koszty uzyskania przychodów

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła. Jednocześnie należy uwzględnić wyłączenia wskazane w art. 23 tej ustawy.

Straty w towarach handlowych nie zostały wprost wymienione w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów podatkowych. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca może automatycznie rozliczyć każdą utratę produktu.

Strata w towarach handlowych może stanowić koszt uzyskania przychodów, jeżeli jest gospodarczo uzasadniona, odpowiednio udokumentowana i nie wynika z niedbalstwa przedsiębiorcy. Dlatego przed dokonaniem księgowania należy dokładnie przeanalizować przyczyny zdarzenia.

Kiedy strata może zostać zaliczona do kosztów?

Przy ocenie możliwości rozliczenia straty znaczenie mają przede wszystkim trzy okoliczności:

• Przyczyna zdarzenia – utrata towaru powinna wynikać z okoliczności, których przedsiębiorca nie mógł racjonalnie uniknąć, albo z normalnego ryzyka prowadzenia działalności.
• Należyta staranność – firma powinna stosować odpowiednie zabezpieczenia, kontrolować stany magazynowe i zapewniać właściwe warunki przechowywania.
• Dokumentacja – przedsiębiorca musi posiadać wiarygodne dowody potwierdzające przyczynę, rozmiar oraz wartość straty.

Przykładowo zniszczenie produktów wskutek nagłej awarii instalacji wodnej w prawidłowo zabezpieczonym magazynie może uzasadniać rozliczenie kosztu. Natomiast celowe ignorowanie warunków przechowywania towarów zwiększa ryzyko zakwestionowania takiego wydatku.

Co ważne, ocena powinna uwzględniać specyfikę działalności. Inne ryzyka występują bowiem w sklepie spożywczym, a inne w hurtowni materiałów budowlanych.

Więcej informacji znajdziesz w artykule Wydatki wrzucasz w koszty? Najpierw sprawdź art. 22 ustawy o PIT.

Jak zaksięgować stratę w KPiR w 2026 roku?

Przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów powinni uwzględnić zmiany obowiązujące od 1 stycznia 2026 roku. Nowy wzór KPiR wprowadził bowiem inną numerację kolumn oraz dodatkowe pola ewidencyjne.

W aktualnej księdze najważniejsze dla rozliczania strat są następujące kolumny:

• Kolumna 12 – zakup towarów handlowych i materiałów według cen zakupu.
• Kolumna 15 – pozostałe wydatki.
• Kolumna 10 – pozostałe przychody, w tym odpowiednio kwalifikowane odszkodowania.

Rozliczenie straty niezawinionej w KPiR

Zakup towarów handlowych ujmuje się standardowo w kolumnie 12. Jeśli produkty zostaną później utracone, a strata spełnia warunki uznania jej za koszt podatkowy, wydatek na zakup może zachować charakter kosztowy.

W praktyce możliwe jest odpowiednie przekwalifikowanie wartości utraconego towaru. Polega ono na zmniejszeniu wartości zakupu w kolumnie 12 i ujęciu odpowiadającej jej kwoty jako pozostałego wydatku w kolumnie 15.

Dzięki temu księga wyraźniej oddziela zakupy przeznaczone do sprzedaży od strat powstałych w trakcie działalności. Jednocześnie należy zadbać, aby ta sama kwota nie została dwukrotnie uwzględniona w kosztach.

Ważne: sposób księgowania należy dostosować do charakteru zdarzenia, posiadanej dokumentacji oraz zasad ustalania kosztów. Samo przesunięcie wartości między kolumnami nie przesądza jeszcze o jej podatkowej kwalifikacji.

Co zrobić ze stratą zawinioną?

Jeżeli utrata produktów wynika z istotnych zaniedbań, wydatek może nie spełniać warunków uznania go za koszt podatkowy. W takiej sytuacji konieczne może być wyłączenie odpowiedniej wartości z kosztów uzyskania przychodów.

Ponadto przedsiębiorca powinien sprawdzić zgodność zapisów KPiR z rzeczywistym stanem magazynu. Towary, które zostały całkowicie zniszczone lub utracone, nie powinny pozostawać w spisie z natury jako pełnowartościowy zapas.

Strata w towarach a VAT – kiedy potrzebna jest korekta?

Rozliczenie straty w podatku dochodowym nie przesądza automatycznie o jej skutkach w VAT. Dlatego oba podatki należy analizować oddzielnie, uwzględniając okoliczności konkretnego zdarzenia.

Podstawowe znaczenie ma art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z nim przedsiębiorca może odliczać podatek naliczony od zakupów związanych z wykonywaniem czynności opodatkowanych.

Jednak późniejsze zniszczenie lub utrata produktu nie zawsze oznacza utratę prawa do wcześniejszego odliczenia. Istotne są bowiem pierwotne przeznaczenie towaru, przyczyna jego utraty i dostępne dowody.

Kiedy nie trzeba korygować odliczonego VAT?

Co do zasady obowiązek korekty nie powstaje, jeżeli zakupiony towar miał służyć sprzedaży opodatkowanej, a następnie został utracony w należycie udokumentowanych okolicznościach.

Potwierdza to również orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej. W wyroku z 4 maja 2023 roku, w sprawie C-127/22, TSUE odniósł się do zniszczenia i utylizacji produktów, które utraciły przydatność gospodarczą.

Z orzeczenia wynika, że prawidłowo udowodnione zniszczenie lub zutylizowanie takich produktów nie musi powodować korekty odliczonego VAT. Warunkiem jest jednak spełnienie przesłanek wskazanych w wyroku, w tym obiektywna utrata użyteczności towaru w działalności podatnika.

Kiedy występuje ryzyko korekty VAT?

Większe wątpliwości pojawiają się przy niewyjaśnionych niedoborach magazynowych. Jeśli firma nie potrafi wykazać, co stało się z produktami, organ podatkowy może zakwestionować dotychczasowe rozliczenie.

Podobne ryzyko występuje wtedy, gdy towary zostają przeznaczone do celów niezwiązanych z działalnością opodatkowaną. Wówczas należy przeanalizować właściwe przepisy dotyczące opodatkowania lub korekty odliczenia.

Nie każda strata zawiniona automatycznie oznacza obowiązek korekty VAT. Z tego względu przed dokonaniem zmian w JPK_V7 warto ustalić przyczynę niedoboru i ocenić jej znaczenie podatkowe.

Przeterminowany towar – jak rozliczyć stratę?

Przeterminowanie produktów jest częstym problemem w branży spożywczej, kosmetycznej, chemicznej i farmaceutycznej. Dotyczy również innych przedsiębiorstw, które magazynują towary o ograniczonej przydatności.

Jednak sam upływ terminu ważności nie daje automatycznie prawa do zaliczenia straty do kosztów. Przedsiębiorca powinien wykazać, że zakup produktów był racjonalny, a ich niesprzedanie nie wynikało z niedbalstwa.

Przeterminowany towar jako koszt podatkowy

Przykładowo sklep może zamówić sezonowe produkty na podstawie wcześniejszych wyników sprzedaży. Jeśli popyt nieoczekiwanie spadnie, część zapasów może utracić przydatność przed sprzedażą.

W takim przypadku znaczenie mają okoliczności zakupu oraz działania podejmowane przez przedsiębiorcę. Ponadto warto wykazać, że firma kontrolowała terminy ważności i podejmowała racjonalne próby ograniczenia strat.

Z kolei regularne zamawianie nadmiernych ilości towarów, mimo wcześniejszych problemów ze sprzedażą, może zostać ocenione niekorzystnie. Dlatego każda strata wymaga indywidualnego uzasadnienia.

Jak udokumentować utylizację przeterminowanego towaru?

Podstawą rozliczenia powinny być dokumenty potwierdzające zarówno utratę przydatności produktów, jak i sposób ich zagospodarowania.

Przydatne będą przede wszystkim:

• Protokół likwidacji – zawierający opis przyczyny wycofania towaru.
• Wykaz produktów – obejmujący nazwy, ilości, daty ważności i wartości zakupu.
• Potwierdzenie utylizacji – odpowiedni dokument potwierdzający przekazanie lub zniszczenie produktów.
• Dokumentacja dodatkowa – zdjęcia, zestawienia magazynowe lub inne dowody uzasadniające likwidację.

W niektórych przypadkach konieczna będzie również Karta Przekazania Odpadów (KPO) wystawiona w systemie BDO. Obowiązek jej stosowania zależy jednak od rodzaju odpadu i zasad dotyczących konkretnego przedsiębiorcy.

Co więcej, odpowiednio udokumentowana likwidacja produktów, które obiektywnie utraciły przydatność gospodarczą, może pozwolić na zachowanie prawa do odliczonego VAT. Ostateczna ocena zależy od okoliczności danego przypadku.

Uszkodzony towar – jak rozliczyć zniszczenie produktów?

Uszkodzenie towaru może nastąpić podczas transportu, rozładunku, magazynowania lub obsługi klienta. Najczęstsze przyczyny obejmują awarie, zalania, pożary oraz uszkodzenia mechaniczne.

Jeśli zdarzenie nastąpiło pomimo zachowania należytej staranności, wartość utraconych produktów może stanowić koszt uzyskania przychodów. Warunkiem jest jednak odpowiednie udokumentowanie powstałej szkody.

Dokumenty potrzebne do rozliczenia uszkodzonego towaru

Warto zgromadzić następujące materiały:

• Protokół szkody – określający datę, miejsce, przyczynę i wartość uszkodzonych produktów.
• Dokumentację zdjęciową – pokazującą stan produktów i zakres uszkodzeń.
• Dokumenty od podmiotów zewnętrznych – na przykład protokół przewoźnika, ubezpieczyciela albo odpowiednich służb.
• Dowód likwidacji – potwierdzający sposób zagospodarowania produktów, jeśli nie nadają się do dalszego wykorzystania.

Warto również ustalić, czy produkt rzeczywiście utracił całą wartość handlową. Niektóre uszkodzone towary można bowiem sprzedać po obniżonej cenie lub wykorzystać w inny sposób.

W takim przypadku rozliczenie może różnić się od całkowitej likwidacji. Dlatego należy uwzględnić faktyczną wartość pozostałego zapasu oraz ewentualny przychód ze sprzedaży.

Skradziony towar – czy kradzież można zaliczyć do kosztów?

Kradzież produktów z magazynu, sklepu lub samochodu firmowego może spowodować znaczne straty finansowe. Jednocześnie utrata towaru wskutek przestępstwa nie oznacza automatycznie, że przedsiębiorca traci możliwość podatkowego rozliczenia kosztu zakupu.

Najważniejsze jest wykazanie, że firma stosowała odpowiednie środki zabezpieczające. Ponadto należy potwierdzić okoliczności kradzieży i oszacować wartość utraconych produktów.

Jak udokumentować kradzież towaru?

Po stwierdzeniu kradzieży warto wykonać kilka czynności:

1. Zabezpieczyć dostępne nagrania monitoringu i pozostałe dowody zdarzenia.
2. Zgłosić przestępstwo Policji, jeżeli okoliczności sprawy to uzasadniają.
3. Sporządzić wewnętrzny protokół straty wraz z wykazem skradzionych produktów.
4. Ustalić wartość utraconego towaru na podstawie dokumentów zakupu.
5. Zachować korespondencję dotyczącą postępowania oraz zgłoszenia szkody ubezpieczycielowi.

Potwierdzenie zgłoszenia przestępstwa stanowi istotny dowód. Jednak samo zgłoszenie nie gwarantuje uznania straty za koszt podatkowy.

Organy podatkowe mogą bowiem badać, czy przedsiębiorca odpowiednio zabezpieczał swoje mienie. Dlatego pomocne będą również dokumenty dotyczące systemów alarmowych, monitoringu oraz stosowanych procedur ochrony.

Kradzież towaru a obowiązek korekty VAT

W przypadku prawidłowo udokumentowanej, niezawinionej kradzieży towarów przeznaczonych do sprzedaży opodatkowanej co do zasady nie występuje obowiązek korekty wcześniej odliczonego VAT.

Natomiast przy niewyjaśnionych niedoborach magazynowych sytuacja może być bardziej skomplikowana. Wówczas konieczne jest ustalenie, czy utrata produktów rzeczywiście nastąpiła w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

W konsekwencji rzetelna ewidencja magazynowa i dokumentowanie braków pomagają nie tylko kontrolować zapasy, lecz także ograniczać ryzyko sporów podatkowych.

Protokół straty w towarach – co powinien zawierać?

Bez względu na przyczynę utraty produktów warto sporządzić wewnętrzny protokół straty. Dokument ten pozwala uporządkować informacje o zdarzeniu oraz uzasadnić późniejsze zapisy księgowe.

Przepisy nie przewidują jednego uniwersalnego formularza dla wszystkich rodzajów strat. Dlatego zakres dokumentacji należy dostosować do konkretnej sytuacji.

Najważniejsze elementy protokołu straty

W dokumencie warto uwzględnić:

• Datę i miejsce sporządzenia protokołu.
• Termin ujawnienia szkody oraz datę jej powstania, jeżeli jest znana.
• Opis przyczyny i okoliczności utraty towaru.
• Nazwy produktów, ilości oraz jednostki miary.
• Wartość produktów ustaloną na podstawie dokumentów zakupu.
• Informację o sposobie likwidacji lub zabezpieczenia pozostałości.
• Dane i podpis osoby sporządzającej dokument.

Ponadto do protokołu warto dołączyć zdjęcia, dokumenty przewozowe, korespondencję z ubezpieczycielem lub potwierdzenie zgłoszenia kradzieży.

Dzięki temu przedsiębiorca dysponuje spójną dokumentacją, która może być pomocna podczas kontroli podatkowej. Jednocześnie łatwiej ustalić prawidłową wartość straty i odpowiednio skorygować stan magazynu.

Odszkodowanie za utracony towar – jak rozliczyć przychód?

Przedsiębiorca posiadający ubezpieczenie majątku może otrzymać odszkodowanie za skradzione lub zniszczone produkty. Należy jednak pamiętać, że rozliczenie samej straty oraz wypłaty z polisy stanowią dwa odrębne zdarzenia gospodarcze.

Zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 12 ustawy o PIT odszkodowanie dotyczące składników majątku związanych z działalnością gospodarczą zasadniczo stanowi przychód firmowy.

W przypadku przedsiębiorców prowadzących KPiR kwotę takiego odszkodowania ujmuje się zasadniczo w kolumnie 10 – Pozostałe przychody. Przychód powstaje z reguły w momencie faktycznego otrzymania świadczenia.

Przykład rozliczenia straty i odszkodowania

Załóżmy, że przedsiębiorca zakupił towary handlowe za 10 000 zł netto. Następnie produkty zostały całkowicie zniszczone wskutek niezawinionego pożaru magazynu.

Firma prawidłowo udokumentowała zdarzenie i zachowała prawo do uwzględnienia kosztu zakupu. Po zakończeniu postępowania ubezpieczyciel wypłacił odszkodowanie w wysokości 9 500 zł.

Rozliczenie przedstawia się następująco:

1. 10 000 zł – wartość zakupu zniszczonych produktów.
2. 9 500 zł – kwota otrzymanego odszkodowania, stanowiąca przychód z działalności.
3. 500 zł – różnica między kosztem nabycia produktów a otrzymanym świadczeniem.

W rezultacie uproszczona ekonomiczna strata przedsiębiorcy wynosi 500 zł. Należy jednak pamiętać, że przykład nie uwzględnia pozostałych kosztów, rozliczeń VAT ani ostatecznych skutków podatku dochodowego.

Ważne: przedsiębiorcy rozliczający się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych nie prowadzą KPiR i nie odliczają kosztów zakupu od przychodów. Dlatego otrzymane odszkodowanie należy rozliczyć zgodnie z zasadami właściwymi dla tej formy opodatkowania.

Najczęstsze pytania o rozliczanie strat w towarach

Czy przeterminowany towar zawsze można zaliczyć do kosztów?

Nie. Samo przekroczenie terminu przydatności nie gwarantuje możliwości rozliczenia straty. Konieczne jest bowiem wykazanie, że powstała ona pomimo racjonalnego gospodarowania zapasami i zachowania należytej staranności.

Czy od skradzionego towaru trzeba zwrócić odliczony VAT?

Nie zawsze. W przypadku odpowiednio udokumentowanej, niezawinionej kradzieży towarów przeznaczonych do działalności opodatkowanej co do zasady nie trzeba korygować wcześniej odliczonego VAT. Jednak każdą sytuację należy ocenić indywidualnie.

Czy protokół straty jest obowiązkowy?

Nie ma jednego obowiązkowego wzoru protokołu dla wszystkich rodzajów strat. Przedsiębiorca powinien jednak posiadać wiarygodne dowody potwierdzające zdarzenie. Dlatego sporządzenie protokołu jest rekomendowanym rozwiązaniem organizacyjnym i dowodowym.

Czy odszkodowanie pomniejsza koszty podatkowe?

Co do zasady odszkodowanie za szkody w towarach handlowych rozlicza się jako odrębny przychód z działalności gospodarczej. Nie powoduje ono automatycznego zmniejszenia wcześniej prawidłowo rozliczonego kosztu zakupu.

Czy można sprzedać uszkodzony towar po niższej cenie?

Tak, o ile produkt nadal nadaje się do legalnej sprzedaży i spełnia odpowiednie wymagania. W takim przypadku przedsiębiorca powinien prawidłowo udokumentować transakcję oraz uwzględnić uzyskany przychód. Jednocześnie należy ocenić sposób rozliczenia pozostałej wartości towaru.

Jak prawidłowo rozliczyć stratę w towarach handlowych?

Rozliczenie utraconych produktów wymaga przede wszystkim ustalenia przyczyny zdarzenia oraz przygotowania odpowiednich dowodów. Dzięki temu przedsiębiorca może ograniczyć ryzyko błędów w podatku dochodowym i VAT.

Przed zamknięciem rozliczenia warto wykonać pięć czynności:

1. Ustal przyczynę straty – sprawdź, czy zdarzenie miało charakter losowy i czy dochowano należytej staranności.
2. Przygotuj dokumentację – sporządź protokół i zgromadź dostępne dowody.
3. Zweryfikuj koszty podatkowe – oceń możliwość uwzględnienia wartości utraconych towarów w PIT.
4. Sprawdź rozliczenie VAT – ustal, czy zachodzą przesłanki do dokonania korekty.
5. Zaktualizuj księgowość – uzgodnij stan magazynu, wprowadź odpowiednie zapisy w KPiR i rozlicz ewentualne odszkodowanie.

Co więcej, regularna kontrola zapasów pomaga wcześniej wykrywać braki i produkty zbliżające się do końca terminu przydatności. W rezultacie przedsiębiorca może ograniczyć liczbę strat, a także skuteczniej zarządzać finansami firmy.

W codziennej ewidencji zakupów, kosztów i przychodów pomocne może być odpowiednie oprogramowanie, takie jak Mała Księgowość Rzeczpospolitej. Natomiast w przypadku strat o znacznej wartości lub niejednoznacznych okoliczności warto skonsultować rozliczenie z księgowym albo doradcą podatkowym.

Podstawy prawne

• Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych – art. 14, art. 22 oraz art. 23.
• Ustawa o podatku od towarów i usług – art. 86 oraz art. 91.
• Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
• Wyrok TSUE z 4 maja 2023 r. w sprawie C-127/22 dotyczący korekty VAT przy zniszczeniu i utylizacji towarów.