Zwolnienie z VAT a zakupy za granicą: 5 sytuacji, w których trzeba sprawdzić rozliczenie

Zwolnienie z VAT a zakupy za granicą to zagadnienie, które może zaskoczyć przedsiębiorców prowadzących niewielkie firmy. Sam fakt, że nie doliczasz VAT do krajowej sprzedaży, nie oznacza, że wszystkie zakupy od zagranicznych dostawców pozostają poza tym podatkiem. Inne zasady dotyczą abonamentu na oprogramowanie z Irlandii, inne towarów sprowadzanych z Czech, a jeszcze inne przesyłki z Chin. Sprawdź pięć sytuacji, w których podatnik zwolniony z VAT powinien zweryfikować swoje obowiązki.

Najważniejsze informacje w skrócie

• 240 000 zł – tyle wynosi w 2026 r. podstawowy roczny limit sprzedaży uprawniający do zwolnienia podmiotowego z VAT. Przy rozpoczęciu działalności w trakcie roku limit jest ustalany proporcjonalnie.
• Import usług – zakup niektórych usług od zagranicznej firmy wymaga samodzielnego rozliczenia polskiego VAT, nawet gdy nabywca korzysta ze zwolnienia.
• VAT-UE – rejestracja jest wymagana przed nabyciem usług objętych art. 28b ustawy o VAT, które stanowią import usług, oraz przy określonych transakcjach unijnych. Nie oznacza automatycznej utraty zwolnienia.
• 50 000 zł – to odrębny próg dotyczący określonych nabyć towarów z UE przez podatników zwolnionych. Trzeba uwzględnić wartość zakupów z bieżącego i poprzedniego roku.
• Import spoza UE – przy sprowadzaniu towarów mogą pojawić się VAT importowy, formalności celne oraz cło. Nie jest to samo w sobie powód do rejestracji VAT-UE.

Zwolnienie z VAT a zakupy za granicą – od czego zacząć?

W praktyce zwolnienie z VAT a zakupy za granicą to dwie kwestie, które trzeba rozpatrywać łącznie. Najpierw warto ustalić, co faktycznie nabywa firma. Dla podatku VAT szczególne znaczenie mają trzy rodzaje transakcji:

• Import usług – np. reklama internetowa, hosting lub licencja kupiona od zagranicznego przedsiębiorcy, jeżeli zgodnie z przepisami podatek rozlicza polski nabywca.
• Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT) – w określonych przypadkach zakup towarów, które są przemieszczane z innego państwa członkowskiego UE do Polski.
• Import towarów – sprowadzenie towarów spoza obszaru celnego UE, np. z Chin lub Stanów Zjednoczonych.

Każda z tych sytuacji może wywołać inne obowiązki. Co ważne, obowiązek zapłaty VAT od zagranicznego zakupu nie jest tym samym co utrata zwolnienia z VAT przy sprzedaży krajowej.

Od 1 stycznia 2026 r. podstawowy limit zwolnienia podmiotowego wynosi 240 000 zł wartości sprzedaży, a nie zakupów. Korzystanie ze zwolnienia zależy również od pozostałych warunków określonych w ustawie, w tym rodzaju sprzedawanych towarów i świadczonych usług. Więcej informacji znajduje się w objaśnieniach Ministerstwa Finansów dotyczących zwolnienia podmiotowego.

1. Import usług z UE a zwolnienie z VAT – kiedy trzeba rozliczyć podatek?

Przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia z VAT wykupuje abonament na oprogramowanie od firmy z Irlandii. Podobna sytuacja może dotyczyć reklam internetowych, hostingu, usług marketingowych lub doradczych kupionych od dostawców z Niemiec, Holandii czy innych państw UE.

W wielu transakcjach między przedsiębiorcami (B2B) stosuje się zasadę z art. 28b ustawy o VAT: miejscem świadczenia usługi jest zasadniczo kraj, w którym usługobiorca ma siedzibę działalności. Jeśli jest nim Polska i spełnione są warunki rozliczenia podatku przez nabywcę, dochodzi do importu usług.

Co to oznacza dla podatnika zwolnionego? Musi on obliczyć i zapłacić należny VAT według stawki właściwej dla nabytej usługi. Co do zasady nie może go odliczyć, ponieważ korzysta ze zwolnienia z VAT.

Przed pierwszym zakupem usługi, do której ma zastosowanie art. 28b i która stanowi import usług, należy zarejestrować się do VAT-UE przez zgłoszenie VAT-R. Rejestracja VAT-UE nie zmienia podatnika zwolnionego w podatnika VAT czynnego. Nie należy również utożsamiać samej rejestracji z obowiązkiem składania informacji VAT-UE za zakup usługi – import usług nie jest wykazywany w tej informacji jako nabycie.

Praktyczne omówienie zagranicznych faktur za subskrypcje i reklamy znajdziesz w artykule Zagraniczna faktura a VAT – import usług w 2026 r.

2. Usługa od firmy spoza UE – VAT może być należny również tutaj

Usługodawca nie musi mieć siedziby w Unii Europejskiej, aby polski przedsiębiorca miał obowiązek rozliczyć import usług. Dotyczy to także części zakupów od podmiotów ze Stanów Zjednoczonych, Szwajcarii czy Wielkiej Brytanii.

Przykład: przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia z VAT kupuje od firmy z USA usługę reklamową za 1 000 zł. Przyjmijmy, że jest to transakcja B2B, miejscem jej świadczenia jest Polska, a właściwa stawka wynosi 23%.

• Wartość usługi: 1 000 zł.
• VAT należny: 230 zł (1 000 zł × 23%).
• Kwota VAT do odliczenia przez podatnika zwolnionego: 0 zł.

W tym przykładzie 230 zł stanowi dodatkowe obciążenie przedsiębiorcy. Dokładne rozliczenie zależy jednak od charakteru usługi i zasad ustalania podstawy opodatkowania.

Ten przykład pokazuje, że zwolnienie z VAT a zakupy za granicą wymagają odrębnej oceny: firma nadal może korzystać ze zwolnienia przy sprzedaży, a jednocześnie rozliczać podatek od kupionej usługi.

Podatnik zwolniony, który nie składa JPK_V7 ani deklaracji VAT-8, rozlicza taki import usług co do zasady na formularzu VAT-9M. Składa się go za miesiąc, w którym powstał obowiązek podatkowy, zasadniczo do 25. dnia następnego miesiąca. Jeżeli przedsiębiorca ma obowiązek składania VAT-8, import usług rozlicza na VAT-8, a nie osobno na VAT-9M.

Uwaga: nie każda usługa kupiona za granicą jest importem usług opodatkowanym w Polsce. Dla części świadczeń – np. niektórych usług związanych z nieruchomościami – obowiązują szczególne reguły miejsca świadczenia. Przed rozliczeniem trzeba więc sprawdzić rodzaj usługi, status stron i warunki transakcji.

3. Zwolnienie z VAT a zakupy za granicą – kiedy towary z UE nie są WNT?

W przypadku towarów kupowanych od dostawcy z innego państwa UE obowiązują inne zasady niż przy usługach. Podatnik zwolniony podmiotowo z VAT może korzystać z wyłączenia dotyczącego WNT, jeżeli wartość kwalifikowanych nabyć nie przekroczyła 50 000 zł ani w bieżącym, ani w poprzednim roku podatkowym i nie zachodzi inna okoliczność wyłączająca zastosowanie tego uproszczenia.

Do ustalania progu przyjmuje się wartość nabyć bez podatku od wartości dodanej. Niektóre transakcje podlegają szczególnym zasadom – przede wszystkim nabywanie nowych środków transportu i wyrobów akcyzowych.

Przykład: sklep internetowy zwolniony z VAT kupuje towary od czeskiego przedsiębiorcy za 12 000 zł. W poprzednim roku nie miał zakupów z UE, a w bieżącym łączne kwalifikowane nabycia, razem z tą dostawą, wynoszą 30 000 zł. Jeżeli pozostałe warunki wyłączenia są spełnione i podatnik nie wybrał dobrowolnego opodatkowania WNT, zakup nie powoduje rozliczenia WNT w Polsce.

Nie znaczy to, że sprzedawca zawsze wystawi fakturę bez podatku. Sposób opodatkowania po stronie zagranicznego dostawcy należy rozpatrywać odrębnie. Przedsiębiorca powinien natomiast monitorować łączną wartość nabyć, a nie tylko kwotę pojedynczej faktury.

Warunki i wyjątki opisuje Ministerstwo Finansów w informacji Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT).

4. Zakupy z UE powyżej 50 000 zł – VAT-8 i informacja VAT-UE

Jeżeli próg 50 000 zł zostanie przekroczony, wyłączenie z rozliczania WNT przestaje mieć zastosowanie. Obowiązek rozliczenia może powstać już przy transakcji, w wyniku której zostaje przekroczony limit, a nie dopiero przy następnym zakupie. Przy ocenie sytuacji znaczenie ma także wartość kwalifikowanych nabyć w poprzednim roku podatkowym.

Przykład: przedsiębiorca zwolniony z VAT nabył w 2026 r. towary z UE za 45 000 zł. Planuje kolejne nabycie za 10 000 zł. Zakładając, że są to nabycia wliczane do limitu, po tej transakcji ich łączna wartość wyniesie 55 000 zł. Należy zatem ocenić obowiązek rozliczenia WNT już dla zakupu, który spowodował przekroczenie progu.

Podatnik powinien zawczasu zadbać o właściwą rejestrację VAT-UE na formularzu VAT-R. WNT rozlicza się w deklaracji VAT-8, a transakcję wykazuje również w informacji podsumowującej VAT-UE. Termin składania dokumentów to co do zasady 25. dzień miesiąca następującego po okresie, którego dotyczą. W przypadku VAT-8 należy pamiętać także o zasadach składania deklaracji za kolejne miesiące.

Możliwy jest także dobrowolny wybór opodatkowania WNT przed osiągnięciem limitu. Warto wówczas przeanalizować koszty i obowiązki sprawozdawcze, zanim dojdzie do pierwszej transakcji objętej takim wyborem.

Ważne: rozliczanie WNT i posługiwanie się numerem VAT-UE nie pozbawia automatycznie prawa do zwolnienia podmiotowego przy krajowej sprzedaży. Podatek należny od WNT nie jest jednak co do zasady podatkiem do odliczenia dla przedsiębiorcy wykonującego sprzedaż zwolnioną, dlatego może zwiększać koszt nabycia.

Więcej na temat unijnej identyfikacji podatkowej przeczytasz w artykule NIP europejski – co to jest i czy każdy podatnik VAT musi go mieć?

5. Import towarów spoza UE a zwolnienie z VAT – EORI i odprawa

Przy zakupie towarów z Chin, Stanów Zjednoczonych lub innego państwa spoza UE nie stosuje się progu 50 000 zł przewidzianego dla określonych nabyć unijnych. Towary podlegają zasadom importu i odpowiednim formalnościom celnym.

W praktyce przedsiębiorca powinien przygotować dokumenty handlowe, ustalić właściwą procedurę celną oraz zadbać o identyfikację w systemie celnym, w tym numer EORI. Zależnie od rodzaju towaru oraz warunków importu mogą wystąpić VAT importowy, cło, a niekiedy także akcyza.

Podstawę opodatkowania VAT przy imporcie stanowi co do zasady wartość celna, powiększona o należne cło oraz – gdy występuje – akcyzę. W określonych sytuacjach uwzględnia się również dodatkowe koszty, takie jak transport lub ubezpieczenie.

Przy standardowej odprawie celnej VAT rozlicza się w związku ze zgłoszeniem celnym. W typowym przypadku podatek trzeba uiścić w ciągu 10 dni od powiadomienia przez organ celny o wysokości należności, choć szczegóły zależą od procedury.

Podatnik zwolniony z VAT nie uzyskuje automatycznie prawa do odliczenia VAT importowego. Co do zasady podatek ten stanowi dla niego dodatkowy koszt zakupu. Jednocześnie sam import towarów nie oznacza konieczności rejestracji do VAT-UE ani utraty zwolnienia dotyczącego sprzedaży krajowej.

Jeśli towar zostaje odprawiony w innym państwie członkowskim UE, a następnie trafia do Polski, należy osobno przeanalizować skutki jego przemieszczenia. Więcej o dokumentach i formalnościach znajdziesz w poradniku Handel zagraniczny – podstawowe informacje.

Zwolnienie z VAT a VAT-UE – czego nie należy mylić?

W praktyce największe problemy powoduje mieszanie trzech różnych kwestii: zwolnienia podmiotowego, rejestracji VAT-UE oraz rozliczenia VAT należnego od konkretnego nabycia.

• Zwolnienie podmiotowe – dotyczy określonej sprzedaży przedsiębiorcy. W 2026 r. podstawowy limit to 240 000 zł rocznie, z uwzględnieniem warunków i wyjątków ustawowych.
• Rejestracja VAT-UE – pozwala identyfikować podatnika na potrzeby określonych transakcji unijnych oraz importu usług objętego art. 28b. Nie jest to rejestracja na VAT czynny.
• VAT-8 lub VAT-9M – służą do rozliczania podatku w określonych sytuacjach przez podmioty, które nie rozliczają go w JPK_V7. Wybór formularza zależy od charakteru i zakresu obowiązków podatnika.

Przedsiębiorca może więc jednocześnie korzystać ze zwolnienia z VAT przy krajowej sprzedaży, mieć numer VAT-UE i zapłacić polski VAT od określonego zagranicznego zakupu.

Jak sprawdzić zagraniczny zakup przed zaksięgowaniem?

Przed wprowadzeniem faktury do ewidencji przejdź przez krótką listę kontrolną:

1. Określ przedmiot zakupu: usługa, towar przemieszczany z UE czy import spoza UE.
2. Zweryfikuj sprzedawcę: sprawdź podmiot wystawiający fakturę, jego siedzibę i dane identyfikacyjne. Sama waluta płatności nie przesądza o rozliczeniu.
3. Ustal miejsce opodatkowania: szczególnie przy usługach, dla których mogą obowiązywać różne reguły.
4. Sprawdź wartość nabyć z UE: uwzględnij próg 50 000 zł oraz zakupy z poprzedniego roku.
5. Potwierdź obowiązek rejestracji: oceń, czy potrzebny jest VAT-UE oraz czy zgłoszenie VAT-R trzeba złożyć przed transakcją.
6. Dobierz właściwe rozliczenie: VAT-8, VAT-9M, informacja VAT-UE albo dokumenty celne – zależnie od przypadku.
7. Zachowaj dokumentację: fakturę, dokumenty transportowe lub celne oraz potwierdzenia złożonych deklaracji.

Przy kontrahentach unijnych pomocne jest również sprawdzenie numeru VAT w systemie VIES Komisji Europejskiej.

Jak Mała Księgowość pomaga przy rozliczaniu transakcji zagranicznych?

Przy zakupach zagranicznych liczy się prawidłowe wprowadzenie danych kontrahenta, zakwalifikowanie dokumentu oraz przygotowanie ewidencji i odpowiednich formularzy. Mała Księgowość Rzeczpospolitej udostępnia funkcje ewidencyjne i formularze przydatne w obsłudze rozliczeń podatkowych, w tym VAT-UE oraz VAT-UEK.

Przydatne materiały znajdziesz w instrukcji programu, szczególnie w opisach formularza VAT-UE, korekty VAT-UEK i formularzy podatkowych.

Pamiętaj jednak, że o sposobie rozliczenia nie decyduje sam fakt wystawienia faktury przez zagraniczną firmę. Najpierw trzeba ustalić prawidłową kwalifikację transakcji, a następnie wybrać właściwą metodę księgowania.

Najczęstsze błędy przy zakupach zagranicznych bez VAT

• Przekonanie, że podatnik zwolniony z VAT nie może mieć obowiązku zapłaty tego podatku.
• Brak rejestracji VAT-UE przed zakupem usługi objętej art. 28b, która stanowi import usług.
• Traktowanie VAT-UE i rejestracji na VAT czynny jako tego samego obowiązku.
• Nieuwzględnienie łącznej wartości zakupów z UE w bieżącym i poprzednim roku.
• Założenie, że próg 50 000 zł dotyczy również nowych środków transportu i wyrobów akcyzowych.
• Mylenie importu usług z nabyciem towarów oraz importu towarów z WNT.
• Automatyczne odliczanie VAT od zagranicznych zakupów mimo korzystania ze zwolnienia.
• Zakładanie, że informacja VAT-UE służy do zapłaty VAT od importu usług.

Podsumowanie

Zwolnienie z VAT nie oznacza braku obowiązków przy zakupach za granicą. O rozliczeniu decyduje przede wszystkim rodzaj transakcji: import usług, nabycie towarów z UE albo import towarów spoza Unii.

W 2026 r. podstawowy limit zwolnienia podmiotowego wynosi 240 000 zł wartości sprzedaży. Osobno działa próg 50 000 zł dotyczący określonych wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów. Nawet jeśli zagraniczny zakup wymaga zapłaty VAT, nie musi to oznaczać utraty zwolnienia przy krajowej sprzedaży.

Dlatego zwolnienie z VAT a zakupy za granicą to temat, który warto przeanalizować przed dokonaniem transakcji. Sprawdź, kto jest sprzedawcą, co dokładnie kupujesz, skąd i dokąd przemieszcza się towar oraz gdzie dana transakcja podlega VAT. Pozwoli to właściwie ustalić obowiązek rejestracji, deklaracji i zapłaty podatku.

FAQ – zwolnienie z VAT a zakupy za granicą

Czy podatnik zwolniony z VAT może mieć numer VAT-UE?

Tak. Można korzystać ze zwolnienia podmiotowego i jednocześnie być zarejestrowanym do VAT-UE. Sama rejestracja nie powoduje przejścia na VAT czynny.

Czy zakup usługi z zagranicy zawsze oznacza VAT do zapłaty?

Nie. Najpierw należy ustalić rodzaj usługi, status stron i miejsce świadczenia. Dopiero gdy powstaje import usług podlegający opodatkowaniu w Polsce, trzeba ocenić obowiązek rozliczenia podatku.

Jaki jest próg zakupów towarów z UE dla podatnika zwolnionego?

Co do zasady 50 000 zł kwalifikowanych nabyć. Dla zastosowania wyłączenia wartość nie może przekroczyć tego limitu ani w bieżącym, ani w poprzednim roku podatkowym. Dla niektórych towarów obowiązują wyjątki.

Czy przekroczenie 50 000 zł oznacza utratę zwolnienia z VAT?

Nie. Przekroczenie progu może skutkować obowiązkiem rozliczenia WNT, ale nie oznacza samoistnej utraty zwolnienia podmiotowego dotyczącego krajowej sprzedaży.

Czy podatnik zwolniony składa VAT-8 czy VAT-9M?

VAT-9M jest co do zasady właściwy do rozliczenia importu usług, jeżeli podatnik nie składa JPK_V7 ani VAT-8. Gdy ma obowiązek składania VAT-8 w związku z WNT, na tej deklaracji rozlicza również odpowiednie przypadki importu usług.

Czy import towarów z Chin wymaga rejestracji VAT-UE?

Nie z samego tytułu importu towarów spoza UE. Trzeba jednak zadbać o formalności celne, w tym odpowiednią identyfikację EORI, oraz prawidłowe rozliczenie VAT importowego.

Źródła

• Ministerstwo Finansów – Zwolnienie podmiotowe od podatku VAT.
• Ministerstwo Finansów – Informacje podstawowe o VAT i VAT-UE.
• Ministerstwo Finansów – Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów.
• Ministerstwo Finansów – Formularze VAT.
• Biznes.gov.pl – Handel zagraniczny – podstawowe informacje.
• Dziennik Ustaw – ustawa o podatku od towarów i usług, tekst jednolity ogłoszony w 2026 r..