Ekwiwalent za urlop 2025 – ile wynosi? Jaki jest współczynnik urlopowy?

Ekwiwalent za urlop to gratyfikacja pieniężna, którą pracodawca zobowiązany jest wypłacić pracownikowi na każdy przysługujący mu dzień wolny, którego ten nie wykorzystał w ramach urlopu w trakcie trwania stosunku pracy. Choć z pozoru sprawa ta wydaje się relatywnie prosta, to wyliczenie wymiaru ekwiwalentu przysparza niekiedy nieco trudności.

Czym dokładnie jest ekwiwalent za niewykorzystany urlop? W jakiej wysokości można go otrzymać i kto ma prawo do ekwiwalentu? Jak obliczyć jego wysokość i czym w tym przypadku jest współczynnik urlopowy? Na jakie błędy przy wypłacie ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy musi uważać pracodawca i na jakie niuanse musi zwracać uwagę? Na te i inne pytania postaramy się odpowiedzieć w niniejszym materiale.

Czym jest ekwiwalent za niewykorzystany urlop i komu przysługuje?

Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy to świadczenie pieniężne, które rekompensuje pracownikowi dni urlopu niewykorzystane w naturze do momentu ustania stosunku pracy. Jego istotą nie jest dodatkowe wynagrodzenie, lecz przeliczenie przysługującego urlopu na wartość finansową – tak, by żaden uprawniony dzień wolny nie przepadał wraz z rozwiązaniem umowy. Ustawodawca traktuje ten obowiązek jako element gwarancji ochrony prawa do odpoczynku, nawet wówczas, gdy nie udało się go zrealizować w formie faktycznego urlopu.

Świadczenie to nie przysługuje jednak w każdej sytuacji. Co do zasady, ekwiwalent wypłacany jest wtedy, gdy wykorzystanie zaległego urlopu w naturze staje się niemożliwe – najczęściej z powodu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy. Jeżeli istnieje realna możliwość udzielenia urlopu przed końcem zatrudnienia, to pracodawca ma obowiązek preferować tę właśnie drogę. Dopiero w sytuacji, w której strony nie mogą już skorzystać z urlopu wypoczynkowego w klasycznej formie, konieczne jest przeliczenie jego wymiaru na wartość finansową i wypłacenie ekwiwalentu.

Rodzaje umów uprawniające do otrzymania ekwiwalentu

Prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop przysługuje wyłącznie osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę – niezależnie od tego, czy jest to umowa na czas określony, nieokreślony czy na okres próbny. Inne formy zatrudnienia, takie jak umowa zlecenie czy umowa o dzieło, nie generują prawa do urlopu wypoczynkowego w rozumieniu Kodeksu Pracy, a co za tym idzie – nie dają podstawy do wypłaty ekwiwalentu. W tym zakresie przepisy pozostają jednoznaczne i nie przewidują wyjątków.

Kiedy pracodawca musi wypłacić ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, a kiedy jest z tego zwolniony?

Obowiązek wypłaty ekwiwalentu powstaje w momencie, w którym stosunek pracy ustaje, a pracownik nie zdążył wykorzystać przysługującego mu urlopu wypoczynkowego – zarówno bieżącego, jak i zaległego. Pracodawca nie ma wówczas możliwości wyboru – jest zobowiązany do przeliczenia niewykorzystanych dni wolnych na równowartość pieniężną, przy zastosowaniu obowiązujących zasad wyliczania ekwiwalentu.

Ewentualne zwolnienie z obowiązku wypłaty ekwiwalentu pojawia się z kolei w sytuacjach, w których strony planują zakończyć współpracę, ale istnieje jeszcze realna możliwość udzielenia urlopu w naturze przed ustaniem stosunku pracy. Pracodawca ma wtedy prawo skierować pracownika na zaległy urlop, nie decydując się na wypłacenie ekwiwalentu – i nie wymaga to zgody pracownika.

Co więcej, nawet jeśli pracownik wolałby odebrać równowartość finansową, to nie ma żadnych podstaw ku temu, by domagać się jej wbrew decyzji pracodawcy. Ekwiwalent nie jest bowiem alternatywą dla urlopu – to rozwiązanie o charakterze zastępczym, stosowane wyłącznie wtedy, gdy klasyczne udzielenie urlopu stało się niemożliwe.

Ekwiwalent za urlop 2025 – jak obliczyć?

Obliczenie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop nie sprowadza się wyłącznie do przeliczenia dni na pieniądze – wymaga uwzględnienia kilku zmiennych, takich jak podstawa wynagrodzenia, rodzaj składników tegoż wynagrodzenia, liczba dni urlopu oraz obowiązującego w danym roku współczynnika urlopowego. Cała procedura jest precyzyjnie uregulowana, ale jej poprawne przeprowadzenie wymaga znajomości zarówno praktyki kadrowej, jak i zasad określonych w przepisach.

Jak obliczyć podstawę ekwiwalentu? Składniki wynagrodzenia

Podstawą dla wyliczenia ekwiwalentu jest średnie wynagrodzenie pracownika, obejmujące te składniki, które mają charakter stały lub powtarzalny. Uwzględnia się przede wszystkim te elementy, które zostały wypłacone w okresie poprzedzającym miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu – najczęściej z trzech miesięcy, a przy składnikach zmiennych nawet z dwunastu.

Do podstawy obliczenia ekwiwalentu wlicza się m.in.:

• wynagrodzenie zasadnicze – zarówno w stawce miesięcznej, godzinowej, jak i akordowej,
• stałe dodatki do wynagrodzenia – np. za wysługę lat, pracę zmianową czy warunki szkodliwe,
• premie i nagrody o charakterze regularnym – jeśli były wypłacane systematycznie,
• wynagrodzenie za nadgodziny – jeśli występowały w sposób powtarzalny,
• prowizje i inne zmienne składniki – w uśrednionej wysokości z ustalonego okresu.

Nie wlicza się natomiast świadczeń jednorazowych, nagród uznaniowych, diet czy ekwiwalentów za używanie własnego sprzętu – te pozostają poza kalkulacją.

Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy – przykład praktyczny

Sposób obliczenia ekwiwalentu opiera się na podzieleniu miesięcznego wynagrodzenia przez współczynnik urlopowy, a następnie pomnożeniu przez liczbę dni niewykorzystanego urlopu. W roku 2025 współczynnik ten wynosi 20,75 (w okresie od 1 do 31 stycznia 2025 wynosi 20,83). W praktyce oznacza to, że wysokość ekwiwalentu za jeden dzień urlopu równy jest miesięcznemu wynagrodzeniu podzielonemu przez 20,83 w styczniu i 20,75 w okresie od lutego do grudnia.

W ramach przykładu praktycznego możemy unaocznić co następuje:

Pracownik zatrudniony na pełen etat, którego średnie miesięczne wynagrodzenie wynosi 5200 zł brutto, nie wykorzystał 5 dni urlopu wypoczynkowego. Wobec tego:

• 5200 zł ÷ 20,75 = 250,60 zł za jeden dzień urlopu
• 250,60 zł × 5 dni = 1253 zł brutto ekwiwalentu

To wyliczenie należy oczywiście traktować jako orientacyjne – ostateczna kwota zależy od precyzyjnego ustalenia składników wynagrodzenia i dokładnej liczby dni urlopu.

Współczynnik urlopowy 2025 – jaka jest jego wartość i jak go stosować?

Współczynnik urlopowy to stała wartość liczbową, którą wykorzystuje się przy obliczaniu ekwiwalentu za jeden dzień urlopu wypoczynkowego. Ustalany jest on corocznie na podstawie przeciętnej liczby dni pracy w danym roku kalendarzowym i służy do przeliczenia miesięcznego wynagrodzenia na wartość jednego dnia wolnego. W roku 2025 współczynnik urlopowy wynosi 20,83 (w okresie od 1 stycznia do 31 stycznia) oraz 20,75 dla pozostałej części roku – oznacza to, że miesięczne wynagrodzenie należy podzielić właśnie przez tę liczbę, by uzyskać stawkę dzienną do dalszych obliczeń.

Czy pracownik może wybrać ekwiwalent pieniężny zamiast urlopu?

Nie – jak już wspomnieliśmy wyżej, z punktu widzenia prawa pracy ekwiwalent za urlop nie jest alternatywą, z której pracownik może dowolnie skorzystać, lecz jest rozwiązaniem zastępczym, stosowanym wyłącznie w sytuacjach wyjątkowych. Kodeks Pracy jednoznacznie wskazuje, że urlop wypoczynkowy ma być udzielany w naturze, a nie „spłacany” w formie gratyfikacji pieniężnej. Wszelkie próby obejścia tego przepisu – nawet za obopólną zgodą stron – są nieważne i mogą zostać zakwestionowane podczas kontroli lub postępowania sądowego.

Wobec powyższego należy podkreślić, że prawo do wypoczynku ma charakter ochronny i nie może być przedmiotem rezygnacji, zatem nawet jeśli pracownik deklaruje, że woli „wziąć pieniądze” niż urlop, pracodawca nie ma możliwości przychylenia się do takiego wniosku.

Najczęstsze błędy przy wypłacie ekwiwalentu – na to pracodawcy muszą uważać

Choć zasady wyliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop są jasno określone, w praktyce kadrowej nie brakuje błędów, które skutkują niedopłatą lub zawyżeniem świadczenia. Dwa z nich opisujemy poniżej – to właśnie one stanowią kłopot w większości organizacji i nich właśnie pracodawcy powinni się wystrzegać.

Nieuwzględnione składniki wynagrodzenia

Jednym z najczęstszych błędów przy wyliczaniu ekwiwalentu jest pominięcie części składników wynagrodzenia, które powinny wejść do jego podstawy. W praktyce dotyczy to zwłaszcza dodatków zmiennych lub wypłacanych okresowo – np. premii uznaniowych, dodatków za pracę w szczególnych warunkach czy nadgodzin. Pracodawcy mylnie traktują je jako „nienależne” lub jednorazowe, tymczasem jeśli są wypłacane regularnie – nawet w zmiennej wysokości – powinny zostać ujęte w średniej. 

Błędne zastosowanie współczynnika urlopowego

Druga grupa błędów dotyczy nieprawidłowego stosowania współczynnika urlopowego – szczególnie w odniesieniu do pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze etatu. Częstą pomyłką jest przyjmowanie pełnego współczynnika (np. 20,75 w 2025 roku) niezależnie od wymiaru czasu pracy, co prowadzi do zawyżenia stawki dziennej i błędnego obliczenia ekwiwalentu. Tymczasem współczynnik powinien być proporcjonalnie obniżony, na przykład dla osoby pracującej na pół etatu – podzielony przez dwa. Brak tej korekty to nie tylko naruszenie zasad obliczania, ale także ryzyko nadpłaty, która może być trudna do odzyskania.

Ekwiwalent urlopowy w sytuacjach szczególnych – zmiana etatu, zwolnienie, choroba

W przypadkach, które odbiegają od standardowego przebiegu zatrudnienia, sposób obliczania ekwiwalentu wymaga dodatkowej ostrożności. Jedną z częstszych komplikacji jest zmiana wymiaru etatu – jeśli w trakcie roku pracownik przeszedł z pełnego na częściowy etat lub odwrotnie, należy uwzględnić zarówno proporcję urlopu należnego, jak i odpowiednio przeliczyć współczynnik urlopowy. Obowiązuje tu zasada aktualności – wyliczenia dokonuje się według stanu na dzień rozwiązania umowy, a nie w odniesieniu do całości zatrudnienia.

Wypłata ekwiwalentu nie jest również zawieszana w sytuacji długotrwałej nieobecności, na przykład spowodowanej chorobą. Jeśli do rozwiązania umowy dochodzi w czasie, w którym pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim, to nie zwalnia to pracodawcy z obowiązku wypłaty należnego świadczenia. Urlop przysługujący pracownikowi w danym roku powinien zostać w całości rozliczony – bez względu na to, czy osoba ta była obecna w pracy, czy też była niezdolna do jej świadczenia. 

Finalnie należy podkreślić, że również forma zakończenia zatrudnienia – niezależnie od tego, czy to zostało ono zakończone przez porozumienie stron, wypowiedzenie klasyczne, czy zwolnienie dyscyplinarne – nie wpływa na prawo do ekwiwalentu.