Koszt pracownika 2025 – ile pracodawca zapłaci brutto, a ile zostanie netto?

Opodatkowanie zatrudnienia w Polsce – wliczając w to także składki na ubezpieczenie społeczne – jest nieprawdopodobnie wysokie, co jest szczególnie dotkliwe dla osób zarabiających najmniej. Każdy powinien jednak wiedzieć (a w szczególności przedsiębiorcy), że różnica między wynagrodzeniem netto, a brutto ujętym w umowie to nie wszystko – bo na wynagrodzenie pracownika składają się także inne koszty, które bezpośrednio ponosi pracodawca.

Jaki jest całkowity koszt zatrudnienia pracownika w 2025 roku i co wpływa na jego wysokość? Jaką część tych kosztów zapełniają składki ZUS? Jak różni się wysokość opisywanych kosztów w zależności od rodzaju umowy? Jak po wszystkich odliczeniach wygląda pensja pracownika? Na te i inne pytania postaramy się odpowiedzieć w niniejszym materiale.

Koszt pracownika 2025 – co wchodzi w jego skład?

Wynagrodzenie brutto widniejące w umowie o pracę to zaledwie fragment całkowitego kosztu zatrudnienia, jaki ponosi pracodawca. Do tej kwoty należy doliczyć zestaw obowiązkowych składek, które odprowadza się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Co istotne – są to kwoty, które nie mają żadnego wpływu na to, co pracownik ostatecznie otrzymuje „na rękę” i stanowią wyłącznie obciążenie budżetu firmy.

Poza obowiązkowymi składkami, koszt zatrudnienia może zostać powiększony o dodatkowe elementy, których wymaga prawo pracy, lub które wynikają z polityki kadrowej danego przedsiębiorstwa. Chodzi tu między innymi o szkolenia BHP, badania wstępne i okresowe, wyposażenie stanowiska, czy też rozmaite, dobrowolne benefity pracownicze – a więc wszystko to, co nie wchodzi bezpośrednio w skład wynagrodzenia, ale jest związane z samym faktem zatrudnienia.

Na koszt zatrudnienia pracownika w 2025 roku składają się:

• wynagrodzenie brutto (ustalone w umowie),
• składka emerytalna w części finansowanej przez pracodawcę (9,76%),
• składka rentowa (6,50%),
• składka wypadkowa (średnio ok. 1,67%, zależna od ryzyka zawodowego),
• składka na Fundusz Pracy (2,45%),
• składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – FGŚP (0,10%),
• ewentualna składka na PPK (1,5% podstawy),
• koszty szkolenia BHP, badań lekarskich i wyposażenia stanowiska,
• koszty benefitów pozapłacowych (np. opieka medyczna, karty sportowe),
• zaliczka na podatek dochodowy (stanowi koszt w sensie księgowym),
• inne dodatkowe składki lub dopłaty – jeśli występują w danej branży lub firmie.

Zależnie od rodzaju zawartej umowy – czy to umowa o pracę, zlecenie, dzieło czy kontrakt B2B – struktura kosztów zatrudnienia może wyglądać diametralnie inaczej. W przypadku umowy o pracę pracodawca ponosi pełen ciężar składek i obowiązków formalnych, natomiast przy umowach cywilnoprawnych część obciążeń może przechodzić na wykonawcę lub w ogóle nie występować. Z kolei zatrudnienie w formule B2B sprowadza się często do jednej faktury miesięcznie – bez obowiązku opłacania składek, ale też bez ochrony dla pracownika wynikającej z Kodeksu Pracy (bo występuje on w tej relacji jako współpracująca firma, a nie pracownik). Wszystkie różnice omawiamy w dalszej części materiału.

Minimalny koszt zatrudnienia pracownika na umowę o pracę

W 2025 roku minimalne wynagrodzenie brutto wynosi 4666 zł miesięcznie – i to właśnie od tej kwoty zaczyna się cała konstrukcja kosztowa zatrudnienia. W praktyce oznacza to, że pracodawca, chcąc zatrudnić pracownika na pełen etat w najniższym możliwym wymiarze płacowym, nie zapłaci jedynie tych 4666 zł. Do kwoty brutto należy doliczyć pełen pakiet składek, które w żaden sposób nie zwiększają wypłaty netto pracownika – a jednak stanowią realne, obowiązkowe obciążenie finansowe po stronie pracodawcy.

Wysokość tych składek w przypadku płacy minimalnej wynosi łącznie 955,60 zł, co daje pełny koszt zatrudnienia na poziomie 5621,60 zł miesięcznie. To wartość bez uwzględnienia jednak PPK – czyli Pracowniczych Planów Kapitałowych, które formalnie są dobrowolne, ale w praktyce działają jako domyślny system oszczędzania na przyszłość. Po ich doliczeniu całkowity koszt wzrasta do 5691,59 zł miesięcznie, czyli o kolejne 69,99 zł. Różnica wydaje się symboliczna, ale przy większej liczbie pracowników potrafi zbudować poważny budżetowy margines.

Trzeba przy tym pamiętać, że mówimy tu o minimalnym koszcie zatrudnienia – nie o wynagrodzeniu realnym czy przeciętnym. Każda podwyżka, każdy dodatek do pensji, a także każdy przywilej pozapłacowy podnosi ten koszt i rozciąga go na kolejne pozycje w budżecie firmy. Dla małych przedsiębiorców, zatrudniających np. dwóch lub trzech pracowników, wzrost płacy minimalnej oznacza więc realne przesunięcia w strukturze kosztów stałych.

Płaca minimalna brutto i minimalna stawka godzinowa 2025 – dla przypomnienia

Płaca minimalna to najniższy dopuszczalny poziom wynagrodzenia, jaki można zapisać w umowie o pracę w danym roku kalendarzowym – niezależnie od branży, lokalizacji czy wymiaru etatu. W 2025 roku wynosi ona 4666 zł brutto miesięcznie lub 30,50 zł brutto za godzinę. Od tych wartości nalicza się wszystkie składki ZUS oraz podatki, które wpływają zarówno na kwotę netto otrzymywaną przez pracownika, jak i na pełen koszt, jaki ponosi pracodawca. Im wyższa płaca minimalna, tym większy koszt zatrudnienia – i to nawet w przypadku najniższego formalnego wynagrodzenia.

Koszt zatrudnienia przy minimalnym wynagrodzeniu – kalkulator

Pracodawca zatrudnia pracownika na umowę o pracę z wynagrodzeniem minimalnym (4666 zł brutto). Nie oferuje żadnych dodatkowych benefitów, ale pracownik został objęty systemem PPK.

• Wynagrodzenie brutto: 4666,00 zł
• Składki ZUS po stronie pracodawcy: 955,60 zł
• Składka PPK (1,5%): 69,99 zł
• Całkowity koszt zatrudnienia: 5691,59 zł

Z tej kwoty pracownik otrzyma na rękę 3510,91 zł netto, a pozostała część to obciążenia administracyjne, które nie przekładają się na jego dochód – ale dla pracodawcy jest równie obowiązkowa, jak sama wypłata.

Składki ZUS a całkowity koszt zatrudnienia – pełna lista

Koszt zatrudnienia pracownika na umowę o pracę to nie tylko wynagrodzenie brutto, ale również cały zestaw składek, które pracodawca musi odprowadzić do ZUS. Choć pracownik finansuje je w pewnej części za pośrednictwem pracodawcy, to drugą część pracodawca „nadkłada” bez ujmowania tych kosztów w pensji brutto pracownika. Dla przedsiębiorcy stanowią one obowiązkowe daniny publicznoprawne – i są bezdyskusyjne, niezależnie od sytuacji finansowej firmy czy ustaleń z pracownikiem.

Składki są liczone jako procent od wynagrodzenia brutto i – poza składką wypadkową – mają stałą wysokość. W efekcie więc, im wyższe wynagrodzenie pracownika, tym większy udział składek w całkowitym koszcie zatrudnienia. Choć same wartości procentowe mogą wydawać się niegroźne, to ich suma dla jednego etatu to już kilkaset złotych miesięcznie – i to przy płacy minimalnej.

PPK – czym jest i jak wpływa na ogólny koszt?

Pracownicze Plany Kapitałowe to system dobrowolnego (choć domyślnego) oszczędzania na przyszłość, w którym uczestniczą zarówno pracownik, jak i pracodawca. Po stronie firmy oznacza to obowiązek odprowadzania dodatkowej składki w wysokości 1,5% wynagrodzenia brutto – niezależnie od składek ZUS.

Choć to formalnie nie jest obowiązek podatkowy, a decyzja o przystąpieniu leży po stronie pracownika, w praktyce wielu z nich pozostaje w systemie, co zwiększa koszt zatrudnienia. W przypadku wynagrodzenia minimalnego daje to dodatkowe około 70 zł miesięcznie, które w skali rocznej i przy większej liczbie pracowników stają się realną pozycją w budżecie.

Umowa o dzieło i umowa zlecenie – różnice w koszcie zatrudnienia

Umowy cywilnoprawne – w przeciwieństwie do umowy o pracę – nie wiążą się z obowiązkiem odprowadzania pełnego zestawu składek ZUS, co czyni je znacznie tańszym rozwiązaniem dla zleceniodawcy. W przypadku umowy o dzieło w ogóle nie występują składki społeczne ani zdrowotne, a jedynym obowiązkiem jest odprowadzenie zaliczki na podatek dochodowy. Z perspektywy pracodawcy oznacza to, że koszt umowy o dzieło jest praktycznie równy kwocie brutto, ustalonej w umowie. Niemniej, podobnie jak umowa zlecenie, nie jest to forma zatrudnienia, którą można stosować dowolnie – jej zastosowanie musi wynikać z charakteru czynności.

Umowa zlecenie jest już obciążona składkami, ale ich zakres zależy od statusu zleceniobiorcy. Jeśli jest to jedyne źródło dochodu danej osoby, wówczas należy odprowadzić składki emerytalne, rentowe, zdrowotne i chorobowe (ta ostatnia – dobrowolnie), co istotnie zwiększa koszt zatrudnienia. Jeśli natomiast zleceniobiorca jest studentem do 26. roku życia lub ma inne ubezpieczenie, obciążenia mogą być znacznie niższe. Dlatego właśnie zlecenie funkcjonuje jako forma „półetatowa” – dająca większą elastyczność przy niższym koszcie, ale bez gwarancji zatrudnienia i z ograniczonym dostępem do świadczeń.

Należy przy tym pamiętać, że zatrudnienie pracownika na podstawie umowy zlecenie (lub umowy o dzieło) w sytuacji, w której w rzeczywistości nawiązywany jest stosunek pracy jest nielegalne i może – z pełną słusznością intencji – sprowadzić na przedsiębiorcę sankcje przewidziane ustawą.

Koszt zatrudnienia pracownika na umowie B2B

Zatrudnienie na zasadzie współpracy B2B – czyli de facto na podstawie faktury wystawionej przez jednoosobową działalność gospodarczą – z punktu widzenia firmy nie wiąże się z żadnymi składkami ani obowiązkami ZUS. Koszt sprowadza się wyłącznie do kwoty netto brutto ustalonej w kontrakcie – a ewentualne wydatki dodatkowe (jak sprzęt, licencje czy abonamenty) są przedmiotem indywidualnych ustaleń.

Ten model nie zapewnia jednak pracownikowi żadnej ciągłości zatrudnienia, nie buduje relacji etatowej i przerzuca cały ciężar formalny – w tym odpowiedzialność za składki i podatki – na wykonawcę. 

Koszt pracodawcy przy zatrudnieniu pracownika – przykłady praktyczne

Aby zrozumieć, jak bardzo forma zatrudnienia wpływa na całkowity koszt ponoszony przez pracodawcę, warto przyjrzeć się konkretnym przykładom. W każdym z nich założyliśmy identyczne wynagrodzenie brutto – 6000 zł – ale różnice w obciążeniach są znaczące. Przy umowie o pracę i umowie zlecenie pełny koszt przekracza 7300 zł miesięcznie, podczas gdy w przypadku umowy o dzieło nie występują żadne składki ZUS i koszt kończy się na poziomie samego wynagrodzenia.

Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę

Umowa o pracę to najbardziej kosztowna, ale też najbardziej sformalizowana forma zatrudnienia – wymaga pełnego oskładkowania i spełnienia szeregu obowiązków wynikających z Kodeksu pracy. Dla pracownika oznacza stabilność i świadczenia, dla pracodawcy – szereg obowiązkowych danin. Oto jak rzeczone koszty wyglądają w praktyce:

Składki finansowane przez pracodawcę:

• Składka emerytalna (9,76%) – 585,60 zł
• Składka rentowa (6,50%) – 390,00 zł
• Składka wypadkowa (średnio 1,67%) – 100,20 zł
• Fundusz Pracy (2,45%) – 147,00 zł
• FGŚP (0,10%) – 6,00 zł
• Składka na PPK (1,5%) – 90,00 zł

Łączne składki po stronie pracodawcy: 1318,80 zł
Całkowity koszt zatrudnienia pracownika: 7318,80 zł

Zatrudnienie na podstawie umowy zlecenie

Koszty zatrudnienia pracownika w przypadku umowy zlecenie są zależne od tego, jaki status ma dany pracownik. Dla przykładu, jeżeli podpisujemy umowę zlecenie z pracownikiem który nie ma żadnego innego dochodu, to koszty pracodawcy będą dokładnie takie same jak w przypadku wyżej unaocznionej umowy o pracę. Niemniej, jeżeli podpisujemy umowę ze studentem który nie ukończył 26. roku życia, to nie poniesiemy żadnych dodatkowych kosztów – kwota brutto będzie stanowić pełen wydatek przedsiębiorcy.

Zatrudnienie na podstawie umowy o dzieło

Umowa o dzieło to przeciwieństwo etatu – koszt dla zleceniodawcy kończy się dokładnie na kwocie wynagrodzenia brutto, bez składek, bez ZUS-u, bez PPK. Jest najtańsza z punktu widzenia zatrudniającego, ale całkowicie pozbawiona jakichkolwiek mechanizmów ochronnych – dla obu stron. Koszty pracodawcy wyglądają w tym przypadku wręcz trywialnie, co przedstawia się następująco:

• Podatek dochodowy (PIT 12%): 720,00 zł
• Wynagrodzenie netto (do wypłaty): 5280,00 zł
• Całkowity koszt po stronie zamawiającego: 6000,00 zł

Inne koszty stałe związane z zatrudnieniem (obowiązkowe i nieobowiązkowe)

Oprócz wynagrodzenia i składek ZUS, zatrudnienie pracownika generuje również szereg kosztów, które – choć nie są księgowane jako wynagrodzenie – wynikają bezpośrednio z faktu zatrudnienia. Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi szkolenie z zakresu BHP, skierować go na badania wstępne i okresowe, a także wyposażyć stanowisko pracy w sposób zgodny z przepisami. Są to wydatki jednostkowe, ale w skali większego zespołu stanowią realną kategorię kosztów stałych, które trzeba wkalkulować w budżet kadrowy.

Obok kosztów obowiązkowych pojawiają się także wydatki opcjonalne – czyli wszelkiego rodzaju benefity pracownicze, które firma może oferować, by zatrzymać pracowników lub zwiększyć swoją atrakcyjność na rynku pracy. Prywatna opieka medyczna, karty sportowe, dofinansowania do posiłków czy systemy kafeteryjne nie są obowiązkowe, ale coraz częściej są oczekiwane – szczególnie w branżach, w których rotacja jest wysoka, a konkurencja o pracownika trwa cały rok. Wartość tych benefitów może sięgać od kilkudziesięciu do kilkuset złotych miesięcznie na osobę – co wprost przekłada się na całkowity koszt zatrudnienia.

Wynagrodzenie brutto pracownika a netto – ile jeszcze odciągnie państwo?

Między wynagrodzeniem brutto zapisanym w umowie a faktyczną kwotą, którą pracownik otrzymuje na konto, występuje przepaść – i nie jest to przesada. Choć kwota brutto to punkt wyjścia do rozliczeń, to właśnie od niej odciąga się wszystkie obowiązkowe składki po stronie pracownika – emerytalną, rentową, chorobową, zdrowotną oraz zaliczkę na podatek dochodowy. Dla osoby, która nie analizuje listy płac, zaskoczenie może być niemałe – realna pensja to często około 75% brutto, a bywa i mniej.

W 2025 roku przy płacy minimalnej w wysokości 4666 zł brutto, pracownik otrzyma na rękę około 3510,91 zł netto. Pozostała kwota – ponad 1150 zł – zostaje po drodze, zasilając system ubezpieczeń społecznych i budżet państwa. Składki są odprowadzane automatycznie, co oznacza, że pracownik nie ma nad nimi żadnej kontroli. I choć formalnie nie są „kosztem” pracownika, to jednak realnie obniżają jego miesięczny dochód.

Warto zatem w tym miejscu podsumować, uwidaczniając jednocześnie pewien systemowy problem, że pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę za płacę minimalną, otrzyma „na rękę” 3510,91 złotych, podczas gdy pracodawca wyda na niego 5691,59 złotych. Ergo, taki pracownik już w trakcie otrzymywania wypłaty oddaje państwu blisko 39% swojego dochodu, a później znaczną jego część traci w podatku VAT (bezpośrednim i skumulowanym), nie mówiąc już nawet o innych opłatach.