Koszty zastępstwa procesowego – ile wynoszą i co na nie wpływa?

Koszty zastępstwa procesowego uchodzą za jeden z najbardziej wymownych elementów sporu sądowego — wyznaczają nie tylko granice finansowej wytrzymałości stron, lecz także ujawniają rzeczywiste znaczenie profesjonalnego wsparcia prawnego. Wbrew pozorom, zestawienie tych kosztów nie sprowadza się do prostego rachunku — ich wysokość pozostaje bowiem wypadkową norm prawnych, specyfiki sprawy i decyzji sądu, który pełni tu rolę arbitra, nie tyle rachmistrza, ile strażnika równowagi interesów.

Czym są koszty zastępstwa procesowego i kto je ponosi? Od czego zależy ich wysokość? Kiedy można uzyskać ich zwrot? Na te i inne pytania odpowiadamy w niniejszym materiale.

Koszty zastępstwa procesowego – co to jest i kto je ponosi?

Koszty zastępstwa procesowego to nic innego, jak wynagrodzenie należne pełnomocnikowi strony, która bierze udział w postępowaniu sądowym – niezależnie od tego, czy reprezentuje ją adwokat, radca prawny czy doradca podatkowy. Nie są one tożsame z honorarium ustalonym między stroną a jej pełnomocnikiem – chodzi tu wyłącznie o kwotę, którą sąd może zasądzić od strony przegrywającej na rzecz strony wygrywającej jako zwrot kosztów poniesionych na profesjonalną reprezentację.

Co do zasady, strona przegrywająca ponosi odpowiedzialność za całość kosztów procesu – w tym również za koszty zastępstwa procesowego, o ile druga strona była reprezentowana przez profesjonalnego pełnomocnika. Jest to forma rekompensaty, której celem nie jest wynagrodzenie prawnika jako takiego, ale zneutralizowanie skutków finansowych udziału w postępowaniu dla strony, która miała słuszność w sporze. W praktyce oznacza to, że przegrany płaci nie tylko swoje koszty, lecz także – częściowo lub w całości – koszty poniesione przez przeciwnika.

Jak oblicza się koszty zastępstwa procesowego?

Wbrew obiegowym opiniom, sąd nie wycenia usług prawnika „na oko” – wysokość kosztów zastępstwa procesowego określają przepisy wykonawcze, a dokładnie rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie opłat za czynności adwokackie i radcowskie. Kluczowe znaczenie ma tutaj wartość przedmiotu sporu – im wyższa, tym wyższa minimalna stawka, jaką sąd może zasądzić. Należy przy tym zaznaczyć, że chodzi o stawkę urzędową, nie zaś rzeczywiste wynagrodzenie ustalone między klientem a pełnomocnikiem.

Koszty te są zasądzane niezależnie od tego, ile faktycznie zapłaciła strona – może się więc zdarzyć, że zwrot kosztów będzie niższy niż poniesiony wydatek. Sąd bierze pod uwagę również inne czynniki, takie jak stopień skomplikowania sprawy, czas trwania procesu czy nakład pracy pełnomocnika. W praktyce oznacza to pewną elastyczność, choć w granicach określonych przez stawki minimalne.

Stawki minimalne według rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości

Rozporządzenie określa minimalne stawki kosztów zastępstwa procesowego w zależności od wartości przedmiotu sporu. Są one następujące:

• do 500 zł – 90 zł
• powyżej 500 zł do 1500 zł – 270 zł
• powyżej 1500 zł do 5000 zł – 900 zł
• powyżej 5000 zł do 10 000 zł – 1800 zł
• powyżej 10 000 zł do 50 000 zł – 3600 zł
• powyżej 50 000 zł do 200 000 zł – 5400 zł
• powyżej 200 000 zł do 2 000 000 zł – 10 800 zł
• powyżej 2 000 000 zł do 5 000 000 zł – 15 000 zł
• powyżej 5 000 000 zł – 25 000 zł

Sąd może zasądzić więcej – nawet sześciokrotność stawki minimalnej – jeśli uzna, że wymaga tego charakter sprawy lub nakład pracy pełnomocnika.

Od czego zależy wysokość kosztów zastępstwa prawnego?

Podstawowym czynnikiem wpływającym na wysokość kosztów zastępstwa procesowego jest wartość przedmiotu sporu. To ona wyznacza próg, według którego sąd dobiera stawkę minimalną – niezależnie od tego, jak długo trwa postępowanie i ile pism zostanie złożonych. Przy sporach majątkowych (np. o zapłatę) sprawa jest jasna – przy sprawach niemajątkowych zaś (np. o rozwód czy ustalenie kontaktów z dzieckiem) sąd przyjmuje stawki z góry określone w rozporządzeniu, bez odniesienia do wartości pieniężnej.

Drugim istotnym elementem jest rodzaj sprawy oraz jej złożoność. Sąd może – w ramach swojego uznania – przyznać wyższe wynagrodzenie pełnomocnikowi, jeśli sprawa wymagała szczególnej wiedzy, ponadprzeciętnego nakładu pracy lub miała nietypowy charakter dowodowy. Z drugiej strony, jeśli spór był prosty i nie wymagał istotnego zaangażowania, sąd może ograniczyć zwrot kosztów do stawki minimalnej – nawet jeśli pełnomocnik w rzeczywistości wystawił klientowi fakturę na wielokrotność tej kwoty.

Trzecią zmienną jest liczba instancji – w postępowaniu apelacyjnym czy kasacyjnym koszty zastępstwa są naliczane odrębnie dla każdego etapu. Oznacza to, że strona przegrywająca może zostać obciążona kilkoma zestawami kosztów – za każdą instancję z osobna. W przypadku wygranej w obu instancjach, strona zyskuje zatem pełniejszy zwrot nakładów, o ile sąd uzna je za uzasadnione.

Kiedy sąd może zasądzić mniej (lub więcej) niż stawka minimalna?

Jak wspominaliśmy wyżej, stawki minimalne są dla sądu punktem wyjścia, nie są wiążące w sposób absolutny. W wyjątkowych przypadkach sąd może zasądzić kwotę niższą niż wynikająca z rozporządzenia – zwłaszcza wtedy, gdy uzna, że rzeczywisty nakład pracy pełnomocnika był niewielki, a sama sprawa jest stosunkowo mało skomplikowana. Dotyczy to często postępowań, które kończą się po jednym posiedzeniu, lub gdy pozew jest w sposób oczywiście zasadny i nie wymaga zaawansowanej argumentacji prawnej.

Z drugiej strony, sąd może podwyższyć zasądzoną kwotę – nawet do sześciokrotności stawki minimalnej – jeżeli charakter sprawy tego wymagał. Mowa tu o sytuacjach, w których pełnomocnik musiał wykonać znaczną pracę dowodową, sprawa była precedensowa lub wymagała pogłębionej analizy prawnej. Takie podwyższenie nie jest jednak automatyczne – musi zostać odpowiednio uzasadnione, gdzie to właśnie strona wnioskująca o wyższy zwrot kosztów musi wykazać, że było to niezbędne.

Koszty zastępstwa procesowego a wygrana w sprawie

Zasadą w postępowaniu cywilnym jest, że koszty procesu – w tym koszty zastępstwa procesowego – ponosi strona przegrywająca. Oznacza to, że wygrany ma prawo domagać się od przeciwnika zwrotu wydatków poniesionych na pełnomocnika, a sąd nie bada przy tym, czy strona miała środki na zatrudnienie prawnika, ani czy jego pomoc była konieczna – wystarczy, że była skuteczna.

Co z kosztami, gdy sprawa kończy się ugodą?

W przypadku zawarcia ugody, każda ze stron ponosi koszty własne, chyba że postanowią inaczej. Sąd zatwierdzając ugodę zwykle nie orzeka o kosztach zastępstwa, co oznacza, że pełnomocnik nie może domagać się zwrotu honorarium od drugiej strony. Jeśli strony chcą uregulować tę kwestię inaczej, muszą to jasno wskazać w treści ugody.

Czy można ich dochodzić w postępowaniu upominawczym?

Tak – również w postępowaniu upominawczym możliwe jest zasądzenie kosztów zastępstwa procesowego. Choć procedura ta uchodzi za uproszczoną, nie wyklucza udziału pełnomocnika. Jeśli sąd uwzględni roszczenie powoda i wyda nakaz zapłaty, to – o ile w pozwie zawarto stosowny wniosek – może zasądzić również zwrot kosztów poniesionych na obsługę prawną, według takich samych zasad jak w zwykłym trybie.