Odprawa pieniężna – czym jest i komu przysługuje?

Rozwiązanie umowy o pracę zazwyczaj stanowi dla pracownika trudne doświadczenie, wiążąc się z ogromnym stresem przy poszukiwaniu nowej pracy. Niemniej, rzeczone doświadczenie osłodzić może odprawa pieniężna, która dodatkowo zabezpiecza pracownika na czas poszukiwania nowego zatrudnienia.

Czym dokładnie jest odprawa pieniężna i kiedy przysługuje? Kto dokładnie i w jakiej wysokości może na nią liczyć? Co wpływa na wysokość odprawy? Na te i inne pytania odpowiadamy w niniejszym materiale.

Odprawa pieniężna – co to jest i komu przysługuje?

Odprawa pieniężna to jednorazowe świadczenie, które pracodawca wypłaca pracownikowi w razie rozwiązania stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie zakładu – niezależnie od tego, czy chodzi o likwidację stanowiska, reorganizację firmy czy spadek zapotrzebowania na dane kompetencje. Jej celem nie jest rekompensata za utratę zatrudnienia jako taka, lecz czasowe zabezpieczenie dochodu w sytuacji, w której pracownik traci źródło wynagrodzenia bez własnej winy. Świadczenie to nie wynika z subiektywnej decyzji pracodawcy, lecz z przepisów, które precyzują zarówno warunki przyznania, jak i sposób wyliczenia odprawy.

Uprawnienie do odprawy przysługuje wyłącznie pracownikom zatrudnionym u podmiotu, który w dniu rozwiązania stosunku pracy zatrudnia co najmniej 20 osób – to próg ustawowy, poniżej którego obowiązek wypłaty odprawy nie powstaje. Istotne jest również to, że rozwiązanie umowy musi nastąpić z inicjatywy pracodawcy, a jego przyczyny nie mogą dotyczyć samego pracownika. W przypadku spełnienia tych warunków odprawa staje się obowiązkowym elementem rozstania z pracownikiem – i nie może zostać ani pominięta, ani zastąpiona innym świadczeniem.

Odprawa pieniężna – podstawa prawna

Odprawa pieniężna została uregulowana w Ustawie z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. To właśnie ten akt prawny – a nie Kodeks Pracy, jak niektórym mylnie się wydaje – określa, kiedy odprawa przysługuje, komu się należy i jaka powinna być jej wysokość. Kluczowe znaczenie mają przepisy art. 8 i art. 10 tej Ustawy, które precyzują zarówno przesłanki nabycia prawa do odprawy, jak i zasady jej wypłaty w kontekście zwolnień indywidualnych i grupowych.

Kiedy pracodawca ma obowiązek wypłaty odprawy pieniężnej?

Jak wspomnieliśmy wyżej, obowiązek wypłaty odprawy pieniężnej powstaje w sytuacji, gdy przyczyna rozwiązania stosunku pracy leży po stronie pracodawcy i nie dotyczy pracownika – niezależnie od tego, czy mamy do czynienia z rozwiązaniem umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia, czy bez niego. Przesłanki te obejmują m.in. likwidację stanowiska pracy, zmiany organizacyjne, redukcje zatrudnienia czy rozmaite decyzje ekonomiczne uniemożliwiające dalsze utrzymywanie danego etatu. Warunkiem jest także wielkość zakładu pracy – odprawa przysługuje wyłącznie w firmach zatrudniających co najmniej 20 pracowników w momencie zakończenia stosunku pracy.

Sam sposób rozwiązania umowy również ma znaczenie – odprawa przysługuje zarówno w przypadku wypowiedzenia przez pracodawcę, jak i rozwiązania stosunku pracy z przyczyn obiektywnych, niezależnych od zatrudnionego. Nie ma przy tym znaczenia, czy wypowiedzenie dotyczy umowy na czas określony, nieokreślony czy zawartej na okres próbny – liczy się to, że przyczyna rozwiązania nie obciąża pracownika. Odprawa nie przysługuje natomiast, jeśli umowa kończy się z winy pracownika, na jego wniosek lub z innych powodów, które nie mają związku z decyzjami pracodawcy o charakterze organizacyjnym lub ekonomicznym.

Prawo do odprawy a rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron

Zawarcie porozumienia stron samo w sobie nie wyklucza prawa do odprawy, jednak kluczowa staje się treść uzgodnień oraz rzeczywisty powód zakończenia stosunku pracy. Jeżeli inicjatywa rozwiązania umowy pochodziła od pracodawcy i wynikała z przyczyn niedotyczących pracownika, odprawa jest należna – nawet jeśli strony formalnie wybrały tryb porozumienia. W praktyce oznacza to, że forma rozwiązania stosunku pracy nie zwalnia z obowiązku wypłaty odprawy, jeżeli tylko zostały spełnione wszystkie ustawowe przesłanki, a samo porozumienie było wyłącznie narzędziem proceduralnym.

Kto może, a kto nie może liczyć na odprawę pieniężną w przypadku rozwiązania stosunku pracy?

Prawo do odprawy przysługuje wyłącznie pracownikowi, z którym stosunek pracy zostaje rozwiązany z przyczyn niedotyczących jego osoby – i który jest zatrudniony u pracodawcy mającego co najmniej 20 pracowników w dniu zakończenia zatrudnienia. Odprawa należy się zarówno przy zwolnieniach grupowych, jak i indywidualnych – o ile spełnione są przesłanki ustawowe. Nie ma znaczenia forma umowy ani długość okresu wypowiedzenia – liczy się rzeczywisty powód rozstania. 

Wobec powyższego trzeba także zauważyć, że odprawa nie przysługuje w sytuacji, w której:

• to pracownik złożył wypowiedzenie,
• rozwiązanie umowy nastąpiło z winy pracownika (art. 52 Kodeksu Pracy),
• umowa wygasła z mocy prawa (np. z upływem terminu),
• rozwiązanie umowy nastąpiło za porozumieniem stron z inicjatywy pracownika,
• pracodawca zatrudniał mniej niż 20 osób.

Szczególne sytuacje w których odprawa pracownikowi nie przysługuje

Istnieją przypadki graniczne, w których mimo pozornego spełnienia warunków, prawo do odprawy nie powstaje – nawet jeśli to pracodawca inicjuje zakończenie stosunku pracy. Chodzi o sytuacje, w których przyczyna rozwiązania zatrudnienia ma charakter złożony, nie mieści się w katalogu przyczyn ekonomicznych lub organizacyjnych, albo dotyczy wyjątkowych zdarzeń prawnych. W takich przypadkach interpretacja przepisów wymaga ostrożności – a sam fakt rozwiązania umowy nie oznacza jeszcze obowiązku wypłaty świadczenia.

Do szczególnych sytuacji, w których odprawa nie przysługuje, należą m.in.:

• przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, jeśli nowy podmiot kontynuuje zatrudnienie,
• nieprzyjęcie nowych warunków pracy lub płacy, jeśli zmiana nie wynika z przyczyn leżących po stronie pracodawcy,
• rozwiązanie umowy na podstawie art. 53 Kodeksu Pracy (długotrwała nieobecność z przyczyn zdrowotnych),
• rozwiązanie stosunku pracy wskutek utraty uprawnień niezbędnych do jego wykonywania (np. utrata prawa jazdy przez kierowcę zawodowego),
• rozwiązanie umowy w związku z osiągnięciem wieku emerytalnego, jeśli nie wiąże się z decyzją organizacyjną pracodawcy.

Wysokość odprawy pieniężnej a staż pracy

Wysokość odprawy pieniężnej uzależniona jest od stażu pracy u danego pracodawcy – co oznacza, że decyduje nie całkowite doświadczenie zawodowe, lecz łączny czas zatrudnienia u konkretnego pracodawcy, niezależnie od liczby zawartych umów. Ustawodawca wprowadził proste widełki, które wiążą czas przepracowany z wysokością należnego świadczenia i przedstawia się ona następująco:

• 1-miesięczne wynagrodzenie – dla pracownika zatrudnionego krócej niż 2 lata,
• 2-miesięczne wynagrodzenie – w przypadku stażu od 2 do 8 lat,
• 3-miesięczne wynagrodzenie – jeśli pracownik był zatrudniony ponad 8 lat.

Co istotne, do stażu wliczają się wszystkie okresy zatrudnienia u tego samego pracodawcy – nawet jeśli między umowami występowały przerwy lub zmieniała się ich podstawa prawna. Nie ma przy tym znaczenia, czy pracownik wykonywał tę samą pracę, czy też obejmował inne stanowiska – liczy się ciągłość relacji zatrudnienia, a nie jej treść. Wysokość odprawy wyrażana jest jako wielokrotność miesięcznego wynagrodzenia obliczanego na zasadach analogicznych do podstawy ekwiwalentu za urlop.

Jak obliczyć wysokość odprawy pracownika?

Podstawą do wyliczenia odprawy pieniężnej jest przeciętne miesięczne wynagrodzenie pracownika z okresu trzech miesięcy poprzedzających miesiąc rozwiązania stosunku pracy – obliczane zgodnie z zasadami stosowanymi przy ustalaniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Do wynagrodzenia wlicza się nie tylko pensja zasadnicza, ale również inne składniki o charakterze stałym lub zmiennym, jeżeli były wypłacane regularnie. Ostateczna kwota odprawy stanowi odpowiednio jedną, dwie lub trzy jej wielokrotności – w zależności od stażu pracy, zgodnie z ustawową tabelą.

W praktyce oznacza to konieczność uwzględnienia nie tylko podstawowego wynagrodzenia, ale również dodatków funkcyjnych, premii regulaminowych czy stałych dodatków za godziny nocne. Przykładowo, jeżeli pracownik przepracował u danego pracodawcy ponad 8 lat i jego średnia pensja z ostatnich trzech miesięcy wyniosła 5200 zł brutto, przysługuje mu odprawa w wysokości trzykrotności tej kwoty, czyli 15 600 zł brutto. Trzeba tylko pamiętać, że kalkulacja musi być oparta na dokładnych danych kadrowych – a nie na uśrednieniu szacunkowym.

Odprawa a podatki i składki ZUS – co trzeba wiedzieć?

Odprawa pieniężna, mimo że jest świadczeniem jednorazowym i związanym z rozwiązaniem stosunku pracy, stanowi przychód ze stosunku pracy – a tym samym podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych. Pracodawca zobowiązany jest do pobrania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, uwzględniając zasady obowiązujące przy wypłacie wynagrodzeń. Odprawa zostaje więc ujęta w miesięcznej podstawie opodatkowania i wpływa na ostateczną wysokość zaliczki, którą pracodawca przekazuje do Urzędu Skarbowego.

Inaczej wygląda kwestia składek ZUS – odprawa pieniężna jest bowiem wyłączona z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Oznacza to, że choć od świadczenia odprowadzany jest podatek dochodowy, nie wpływa ono na wysokość składek, ani nie zwiększa podstawy do naliczenia świadczeń chorobowych, emerytalnych czy rentowych. Pracownik otrzymuje więc odprawę pomniejszoną wyłącznie o zaliczkę na PIT – co w praktyce przekłada się na wyższą kwotę netto niż przy standardowym wynagrodzeniu.