Od kiedy obowiązkowy KSeF? Z Krajowego Systemu e-Faktur przedsiębiorcy będą korzystać już od 1 lutego 2026 r. Jeszcze tylko pół roku na wdrożenie KSeF

Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który całkowicie zmieni sposób wystawiania i obiegu faktur w Polsce. Przedsiębiorcy mają jeszcze tylko pół roku, aby przygotować swoje firmy do nowych realiów, wdrożyć odpowiednie rozwiązania techniczne i dostosować procesy księgowe.

KSeF stanie się centralnym narzędziem do wystawiania, odbierania i archiwizacji faktur ustrukturyzowanych, co oznacza koniec tradycyjnych faktur papierowych i elektronicznych w dotychczasowej formie. To duże wyzwanie, ale i szansa na uproszczenie rozliczeń podatku VAT, uszczelnienie systemu i poprawę płynności obiegu dokumentów.

Od kiedy obowiązkowy KSeF? Czas na wdrożenia do 1 lutego 2026 r.

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur został wyznaczony na 1 lutego 2026 r. i od tego dnia wszyscy podatnicy VAT będą musieli wystawiać faktury wyłącznie w formie ustrukturyzowanej, za pośrednictwem systemu KSeF. Do tego momentu przedsiębiorcy mają pół roku na przygotowanie swoich firm – od dostosowania oprogramowania księgowego, przez przeszkolenie pracowników, aż po wdrożenie procedur zapewniających płynne rozliczenie podatku VAT.

Termin ten nie będzie już przesuwany, dlatego kluczowe jest, aby odpowiednio wcześnie rozpocząć testy i integrację z systemem, aby uniknąć problemów w pierwszych miesiącach obowiązywania nowych przepisów wynikających z ustawy o VAT.

Na czym polega Krajowy System e-Faktur?

E-faktury, czyli faktury ustrukturyzowane

E-faktury w ramach KSeF to tzw. faktury ustrukturyzowane, przygotowane w jednolitym formacie XML, który pozwala na ich automatyczne odczytywanie i przetwarzanie przez systemy księgowe. W przeciwieństwie do tradycyjnych faktur papierowych czy plików PDF, dokumenty te mają z góry określoną strukturę, dzięki czemu dane są spójne, porównywalne i łatwe do weryfikacji.

Faktura ustrukturyzowana staje się ważna w momencie nadania jej numeru identyfikacyjnego przez KSeF, co potwierdza jej wystawienie i przesłanie do odbiorcy. Takie rozwiązanie ma usprawnić rozliczenie podatku VAT, zminimalizować błędy w dokumentach oraz ograniczyć ryzyko nadużyć podatkowych.

Jak wygląda wystawienie faktury w KSeF

Wystawienie faktury w Krajowym Systemie e-Faktur polega na przygotowaniu dokumentu w odpowiednim formacie XML i przesłaniu go bezpośrednio do systemu KSeF za pomocą zintegrowanego oprogramowania księgowego lub poprzez aplikację udostępnioną przez Ministerstwo Finansów.

Po wprowadzeniu danych sprzedażowych faktura trafia do systemu, gdzie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i zostaje automatycznie zarejestrowana jako faktura ustrukturyzowana. Od tego momentu jest ona dostępna zarówno dla wystawcy, jak i odbiorcy, którzy mogą pobrać ją z KSeF bez konieczności dodatkowego przesyłania. Cały proces eliminuje potrzebę archiwizacji papierowej i znacząco przyspiesza obieg dokumentów, jednocześnie ułatwiając kontrolę i rozliczenie podatku VAT.

Kto musi przystąpić do KSeF?

Od 1 lutego 2026 r. do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur zobowiązani będą wszyscy podatnicy VAT prowadzący działalność gospodarczą na terenie Polski, niezależnie od wielkości firmy czy branży. Oznacza to, że obowiązek obejmie zarówno duże przedsiębiorstwa, jak i małe firmy, w tym także jednoosobowe działalności gospodarcze.

Z KSeF korzystać będą musieli również podatnicy zwolnieni z VAT, jeśli wystawiają faktury. Obowiązek nie ominie także podmiotów zagranicznych, które są zarejestrowane jako podatnicy VAT w Polsce. W praktyce oznacza to, że każda firma wystawiająca faktury będzie musiała korzystać z systemu i dostosować swoje procesy do nowych zasad wynikających z ustawy o VAT.

Projekt zmiany ustawy o KSeF Ministerstwa Finansów z 17 czerwca

W dniu 17 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła nowy projekt ustawy dotyczącej zmian w ustawie o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw – w kontekście wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Poniżej kluczowe założenia i rozwiązania zawarte w projekcie:

Harmonogram wdrożenia obowiązkowego KSeF

• Od 1 lutego 2026 r. obowiązek korzystania z KSeF zostanie wprowadzony dla dużych podatników – takich, których wartość sprzedaży za rok 2024 przekroczyła 200 mln zł brutto.
• Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek obejmie pozostałych przedsiębiorców.
• Dla mikroprzedsiębiorców (z wartością sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie) wdrożenie obowiązku przesunięto do 1 stycznia 2027 r.

Ułatwienia i rozwiązania przejściowe

• Utrzymanie możliwości wystawiania faktur przy użyciu kas rejestrujących aż do końca 2026 r.
• Odroczenie kar za ewentualne błędy we wdrożeniu KSeF do końca 2026 r.
• Odroczenie obowiązku zamieszczania numeru KSeF w tytułach przelewów – również do końca 2026 r.

Nowe funkcjonalności i techniczne wsparcie

• Wprowadzenie stałego trybu offline24, umożliwiającego wystawianie e-faktur nawet bez połączenia z internetem, pod warunkiem przesłania dokumentu w kolejnym dniu roboczym.
• Możliwość dołączania załączników do faktur ustrukturyzowanych.
• Udostępnienie funkcji wystawiania faktur konsumenckich (B2C) przez KSeF.

Korzyści dla podatników

• Skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni, co poprawi płynność finansową przedsiębiorców.
• Opcjonalne wystawianie faktur VAT RR (dla rolników ryczałtowych), które nie będą objęte obowiązkiem, choć dostępne dobrowolnie od 1 kwietnia 2026 r.

Kolejne kroki legislacyjne i techniczne

Projekt ustawy został skierowany do Sejmu – zaplanowane są prace legislacyjne, obecnie projekt oczekuje m.in. na debatę w komisji finansów publicznych.

Ministerstwo Finansów zapowiedziało intensywne działania przygotowawcze:

• publikację dokumentacji technicznej, w tym API KSeF 2.0 oraz schemy faktury FA (3),
• uruchomienie środowisk testowych,
• udostępnienie certyfikatów dla trybu offline,
• organizację wsparcia technicznego w formie szkoleń i webinariów dla księgowych i dostawców oprogramowania.