Kartoteka pracowników
Do czego służy kartoteka pracowników?
W kartotece pracowników zgromadzone są dane o wszystkich obecnie zatrudnionych jak i zatrudnionych w poprzednich latach.
Jak wprowadzać i zarządzać danymi pracowników?
wprowadzenie nowego pracownika
Po naciśnięciu tego przycisku dodajemy nowego pracownika.
edycja danych wprowadzonego pracownika.
Po wybraniu tej opcji mamy możliwość poprawy – ponownej edycji wprowadzonych wcześniej danych pracownika. Wszystkie czynności są takie same jak w opcji wprowadzania nowego kontrahenta. Dodatkowo w opcji tej można wydrukować Kartę przychodów pracownika wybierając
lub Zaświadczenie o zarobkach
możliwość przygotowania wydruku
- listy pracowników,
- karty przychodów,
- zaświadczenia o zarobkach
wydruk karty przychodów
klonowanie danych pracownika.
Jeżeli chcesz tego samego pracownika, który został już wprowadzony wcześniej wprowadzić jeszcze raz, możesz „klonować” wcześniej wprowadzony zapis, dokonać w nim odpowiednich zmian, jeśli jest to konieczne i wprowadzić jako nowy zapis. Automatycznie zostaje zmieniona data zatrudnienia na datę, w której dokonywane jest klonowanie, wyczyszczona zostaje data zwolnienia oraz zmianie ulegają zasady ubezpieczenia pracownika. Korzystanie z tej opcji może znacząco zmniejszyć czas wprowadzania danych pracowników.
filtry kartoteki pracowników
Po wybraniu tego pola otworzy się okno, w którym będzie można wybrać interesujące nas filtry, według których będą one filtrować kartotekę pracowników. Można wybrać zarówno pojedyncze filtry, jak i ich kombinacje.
Data zatrudnienia od do – zostaną wybrane te pozycje kartoteki pracowników, które zawierć będą datę zatrudnienia zawartą w przedziale od do.
Data zwolnienia od do – zostaną wybrane te pozycje kartoteki pracowników, które zawierć będą datę zwolnienia zawartą w przedziale od do.
Zatrudniony ? – zostaną wybrane te pozycje kartoteki pracowników, którzy albo są aktualnie zatrudnieni albo zwolnieni w zależności od zastosowanego wyboru.
Wymiar czasu pracy – zostaną wybrane te pozycje kartoteki pracowników, którzy mają zadany wymiar czasu pracy.
usunięcie danego pracownika z listy
Po naciśnięciu tego przycisku nastąpi (jeśli dany pracownik nie miał dokonanych żadnych wypłat) usunięcie go z listy.
szybkie wyszukanie pracownika na liście.
Po naciśnięciu tego przycisku należy podać:
Tekst wyszukiwany dowolny ciąg znaków, który ma być znaleziony.
Kryterium wyszukiwania należy wybrać jedno z kryteriów wyszukiwania znajdujące się na dostępnej liście.
Naciśnięcie przycisku
spowoduje wyszukanie wg określonego kryterium poszukiwanego ciągu znaków od miejsca, w którym ostatnio znajdowaliśmy się na liście pracowników.
Wprowadzanie nowego pracownika
W kartotece pracowników przycisk
służy do wprowadzenia danych nowego pracownika. Ponaciśnięciu tego przycisku dodajemy nowego pracownika:
Dane podstawowe
W części tej znajdują się podstawowe dane dotyczące zatrudnianego pracownika:
Pierwsze imię – należy wprowadzić pierwsze imię zatrudnianego pracownika.
Drugie imię – należy wprowadzić drugie imię zatrudnianego pracownika.
Nazwisko – należy wprowadzić nazwisko zatrudnianego pracownika.
Data urodzenia – należy wprowadzić lub wybrać na podstawie kalendarza datę urodzenia zatrudnianego pracownika.
Miejsce urodzenia – należy wprowadzić miejsce urodzenia zatrudnianego pracownika.
Płeć – program na podstawie imienia proponuje jaka jest płeć zatrudnianego pracownika, określenie której zawsze można zmienić.
Imię ojca – należy wprowadzić imię ojca zatrudnianego pracownika.
Imię matki – należy wprowadzić imię matki zatrudnianego pracownika.
Nazwisko rodowe – w przypadku kobiety należy wprowadzić nazwisko rodowe zatrudnianego pracownika.
PESEL – należy wprowadzić drugie imię zatrudnianego pracownika.
NIP – należy wprowadzić NIP (Numer identyfikacji podatkowej) zatrudnianego pracownika.
Dane o zatrudnieniu
W części tej należy wprowadzić dane zatrudnianego pracownika dotyczące jego zatrudnienia:
Stanowisko – należy wprowadzić lub wybrać z listy stanowisko na jakim będzie zatrudniony pracownik.
Typ listy płac – należy wybrać domyślny typ list płac, do której płace dla danego pracownika będą przypisane.
Typ umowy – należy wybrać z listy możliwy typ umowy jaka zawarta została z pracownikiem:
- umowa zlecenie,
- umowa o dzieło,
- umowa o pracę
Przychody z działalności należy wybrać z listy możliwy typ umowy jaka zawarta została z pracownikiem (wartości pola zależne są od typu umowy):
- podstawowy,
- artystycznej, literackiej,
- biegłych i inkasentów,
- umowy zlecenia,
- umowy o dzieło,
- społecznej i obywatelskiej,
- w organach prawnych,
- kontrakt menadżerski,
- prawa autorskie,
- umowa aktywizacyjna,
- inne przychody
Wymiar czasu pracy – należy wprowadzić wymiar czasu pracy zatrudnianego pracownika np:
- 1/1 – cały etat
- 1/2 – pół etatu
- …
Data zatrudnienia – należy wprowadzić datę zatrudnienia.
Data zwolnienia – należy wprowadzić datę zwolnienia.
US – należy wprowadzić dane dotyczące urzędu skarbowemu, któremu terytorialnie podlega zatrudniany pracownik.
Wynagrodzenie podstawowe – należy wprowadzić wynagrodzenie podstawowe pracownika, które będzie domyślnie uwzględniane przy dodawaniu nowej płacy. Wynagrodzenia nie należy wprowadzać ponownie w tabeli „Składniki stałe”. W zakładkach „Składniki stałe” należy podać składniki nietypowe poza wynagrodzeniem podstawowym.
Forma wypłaty wynagrodzenia – należy wprowadzić formę wypłaty wynagrodzenia dla zatrudnianego pracownika np. gotówka, przelew.
Bank – w przypadku np. formy wypłaty „przelew”, należy podać bank, do którego ma być dokonany przelew wypłaty dla zatrudnianego pracownika.
Konto – w przypadku np. formy wypłaty „przelew”, należy podać nr konta bankowego, na który ma być dokonany przelew wypłaty dla zatrudnianego pracownika.
Koszty uzyskania przychodu – należy podać lub wybrać z listy koszty uzyskania przychodu. Standardowe koszty uzyskania przychodu zdefiniowane zostały w stawkach współczynników. Do wyboru są następujące typy kosztów uzyskania przychodu:
- Brak – brak kosztów uzyskania przychodów
- Podstawowe – zgodnie z przepisami przysługująca w danym roku podatkowym miesięczna stawka kosztów uzyskania przychodów. Wysokość kosztów jest zdefiniowana w stawkach współczynników.
- Powiększone – zgodnie z przepisami przysługująca w danym roku podatkowym miesięczna stawka powiększonych kosztów uzyskania przychodów. Wysokość kosztów jest zdefiniowana w stawkach współczynników.
- 20% – zgodnie z przepisami przysługująca koszty uzyskania przychodów liczone jako 20% dochodu.
- 50% – zgodnie z przepisami przysługująca koszty uzyskania przychodów liczone jako 50% dochodu.
Własne można wprowadzić dowolną wielkość kosztów uzyskania przychodów.
Ulga podatkowa – należy podać lub wybrać z listy wysokość ulgi podatkowej przysługującej zatrudnionemu pracownikowi:
- Brak – brak ulgi podatkowej
- Podstawowa – zgodnie z przepisami przysługująca w danym roku podatkowym miesięczna ulga podatkowa
- Połowa – połowa ulgi zgodnie z przepisami przysługująca w danym roku podatkowym miesięczna
- Jedna trzecia – jedna trzecia ulgi zgodnie z przepisami przysługująca w danym roku podatkowym
- Podwójna – zgodnie z przepisami przysługująca w danym roku podatkowym miesięczna ulga podatkowa podwójnie zwiększona
- Własna – można wprowadzić dowolną wielkość ulgi podatkowej
Nie pobieraj zaliczek art. 41 ust. 1c – należy zaznaczyć jeżeli nie chcesz pobierać zaliczek podatkowych na mocy art. 41 ust. 1c ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Ulga dla młodych (art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy PIT (do 26 roku)) – należy zaznaczyć jeżeli chcemy dla pracownika korzystać z zwolnienia z podatku (bez PIT dla młodych).
Ulga dla pracowników (art. 26 ust. 1 pkt 2aa (dla klasy średniej)) – należy zaznaczyć jeżeli chcesz obliczyć ulgę dla pracowników, o której mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2aa.
Ulga na powrót (art. 21 ust. 1 pkt 152) – należy zaznaczyć jeżeli chcesz stosować ulgę na powrót do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 85 528 zł po spełnieniu wszystkich wymagań.
Ulga dla rodzin 4+ (art. 21 ust. 1 pkt 153) – należy zaznaczyć jeżeli chcesz stosować ulgę dla rodzin 4+ do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 85 528 zł po spełnieniu wszystkich wymagań.
Ulga dla pracujących seniorów (art. 21 ust. 1 pkt 154) – należy zaznaczyć jeżeli chcesz stosować ulgę na przychody otrzymane przez podatnika po ukończeniu 60 roku życia w przypadku kobiety i 65 roku życia w przypadku mężczyzny, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 85 528 zł po spełnieniu wszystkich wymagań.
Ulga dla osób samotnie wychowujących dzieci – należy zaznaczyć jeżeli chcesz skorzystać z ulgi dla osób samotnie wychowujących dzieci (przy spełnieniu wszystkich wymaganych warunków) więcej na www.podatki.gov.pl/pit/osoba-samotnie-wychowujaca-dziecko. Ulga polega na obliczeniu podatku w podwójnej wysokości podatku obliczonego od połowy dochodów osoby samotnie wychowującej dzieci. W przypadku jeżeli przysługuje możliwość odliczenia podwójnej kwoty wolnej od podatku należy wskazać w polu „Ulgi podatkowej” podwójną kwotę.
Adres
W części tej znajdują się dane dotyczące adresu zamieszkania zatrudnianego pracownika. Dane będą głównie używane do wypełniania formularzy podatkowych:
Kraj – należy wprowadzić kraj pochodzenia zatrudnianego pracownika.
Województwo należy wprowadzić województwo, z którym jest zameldowany zatrudniany pracownik.
Powiat – należy wprowadzić powiat, w którym jest zameldowany zatrudniany pracownik.
Gmina – należy wprowadzić gminę, w której jest zameldowany zatrudniany pracownik.
Ulica – należy wprowadzić ulicę w miejscowości, w której jest zameldowany zatrudniany pracownik.
Numer domu – należy wprowadzić nr domu , w którym jest zameldowany zatrudniany pracownik.
Numer lokalu – należy wprowadzić numer lokalu, w którym jest zameldowany zatrudniany pracownik.
Kod – należy wprowadzić kod pocztowy miejscowości, w której jest zameldowany zatrudniany pracownik.
Miejscowość – należy wprowadzić miejscowość, w której jest zameldowany zatrudniany pracownik.
Poczta – należy wprowadzić pocztę miejscowości, w której jest zameldowany zatrudniany pracownik.
Inny adres do korespondencji – zaznacz to pole jeżeli chcesz podać inny adres do korespondencji dla pracownika. W adresie korespondencyjnym należy podać te same dane adresowe tj. Ulicę, Numer domu, Numer lokalu, Kod pocztowy, Miejscowość, Kraj.
Ubezpieczenia
W części tej można określić zasady podlegania poszczególnym ubezpieczeniom, w poszczególnych miesiącach danego roku księgowego zatrudnianego pracownika.
NFZ – należy wybrać z listy przynależność zatrudnianego pracownika do oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia.
Kod tytułu ubezpieczeń – należy wprowadzić lub wybrać z listy kod tytułu ubezpieczeń zatrudnianego pracownika.
Zasady finansowania składek ZUS – należy wybrać z listy sposób finansowania składek do ZUS:
- Pracownik pełnosprawny – Pracownik opłaca ze swoich środków połowę ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenie zdrowotne zgodnie z przepisami.
- Przez pracodawcę – Pracodawca w pełni pokrywa ze swoich środków ubezpieczenie społeczne oraz zdrowotne.
Nie ograniczaj składki zdrowotnej – zaznacz jeżeli nie chcesz aby ubezpieczenie zdrowotne było ograniczone zgodnie z obowiązującymi zasadami do wysokości podatku.
PPK
Zakładka służy do zarządzania statusem PPK oraz wysokością procentową składek na PPK pracownika. Aby PPK było naliczane musi podana być data przystąpienia oraz wypełnione wartości procentowe.
Data przystąpienia – data przystąpienia do PPK – wypłaty od tej daty objęte będą PPK.
Data rezygnacji – data rezygnacji z PPK – wypłaty do tej daty objęte będa PPK.
Składniki stałe
W tej części należy podać składniki stałe pensji (oprócz wynagrodzenia podstawowego), które automatycznie będą dodawane do każdej tworzonej płacy. Może to być np. ubezpieczenie, benefity lub inne dodatki i potrącenia.
Inne
W części tej można określić dane dotyczące nierezydentów.
Nierezydent (ograniczony obowiązek podatkowy) zaznaczamy czy zatrudniona osoba jest nierezydentem i ma ograniczony obowiązek podatkowy, w przeciwnym przypadku będzie to rezydent z nieograniczonym obowiązkiem podatkowym,
W przypadku nierezydenta dostępne są następujące dodatkowe opcje:
- Zagraniczny numer identyfikacyjny podatnika należy podać numer służący identyfikacji dla celów podatkowych lub ubezpieczeń społecznych uzyskany w państwie, w którym podatnik ma miejsce zamieszkania. W przypadku braku takiego numeru należy podać numer dokumentu stwierdzającego tożsamość podatnika, uzyskanego w tym państwie.”)
- Rodzaj numeru identyfikacyjnego (dokumentu stwierdzającego tożsamość) – należy wybrać jeden z poniższych możliwych rodzajów:
- Numer identyfikacyjny TIN
- Numer ubezpieczeniowy
- Paszport
- Urzędowy dokument stwierdzający tożsamość
- Inny rodzaj identyfikacji podatkowej
- Inny dokument potwierdzający tożsamość
- Kraj wydania numeru identyfikacyjnego (dokumentu stwierdzającego tożsamość) – należy podać kraj wydania numeru identyfikacyjnego (dokumentu stwierdzającego tożsamość)
W części uwag można wprowadzić dowolne do tej pory nigdzie nie wprowadzone informacje o zatrudnianym pracowniku.
Przycisk
oznacza akceptację wprowadzonych danych zatrudnianego pracownika i dopisanie go do kartoteki pracowników.
Przycisk
oznacza, że wprowadzone dane i pracownik nie zostanie dopisany do listy kartoteki pracowników.
wydruk karty przychodów pracownika lub zaświadczenia o zarobkach.
Po wybraniu tej opcji nastąpi wydruk karty przychodów pracownika w danym roku księgowym lub zaświadczenia o zarobkach za wybrany okres.