Do kiedy PIT od pracodawcy? Rozliczenie PIT za 2025 rok

Każdy rok podatkowy kończy się w podobny sposób – serią terminów, obowiązków i dokumentów, które muszą trafić do Urzędu Skarbowego zanim fiskus upomni się o swoje. Jednym z najważniejszych z nich jest PIT-11, czyli informacja o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek, którą pracodawca przekazuje zarówno urzędowi, jak i pracownikowi. Od tego, czy i kiedy zostanie wystawiona, zależy możliwość rozliczenia PIT za 2025 rok – a więc także zwrot podatku lub dopłata.

Czym dokładnie jest PIT-11? Do kiedy pracodawca ma czas by go wystawić? Na co powinien uważać przy wypełnianiu deklaracji PIT-11? Jak rozliczyć PIT z perspektywy podatnika? Na te i inne pytania odpowiadamy w niniejszym materiale.

PIT-11 od pracodawcy – co to jest?

PIT-11 stanowi podstawowy dokument, który potwierdza wysokość uzyskanych przez pracownika dochodów oraz pobranych zaliczek na podatek dochodowy w danym roku. Pracodawca – pełniący w tym układzie rolę płatnika – jest zobowiązany do jego sporządzenia, przesłania do urzędu skarbowego oraz przekazania kopii zatrudnionemu. To właśnie na podstawie danych z PIT-11 powstaje roczne zeznanie podatkowe pracownika, w którym wykazuje on wszystkie przychody, odliczenia i ewentualne ulgi.

Znaczenie formularza jest czysto praktyczne – bez niego niemożliwe byłoby prawidłowe rozliczenie PIT, ponieważ dokument stanowi syntetyczne zestawienie informacji o wynagrodzeniu, składkach i podatku pobranym w ciągu roku. Pracodawca wypełnia go na urzędowym wzorze, wskazując między innymi dane identyfikacyjne podatnika, źródła przychodu oraz wysokość zaliczek. Choć z pozoru jest to formalność, każdy błąd w tym zakresie może skutkować koniecznością korekty, a w skrajnych przypadkach – odpowiedzialnością finansową płatnika.

Do kiedy PIT od pracodawcy?

Pracodawca ma obowiązek przekazać informację PIT-11 do Urzędu Skarbowego najpóźniej do 31 stycznia roku następującego po roku podatkowym, natomiast pracownik powinien otrzymać swój egzemplarz do końca lutego. Dla rozliczenia PIT za 2025 rok oznacza to, że dokument za 2025 rok trafi do urzędu najpóźniej do 31 stycznia 2026 r., a do pracownika – do 28 lutego 2026 roku. Terminy te są nieprzekraczalne i mają charakter ustawowy, co w praktyce oznacza, że każde opóźnienie może skutkować karą nałożoną na płatnika.

Warto pamiętać, że Urząd Skarbowy wymaga przesłania deklaracji wyłącznie w formie elektronicznej, natomiast pracownik może otrzymać ją w dowolny sposób – odbierając ją osobiście, pocztą lub za pośrednictwem systemu elektronicznego, co prawdopodobnie jest najpopularniejsze. Wystarczające jest zachowanie urzędowego wzoru oraz podpisu płatnika, który potwierdza prawdziwość danych. Dla pracownika to początek całego procesu rozliczenia – od momentu otrzymania PIT-11 można przystąpić do przygotowania zeznania rocznego.

Kto nie musi składać PIT-11?

Z obowiązku złożenia PIT-11 zwolnieni są pracodawcy, którzy wypłacali należności z tytułu umów cywilnoprawnych, gdy łączna kwota wynagrodzenia określona w umowie nie przekroczyła 200 zł. W takich przypadkach stosuje się zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 12% przychodu, rozliczany na podstawie deklaracji PIT-8A. Oznacza to, że przy drobnych umowach zlecenia lub dzieła, gdy nie przekroczono wskazanego limitu, pracodawca nie wystawia PIT-11 i nie przekazuje go ani pracownikowi, ani urzędowi skarbowemu.

Formularz PIT-11 – na co trzeba uważać przy wypełnianiu?

Deklaracja PIT-11 jest dokumentem technicznym, lecz jednocześnie obarczonym wysokim ryzykiem błędu, który może pociągnąć za sobą konsekwencje dla płatnika i pracownika. Każdy wpis musi odpowiadać stanowi faktycznemu – od identyfikatorów podatkowych po kwoty przychodów i pobranych zaliczek. Nieścisłości w danych prowadzą do konieczności korekty, a w niektórych przypadkach do kontroli Urzędu Skarbowego, która nigdy nie jest przyjemna – z tego względu formularz wymaga precyzyjnego uzupełnienia wszystkich pól oraz weryfikacji, czy obejmuje on wyłącznie przychody faktycznie postawione do dyspozycji pracownika w danym roku.

Brak podpisu płatnika

Deklaracja pozbawiona podpisu osoby upoważnionej do obliczania i pobierania podatku jest formalnie uznawana za niezłożoną – to podpis stanowi bowiem element potwierdzający prawdziwość danych i odpowiedzialność płatnika za ich poprawność. Jeżeli Urząd Skarbowy wykryje brak podpisu, wzywa pracodawcę do uzupełnienia tego braku, co przedłuża cały proces i może skutkować sankcjami administracyjnymi w przypadku niedopełnienia obowiązku.

Błędne dane pracownika

Najczęstsze błędy pojawiają się w danych identyfikacyjnych – numerach PESEL, NIP czy adresach zamieszkania, choć niekiedy zdarzają się też niezgodności między nazwiskiem, a identyfikatorem podatkowym. Choć błędy te mogą wydawać się drobne, prowadzą do problemów przy automatycznym przetwarzaniu deklaracji i utrudniają późniejsze rozliczenie roczne pracownika.

Wykazanie należności niewypłaconych w danym roku podatkowym

Dochodem wykazywanym w PIT-11 są jedynie środki faktycznie postawione do dyspozycji pracownika w danym roku. Jeśli więc wynagrodzenie za grudzień 2024 roku zostało wypłacone w styczniu 2025, to kwota ta powinna znaleźć się w deklaracji za rok 2025, a nie 2024. Błąd w tym zakresie zaburza chronologię rozliczeń i może skutkować (a raczej, na pewno będzie skutkować) wezwaniem do korekty lub złożenia wyjaśnień.

Koszty uzyskania przychodu

Pracodawcy często pomijają różnicę między kosztami podstawowymi, a podwyższonymi, przysługującymi osobom zatrudnionym poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. W formularzu należy zaznaczyć właściwe pole, ponieważ błędne wskazanie skutkuje zaniżeniem kosztów, a w konsekwencji – zawyżeniem podatku do zapłaty. Choć korekta jest jak najbardziej możliwa, to lepiej uniknąć jej na etapie składania pierwotnego formularza, zachowując spójność z faktycznym miejscem zamieszkania pracownika.

Jak wypełnić PIT za rok 2025?

Rozliczenie PIT za 2025 rok opiera się na danych z formularza PIT-11, który pracownik otrzymuje od pracodawcy – to z niego Urząd Skarbowy odczytuje wysokość dochodów i zaliczek na podatek. Na jego podstawie podatnik uzupełnia swoje roczne zeznanie, uwzględniając ewentualne ulgi, wspólne rozliczenie z małżonkiem czy dodatkowe źródła przychodów. Istotnym jest, by wszystkie dane zgadzały się z tym, co zostało wykazane w PIT-11 – w przeciwnym razie fiskus może wezwać do korekty.

Rozliczenia można dokonać na kilka sposobów:

• przez serwis Twój e-PIT,
• w dedykowanym programie do rozliczeń,
• tradycyjnie w Urzędzie Skarbowym,
• lub pocztą albo przez pełnomocnika upoważnionego do złożenia deklaracji.

Po przesłaniu formularza urząd weryfikuje dane i zatwierdza rozliczenie. Jeśli wystąpi nadpłata, zwrot trafi na rachunek bankowy podatnika, a w przypadku niedopłaty – konieczne będzie jej uregulowanie. Ostateczny termin na złożenie PIT za 2025 rok to 30 kwietnia 2026 r.