Jak wystawić i zaksięgować duplikat faktury?

03/10/2024

Duplikat faktury to kopia dokumentu potwierdzającego transakcję. Wystawiamy go, kiedy oryginał, został zniszczony, czy z jakiegoś powodu nie dotarł do kontrahenta. Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się, jak go wystawić i zaksięgować.

Czym jest duplikat faktury?

Duplikat faktury to kopia pierwotnej faktury VAT, która odtwarza informacje na temat zawartej transakcji handlowej. Dane umieszczone na duplikacie muszą być identyczne z tymi na oryginalnej fakturze.

Taki dokument sporządzany jest przez wystawcę na prośbę kontrahenta po zaginięciu lub zniszczeniu oryginalnej faktury.

Jak wystawić duplikat faktury?

Wystawianie duplikatów faktur reguluje art. 106l ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 Nr 54 poz. 535).

Do wystawienia duplikatu potrzebny jest oryginał.

Na nim powinna znaleźć się data wystawienia i opcjonalnie wyraz „duplikat”.

Duplikat możesz utworzyć za pomocą programu księgowego lub ręcznie. Dalej opisujemy, jak zrobić to w Małej Księgowości.

Kto może wystawić duplikat?

Duplikat wystawia wystawca oryginalnej faktury, na prośbę kontrahenta. Dokument taki mogą również wystawić administracyjne organy egzekucyjne i komornicy sądowi.

O wystawienie duplikatu faktury można się zwrócić w formie pisemnej lub ustnej.

Jak zaksięgować duplikat faktury?

Duplikat faktury należy zaksięgować z datą jego otrzymania, tylko jeśli nie zaksięgowaliśmy oryginału faktury.

Jeśli zaksięgowaliśmy oryginał faktury, duplikat należy jedynie przechowywać jako jego zastępstwo.

Jak odliczyć VAT od duplikatu?

Duplikat ma moc prawną równą fakturze oryginalnej i dokumentuje w ten sam sposób tę samą transakcję. Z tego względu stanowi podstawę do odliczenia podatku naliczonego.

Jeżeli podatnik chce odliczyć podatek z duplikatu faktury, to należy sprawdzić, czy zniszczona/zagubiona faktura dotarła do nabywcy. W zależności od tego, jaka sytuacja zaistniała, należy różnie obchodzić się z duplikatem.

Oryginalna faktura dotarła do podatnika, który odliczył od niej VAT

Duplikat faktury potwierdza nabycie towaru lub usługi w ewidencji zakupu VAT. Należy go przechowywać przez przynajmniej 5 lat.

Pierwotna faktura dotarła do nabywcy, tej jej nie zaksięgował i nie odliczył VAT-u

Duplikat należy zaksięgować w miesiącu wpływu oryginalnej faktury lub w trzech/dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych (w zależności czy nabywca rozlicza się w okresach miesięcznych, czy kwartalnych). Jeżeli kopia faktury dotrze po tych okresach rozliczeniowych, to nabywca musi skorygować deklarację VAT za miesiąc wystawienia pierwotnego dokumentu.

Pierwotna faktura nie dotarła do nabywcy

Odliczenie VAT będzie możliwe dopiero po otrzymaniu duplikatu faktury (w miesiącu jej otrzymania, w trzech kolejnych następnych miesiącach lub dwóch kolejnych kwartałach).