Jak prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?

Ewidencja przebiegu pojazdu jest potrzebna do rozliczenia wydatków związanych z samochodem służbowym. Polega na zapisywaniu stanu licznika oraz opisywania tras przebywanych w pojeździe. Sprawdź, co powinna zawierać. Kto nie musi jej prowadzić?

Kto musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?

Ewidencję przebiegu pojazdu muszą prowadzić przedsiębiorcy, którzy używają pojazdu wyłącznie w celach służbowych. Służy ona za podstawę do odliczenia 100% kosztów eksploatacyjnych samochodu osobowego od podatku dochodowego. Również przedsiębiorcy, którzy chcą odliczyć 100% podatku VAT od zakupu samochodu i wydatków eksploatacyjnych mają obowiązek prowadzenia ewidencji.

Dotyczy to zarówno samochodów stanowiących środek trwały, jak i tych w leasingu.

Ewidencję przebiegu pojazdu muszą również prowadzić pracownicy, którzy chcą rozliczyć koszty eksploatacji samochodu z pracodawcą.

Kto nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu?

Dla samochodu w leasingu nie musisz prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu, ale wówczas możesz wliczyć w koszty jedynie 75% wydatków związanych z pojazdem.

Podobnie jest z samochodami prywatnymi wykorzystywanymi do celów służbowych – nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji, ale w koszty można wliczyć tylko 20% kosztów eksploatacji samochodu.

Jeśli będziesz odliczać maksymalnie 50% kosztów eksploatacji samochodu, nie musisz prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu dla samochodów:

• osobowych przeznaczonych do przewozu co najmniej 10 osób z kierowcą;
• których konstrukcja wyklucza stosowanie ich do celów niezwiązanych z działalnością;
• przeznaczonych do sprzedaży/odsprzedaży/oddania w leasing.

Nie musisz prowadzić ewidencji również jeśli nie przysługuje Ci, lub nie będziesz korzystać z prawa odliczania VAT i wliczania w koszty wydatków związanych z samochodem.

Jak uzupełnić ewidencję przebiegu pojazdu?

To, jak powinna wyglądać ewidencja przebiegu pojazdu, jest regulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie określenia wzoru ewidencji przebiegu pojazdu.

Ewidencja powinna zawierać:

• oznaczenie przedsiębiorcy,
• nazwisko, imię i adres osoby używającej pojazd,
• numer rejestracyjny pojazdu,
• pojemność silnika,
• oznaczenie „Ewidencja przebiegu pojazdu”,
• kolumny:
  • nr kolejny wpisu,
  • data wyjazdu,
  • opis trasy (skąd–dokąd),
  • cel wyjazdu,
  • liczba faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawka za 1 kilometr przebiegu
  • wartość (liczba faktycznie przejechanych kilometrów x stawka za 1 km przebiegu),
  • podpis pracodawcy,
  • uwagi,
• podsumowanie miesiąca.

Aby prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu w Małej Księgowości, najlepiej zacząć od skonfigurowania wszystkich ustawień. Zrobisz to w ‘Księgowość’ > ‘Ewidencja pojazdów’ gdzie wprowadzisz:

• nowy pojazd (‘Ewidencja pojazdów’),
• cele i opisy tras wyjazdów (‘Cele wyjazdów’ i ‘Opisy tras wyjazdów’).

Następnie, w celu prowadzenia ewidencji wybierz ‘Księgowość’ > ‘Ewidencja pojazdów’ > ‘Ewidencja przebiegu pojazdów’. Na górze wprowadź numer ewidencji. Aby prowadzić ewidencję dla więcej niż jednego samochodu, utwórz ewidencję dla każdego z nich.

W celu dodania nowego przejazdu kliknij ‘Nowy’, wprowadź z listy cel i opis trasy, a następnie podaj datę wyjazdu i przejechaną odległość, a program sam obliczy wartość na podstawie stawki. Stawkę za 1 km możesz zmienić w ‘Kartoteki i ustawienia’ > ‘Pojazdy’ > ‘Stawki za 1 km przebiegu pojazdu’.