Jak wystawiać faktury? Najważniejsze zasady i elementy faktur

Wystawianie faktur to podstawowe zadanie księgowe, z którym na co dzień ma do czynienia każdy przedsiębiorca. Na początku może być jednak dezorientujące. Czy Ty masz obowiązek wystawiać faktury? Jak to zrobić? Co powinna zawierać faktura? Przeczytaj nasz artykuł i rozwiej swoje wątpliwości.

Czym jest faktura?

Faktura to dokument, spełniający określone wymagania zawarte w Ustawie o podatku VAT (art. 106e). Dokumentuje wszelkie transakcje zawierane między przedsiębiorcami oraz między przedsiębiorcami i ich innymi kontrahentami.

Czy faktury VAT są obowiązkowe dla wszystkich firm?

Wystawianie faktur nie jest konieczne dla każdej transakcji. Przede wszystkim faktur nie muszą wystawiać osoby zwolnione z podatku VAT.

Jednak nawet osoba zwolniona z podatku VAT musi wystawić fakturę, jeśli kontrahent zażąda tego w ciągu trzech miesięcy od końca miesiąca, w którym wykonano usługę/dostarczono towar. Co więcej, taki obowiązek mają nawet osoby działające w ramach działalności nierejestrowanej.

Niemniej, wystawianie faktury może się okazać najłatwiejszym sposobem na zaksięgowanie przychodów. Bez faktur należy dokumentować je dowodami wewnętrznymi, które następnie znajdą się KPiR.

Do kiedy trzeba wystawić fakturę VAT?

Co do zasady, fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę/dokonano dostawy towaru (art. 106i Ustawy o VAT). W tym samym artykule możemy znaleźć też listę wyjątków od tej reguły. M.in.:

• jeśli otrzymaliśmy część lub całość płatności, to fakturę wystawiamy do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania płatności;
• jeśli kontrahent zażądał wystawienia faktury, należy wystawić ją do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę/dokonano dostawy towaru, chyba że ten czas już minął, wówczas mamy na to 15 dni.

Pozostałe wyjątki, dotyczące m.in. przemysłu budowlanego i książkowego, dostaw energii, usług telekomunikacyjnych i dzierżawy znajdziesz w ust. 2-9 Ustawy o podatku od usług i towarów.

Jak wystawiać faktury VAT?

Fakturę VAT najlepiej wystawić przez dedykowany program, dzięki któremu nie pominiesz żadnego wymaganego elementu. Wystawienie jej przez Małą Księgowość umożliwia m.in. dodanie na nią towarów wprost z magazynu, czy zaciągnięcie wszystkich danych kontrahenta z kartoteki.

Jednak niezależnie od tego, w jaki sposób wystawiamy fakturę, najważniejsze jest, aby znalazły się nie niej wszystkie obowiązkowe dane.

Elementy faktury

Elementy, które zawsze muszą znaleźć się na fakturze, zgodnie z art. 106e ust.1. Ustawy o VAT to:

• data wystawienia;
• kolejny numer. Sposób, w jaki faktury będą numerowane, zależy od przedsiębiorcy. Ważne by dało się ją łatwo zidentyfikować;
• nazwa podatnika i nabywcy towarów. Chodzi o wskazanie na fakturze kupującego i sprzedającego;
• numer NIP sprzedawcy (chyba że sprzedający prowadzi działalność nierejestrowaną, wówczas wystawia fakturę bez NIP);
• NIP kupującego. Jeśli kupujący to osoba fizyczna, zamiast NIP-u można wpisać PESEL;
• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi;
• data otrzymania zapłaty, jeśli faktura wystawiana jest przed pełnym dostarczeniem towaru. W takiej sytuacji na fakturze wpisuje się dwie daty – datę wystawienie faktury oraz dostarczenia towarów lub świadczenia usług;
• nazwa towaru lub usługi. Chodzi o to, by poprawnie określić, co jest przedmiotem transakcji;
• liczba sprzedanych towarów albo rodzaj usług;
• kwota sprzedaży netto, bez doliczonego podatku VAT;
• całkowita wartość sprzedaży towarów lub usług;
• stawka podatku. Jeśli sprzedajemy towary z różnymi stawkami podatku, to każdy z nich należy określić na fakturze;
• kwota podatku;
• wartość brutto.

Ponadto, art. 106e zawiera również listę wymagań co do faktur wystawianych w szczególnych okoliczność i ściśle określonych przypadkach.

Jak wystawić fakturę w programie Mała Księgowość?

Aby wystawić fakturę w Małej Księgowości, najpierw wejdź w ‘Sprzedaż’ > ‘Dokumenty’ > ‘Faktura’. Wypełnij pola w górnej części okna (przede wszystkim kontrahenta i formę płatności, daty i numer faktury program uzupełni automatycznie). Następnie kliknij ‘Dodaj’.

Program otworzy magazyn. Wybierz właściwą pozycję i podaj cenę oraz ilość sprzedaży. Jeśli nie masz jeszcze żadnej pozycji w magazynie, kliknij ‘Nowy’ i utwórz nową pozycję. Możesz określić ją zarówno jako towar, jak i fakturę.

Kolejną pozycję możesz dodać, ponownie klikając ‘Dodaj’.

Gotową fakturę możesz zapisać na dysku, wysłać mailem bezpośrednio z programu, zaksięgować i wysłać do KSeF.

Aby wystawić fakturę sprzedażową, możesz również zacząć od wystawienia jednego z dokumentów magazynowych:

• WZ – dokument służący do wydania towaru z magazynu związanego z dostawami towarów lub świadczeniem usług;
• KWZ – dokument korygujący dokument WZ;
• PZ – przyjęcie towaru (wprowadzane w przypadku zakupu nowego towaru od dostawcy);
• KPZ – dokument korygujący dokument PZ.

Następnie, z menu wybierać 'Sprzedaż’ > 'Operacje’ > 'Fakturowanie dokumentów magazynowych’. Wybierz dokument, na podstawie którego chcesz wystawić fakturę i kliknij 'Fakturuj’.