Kilometrówka 2025 – stawka za 1 km przebiegu pojazdu pracownika

W 2025 roku zmieniają się zasady dotyczące rozliczania kilometrówki, czyli zwrotu kosztów związanych z używaniem prywatnego pojazdu do celów służbowych. Znajomość aktualnych stawek oraz wymogów formalnych jest niezwykle ważna zarówno dla pracowników, jak i pracodawców, którzy chcą prawidłowo rozliczać przejazdy służbowe i uniknąć problemów podatkowych.

W niniejszym artykule wyjaśniamy, czym dokładnie jest kilometrówka, jakie obowiązują stawki w 2025 roku, jakie koszty można w jej ramach rozliczyć oraz jakie zasady trzeba spełnić, aby rozliczenie przebiegło bez komplikacji. Dzięki temu każdy, kto korzysta z prywatnego auta do pracy, będzie mógł skutecznie i zgodnie z prawem odzyskać poniesione wydatki.

Czym jest kilometrówka?

Kilometrówka to potoczna nazwa rozliczenia kosztów używania prywatnego pojazdu do celów służbowych. Stosuje się ją w sytuacji, gdy pracownik wykorzystuje swój samochód, motocykl lub motorower na potrzeby firmy, a pracodawca zwraca mu koszty przejechanych kilometrów według ustalonej stawki. Kluczowym elementem tego mechanizmu jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, która stanowi podstawę do wyliczenia należnego zwrotu. Kilometrówka nie odnosi się do zwrotu kosztów faktycznie poniesionych (np. paliwa czy napraw), lecz opiera się wyłącznie na liczbie przejechanych kilometrów pomnożonej przez odpowiednią stawkę za 1 km. Dzięki temu rozwiązaniu pracownik nie musi przedstawiać rachunków, a pracodawca może ująć te wydatki jako koszt uzyskania przychodu.

Ile wynosi stawka za 1 km przebiegu pojazdu? Kilometrówka 2025

W 2025 roku stawki za 1 km przebiegu pojazdu pozostają określone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury i są zależne od rodzaju pojazdu oraz jego pojemności silnika. Dla samochodów osobowych stawki wynoszą: 0,89 zł za kilometr dla pojazdów o pojemności silnika do 900 cm³ oraz 1,15 zł za kilometr dla pojazdów o pojemności powyżej 900 cm³. W przypadku motocykli obowiązuje stawka 0,69 zł za kilometr, natomiast dla motorowerów – 0,42 zł za kilometr. Wysokość stawek nie jest uzależniona od faktycznych kosztów eksploatacji pojazdu, takich jak cena paliwa czy serwis, lecz jest sztywno ustalona i jednolita w całym kraju. Aby móc skorzystać z kilometrówki, konieczne jest prawidłowe prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu oraz spełnienie określonych warunków formalnych.

Jakie wydatki można rozliczyć w ramach kilometrówki?

W ramach kilometrówki można rozliczyć jedynie koszty eksploatacyjne związane z używaniem prywatnego pojazdu do celów służbowych, które są objęte ryczałtową stawką za każdy przejechany kilometr. Oznacza to, że nie rozlicza się poszczególnych wydatków na podstawie faktur czy rachunków, ale uznaje się, że stawka obejmuje m.in.:

• paliwo,
• oleje i płyny eksploatacyjne,
• zużycie opon,
• przeglądy i drobne naprawy,
• amortyzację pojazdu,
• ubezpieczenie,
• opłaty drogowe i parkingowe związane z trasą służbową.

Wszystkie te koszty są uwzględnione w ryczałcie, dlatego nie wymagają dodatkowego dokumentowania. Warunkiem uzyskania zwrotu kosztów jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, która dokumentuje, że trasa została pokonana w związku z obowiązkami służbowymi.

Czego nie można rozliczyć w ramach kilometrówki?

W ramach kilometrówki nie można rozliczać żadnych wydatków, ponoszonych poza ustaloną stawką za kilometr, nawet jeśli dotyczą one eksploatacji pojazdu. Oznacza to, że pracownik nie ma prawa do osobnego zwrotu kosztów na podstawie rachunków czy faktur. W szczególności nie rozlicza się:

• kosztów zakupu paliwa na podstawie paragonów,
• wydatków na naprawy przekraczających normalne zużycie,
• rat leasingowych lub kredytowych,
• kosztów zakupu pojazdu,
• opłat za prywatne przejazdy,
• wydatków niezwiązanych z obowiązkami służbowymi,
• kosztów wyposażenia auta (np. nawigacji, bagażnika, fotelika dziecięcego).

Kilometrówka jest formą ryczałtowego zwrotu kosztów, co oznacza, że niezależnie od tego, ile faktycznie wydał pracownik, zwrot opiera się wyłącznie na liczbie przejechanych kilometrów do celów służbowych.

Jak rozliczać kilometrówkę?

Aby prawidłowo rozliczyć kilometrówkę, pracownik musi prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu i przedstawić ją pracodawcy w celu uzyskania zwrotu kosztów. Kluczowym elementem rozliczenia jest wykazanie, że trasy były związane wyłącznie z obowiązkami służbowymi. Na podstawie ewidencji wylicza się łączną liczbę kilometrów przejechanych w danym miesiącu, a następnie mnoży się ją przez obowiązującą stawkę za 1 km, odpowiednią dla typu i pojemności silnika pojazdu. Pracodawca, po zatwierdzeniu dokumentów, wypłaca pracownikowi należny zwrot. Warto pamiętać, że kilometrówka nie wymaga przedstawiania faktur za paliwo ani innych dokumentów potwierdzających koszty – wystarczające jest rzetelne prowadzenie ewidencji. Rozliczenia należy dokonywać systematycznie, zgodnie z ustaleniami obowiązującymi w firmie (najczęściej miesięcznie).

Ewidencja przebiegu pojazdu

Ewidencja przebiegu pojazdu to podstawowy dokument potwierdzający liczbę kilometrów przejechanych w celach służbowych, niezbędny do rozliczenia kilometrówki. Powinna zawierać datę każdego wyjazdu, trasę (miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży), cel podróży, liczbę przejechanych kilometrów oraz podpis kierowcy. W ewidencji warto także zamieścić numer rejestracyjny pojazdu i informacje o pojemności silnika, co ułatwia prawidłowe zastosowanie stawki za kilometr. Dokument ten musi być prowadzony na bieżąco i dokładnie, aby mógł służyć jako dowód dla pracodawcy oraz organów kontrolnych. Ewidencję można prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej, pod warunkiem, że spełnia wszystkie wymogi formalne i jest łatwo dostępna do wglądu.

Kto musi prowadzić kilometrówkę w 2025 roku?

W 2025 roku obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki) dotyczy:

• Pracowników korzystających z prywatnych pojazdów do celów służbowych, takich jak urzędnicy administracji publicznej, funkcjonariusze służb czy pracownicy mobilni w sektorze prywatnym.
• Przedsiębiorców, którzy używają prywatnych samochodów osobowych w działalności gospodarczej i chcą odliczyć pełne koszty eksploatacji pojazdu (100% VAT lub 100% kosztów uzyskania przychodu).

W przypadku przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, którzy nie wprowadzili pojazdu do ewidencji środków trwałych, mogą oni zaliczyć do kosztów tylko 20% wydatków związanych z eksploatacją prywatnego samochodu używanego w firmie.

Warto zaznaczyć, że zmiany w przepisach dotyczące kilometrówki w 2025 roku obejmują również pojazdy elektryczne, hybrydowe i napędzane wodorem, umożliwiając ich użytkownikom korzystanie ze zwrotu kosztów.

Kilometrówka pracownika a podatki – czy trzeba ją opodatkować?

Zwrot kosztów w ramach kilometrówki dla pracownika nie jest traktowany jako przychód podlegający opodatkowaniu, o ile spełnione są określone warunki formalne. Przede wszystkim konieczne jest prowadzenie rzetelnej ewidencji przebiegu pojazdu oraz rozliczanie się według stawek określonych przez prawo. W takim przypadku zwrot jest neutralny podatkowo i nie powoduje obowiązku odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy ani składek na ubezpieczenia społeczne. Jednak gdy pracodawca wypłaca kwoty wyższe niż ustalone stawki lub nie wymaga dokumentacji potwierdzającej przebieg, nadwyżka może być traktowana jako przychód pracownika i podlegać opodatkowaniu. Dlatego ważne jest, aby rozliczenia kilometrówki były przeprowadzane zgodnie z obowiązującymi przepisami, co pozwala uniknąć dodatkowych zobowiązań podatkowych.

Samochód prywatny a służbowy – różnice w rozliczaniu kilometrówki

Rozliczanie kilometrówki różni się w zależności od tego, czy chodzi o samochód prywatny, czy służbowy. W przypadku pojazdu prywatnego pracownik może otrzymać zwrot kosztów na podstawie ewidencji przebiegu oraz obowiązujących stawek za kilometr, co pozwala mu odzyskać wydatki związane z użytkowaniem auta do celów służbowych. Natomiast w przypadku samochodu służbowego, który jest własnością pracodawcy lub firmy, kilometrówka nie jest stosowana, ponieważ koszty eksploatacji pokrywane są bezpośrednio przez pracodawcę, a ewidencja służy głównie do celów podatkowych i kontrolnych. W praktyce oznacza to, że zwrot na podstawie kilometrówki dotyczy wyłącznie pojazdów prywatnych, natomiast samochody firmowe rozlicza się według innych zasad, np. poprzez prowadzenie kilometrówki tylko w celu potwierdzenia użycia auta do celów służbowych.

Najczęstsze błędy przy rozliczaniu kilometrówki

Najczęstsze błędy przy rozliczaniu kilometrówki wynikają głównie z nieprawidłowego prowadzenia ewidencji oraz nieznajomości obowiązujących przepisów. Często spotyka się brak szczegółowego opisu trasy, co utrudnia udowodnienie celów służbowych przejazdu. Innym problemem jest niedokładne lub nieregularne wpisywanie dat i przebiegów, co prowadzi do rozbieżności w dokumentacji. Pracownicy zdarza się również mylnie rozliczać trasy prywatne jako służbowe lub pomijać konieczność podpisu kierowcy na ewidencji. Nierzadko pojawiają się też sytuacje, w których stawka kilometrówki jest nieprawidłowo dobrana do pojemności silnika pojazdu. Te błędy mogą skutkować odmową zwrotu kosztów lub problemami podczas kontroli podatkowej.

Kilometrówka a ryczałt za używanie prywatnego auta – co wybrać?

Kilometrówka i ryczałt za używanie prywatnego auta to dwa różne sposoby rozliczania kosztów związanych z eksploatacją pojazdu wykorzystywanego do celów służbowych. Kilometrówka opiera się na prowadzeniu szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu oraz zwrocie kosztów według stawek ustalonych przez przepisy prawa, które uwzględniają m.in. pojemność silnika.

Dzięki temu pracownik otrzymuje zwrot proporcjonalny do faktycznie przejechanych kilometrów, co pozwala precyzyjnie rozliczyć rzeczywiste użytkowanie samochodu w pracy. Z kolei ryczałt to ustalona z góry, stała kwota, którą pracodawca wypłaca pracownikowi niezależnie od liczby przejechanych kilometrów. Ten sposób jest prostszy w rozliczeniu, ponieważ nie wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu, ale może być mniej korzystny dla osób, które często używają prywatnego auta do obowiązków służbowych lub pokonują duże dystanse.

Ponadto ryczałt bywa bardziej ryzykowny pod kątem podatkowym, ponieważ stała kwota może być uznana przez urząd skarbowy za przychód, jeśli nie jest odpowiednio udokumentowana lub nie odpowiada rzeczywistym kosztom. W praktyce wybór między kilometrówką a ryczałtem zależy od indywidualnych warunków, polityki firmy oraz częstotliwości i charakteru korzystania z auta w pracy. Osoby, które regularnie używają samochodu prywatnego do celów służbowych, zazwyczaj zyskują więcej na kilometrówce, ponieważ zwrot jest dokładnie powiązany z przebiegiem i aktualnymi stawkami, co zapewnia uczciwe i przejrzyste rozliczenie kosztów.