Koszty uzyskania przychodu w działalności  gospodarczej – podatek dochodowy od osób fizycznych 2025

W 2025 roku podatnicy prowadzący działalność gospodarczą nadal muszą dokładnie analizować, które wydatki mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, aby prawidłowo obliczyć podatek dochodowy od osób fizycznych. Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu, jego zabezpieczenia lub zachowania źródła. W praktyce oznacza to, że koszty uzyskania przychodów z tytułu prowadzenia działalności obejmują zarówno wydatki bezpośrednio związane z realizacją usług lub sprzedażą towarów, jak i te, które mają charakter pośredni.

Wartość kosztów uzyskania przychodu ustala się na podstawie dokumentów księgowych, przy czym dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów ma istotne znaczenie przy rocznym rozliczeniu podatku. Koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, które są uzasadnione ekonomicznie, mogą znacznie obniżyć podstawę opodatkowania, ponieważ podatek oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone koszty.

W niniejszym artykule wyjaśnimy, jakie wydatki stanowią koszt uzyskania przychodów, jakie koszty uzyskania przychodów w jakiejkolwiek formie są uznawane przez organy podatkowe, a także kiedy podatnik ponosi koszty uzyskania przychodów, które nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodu 2025.

Czym jest koszt uzyskania przychodu?

Koszt uzyskania przychodu to – zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych – wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów, ich zachowania lub zabezpieczenia źródła. Innymi słowy, uzyskania przychodów są koszty, które podatnik faktycznie ponosi, aby móc prowadzić działalność gospodarczą i generować dochód. Kosztami uzyskania przychodów są również wydatki, które mają związek z przyszłymi przychodami, nawet jeśli jeszcze nie zostały one osiągnięte.

Koszty uzyskania przychodów mogą być bezpośrednio związane z konkretnym przychodem, np. zakup towaru do dalszej odsprzedaży, lub pośrednie – takie jak wydatki na reklamę czy księgowość. Warto zaznaczyć, że podatnik nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów na podstawie przepisów, np. kar umownych czy prywatnych wydatków. Ustalenie kosztów uzyskania musi być udokumentowane, a koszty te mogą być przyjęte tylko wtedy, gdy spełniają kryteria celowości i związku z prowadzoną działalnością.

Wartość kosztów uzyskania przychodu powiększa się w sytuacjach, gdy występują korekty dotyczącej kosztu uzyskania przychodów związanego np. ze zwrotem towaru. Koszty uzyskania przychodów w jakiejkolwiek formie są kluczowe przy obliczaniu dochodu, ponieważ wyższe koszty uzyskania przychodu oznaczają niższy podatek dochodowy od przychodu pomniejszonego o potrącone wydatki.

Kto może odliczać koszty od podatku dochodowego od osób fizycznych?

Koszty uzyskania przychodów odliczają od podatku dochodowego od osób fizycznych przede wszystkim osoby prowadzące działalność gospodarczą, rozliczające się na zasadach ogólnych według skali podatkowej lub podatku liniowego.

Podatnik ponosi koszty uzyskania przychodów w celu obniżenia podstawy opodatkowania, dlatego możliwość ich odliczania dotyczy wyłącznie tych, którzy rozliczają się według dochodu, a nie przychodu. Koszty uzyskania przychodów z tytułu działalności mogą również przysługiwać osobom osiągającym przychody z tytułu odpłatnego zbycia rzeczy, najmu, czy udziału w spółkach osobowych. 

Wysokość i rodzaj kosztów zależą od formy prowadzonej działalności oraz charakteru przychodów – uzyskania przychodów z tytułu udziału w spółce cywilnej czy komandytowej wiąże się z innym zakresem kosztów niż np. uzyskania przychodów ze źródeł autorskich. Koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z daną działalnością muszą być uzasadnione, faktycznie poniesione i odpowiednio udokumentowane.

Kto nie wrzuci zakupów w KUP?

Nie każdy podatnik ma prawo zaliczyć zakupy do kosztów uzyskania przychodów. W szczególności wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów nie mogą być odliczane przez osoby rozliczające się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, ponieważ w tej formie opodatkowania podstawą jest przychód, a nie dochód pomniejszony o koszty.

Dodatkowo, kosztami uzyskania przychodów nie mogą być objęte wydatki o charakterze osobistym, niezwiązane z prowadzoną działalnością gospodarczą, np. zakupy prywatne, koszty reprezentacji (np. wystawne kolacje) czy nieudokumentowane transakcje. Ustawodawca wyraźnie wskazuje także, że podatnika wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów to m.in. kary, grzywny, odsetki za zwłokę czy darowizny.

Również koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności lub po jej zakończeniu, jeżeli nie mają związku z uzyskaniem przychodów z tytułu prowadzenia firmy, nie mogą zostać zaliczone do kosztów. W takich przypadkach koszt uzyskania przychodu nie występuje, mimo poniesienia realnego wydatku.

Co może być kosztem w działalności gospodarczej?

W działalności gospodarczej kosztem uzyskania przychodu uważa się każdy wydatek, który został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów, ich zabezpieczenia lub zachowania źródła – pod warunkiem, że nie został wyłączony przepisami. Do kosztów uzyskania przychodów z tytułu prowadzenia firmy zaliczyć można m.in. zakup towarów handlowych, surowców, materiałów, opłaty za media, czynsz za lokal, leasing, usługi księgowe, szkolenia, reklamę czy wydatki na dojazd do zakładu kontrahenta.

Koszty związane z eksploatacją samochodu wykorzystywanego w działalności, nabycie sprzętu komputerowego lub oprogramowania również stanowią koszt uzyskania przychodów, o ile mają bezpośredni związek z prowadzonym biznesem. Kosztami uzyskania przychodów są także koszty poniesione na obsługę prawną, doradztwo podatkowe czy usługi bankowe. W praktyce podatnik ponosi koszty uzyskania przychodów w bardzo różnych formach, jednak aby zostały one uwzględnione, muszą być należycie udokumentowane i racjonalnie uzasadnione ekonomicznie.

Koszty pracodawcy – całkowity koszt zatrudnienia pracownika

Koszty pracodawcy związane z zatrudnieniem pracownika wykraczają poza samo wynagrodzenie brutto wypłacane zatrudnionemu. Całkowity koszt zatrudnienia obejmuje również obowiązkowe składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracodawcę (emerytalne, rentowe, wypadkowe i na Fundusz Pracy), a także inne wydatki wynikające z przepisów prawa pracy, takie jak szkolenia BHP, badania lekarskie czy wyposażenie stanowiska pracy.

W praktyce koszty te mogą stanowić istotny element struktury kosztów działalności i – pod warunkiem spełnienia wymogów ustawowych – stanowią koszt uzyskania przychodów, ponieważ uzyskania przychodów są również wydatki związane z zapewnieniem pracownikowi warunków do wykonywania obowiązków. W rocznym rozliczeniu podatku koszty te obniżają podstawę opodatkowania, jeżeli są faktycznie poniesione, należycie udokumentowane i bezpośrednio związane z przychodami z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej.

Czego nie wrzucisz w koszty?

Do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć wydatków, które ustawodawca wyraźnie uznał za wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli zostały poniesione w związku z działalnością. Przykładowo, kosztami ich uzyskania z tytułu prowadzenia firmy nie są kary umowne, grzywny, odsetki za zwłokę w zapłacie podatków, składki na ubezpieczenie zdrowotne ani koszty reprezentacji, takie jak drogie poczęstunki czy alkohol.

Również nabycie rzeczy wykorzystywanych wyłącznie prywatnie – mimo że sfinansowane z firmowych środków – nie stanowi kosztu uzyskania przychodów. Podatnika wydatki niestanowiące kosztów uzyskania obejmują także darowizny, składki członkowskie w niektórych organizacjach czy wydatki na cele osobiste. Co więcej, kosztem uzyskania przychodu nie będą również koszty poniesione bez należytego udokumentowania lub poniesione niezgodnie z przepisami, np. wydatki gotówkowe przekraczające ustawowy limit.

Czym się różni wydatek od kosztu?

Wydatek i koszt to pojęcia często używane zamiennie, jednak w kontekście podatkowym mają odmienne znaczenie.

Wydatek to każdy faktyczny wypływ środków pieniężnych z majątku podatnika – np. zapłata za fakturę, zakup towaru czy opłata za usługę. Natomiast koszt uzyskania przychodu to wydatek, który spełnia ustawowe warunki, czyli został poniesiony w celu uzyskania przychodów, ich zachowania lub zabezpieczenia i nie został wyłączony z kosztów na mocy przepisów. Innymi słowy, nie każdy wydatek staje się automatycznie kosztem.

Dla przykładu – zakup prywatnego telefonu za firmowe środki to wydatek, ale nie stanowi kosztu uzyskania przychodów, ponieważ nie jest związany z działalnością. Koszty uzyskania przychodu to wydatki, które podatnik ponosi racjonalnie i celowo, by osiągnąć przychody – i które mogą być ujęte w rozliczeniu podatkowym.

Jak ustalić wysokość kosztów uzyskania przychodu?

Wysokość kosztów uzyskania przychodu ustala się na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków, takich jak faktury, rachunki, umowy czy dowody zapłaty. Ustalenie kosztów uzyskania wymaga nie tylko formalnego udokumentowania, ale także wykazania związku danego wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Koszt uzyskania przychodu uważa się za poniesiony w dniu jego ujęcia w księgach, czyli na ogół w dniu wystawienia faktury lub dokonania płatności – w zależności od metody ewidencji.

Koszty uzyskania przychodu to wydatki, które muszą być rzeczywiste, celowe i zgodne z przepisami – koszty te mogą być przyjęte tylko wtedy, gdy nie zostały wyłączone z katalogu kosztów ustawą. W praktyce oznacza to, że podatnik ponosi koszty uzyskania przychodów w różnych formach, ale tylko te, które są uzasadnione i prawidłowo udokumentowane, mogą pomniejszyć podstawę opodatkowania.

Jak odliczać koszty uzyskania przychodu 2025?

W 2025 roku podatnicy prowadzący działalność gospodarczą rozliczają koszty uzyskania przychodu zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o PIT. Cały proces odliczania wygląda następująco:

Po pierwsze, od przychodu pomniejszonego o potrącone koszty uzyskania przychodów obliczana jest podstawa opodatkowania i wysokość zaliczki na podatek dochodowy. W ramach tradycyjnego rozliczenia (niekasowego), koszt uzyskania przychodów można uwzględnić w momencie jego poniesienia, czyli zazwyczaj w dacie wystawienia faktury lub zapłaty (zgodnie z przyjętą ewidencją). 

Od 1 stycznia 2025 r. wprowadzono również możliwość stosowania kasowego PIT-u przez małych przedsiębiorców (roczne przychody do 1 mln zł). W takim przypadku koszt uzyskania przychodu rozpoznaje się dopiero w momencie faktycznej zapłaty za usługę lub towar, a nie na podstawie faktury.

W odniesieniu do kosztów pracowniczych, przepisy definiują ryczałtowe koszty uzyskania przychodów dla pracowników odprowadzających PIT‑2: 250 zł miesięcznie (do 3 000 zł rocznie) przy pracy w tej samej miejscowości co zakład, lub 300 zł (do 3 600 zł rocznie) w przypadku dojazdów z innej miejscowości; przy kilku stosunkach zasady odliczenia sumują się do limitów 4 500 zł lub 5 400 zł rocznie. Dodatkowo, w zeznaniu rocznym pracownik może uwzględnić faktyczne koszty dojazdu (np. imienne bilety okresowe) jeśli nie zostały one zwrócone przez pracodawcę. 

Podsumowując: aby prawidłowo odliczyć koszty uzyskania przychodu w 2025 roku, należy:

• spełniać ustawowe warunki uznania wydatku za koszt,
• odliczać je w odpowiednim momencie (faktyczne poniesienie lub zapłata przy kasowym PIT-ie),
• nie przekraczać określonych limitów (w przypadku pracowników) lub dokumentować faktyczne koszty bez limitów (w przypadku twórców czy przedsiębiorców),
• uwzględniać je przy obliczaniu dochodu, czyli przychodu pomniejszonego o potrącone koszty.

Koszty uzyskania przychodu w PIT rocznym czy odliczone od zaliczki na podatek?

Koszty uzyskania przychodu mogą być uwzględnione zarówno w trakcie roku, poprzez odliczenie od zaliczek na podatek dochodowy, jak i przy rocznym rozliczeniu PIT. Podatnik prowadzący działalność gospodarczą, rozliczający się na zasadach ogólnych, zalicza koszty uzyskania przychodów na bieżąco, co powoduje zmniejszenie podstawy opodatkowania i obniżenie wysokości comiesięcznych zaliczek na podatek.

Dzięki temu podatek dochodowy jest naliczany od przychodu pomniejszonego o poniesione i prawidłowo udokumentowane koszty. Natomiast w rocznym rozliczeniu podatku koszty te są sumowane i ostatecznie wpływają na ustalenie dochodu do opodatkowania, co pozwala na ewentualne skorygowanie zaliczek zapłaconych w ciągu roku. W praktyce oznacza to, że podatnik nie „wrzuca” kosztów wyłącznie na koniec roku, lecz korzysta z nich przez cały rok podatkowy, co poprawia płynność finansową i pozwala na bardziej precyzyjne rozliczenie podatku dochodowego.