Kwota odpisu na ZFŚS w 2025 r. Od czego zależy wysokość odpisu?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) odgrywa kluczową rolę w polityce socjalnej przedsiębiorstw w Polsce. Jest to specjalny fundusz tworzony przez pracodawcę w celu wspierania pracowników, ich rodzin oraz byłych pracowników w trudnych sytuacjach życiowych, a także dofinansowania wypoczynku, działalności kulturalnej i sportowej. W 2025 roku wysokość odpisu na ZFŚS zależy przede wszystkim od przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej oraz liczby zatrudnionych, przy czym możliwe jest dobrowolne zwiększenie kwoty odpisu ponad ustawowe minimum.

W artykule omówimy zasady wyliczania odpisu, terminy jego wpłat, obowiązki pracodawców oraz cele, na które można przeznaczyć środki funduszu, ilustrując wszystko praktycznymi przykładami.

Kwota odpisu na ZFŚS w 2025 r.

Wysokość odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w 2025 r. ustalana jest na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2023 r., które ogłasza Prezes Głównego Urzędu Statystycznego. To właśnie ta kwota stanowi podstawę obliczeń i wpływa na wysokość środków przekazywanych na fundusz. Zgodnie z przepisami odpis jest naliczany na poszczególne grupy pracowników, w tym pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach, w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, a także na pracowników młodocianych.

Ostateczna kwota odpisu zależy więc od rodzaju zatrudnienia i przeciętnego wynagrodzenia, które obowiązuje jako wskaźnik bazowy w danym roku. W praktyce oznacza to, że w 2025 r. pracodawcy zobowiązani do prowadzenia ZFŚS muszą dostosować wysokość odpisów do zaktualizowanych danych GUS.

Odpisy na ZFŚS w 2025 r. wynoszą:

Od czego zależy wysokość odpisu na ZFŚS?

Wysokość odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych zależy od trzech głównych elementów: podstawy obliczeniowej, struktury zatrudnienia oraz przeciętnej liczby pracowników w danym roku. Podstawą jest przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej z drugiego półrocza 2023 r., ogłaszane przez GUS.

Do tej kwoty stosuje się odpowiedni wskaźnik procentowy w zależności od grupy pracowników – np. 37,5% podstawy dla pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach, 50% dla pracujących w szczególnych warunkach oraz niższe stawki dla młodocianych (od 5% do 7% podstawy w zależności od roku nauki). Kluczowa jest także przeciętna liczba zatrudnionych w przedsiębiorstwie – od niej zależy, ile razy dana stawka odpisu zostanie pomnożona.

Na przykład, jeśli pracodawca zatrudnia 20 osób w normalnych warunkach i 2 osoby w szczególnych warunkach, to wysokość odpisu wylicza się oddzielnie dla każdej grupy, a następnie sumuje. Dla pracowników w normalnych warunkach będzie to 20 × (37,5% podstawy), a dla dwóch pracowników w szczególnych warunkach 2 × (50% podstawy). Ostateczna kwota odpisu to suma obu wartości, którą pracodawca powinien przekazać na konto ZFŚS.

Zasady ustalania przeciętnego zatrudnienia

Przeciętne zatrudnienie to kluczowy element przy ustalaniu wysokości odpisu na ZFŚS, ponieważ od liczby pracowników zależy całkowita kwota, którą pracodawca musi przekazać na fundusz. Ustalając przeciętne zatrudnienie, bierze się pod uwagę wszystkich pracowników zatrudnionych na podstawie stosunku pracy – zarówno na pełen etat, jak i w niepełnym wymiarze czasu pracy. W przypadku osób zatrudnionych na część etatu dokonuje się przeliczenia proporcjonalnego. Umowy cywilnoprawne, takie jak zlecenie czy o dzieło, nie są uwzględniane w tej kalkulacji.

Najczęściej stosowaną metodą jest tzw. metoda średniej arytmetycznej – polega ona na zsumowaniu liczby pracowników z poszczególnych miesięcy i podzieleniu tej wartości przez 12. Dopuszczalne jest także obliczanie przeciętnego zatrudnienia przy użyciu metod statystycznych (np. średnia chronologiczna), jednak to metoda arytmetyczna jest w praktyce najprostsza i najczęściej używana.

Załóżmy, że w 2025 r. firma zatrudniała średnio: w I półroczu 18 pracowników, a w II półroczu – 22. Liczymy średnią arytmetyczną z całego roku: (18 + 22) ÷ 2 = 20 pracowników. Jeśli 2 osoby pracowały na 1/2 etatu, to ich etaty przelicza się na pełne: 2 × 0,5 = 1 etat. Ostateczne przeciętne zatrudnienie wyniesie więc 19 + 1 = 20 etatów. To właśnie ta liczba będzie podstawą do wyliczenia odpisów na ZFŚS.

Dobrowolne zwiększenie odpisu – czy jest możliwe?

Przepisy prawa pracy określają minimalną wysokość odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, którą pracodawca ma obowiązek naliczyć i przekazać na fundusz. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca podjął decyzję o dobrowolnym zwiększeniu odpisu ponad ustawowe minimum. Może to zrobić np. w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w regulaminie ZFŚS. Dzięki temu w funduszu znajdzie się więcej środków, które można przeznaczyć na pomoc socjalną, świadczenia urlopowe czy dofinansowanie wypoczynku pracowników i ich rodzin.

Środki przeznaczane na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych pochodzą przede wszystkim z:

1. Odpis podstawowy od wynagrodzeń pracowników – wyliczany procentowo od sumy przeciętnych wynagrodzeń zatrudnionych.

2. Dodatkowe środki pieniężne od pracodawcy – nadwyżki z zysku firmy, bonusy przeznaczone celowo na fundusz.

3. Świadczenia rzeczowe – bony, vouchery, karnety sportowe, bilety do instytucji kulturalnych, przedmioty wartościowe wliczane do funduszu.

4. Wartość niektórych świadczeń pozapłacowych – np. dopłaty do posiłków, transportu, opieki nad dziećmi, które firma chce włączyć do funduszu.

5. Dodatkowe wynagrodzenia włączone do funduszu – premie, nagrody roczne, dodatki funkcyjne, które pracodawca zalicza do ZFŚS.

6. Środki z innych funduszy zakładowych – np. fundusz nagród, fundusz motywacyjny, nadwyżki z innych funduszy pracowniczych.

7. Dotacje i dopłaty od instytucji zewnętrznych – np. fundusze unijne, środki z organizacji branżowych, które mogą być przeznaczone na cele socjalne.

8. Środki wynikające z regulaminów wewnętrznych – np. dodatkowe składki pracodawcy wynikające z układów zbiorowych lub regulaminów wynagradzania.

9. Wkłady rzeczowe lub majątkowe od partnerów zewnętrznych – np. sponsorowane bilety, sprzęt sportowy, karnety, które pracodawca przekazuje do funduszu.

10. Wpływy z oprocentowania środków funduszu – jeśli fundusz jest lokowany na rachunkach bankowych, odsetki mogą zasilać fundusz.

11. Darowizny od pracowników lub byłych pracowników – w niektórych firmach pracownicy mogą dobrowolnie zasilać fundusz.

12. Środki z oszczędności firmowych – np. rezerwy z niewykorzystanych świadczeń socjalnych z poprzednich lat.

13. Kwoty wynikające z przepisów podatkowych – np. odliczenia lub preferencje podatkowe, które pracodawca może włączyć do funduszu.

Jeśli przeciętne wynagrodzenie w gospodarce narodowej (podstawa odpisu w 2025 r.) wynosi 6 445,71 zł, to obowiązkowy odpis dla pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach wynosi 37,5% tej kwoty, czyli 2 417,14 zł rocznie. Pracodawca może jednak zwiększyć ten odpis np. do 45% podstawy, co da 2 900,57 zł na jednego pracownika. Przy zatrudnieniu 20 osób dodatkowe środki dla całego funduszu wyniosą ponad 9 tys. zł, które można przeznaczyć np. na wyższe świadczenia urlopowe.

Raty odpisu na ZFŚS i terminy

Odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w 2025 r. pracodawca nie musi przekazywać jednorazowo – przepisy przewidują możliwość podziału wpłat na raty. Dzięki temu firma może rozłożyć obciążenie finansowe w czasie, co jest szczególnie ważne przy większej liczbie zatrudnionych.

Zasadniczo obowiązują dwa główne terminy:

• do 31 maja 2025 r. – należy przekazać co najmniej 75% odpisu podstawowego,
• do 30 września 2025 r. – należy uregulować całość należnych odpisów na fundusz.

Jeżeli pracodawca zdecyduje się na dobrowolne zwiększenie odpisu, także tę kwotę powinien uwzględnić przy wpłatach w ustawowych terminach. Niedotrzymanie terminów może skutkować odpowiedzialnością pracodawcy z tytułu naruszenia prawa pracy.

Czym jest Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) to wyodrębniony fundusz tworzony przez pracodawcę, którego celem jest finansowanie działalności socjalnej na rzecz pracowników, emerytów, rencistów oraz członków ich rodzin. Środki zgromadzone w funduszu mają charakter celowy – oznacza to, że mogą być przeznaczone wyłącznie na określone w ustawie wydatki, takie jak pomoc materialna, świadczenia urlopowe, dofinansowanie wypoczynku, zajęć sportowych czy kulturalnych. ZFŚS nie jest więc dodatkowym wynagrodzeniem, ale formą wsparcia socjalnego, którego wysokość zależy od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej.

Pracownik w trudnej sytuacji finansowej może otrzymać z ZFŚS zapomogę bezzwrotną, podczas gdy inny pracownik korzysta np. z dofinansowania do wczasów pod gruszą. Dzięki temu fundusz pełni funkcję narzędzia wspierającego politykę socjalną w zakładzie pracy i pozwala na indywidualne podejście do potrzeb pracowników.

Kto ma obowiązek tworzenia ZFŚS?

Obowiązek tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w 2025 r. dotyczy przede wszystkim pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Firmy, które zatrudniają od 20 do 49 pracowników, muszą utworzyć fundusz, jeśli wystąpi o to zakładowa organizacja związkowa. Natomiast pracodawcy zatrudniający poniżej 20 osób nie mają obowiązku prowadzenia ZFŚS, choć mogą go powołać dobrowolnie.

Dodatkowo, bez względu na wielkość zatrudnienia, obowiązek tworzenia funduszu dotyczy jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych.

Na co można przeznaczyć środki z ZFŚS?

Środki zgromadzone w Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych mogą być przeznaczone wyłącznie na cele socjalne określone w ustawie i regulaminie funduszu. Najczęściej wykorzystywane są na:

1. Pomoc materialną – np. zapomogi losowe dla pracowników lub ich rodzin w trudnej sytuacji finansowej, nagłe wsparcie przy chorobie lub wypadku.

2. Dofinansowanie wypoczynku – np. wczasów pod gruszą, kolonii dla dzieci pracowników, biletów wczasowych, turnusów rehabilitacyjnych.

3. Świadczenia kulturalne i sportowe – np. bilety do kina, teatru, muzeów, udział w zajęciach sportowych, klubach rekreacyjnych lub fitness.

4. Pożyczki i zapomogi celowe – np. pożyczki mieszkaniowe, dofinansowanie zakupu sprzętu rehabilitacyjnego dla członków rodziny pracownika.