NIP, czyli Numer Identyfikacji Podatkowej – co to jest i jak sprawdzić?

Zgodnie z wykładnią Ministerstwa Finansów, NIP to po prostu identyfikator podatkowy, przeznaczony do identyfikacji podatników prowadzących działalność gospodarczą – choć w teorii mogą go posiadać również osoby fizyczne (co nie jest niezbędne, ponieważ rozliczają one podatki posługując się numerem PESEL). Jak jednak NIP jest wykorzystywany w praktyce?

Czym dokładnie jest i kto musi posiadać NIP? Jak wygląda struktura numeru NIP? Gdzie można sprawdzić NIP dowolnego przedsiębiorcy i jak w ogóle zdobyć taki numer? Na wszystkie te pytania odpowiadamy w niniejszym materiale.

NIP – co to jest i czemu służy? Podstawowe informacje

NIP, czyli Numer Identyfikacji Podatkowej, to dziesięciocyfrowy identyfikator nadawany podatnikowi przez właściwy Urząd Skarbowy – wydaje go naczelnik Urzędu Skarbowego na podstawie złożonego przez podatnika formularza CEIDG lub zgłoszenia identyfikacyjnego NIP-7. Raz nadany NIP pozostaje dożywotnio niezmienny, również w sytuacji, w której podatnik rejestruje drugą (lub kolejną) działalność gospodarczą – będzie wówczas musiał korzystać z wcześniej otrzymanego numeru.

Obowiązek posiadania NIP-u nie dotyczy każdego obywatela – numer ten wymagany jest wyłącznie w sytuacji, w której podatnik prowadzi działalność gospodarczą, rozlicza VAT, pełni funkcję płatnika składek lub jest zobowiązany do składania deklaracji i informacji podatkowych. Powyższy fakt obejmuje również osoby wykonujące wolne zawody czy osoby prawne, takie jak organizacje pozarządowe, fundacje czy spółki prawa handlowego. Osoby fizyczne nieprowadzące działalności – które rozliczają się wyłącznie z dochodów prywatnych – nie muszą posiadać NIP-u i w kontaktach z Urzędem Skarbowym posługują się numerem PESEL.

Numer NIP jest aktywnie używany przez administrację skarbową do identyfikowania i obsługi podatników w wewnętrznych systemach informatycznych. Pozwala on na automatyzację nadzoru nad zobowiązaniami podatkowymi, kontrolę zaległości i pochodnych wymagalności czy kontrolę nad dokumentacją (deklaracje podatkowe i inne). Reasumując, Urząd Skarbowy i inne podmioty (na przykład ZUS) korzystają z numerów NIP celem powiązania wszystkich akcji podatnika – zgłoszenia rejestracyjne, deklaracje podatkowe, ewidencja płatności, składek na ubezpieczenie społeczne, etc. – z jednym, konkretnym podmiotem. W praktyce ułatwia to także ugruntowywanie podstaw dla kontroli skarbowej.

Kto musi obowiązkowo posiadać numer NIP?

NIP jest obowiązkowy dla wszystkich podmiotów, które wchodzą w relacje z administracją podatkową wykraczające poza zwykłe rozliczenie roczne. Dotyczy to przede wszystkim przedsiębiorców, podatników VAT, płatników składek ZUS, a także osób wykonujących wolne zawody i jednostek organizacyjnych posiadających osobowość prawną – takich, jak fundacje, stowarzyszenia, spółki czy instytucje publiczne. Każdy, kto wystawia faktury, rejestruje działalność lub ma obowiązek składania deklaracji podatkowych, musi posiadać NIP.

Zwolnieni z tego obowiązku są wyłącznie ci, którzy rozliczają się jako osoby fizyczne z dochodów prywatnych – w ich przypadku wystarczający jest PESEL. Warto jednak zaznaczyć, że do 2011 roku, nadanie numeru NIP było obligatoryjne dla każdego Polaka – teraz nie jest.

Struktura numeru NIP – jak wygląda i jakie dane zawiera?

Struktura numeru NIP jest relatywnie prosta do zrozumienia – zawiera ciąg dziesięciu cyfr, które, wbrew pozorom, nie są wcale przypadkowe. Można to zobrazować na podstawie przykładu, gdzie numer NIP zapiszemy w ramach następującego ciągu liter:

XXX-YYYYYY-Z

W przypadku takiego wzoru, trzy cyfry odpowiadające literom „X” stanowią kod Urzędu Skarbowego, odpowiedzialnego za wydanie numeru NIP. Następujące kolejno sześć cyfr oznaczonych literą „Y”, to unikalny identyfikator podatnika, generowany losowo przez system i niepowiązany z danymi osobowymi podatnika, czy prowadzoną przez niego formą działalności. Ostatnią z dziesięciu cyfr, oznaczoną we wzorze literą „Z”, stanowi cyfra kontrolna, wyliczana za pomocą algorytmu wykorzystującego zestaw wag przypisanych do dziewięciu wcześniejszych cyfr. Cyfra kontrolna nigdy nie może wynosić 10.

Jak zatem widać, NIP zasadniczo nie zawiera żadnych danych na temat podatnika, stanowiąc jedynie narzędzie ewidencyjne dla organów podatkowych. Ponadto, z uwagi na swoją konstrukcję, zabezpiecza on również system przed pomyłkami na etapie rejestracji, obiegu dokumentów i obsługi deklaracji podatkowych.

Jak uzyskać NIP? CEIDG nie wystarczy – złóż formularz NIP-7

Numer NIP nadawany jest automatycznie tylko wtedy, kiedy osoba fizyczna składa wniosek CEIDG-1 nie posiadając wcześniej przypisanego numeru. W sytuacji, w której podatnik ma już nadany NIP (niezależnie od okoliczności jego wcześniejszego uzyskania), to zostaje on przypisany do nowo zakładanej działalności i nie podlega zmianie. Sam wpis do CEIDG nie generuje bowiem nowego numeru, a jedynie przekazuje dane do Urzędu Skarbowego, który weryfikuje ich kompletność i spójność z rejestrem.

Formularz NIP-7 z kolei należy składać w Urzędzie Skarbowym w sytuacjach, które nie podlegają rejestracji w CEIDG – dotyczy to m.in. osób fizycznych prowadzących działalność nierejestrowaną (gdzie NIP nie jest obowiązkowy), nieprowadzących działalności, ale występujących jako podatnicy lub płatnicy składek, a także w przypadku aktualizacji danych. Podmioty posiadające osobowość prawną – takie jak spółki, fundacje czy stowarzyszenia – składają formularz NIP-2. Numer nadawany jest bezpłatnie i powinien zostać przydzielony w ciągu trzech dni roboczych od momentu złożenia kompletnego zgłoszenia.

Zaświadczenie o nadaniu NIP – co to i kiedy się przydaje?

Zaświadczenie potwierdzające nadanie NIP stanowi formalny dowód rejestracji podatnika w systemie. Może być wymagane przy otwieraniu rachunku firmowego, w rozmaitych procedurach administracyjnych lub w relacjach z kontrahentami, którzy z jakichś względów takiego dokumentu oczekują. Zaświadczenie o nadaniu NIP wydawane jest wyłącznie na wniosek zainteresowanej strony, w formie papierowej lub elektronicznej, nie stanowiąc przy tym dokumentu wymaganego w codziennym obiegu gospodarczym.

Jak sprawdzić NIP firmy (lub swój NIP)?

Numer NIP można zweryfikować na kilka sposobów, zależnie od tego, czy dotyczy to własnych danych, czy danych kontrahenta. W przypadku firm zarejestrowanych w CEIDG wystarczy skorzystać z oficjalnej wyszukiwarki, dostępnej na właściwej stronie rządowej – możliwe jest wyszukiwanie po nazwie, numerze REGON, adresie lub numerze NIP. Dla spółek prawa handlowego i innych podmiotów podlegających rejestracji w KRS, właściwym narzędziem jest wyszukiwarka Krajowego Rejestru Sądowego. W obu przypadkach dane udostępniane są publicznie, włącznie z aktualnym statusem działalności.

Weryfikacja własnego numeru NIP możliwa jest również poprzez usługę „Sprawdzanie statusu NIP” udostępnioną przez Ministerstwo Finansów. System ten pozwala na potwierdzenie, czy numer jest aktywny, nieaktywny lub unieważniony – niezależnie od tego, czy dotyczy osoby fizycznej, czy innego typu podmiotu. Rzeczone informacje udostępniane są bez konieczności logowania, a ich źródłem jest centralny rejestr, aktualizowany raz na dobę. W przypadku potrzeby uzyskania dokumentu potwierdzającego – należy złożyć stosowny wniosek w Urzędzie Skarbowym.