NIP europejski – co to jest? Czy każdy podatnik VAT musi go mieć?

NIP europejski stanowi odrębny wariant numeru identyfikacji podatkowej – stosowany wyłącznie w transakcjach między przedsiębiorcami z krajów Unii Europejskiej, gdzie jednolity system rozliczeń wymaga formalnego potwierdzenia statusu podatnika. Jego nadanie nie zmienia sposobu prowadzenia działalności, lecz rozszerza jej zasięg o obrót wewnątrzwspólnotowy – a więc o sprzedaż i nabycia, które muszą zostać rozliczone według reguł wspólnego rynku. Obowiązek posiadania europejskiego NIP wynika z rodzaju transakcji, nie z samego faktu prowadzenia firmy, co w praktyce oznacza, że część podatników VAT musi go posiadać, a część – nie.

Czym dokładnie jest NIP europejski i kto musi go posiadać? Czy to to samo co VAT UE? Jak zarejestrować NIP europejski i jak wpływa on na rozliczenia podatku VAT? Na te i inne pytania odpowiadamy w niniejszym materiale.

NIP europejski – co to jest?

NIP europejski, w najprostszych słowach mówiąc, jest elementem identyfikacji podatkowej przedsiębiorcy w obrocie unijnym – stanowi przedłużenie krajowego numeru NIP, zawierając dodatkowy prefiks, oznaczający dane państwo członkowskie. W przypadku polskich firm jest to oczywiście oznaczenie „PL”, które poprzedza ciąg dziesięciu cyfr, nadanych przy rejestracji działalności gospodarczej.

Wobec powyższego, numer ten nie tworzy nowego bytu prawnego, lecz wskazuje na fakt, że przedsiębiorca został zarejestrowany w systemie VAT-UE i może uczestniczyć w transakcjach wewnątrzwspólnotowych – nabywać towary, świadczyć usługi czy dokonywać dostaw na rzecz kontrahentów z innych krajów Unii Europejskiej.

Czy NIP europejski i VAT UE to to samo?

NIP europejski i VAT-UE odnoszą się do jednego systemu rozliczeń, choć nie są pojęciami tożsamymi. VAT-UE zasadniczo odnosi się do całej procedury rejestracyjnej, która umożliwia przedsiębiorcy uczestnictwo w transakcjach unijnych (taki też formularz musi on złożyć), natomiast NIP europejski jest rezultatem owocnego przebrnięcia przez całą procedurę – to numer identyfikacyjny z prefiksem kraju, który potwierdza nadanie pożądanego statusu.

Najlepszy program księgowy na rynku – sprawdź!

Kto musi posiadać NIP europejski?

Obowiązek posiadania NIP-u europejskiego dotyczy wyłącznie tych przedsiębiorców, którzy dokonują transakcji wewnątrzwspólnotowych – a więc nabywają towary, sprzedają je lub świadczą usługi na rzecz kontrahentów z innych państw Unii Europejskiej.

Wobec powyższego naturalnym jest, że każdy czynny podatnik VAT, zanim rozpocznie taki obrót, powinien dokonać rejestracji do VAT-UE. Ustawodawca wymienia tu cztery kategorie transakcji, gdzie czynny podatnik VAT ma obowiązek rejestracji do VAT-UE przed dokonaniem którejkolwiek z nich:

• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT),
• wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT),
• świadczenia usług, dla których obowiązek podatkowy spoczywa na nabywcy,
• nabycia usług, o których mowa w art. 28b ustawy o VAT.

Z obowiązku tego nie są całkowicie wyłączeni także podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT. W określonych sytuacjach – na przykład przy nabyciu towarów z innego kraju Unii lub przy świadczeniu usług, w których stosuje się art. 28b ustawy o VAT – również muszą oni zarejestrować się do VAT-UE. Jedynie wówczas, gdy wartość takich transakcji w danym roku podatkowym nie przekroczy 50 000 zł, ustawodawca dopuszcza odstępstwo od rejestracji.

Można powyższe podsumować stwierdzeniem, że NIP europejski jest więc obowiązkiem nie powszechnym, lecz wynikającym z charakteru i skali działalności – a więc w prostych słowach z tego, czy przedsiębiorca realnie uczestniczy w obrocie unijnym, czy też działa wyłącznie na rynku krajowym.

Sprawdź nasz program do małej księgowości i przekonaj się, dlaczego zaufało nam ponad 70 tysięcy przedsiębiorców!

Jak zarejestrować NIP europejski?

Uzyskanie NIP-u europejskiego nie wymaga odrębnego numeru – przedsiębiorca posługuje się tym samym NIP-em, który otrzymał przy rejestracji działalności, jednak po dokonaniu zgłoszenia do VAT-UE zyskuje prawo używania prefiksu „PL”. Rejestracji dokonuje się na formularzu VAT-R, wypełniając część C.3. – dotyczącą transakcji wewnątrzwspólnotowych. Zgłoszenie można złożyć:

• osobiście w urzędzie skarbowym,
• listownie,
• elektronicznie (za pośrednictwem kwalifikowanego podpisu lub profilu zaufanego).

Po potwierdzeniu przez urząd, numer NIP uzyskuje rozszerzenie „PL” i od tej chwili stanowi NIP europejski, którym należy posługiwać się przy fakturach i deklaracjach związanych z obrotem unijnym.

Deklaracja VAT UE – co to jest?

Deklaracja VAT-UE, a właściwie informacja podsumowująca, to miesięczne sprawozdanie składane przez podatników zarejestrowanych do VAT-UE, którzy dokonali transakcji wewnątrzwspólnotowych. Dokument ten nie służy rozliczeniu podatku, lecz ma charakter ewidencyjny – zawiera dane o kontrahentach i wartościach transakcji, pozwalając administracji skarbowej na weryfikowanie zgodności rozliczeń pomiędzy państwami członkowskimi.

Wyrejestrowanie z VAT UE

Podatnik może zostać wykreślony z rejestru VAT-UE zarówno na własny wniosek, jak i z urzędu – zwłaszcza w sytuacji, w której przez kilka kolejnych miesięcy nie wykazuje w pliku JPK_V7 transakcji z krajami Unii, lub nie składa informacji podsumowujących VAT-UE. Wykreślenie oznacza utratę prawa do posługiwania się prefiksem „PL” w obrocie unijnym i wymaga ponownej rejestracji przed kolejną transakcją wewnątrzwspólnotową.

NIP europejski a plik JPK – co trzeba wiedzieć?

Numer NIP europejski jest w pliku JPK-V7 powiązany z polem KodKrajuNadaniaTIN, w którym wskazuje się prefiks kraju nadania numeru identyfikacyjnego kontrahenta. Dla transakcji krajowych stosuje się kod „PL” (choć w przypadku transakcji wyłącznie na terenie Polski wypełnienie tego pola nie jest obligatoryjne), a dla unijnych – oznaczenie państwa członkowskiego, np. „DE” dla Niemiec, „IT” dla Włoch, etc. W przypadku kontrahentów spoza Unii pole to może pozostać puste, o ile brak jest danych pozwalających ustalić właściwy kod.

Najlepszy program dla biur rachunkowych – sprawdź, dlaczego warto nam zaufać!

System VIES – jak sprawdzić NIP kontrahenta?

Sprawdzenie numeru NIP europejskiego kontrahenta jest możliwe w systemie VIES i odbywa się wyłącznie online – na oficjalnej stronie Komisji Europejskiej. Wystarczy wybrać z listy państwo członkowskie, wpisać numer kontrahenta (bez spacji ani znaków dodatkowych) i uruchomić wyszukiwanie. System natychmiast zwraca informację dotyczącą tego, czy numer jest aktywny, w jakim kraju został wydany oraz – w części przypadków – jaką nazwę nosi podmiot, któremu go przypisano.

Potwierdzenie z VIES warto zapisać lub wydrukować w dniu wystawienia faktury – dla administracji skarbowej stanowi ono dowód, że sprzedawca sprawdził status kontrahenta i miał podstawy do zastosowania stawki 0% VAT. Brak weryfikacji lub błędny numer w systemie może skutkować zakwestionowaniem rozliczenia i koniecznością zapłaty podatku według krajowej stawki.

NIP europejski w pigułce – to musisz zapamiętać

NIP europejski nie jest nowym numerem, lecz rozszerzeniem już istniejącego numeru NIP – z prefiksem „PL”, który umożliwia uczestnictwo w obrocie wewnątrzwspólnotowym. Jego uzyskanie następuje poprzez rejestrację do VAT-UE i stanowi formalne potwierdzenie, że przedsiębiorca może legalnie dokonywać transakcji z kontrahentami z innych państw Unii Europejskiej – bez tego oznaczenia firma nie może wystawić ani rozliczyć faktury unijnej w sposób zgodny z przepisami o VAT, co w praktyce wyklucza ją z jednolitego rynku.

Obowiązek posiadania NIP-u europejskiego nie dotyczy oczywiście wszystkich przedsiębiorców – wynika on bowiem z rodzaju transakcji, a nie samego faktu prowadzenia działalności gospodarczej. Wystarczy jednak już jedna dostawa, zakup lub usługa objęta przepisami o obrocie unijnym, by rejestracja stała się konieczna.