Numer paragonu fiskalnego – gdzie znaleźć? Paragon z NIP

Paragon z NIP stał się jednym z dokumentów, które w praktyce gospodarczej mają większe znaczenie, niż mogłoby się wydawać — nie chodzi bowiem wyłącznie o kontrolę poprawnego rozliczenia przedsiębiorcy z Urzędem Skarbowym, ale o fakt, że od jego poprawnego wystawienia zależy możliwość odliczenia VAT i prawidłowe zaksięgowanie wydatku dla nabywcy. Podstawowym elementem w tej mierze jest numer paragonu fiskalnego, który pozwala powiązać wydruk z systemem ewidencji sprzedaży i tym samym czyni z paragonu dokument podatkowo wiążący — problem jednak w tym, że w zależności od kasy numer ten może pojawiać się w różnych miejscach, co rodzi wątpliwości i utrudnia rozliczenia.

Gdzie dokładnie można znaleźć numer paragonu fiskalnego (numer faktury uproszczonej)? W jakim celu będzie on niezbędny, a kiedy trzeba będzie wystawić zwykłą fakturę? Jak zmienią się przepisy na przestrzeni najbliższych lat? Na te i inne pytania odpowiadamy w niniejszym materiale. 

Podatek VAT w ramach faktury uproszczonej – o co chodzi?

Faktura uproszczona, czyli paragon z numerem NIP nabywcy do kwoty 450 zł brutto, daje prawo do odliczenia podatku VAT na takich samych zasadach jak zwykła faktura. Warunkiem jest jednak spełnienie wymogów formalnych – kluczowe znaczenie ma tu obecność numeru paragonu fiskalnego oraz prawidłowe umiejscowienie NIP w części fiskalnej dokumentu. Taki paragon nie jest więc zwykłym potwierdzeniem transakcji, lecz pełnoprawnym dowodem księgowym, którego brak lub błędne dane mogą uniemożliwić rozliczenie podatku.

Rozwiązanie to wprowadzono po to, aby uprościć dokumentowanie drobnych zakupów firmowych, gdzie koszt wystawiania pełnej faktury byłby nieproporcjonalny do wartości transakcji. Dzięki temu przedsiębiorca, dysponując paragonem z NIP, nie musi zabiegać o odrębną fakturę – wystarczy, że kwota mieści się w limicie, a dokument zawiera wymagane elementy. W praktyce oznacza to ułatwienie w rozliczaniu VAT przy niewielkich zakupach, ale jednocześnie narzuca obowiązek zwracania uwagi na poprawność wydruku.

Numer paragonu fiskalnego – gdzie go znaleźć?

Numer paragonu fiskalnego to element, który pozwala na powiązanie dokumentu z zapisem w pamięci kasy rejestrującej i dlatego pełni tak istotną funkcję przy traktowaniu paragonu jako faktury uproszczonej. Problem w tym, że w zależności od modelu kasy numer ten może być drukowany w innym miejscu, co rodzi wątpliwości przy księgowaniu – najczęściej jednak pojawia się w lewym dolnym rogu paragonu, jako numer dla raportu dobowego, podczas gdy numery w górnej części wydruku mają charakter porządkowy i nie pełnią roli fiskalnej.

Rozstrzygnięciem wątpliwości jest porównanie paragonu z fakturą wystawioną na jego podstawie – numer, który zostaje na nią przeniesiony, jest tym właściwym numerem fiskalnym. Takie rozwiązanie niekoniecznie jednak będzie dla nas wystarczające, jeżeli mówimy o fakturze uproszczonej, a więc wyłącznie o paragonie.

W przypadku braku pewności najlepiej zwrócić się do sprzedawcy, który obsługuje kasę i może wskazać, który z widocznych ciągów cyfr jest numerem paragonu. Trzeba mieć ten fakt na względzie, bowiem tylko prawidłowa identyfikacja numeru pozwala na to, aby paragon z NIP spełnił funkcję faktury uproszczonej i został bez przeszkód zaksięgowany.

Do czego jest potrzebny numer paragonu fiskalnego?

Numer paragonu fiskalnego pełni rolę unikatowego identyfikatora, który łączy dokument papierowy z zapisem w pamięci kasy rejestrującej – to on przesądza o tym, że paragon z NIP nabywcy staje się dokumentem podatkowym, a nie wyłącznie potwierdzeniem dokonania zakupu. W kontekście faktury uproszczonej numer ten stanowi podstawę do odliczenia VAT, a jak wspomnieliśmy wyżej, jego brak lub błędne odczytanie oznacza, że przedsiębiorca nie może wykorzystać paragonu w rozliczeniach podatkowych.

Dla księgowości natomiast numer paragonu fiskalnego to punkt odniesienia, który pozwala przyporządkować transakcję do konkretnego dnia i kasy – w przypadku kontroli skarbowej jest to dowód, że wydatek został rzeczywiście poniesiony i ujęty w systemie. Z tego powodu numer ten jest równie ważny, jak sam NIP nabywcy – obydwa elementy decydują bowiem o tym, czy paragon z NIP zostanie uznany za fakturę uproszczoną.

Kiedy zamiast paragonu i tak trzeba wystawić fakturę VAT?

Choć paragon z NIP daje możliwość rozliczenia VAT, ustawodawca ograniczył to rozwiązanie wyłącznie do transakcji nieprzekraczających 450 zł brutto – jeżeli zakup dotyczy wyższej kwoty, przedsiębiorca musi otrzymać standardową fakturę VAT, bo paragon nie spełnia już warunków faktury uproszczonej. To limit kwotowy wyznacza więc granicę między dokumentacją uproszczoną, a pełną.

Druga sytuacja dotyczy żądania nabywcy – nawet przy niewielkiej wartości transakcji ma on prawo poprosić o pełną fakturę. Wówczas sprzedawca zobowiązany jest ją wystawić, a paragon nie wystarcza jako dowód księgowy. Z perspektywy rozliczeń oznacza to, że paragon z NIP jest wygodnym rozwiązaniem, ale nie zastępuje faktury w każdej okoliczności.

Faktura uproszczona a KSeF – jak zmienią się przepisy?

Obowiązkowe wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur zmieni zasady wystawiania dokumentów sprzedaży, a więc także paragonów z NIP traktowanych jako faktury uproszczone. Do 31 lipca 2026 roku wciąż będzie można korzystać z dotychczasowych rozwiązań – paragony z NIP o wartości do 450 zł brutto pozostaną ważnymi fakturami uproszczonymi poza systemem KSeF. Dla przedsiębiorców oznacza to zachowanie dotychczasowej praktyki jeszcze przez kilka lat.

Od 1 sierpnia 2026 roku jednak, wszystkie faktury uproszczone, w tym paragony z NIP, będą musiały być wystawiane w formie e-faktur w ramach KSeF. Pojawiła się wprawdzie propozycja, aby przesunąć termin pełnego obowiązku do końca 2026 roku, ale docelowo system stanie się jedyną dopuszczalną formą dokumentowania sprzedaży. Zmiana ta oznacza, że papierowy paragon z NIP w obecnym kształcie przestanie pełnić rolę faktury uproszczonej, a przedsiębiorcy będą musieli dostosować się do cyfrowego modelu rozliczeń.