Program do fakturowania z KSeF – jaki jest najlepszy?

Krajowy System e-Faktur stopniowo zmienia sposób, w jaki polskie firmy wystawiają i przechowują dokumenty sprzedaży. Warto jednak patrzeć na integrację z KSeF nie tylko przez pryzmat prawnego wymogu, który wkrótce stanie się obowiązkiem, lecz postrzegać to także jako szansę na uporządkowanie finansów przedsiębiorstwa, automatyzację rozliczeń i ograniczenie błędów w księgowości.

Właśnie w tym kontekście wybór odpowiedniego programu do fakturowania ma znaczenie większe, niż mogłoby się na pierwszy rzut oka wydawać – to on decyduje bowiem o tym, czy przejście na nowy system będzie płynne, czy problematyczne. Spośród licznych, dostępnych na rynku rozwiązań, szczególną uwagę warto zwrócić na Małą Księgowość Rzeczpospolitej – program, który od 23 lat wspiera przedsiębiorców i biura rachunkowe w rozliczeniach, nie od dziś oferując również pełną integrację z KSeF.

Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF – co to jest?

Krajowy System e-Faktur to centralna platforma Ministerstwa Finansów, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w formacie ustrukturyzowanym (XML), a jej celem jest ujednolicenie procesów fakturowania w Polsce, oraz wyeliminowanie błędów, wynikających z często rozbieżnych interpretacji przepisów podatkowych.

Dodatkowo, wprowadzenie KSeF ma wpłynąć pozytywnie nie tylko na pracę firm i biur rachunkowych, ale również na produktywność Urzędów Skarbowych – ponieważ dzięki jednolitemu formatowi e-faktury możliwe staje się nie tylko automatyczne księgowanie dokumentów, ale też ich szybkie odnajdywanie w systemie i interpretowanie (również mechaniczne).

Słowem podsumowania, KSeF umożliwia szybsze wychwytywanie nieprawidłowości, lepszą kontrolę przepływu transakcji między podmiotami, oraz bieżące monitorowanie rozliczeń podatkowych. Dla przedsiębiorców oznacza to większą transparentność i stabilność w kontaktach z administracją – a dla systemu finansów publicznych z kolei, bardziej precyzyjne narzędzie nadzoru i planowania.

Od kiedy obowiązuje KSeF?

Krajowy System e-Faktur funkcjonuje już dziś, choć korzystanie z niego jest dobrowolne – ale już niedługo. Obowiązek KSeF zostanie wprowadzony etapami, tak aby przedsiębiorcy mieli czas na dostosowanie swoich systemów księgowych do nowych wymogów. Terminy wdrożenia prezentują się następująco:

• od 1 lutego 2026 roku – obowiązek obejmie duże przedsiębiorstwa, których roczne obroty przekraczają 200 milionów złotych,
• od 1 kwietnia 2026 roku – system stanie się obowiązkowy dla wszystkich pozostałych podatników, niezależnie od wielkości prowadzonej działalności.

Do tego momentu przedsiębiorcy mogą testować KSeF, analizować jego działanie i stopniowo włączać go do swoich procedur fakturowych – to okres przejściowy, który pozwala na spokojne wdrożenie nowego standardu bez ryzyka paraliżu księgowości. W praktyce oznacza to, że firmy już dziś powinny zainwestować w dobry program do fakturowania z pełną integracją z KSeF — taki, który nie tylko spełni wymogi formalne, lecz także uprości codzienną pracę. I właśnie za taki uznać należy Małą Księgowość Rzeczpospolitej.

Czy KSeF jest obowiązkowy? Dla kogo?

Krajowy System e-Faktur obejmie wszystkich podatników VAT prowadzących działalność na terytorium Polski – zarówno czynnych, jak i zwolnionych – przy czym zakres obowiązku został zdefiniowany z uwzględnieniem charakteru i miejsca prowadzenia działalności. Zwolnienie dotyczyć będzie jedynie podmiotów, które nie posiadają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w kraju, a także tych, które rozliczają się w ramach szczególnych procedur unijnych.

W praktyce oznacza to, że z obowiązku korzystania z KSeF zostaną wyłączeni:

• podatnicy niemający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
• podmioty, które mają stałe miejsce prowadzenia działalności w kraju, lecz nie uczestniczy ono w dostawie towarów lub usług, których dotyczy faktura,
• przedsiębiorcy korzystający z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII Ustawy o VAT,
• sprzedawcy świadczący usługi lub dostarczający towary osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej,
• podatnicy rozliczający się w formie (wygaszanej już) karty podatkowej, lub korzystający ze zwolnienia podmiotowego.

W związku z powyższym nietrudno ocenić, że KSeF stanie się obowiązkowym narzędziem dla zdecydowanej większości przedsiębiorstw. Wobec tego, biura rachunkowe oraz samodzielni księgowi będą musieli wdrożyć oprogramowanie, które nie tylko zapewni zgodność z przepisami, ale też umożliwi pełną obsługę obiegu faktur – od wystawienia po archiwizację.

Najlepszy program do KSeF – Mała Księgowość Rzeczpospolitej

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur wymaga narzędzia, które potrafi nie tylko komunikować się z infrastrukturą Ministerstwa Finansów, lecz także wyraźnie ułatwia codzienną pracę księgową. Mała Księgowość Rzeczpospolitej jest takim rozwiązaniem – łączy pełną integrację z KSeF z funkcjami, które pozwalają na płynne wystawianie, odbieranie i archiwizowanie faktur ustrukturyzowanych. Dzięki temu użytkownik może obsługiwać cały proces fakturowania w jednym środowisku, bez konieczności logowania się do zewnętrznych systemów.

Program został zaprojektowany z myślą o biurach rachunkowych, małych firmach i księgowych, którzy potrzebują narzędzia niezawodnego, przejrzystego i zgodnego z obowiązującymi wymogami. Oferuje on między innymi:

• bezpośrednią wysyłkę faktur do KSeF i odbiór potwierdzenia UPO,
• automatyczny import faktur zakupowych i ich przyporządkowanie do odpowiednich rozliczeń,
• archiwizację dokumentów w formacie XML oraz ich podgląd w czytelnej strukturze,
• pełne bezpieczeństwo danych i obsługę wielostanowiskową w ramach jednego konta.

Mała Księgowość Rzeczpospolitej to jednak znacznie więcej niż integracja z KSeF – to kompleksowe środowisko księgowe, które obejmuje m.in. prowadzenie KPiR, ewidencję przychodów, rozrachunki, przelewy, deklaracje podatkowe i e-deklaracje. Umożliwia przy tym pracę zespołową, obsługę wielu firm oraz tworzenie raportów finansowych w sposób uporządkowany i zgodny z przepisami. Można zatem śmiało zaryzykować stwierdzenie, że Mała Księgowość Rzeczpospolitej to nie tylko najlepszy program do KSeF – to najlepszy program do księgowości par excellence, niezbędny dla optymalnego funkcjonowania w nowoczesnej infrastrukturze podatkowej. Sprawdź wersję demonstracyjną programu MK i przekonaj się, że 70 tysięcy przedsiębiorców zaufało nam nie bez powodu!