Jak wprowadzić samochód jako środek trwały?

17/08/2024

Wprowadzenie samochodu do ewidencji środków trwałych jest kluczowym krokiem w zarządzaniu majątkiem firmy. W artykule omawiamy zasady tego procesu, od obliczenia wartości początkowej po różne metody amortyzacji, z jakich można skorzystać.

Czym jest środek trwały w firmie?

Środki trwałe to rzeczowe aktywa trwałe, które:

są własnością lub współwłasnością podatnika;
zostały nabyte lub wytworzone we własnym zakresie;
są kompletne i gotowe do użycia w momencie przyjęcia;
mają przewidywany okres używania dłuższy niż 12 miesięcy.

Środki trwałe muszą być wykorzystywane w działalności gospodarczej i obejmują także nieruchomości oraz ruchomości oddane w leasingu finansowym, dzierżawie czy najmie. Wśród środków trwałych znajdują się m.in. samochody.

Ustalenie wartości początkowej samochodu

Podczas wprowadzania samochodu jako środka trwałego istotna jest jego wartość. Przedsiębiorcy nie muszą ewidencjonować środków, których wartość nie przekracza 10 000 zł (netto dla podatników VAT, brutto dla zwolnionych).

Jak ustalić wartość początkową pojazdu? Zasady te określa artykuł 22g ustawy o PIT. W przypadku:

odpłatnego nabycia – bierze się pod uwagę cenę zakupu lub wartość rynkową z kosztami związanymi z zakupem do dnia przekazania środka trwałego do użytkowania;
częściowo odpłatnego nabycia – uwzględnia się cenę nabycia powiększoną o wartość przychodu;
wytworzenia we własnym zakresie – uwzględniane są koszty wytworzenia;
nabycia nieodpłatnego – wycenia się według wartości rynkowej z dnia nabycia.

Na wartość odpłatnego nabycia składają się także:

koszty transportu i ubezpieczenia w drodze – do wartości początkowej nie zalicza się kosztów ubezpieczenia, takich jak AC czy OC;
wydatki na dodatkowe wyposażenie i jego montaż – koszty akcesoriów wykorzystywanych tylko w tym pojeździe;
koszty notarialne i skarbowe – zwiększają wartość zakupu, jeśli wystąpiły;
odsetki i prowizje – jeśli zakup samochodu był sfinansowany kredytem, te koszty również zwiększają wartość początkową;
cło i podatek akcyzowy – w przypadku importu pojazdu spoza UE, są wliczane do wartości początkowej;
inne wydatki – mogą obejmować koszty rejestracji pojazdu oraz opłaty związane z tłumaczeniem dokumentów.

Amortyzacja samochodu

Amortyzację można naliczać tylko od środków trwałych wprowadzonych do ewidencji. Przedsiębiorcy mogą skorzystać z różnych metod amortyzacji:

liniowa – najpopularniejsza, stawka dla samochodów osobowych wynosi 20%, amortyzacja trwa 5 lat;
indywidualna – odpisy w równych ratach, maksymalna stawka to 40%, okres amortyzacji 30 miesięcy;
przyspieszona – stawkę podstawową mnoży się przez 1,4, co daje 28% dla samochodów osobowych, amortyzacja trwa 43 miesiące;
degresywna – stosowana tylko do samochodów ciężarowych, polega na zwiększaniu początkowej wartości odpisów.

Warto pamiętać, że odpisy amortyzacyjne dla wartości przekraczającej 150 000 zł nie są uznawane za koszty uzyskania przychodów.

Wprowadzenie samochodu do ewidencji

Obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych mają podatnicy rozliczający się na podstawie księgi przychodów i rozchodów lub ryczałtem. Zasady prowadzenia ewidencji reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2021 r. Ewidencję można ułatwić, korzystając z komercyjnych lub bezpłatnych programów księgowych.

Proces wprowadzenia pojazdu zaczyna się od ustalenia jego wartości początkowej, która zazwyczaj obejmuje cenę zakupu oraz związane z nią koszty (np. transport, ubezpieczenie w drodze). Wykaz środków trwałych powinien zawierać następujące informacje: