Umowa kupna sprzedaży samochodu – co musi zawierać?

Zarówno kupno, jak i sprzedaż samochodu to nie tylko przekazanie kluczyków i pieniędzy – to poważna transakcja, która wymaga odpowiedniego udokumentowania. Umowa kupna-sprzedaży samochodu to podstawowy dokument, który zabezpiecza obie strony transakcji i określa jej kluczowe warunki. Bez sporządzenia takiej umowy nie możemy mówić o legalnym przeniesieniu własności, a źle sporządzony dokument niechybnie doprowadzi do poważnych kłopotów.

Co dokładnie powinna zawierać taka umowa? Jakie informacje muszą się w niej znaleźć, by była ona zgodna z przepisami, chroniąc zarówno kupującego, jak i sprzedającego? Jak wygląda sprawa z podatkami i pobocznymi formalnościami po podpisaniu dokumentu? W tym artykule wyjaśniamy wszystko, co musisz wiedzieć, zanim zdecydujesz się na zakup lub sprzedaż pojazdu – zapraszamy!

Czym jest umowa kupna-sprzedaży samochodu?

Zakup samochodu to poważna transakcja, która wymaga więcej niż tylko przekazania pieniędzy i kluczyków. Aby zmiana właściciela była legalna i nie budziła wątpliwości, konieczny jest odpowiednio sporządzony dokument – umowa kupna-sprzedaży. To właśnie ona stanowi dowód transakcji i określa warunki, na jakich pojazd przechodzi w ręce nowego właściciela.

Taki dokument to nie tylko formalność – stanowi on bowiem zabezpieczenie zarówno dla kupującego, jak i sprzedającego. Umowa precyzuje stan techniczny auta, dokumentuje jego historię, a także wyposaża nabywcę we wszelkie inne, istotne informacje, które mogą mieć znaczenie w przyszłości. W przypadku ewentualnych sporów, problemów przy rejestracji pojazdu, czy nawet roszczeń podatkowych ze strony Urzędu Skarbowego, rzetelnie przygotowana umowa będzie miała fundamentalne znaczenie.

Umowa kupna-sprzedaży samochodu – podstawa prawna

Każda umowa sprzedaży samochodu musi opierać się na przepisach prawa, a jej kluczowe założenia reguluje Kodeks Cywilny. To właśnie tam znajdziemy definicję sprzedaży jako zobowiązania, w którym sprzedający przekazuje własność rzeczy, a kupujący zobowiązuje się do zapłaty ustalonej ceny. W przypadku pojazdów nie ma specjalnej ustawy regulującej ten typ transakcji – wszystko podlega ogólnym zasadom prawa cywilnego, które określają obowiązki obu stron.

Wobec powyższego, podstawę prawną dla sprzedaży i zakupu samochodu będzie stanowić art. 535 Kodeksu Cywilnego, który definiuje naturę opisywanej transakcji. Właściwy druk znajduje się na stronie internetowej Dziennika Ustaw RP.

Co trzeba sprawdzić przed zakupem pojazdu?

Zakup samochodu to nie tylko kwestia ceny i wyglądu – zanim podpiszesz umowę, powinieneś dokładnie przeanalizować stan techniczny samochodu. Sprawdzenie auta „na oko” to jedno, ale najlepiej udać się na przegląd do mechanika lub na stację kontroli pojazdów – wówczas będziemy mogli ocenić realny stan silnika, zawieszenia czy układu hamulcowego. Warto też zweryfikować datę ostatniego badania technicznego. Tak czy inaczej, oficjalne sprawdzenie stanu samochodu należy do coraz częstszych praktyk i często wynika z treści umowy jako zobowiązanie sprzedającego.

Formalności są równie ważne co stan techniczny samochodu – przed transakcją koniecznie sprawdź, czy pojazd posiada aktualne ubezpieczenia, a także czy nie widnieje w rejestrach jako pojazd kradziony (utracony). Możesz to zrobić przeglądając historię pojazdu w bazie CEPiK, gdzie znajdziesz również informacje o przeszłych przeglądach i ewentualnych szkodach, których samochód doznał w toku jego eksploatacji.

Pamiętaj! Jeżeli sprzedający podsuwa podejrzanie dobrą ofertę, a w dokumentach coś się nie zgadza, lepiej odpuścić – brak cierpliwości przy takich transakcjach często kończy się kosztowną pomyłką.

Kupując samochód, nie zapomnij też o kwestiach własności dotyczących przedmiotu umowy – zdarza się bowiem, że auto ma współwłaściciela, który nie został poinformowany o sprzedaży i niekoniecznie będzie chciał do niej doprowadzić. A jeśli na umowie nie znajdą się podpisy wszystkich właścicieli pojazdu, transakcja może zostać łatwo unieważniona.

Jeżeli dopilnowałeś już wszystkich wyżej opisanych aspektów w ramach przygotowań do kupna pojazdu, to pamiętaj jeszcze o jednym – przed złożeniem podpisu na dokumencie, warto osobiście zobaczyć samochód, przetestować go na drodze i upewnić się, że sprzedawca nie próbuje ukryć żadnych jego wad. Zbyt wiele osób kupiło „okazję”, a potem żałowało – nie bądź jedną z nich!

Numer VIN – co to jest i dlaczego należy go sprawdzić?

Numer VIN (z ang. „Vehicle Identification Number„) to unikalny kod przypisany do każdego pojazdu – zawiera informacje o marce, modelu, roku produkcji, a także o fabryce, w której auto zostało wyprodukowane. Wobec tego, sprawdzenie numeru VIN pozwala na zweryfikowanie historii pojazdu – od przeszłych właścicieli, przez naprawy, aż po ewentualne szkody powypadkowe.

Aby sprawdzić numer VIN nabywanego samochodu, wystarczy udać się na rządową stronę Historia Pojazdu i wpisać otrzymany od sprzedawcy numer w odpowiednie pole. Otrzymane informacje możemy pobrać w formacie PDF.

Pamiętaj, że istotna jest także zgodność numeru VIN we wszystkich miejscach, w których powinien on występować! Są to:

• dowód rejestracyjny,
• karta pojazdu (jeśli jest),
• tabliczka znamionowa,
• opcjonalnie w innych miejscach na karoserii, szybie lub elementach nadwozia.

Zachowaj czujność! Miej na względzie, że jeśli któryś z numerów nie pasuje lub wygląda na przerabiany, to znak, że z autem może być coś nie tak – nieuczciwi sprzedawcy i paserzy zazwyczaj „majstrują” przy numerach VIN, próbując zamaskować pochodzenie kradzionych samochodów.

Badanie techniczne pojazdu w momencie zawarcia umowy

Coraz więcej kupujących decyduje się na sprawdzenie auta jeszcze podczas zawierania umowy, zamiast ufać zapewnieniom sprzedawcy. To rozsądne podejście, bo nawet jeśli pojazd ma ważny przegląd, nie oznacza to, że jest wolny od ukrytych usterek.

Diagnosta podczas badania technicznego na stacji kontroli pojazdów może wykryć zużycie najistotniejszych podzespołów, ewentualne ślady napraw powypadkowych, czy rozmaite nieprawidłowości w układzie hamulcowym czy zawieszeniu. Takie badanie należy postrzegać nie tylko jako zabezpieczenie przed oszustwem, ale i potencjalnie bukiet solidnych argumentów w trakcie negocjacji ceny – bo przecież jeśli wykryte zostaną choćby drobne wady, to jako kupujący możemy domagać się obniżenia ceny. Ewentualnie, gdyby poziom uszkodzeń był dla nas całkowicie nie do przyjęcia, to możemy całkowicie zrezygnować z transakcji.

Umowa kupna-sprzedaży samochodu – co musi zawierać dokument?

Umowa kupna sprzedaży samochodu to dokument, który powinien być zgodny nie tylko z przepisami zawartymi w Kodeksie Cywilnym i przepisach skorelowanych – musi on być jak najbardziej szczegółowy, by oszczędzić obu stronom transakcji przykrych konsekwencji wynikających z niedomówień.

De facto nie ma wyłącznie jednego, zatwierdzonego przez prawo wzoru umowy kupna-sprzedaży, jednak bazując na duchu Ustaw oraz praktyce uzupełniającej rzeczywistość o realne doświadczenia, możemy wyliczyć kilka najważniejszych elementów rzeczonej umowy:

• Informacje o stronach umowy – imię i nazwisko nabywcy i sprzedającego, adresy zamieszkania, numery PESEL oraz numery dowodów osobistych,
• Data i miejsce zawarcia umowy – nie tylko dla celów określenia umowy; data sprzedaży samochodu jest istotna dla celów jego późniejszej rejestracji i ubezpieczenia,
• Cena pojazdu – musi być podana zarówno w formie liczbowej, jak i słownie,
• Sposób zapłaty – gotówka lub przelew (jeśli przelew, to należy wskazać także rachunek bankowy na który ma on zostać wykonany),
• Termin zapłaty – może mieć miejsce w trakcie podpisania umowy lub w trakcie odbioru auta,
• Oświadczenie kupującego o znajomości stanu technicznego pojazdu,
• Oświadczenie sprzedającego o przedstawieniu wszystkich informacji o stanie samochodu i niepoświadczeniu nieprawdy – taki zapis nie jest zbyt częsty, ale jego obecność może ułatwić kupującemu dochodzenie odszkodowania w przypadku wykrycia utajonych wad,
• Informacja o sposobie, czasie i miejscu przekazania pojazdu kupującemu,
• Informacja  oznaczająca stronę ponoszącą koszty zawarcia i realizacji umowy (lub strony wraz zakresem finansowania),
• Informacja o ewentualnych wadach pojazdu – jeżeli istnieją, warto wypisać je w umowie nawet pomimo oświadczenia kupującego o jego wiedzy o stanie technicznym pojazdu. Jest to zabezpieczenie dla sprzedającego, dzięki któremu może być on pewien, że kupujący nie uzna wad wcześniej zauważonych za wady ukryte, nieuczciwie wysuwając roszczenia,
• Informacja o wyposażeniu dodatkowym samochodu, stanowiącym część transakcji,
• Podpisy obu stron umowy.

W powyższej liście brakuje oczywiście jednego, najważniejszego dla umowy elementu – jest nią precyzyjne określenie przedmiotu umowy, a więc zbywanego samochodu. Co powinno ono zawierać? Oto lista:

• Marka samochodu,
• Kolor samochodu,
• Numer VIN samochodu (określany też jako „numer nadwozia”),
• Numer silnika,
• Numer rejestracyjny,
• Numer karty pojazdu (jeśli występuje),
• Aktualny przebieg samochodu.

Sprzedaż samochodu w przypadku osób prawnych

W przypadku samochodu należącego do firmy transakcja wygląda nieco inaczej niż przy sprzedaży między osobami prywatnymi. Przede wszystkim sprzedającym nie jest konkretna osoba, lecz przedsiębiorstwo, co oznacza, że w umowie muszą znaleźć się dane firmy – nazwa, adres siedziby, numer NIP oraz dane osoby upoważnionej do podpisania dokumentu.

Dodatkowo, jeśli pojazd był środkiem trwałym w działalności, to sprzedaż może wiązać się z koniecznością wystawienia faktury VAT. Taka transakcja podlega też innym zasadom księgowym, co oznacza, że warto upewnić się, czy wszelkie formalności – zarówno podatkowe, jak i dotyczące przeniesienia własności – zostały prawidłowo dopełnione.

Umowa kupna-sprzedaży samochodu – wzór

Poniżej ilustrujemy sposób, w jaki powinna wyglądać prawidłowo sporządzona umowa kupna-sprzedaży samochodu. Wzór umowy można pobrać w formacie DOC lub PDF, wydrukować i użyć w praktyce.

UMOWA KUPNA-SPRZEDAŻY SAMOCHODU

Zawarta w dniu …………… w (miejsce zawarcia umowy) pomiędzy:

SPRZEDAJĄCYM:
Imię i nazwisko / Nazwa firmy: ………………………………………………
Adres zamieszkania / siedziby: ………………………………………………
Numer PESEL / NIP: ………………………………………………
Numer dowodu osobistego (w przypadku osoby fizycznej): ………………………………………………

a

KUPUJĄCYM:
Imię i nazwisko / Nazwa firmy: ………………………………………………
Adres zamieszkania / siedziby: ………………………………………………
Numer PESEL / NIP: ………………………………………………
Numer dowodu osobistego (w przypadku osoby fizycznej): ………………………………………………

Obie strony, zwane dalej Stronami Umowy, zawierają niniejszą umowę kupna-sprzedaży samochodu o następującej treści:

§1 Przedmiot umowy

1. Sprzedający zobowiązuje się sprzedać, a Kupujący zobowiązuje się kupić następujący pojazd:
   • Marka: ………………………………………………
   • Model: ………………………………………………
   • Kolor: ………………………………………………
   • Numer VIN: ………………………………………………
   • Numer silnika: ………………………………………………
   • Numer rejestracyjny: ………………………………………………
   • Numer karty pojazdu (jeśli występuje): ………………………………………………
   • Aktualny przebieg: ………………………………………………

§2 Cena i sposób zapłaty

1. Strony ustalają cenę pojazdu na kwotę ……………………………………………… PLN (słownie: ……………………………………………… złotych).
2. Kupujący zobowiązuje się zapłacić ustaloną kwotę w następujący sposób: gotówka/przelew (niepotrzebne skreślić) na rachunek bankowy numer: ………………………….. w terminie ………………….

§3 Oświadczenia stron

1. Sprzedający oświadcza, że: 
   • Pojazd jest jego własnością i nie jest obciążony żadnymi prawami osób trzecich.
   • Przedstawione informacje o stanie technicznym pojazdu są zgodne z prawdą, a Kupujący został poinformowany o wszelkich znanych Sprzedającemu wadach pojazdu.
   • Dołącza do pojazdu wszelkie wymagane dokumenty, w tym dowód rejestracyjny, polisę OC (jeśli obowiązuje), kartę pojazdu (jeśli występuje).
2. Kupujący oświadcza, że: 
   • Dokonał oględzin pojazdu i zapoznał się z jego stanem technicznym.
   • Przyjmuje pojazd w stanie opisanym w niniejszej umowie i nie wnosi do niego zastrzeżeń.

§4 Przekazanie pojazdu

1. Wydanie pojazdu Kupującemu nastąpi w dniu ……………………………………………… w miejscu ………………………………………………
2. Koszty zawarcia i realizacji umowy ponosi ………………………………………………

§5 Wyposażenie dodatkowe

Sprzedający przekazuje wraz z pojazdem następujące wyposażenie dodatkowe: ………………………………………………

§6 Odpowiedzialność za wady i unieważnienie umowy

1. Wszelkie roszczenia Kupującego dotyczące wad pojazdu muszą być zgłoszone zgodnie z przepisami prawa cywilnego.
2. W przypadku ujawnienia wady ukrytej, która nie była znana w momencie sprzedaży, Strony zobowiązują się do polubownego rozwiązania sprawy lub skierowania jej na drogę sądową.

§7 Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej umowie zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego.
2. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

SPRZEDAJĄCY:
…………………………………………………. (podpis)

KUPUJĄCY:
…………………………………………………. (podpis)

Jeżeli zatem zamierzasz sprzedać lub kupić samochód, koniecznie pobierz darmowy wzór umowy kupna-sprzedaży samochodu znajdujący się powyżej i nie martw się formalnościami!

Jak sporządzić umowę kupna sprzedaży samochodu? Popularne błędy

Do najpopularniejszych błędów przy tworzeniu umowy należy m.in jej zbytnie upraszczanie, a więc pomijanie istotnych dla przedmiotu sprawy szczegółów, czy „słowne” ich ustalanie. Takie praktyki mogą później stanowić zarzewie konfliktów, czego oczywiście chcemy uniknąć – z tego względu warto skorzystać z prezentowanego przez nas wyżej wzoru.

Należy ponadto pamiętać, że umowa zawsze powinna być sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, o czym informacja powinna się zresztą znaleźć w samej umowie. 

Zakup pojazdu a akt notarialny – czy zawsze jest niezbędny?

W zdecydowanej większości przypadków sprzedaż i kupno samochodu nie wymagają wizyty u notariusza – by skutecznie dokonać przeniesienia na kupującego własności pojazdu wystarczy zwykła umowa cywilnoprawna, taka jak tam, którą prezentowaliśmy wyżej w ramach wzoru. Należy po prostu podejść do tej kwestii z najwyższą skrupulatnością, by umowa zawierała wszelkie niezbędne szczegóły.

Istnieją jednak sytuacje, w których warto, a czasem wręcz trzeba, spisać umowę w formie aktu notarialnego. Dotyczy to np. sprzedaży auta przez firmę w ramach działalności gospodarczej, czy transakcji dotyczących wyjątkowo drogich pojazdów, gdzie strony poszukują dodatkowego zabezpieczenia.

Umowa kupna-sprzedaży samochodu – zadatek, zaliczka i zapłata

Przy transakcji kupna-sprzedaży samochodu strony często decydują się na wcześniejszą wpłatę określonej kwoty – ale tu pojawia się kluczowa różnica między zadatkiem a zaliczką. Zadatek to forma zabezpieczenia – jeśli kupujący się wycofa, sprzedający może go zatrzymać, a jeśli to sprzedający zmieni zdanie, to będzie go zobowiązywać konieczność zwrotu zadatku kupującemu w podwójnej wysokości.

Zaliczka zaś działa inaczej – jeżeli transakcja nie dojdzie do skutku, pieniądze wracają do kupującego, a sprzedający nie ponosi żadnych konsekwencji za zerwanie negocjacji.

Kto musi zapłacić podatek przy sprzedaży pojazdu?

Jak nietrudno się domyślić, kupno samochodu to nie tylko umowa i przerejestrowanie pojazdu – w grę wchodzi również podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC), którego obowiązek zapłacenia spoczywa na kupującym. Wysokość podatku PCC każdorazowo wynosi 2% wartości rynkowej pojazdu.

Co ważne, wartość samochodu nie zawsze jest równa cenie, która widnieje na umowie – jeśli Urząd Skarbowy uzna, że kwota transakcji została zaniżona, może naliczyć podatek na podstawie własnej wyceny rynkowej.

Trzeba także mieć na względzie, że nie każdy zakup podlega opodatkowaniu – jeśli sprzedający jest przedsiębiorcą i wystawia fakturę VAT, obowiązek zapłaty podatku znika, bo transakcja nie jest traktowana jako czynność cywilnoprawna. To samo dotyczy pojazdów, których wartość nie przekracza 1000 zł – w takim przypadku kupujący nie musi nic zgłaszać do Urzędu Skarbowego.

Ile jest czasu na zapłacenie podatku PCC od podpisania umowy?

Kupujący musi pamiętać, że czas na zapłacenie podatku PCC to jedynie 14 dni od momentu podpisania umowy. Warto się pospieszyć, ponieważ zaniechanie tego obowiązku może grozić wysokimi karami – od 430 złotych do nawet 86 000 złotych.

Rejestracja samochodu po jego nabyciu

Po zakupie auta, jego nabywca musi dopełnić jeszcze kilku formalności – przede wszystkim powinien zarejestrować pojazd w odpowiednim wydziale komunikacji. Według Ustawy Prawo o ruchu drogowym, właściciel ma na to 30 dni od dnia zakupu. W tym czasie powinien zgłosić się do urzędu z kompletem dokumentów – umową kupna-sprzedaży, dowodem rejestracyjnym, kartą pojazdu (jeśli była wydana) oraz ważnym ubezpieczeniem OC.

Przepisy Kodeksu Cywilnego co prawda nie regulują kwestii rejestracji pojazdu, ale jasno określają, że sprzedaż oznacza przeniesienie własności. To oznacza, że od momentu podpisania umowy to nowy właściciel ponosi odpowiedzialność za auto – zarówno pod względem podatkowym, jak i administracyjnym.

Jeśli auto zostało sprowadzone z zagranicy, procedura wygląda nieco inaczej – przed rejestracją trzeba je najpierw wyrejestrować w kraju pochodzenia i przejść dodatkowe formalności, takie jak opłacenie akcyzy i tłumaczenie dokumentów. Niezależnie od tego, skąd pochodzi pojazd, kluczowe jest dopilnowanie, by posiadał obowiązkowe ubezpieczenie OC – bez niego nie ma mowy o legalnym poruszaniu się po drogach.

Zakup samochodu sprowadzanego z zagranicy – umowa

W przypadku zakupu samochodu sprowadzonego z zagranicy umowa kupna-sprzedaży wygląda nieco inaczej niż przy transakcjach krajowych. Po pierwsze, dokument musi być sporządzony w języku polskim lub przetłumaczony przez tłumacza przysięgłego – w przeciwnym razie urząd nie zarejestruje pojazdu. Co więcej, jak wspominaliśmy wyżej, samochód musi być w pierwszej kolejności wyrejestrowany w kraju pochodzenia.

Pamiętaj, by nie polegać wyłącznie na zapewnieniach sprzedawcy, a samemu zweryfikować kompletność dokumentów – zwłaszcza kartę pojazdu i certyfikat zgodności (COC), który potwierdza spełnienie norm unijnych. Jeśli nie masz pewności, jak powinna wyglądać umowa kupna-sprzedaży dla auta z importu, gotowy wzór do pobrania znajdziesz wyżej w tym artykule.

Miej też na uwadze, że legalizacja samochodu sprowadzonego z zagranicy wymaga dopilnowania dodatkowych formalności, takich jak opłacenie akcyzy i uzyskanie polskiego dowodu rejestracyjnego.

Unieważnienie umowy kupna-sprzedaży samochodu – kiedy jest to dozwolone?

Choć podpisanie umowy oznacza zobowiązanie obu stron do jej realizacji, istnieją sytuacje, w których możliwe jest odstąpienie od umowy kupna-sprzedaży. Może to nastąpić, jeśli sprzedający świadomie zataił wady pojazdu lub wprowadził kupującego w błąd co do jego stanu technicznego. Kluczowe jest tutaj pojęcie „wady istotnej” – czyli takiej, która ma wpływ na bezpieczeństwo jazdy lub znacznie obniża wartość pojazdu. Jeśli po zakupie okaże się, że auto miało poważny defekt, o którym sprzedający nie poinformował, kupujący ma prawo domagać się unieważnienia transakcji i zwrotu pieniędzy.

Zgodnie z przepisami Kodeksu Cywilnego, w opisywanej sytuacji kupujący może żądać wymiany rzeczy na wolną od wad, jednak trudno sobie wyobrazić coś takiego w przypadku kupna samochodu od osoby prywatnej. Niemniej, jeżeli nie chcemy rozstawać się z samochodem – bo na przykład uznajemy, że bardziej opłaca nam się usunąć wadę we własnym zakresie – to możemy domagać się od sprzedawcy obniżenia ceny pojazdu (a więc zwrotu części poniesionych kosztów).

Odpowiedzialność za wady ukryte pojazdu

Wszyscy kupujący powinni pamiętać, że zgodnie z obowiązującą literą prawa to zawsze sprzedawca jest zobowiązany do zadośćuczynienia kupującemu w przypadku wykrycia przez niego wad ukrytych pojazdu. Nie istnieje możliwość wyłączenia tej odpowiedzialności, ani scedowania jej na podmioty trzecie.

Umowa kupna-sprzedaży samochodu 2025 – podsumowanie

Kupno samochodu to moment, w którym łatwo stracić czujność – zwłaszcza wówczas, gdy oferta wygląda kusząco, a sprzedający zapewnia, że „wszystko jest w porządku”. Ale to właśnie wtedy trzeba mieć oczy dookoła głowy, bo źle skonstruowana umowa może nam zapewnić szereg problemów. Niedopilnowanie lub przemilczenie szczegółów, brak kluczowych zapisów w umowie, czy niejasne warunki płatności mogą sprawić, że zamiast nowego auta kupisz pakiet kłopotów.

Sam rok 2025 nie przynosi żadnych rewolucyjnych zmian w przepisach, ale to nie znaczy, że do sprawy można podchodzić lekko – kupno samochodu to w końcu poważna transakcja.

Nie musisz samodzielnie zastanawiać się nad tym, co wpisać w umowie – nie musisz też przyjmować tej, którą podsuwa Ci sprzedawca. Zamiast tego skorzystaj z oferowanego wyżej wzoru!