Umowa na zastępstwo – na czym polega umowa o pracę na zastępstwo? Urlop, wypowiedzenie, zalety i wady dla pracownika i pracodawcy

Umowa na zastępstwo to szczególny rodzaj umowy o pracę, zawieranej w celu zastępstwa pracownika nieobecnego np. z powodu urlopu macierzyńskiego, chorobowego czy innej usprawiedliwionej nieobecności. Taka forma zatrudnienia opiera się na przepisach Kodeksu pracy, a jej celem jest zapewnienie ciągłości pracy na danym stanowisku. Umowa o pracę na zastępstwo należy do umów na czas określony, jednak rządzi się nieco odmiennymi zasadami – zarówno jeśli chodzi o trwanie umowy, okres wypowiedzenia, jak i moment rozwiązania umowy, który zwykle następuje z dniem powrotu zastępowanego pracownika do pracy.

W artykule przybliżymy, czym jest umowa na zastępstwo, jakie daje prawa i obowiązki pracownikowi zatrudnionemu na jej podstawie, jakie obowiązują zasady dotyczące urlopu, wypowiedzenia czy wynagrodzenia oraz jakie zalety i wady wiążą się z tą formą zatrudnienia – zarówno z perspektywy pracownika, jak i pracodawcy.

Czym jest umowa na zastępstwo?

Umowa na zastępstwo to rodzaj umowy o pracę zawieranej na czas określony w celu zatrudnienia pracownika na zastępstwo za nieobecną osobę, która z przyczyn usprawiedliwionych – takich jak urlop macierzyński, urlop wychowawczy, choroba czy inna nieobecność – nie może wykonywać swoich obowiązków służbowych. Zatrudnienie na podstawie umowy na zastępstwo pozwala pracodawcy zachować ciągłość pracy w danym dziale lub na konkretnym stanowisku.

Umowa ta powinna:

• jasno wskazywać, że została zawarta w celu zastępstwa określonego pracownika;
• określać przewidywany okres trwania umowy, który może być uzależniony od daty powrotu zastępowanego pracownika do pracy.

Choć jest to forma zatrudnienia na czas określony, umowa na zastępstwo rządzi się nieco innymi zasadami niż standardowe umowy terminowe, szczególnie w kontekście wypowiedzenia i rozliczenia czasu pracy.

Umowa na zastępstwo w Kodeksie pracy

Umowa na zastępstwo została uregulowana w Kodeksie pracy jako szczególny przypadek umowy o pracę na czas określony. Zgodnie z art. 25 § 1 Kodeksu pracy, każda umowa o pracę, w tym zawarta na zastępstwo, stanowi podstawę nawiązania stosunku pracy i określa warunki zatrudnienia. Choć formalnie jest to umowa na czas określony, zawierana w celu zastępstwa nieobecnego pracownika, nie podlega limitowi 3 umów ani 33 miesięcy łącznego zatrudnienia, które obowiązują w przypadku innych umów na czas określony.

Oznacza to, że umowa na zastępstwo może być zawierana wielokrotnie z tym samym pracownikiem bez przekształcenia w umowę na czas nieokreślony, pod warunkiem że jej celem pozostaje zastępstwo konkretnego, nieobecnego pracownika.

Kodeks pracy dopuszcza również możliwość wypowiedzenia takiej umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia, jeśli została zawarta na czas dłuższy niż 2 tygodnie.

Czas trwania umowy na zastępstwo

Czas trwania umowy na zastępstwo jest bezpośrednio powiązany z okresem usprawiedliwionej nieobecności zastępowanego pracownika. Umowa ta może zostać zawarta na konkretny okres lub do dnia powrotu pracownika do pracy, bez konieczności wskazywania dokładnej daty zakończenia. W praktyce oznacza to, że trwanie umowy na zastępstwo jest elastyczne i uzależnione od sytuacji zdrowotnej, urlopowej lub rodzinnej osoby zastępowanej.

Co istotne, mimo że jest to umowa na czas określony, nie obowiązuje jej limit 3 umów ani 33 miesięcy zatrudnienia, ponieważ została zawarta w celu zastępstwa. Umowa na zastępstwo wygasa z chwilą powrotu zastępowanego pracownika do pracy, chyba że wcześniej dojdzie do jej rozwiązania za porozumieniem stron lub w trybie wypowiedzenia.

Umowa na zastępstwo a urlop

Pracownik zatrudniony na podstawie umowy na zastępstwo ma prawo do urlopu wypoczynkowego na takich samych zasadach jak każdy inny pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę. Oznacza to, że przysługuje mu urlop proporcjonalny do okresu zatrudnienia oraz wymiaru czasu pracy. Jeśli umowa na zastępstwo trwa krócej niż rok, pracownik nabywa prawo do urlopu z każdym przepracowanym miesiącem, w wymiarze 1/12 rocznego urlopu.

W przypadku pracy na pełen etat oznacza to 1,66 dnia urlopu za każdy miesiąc. Ponadto pracownikowi przysługuje również prawo do urlopu na żądanie oraz innych form urlopu przewidzianych w Kodeksie pracy, w tym urlopu macierzyńskiego, jeżeli spełnia ustawowe warunki. Umowa na zastępstwo nie pozbawia więc pracownika prawa do odpoczynku ani nie ogranicza uprawnień związanych z ochroną pracy.

Umowa na zastępstwo a ciąża

Umowa na zastępstwo a ciąża to temat budzący wiele wątpliwości, jednak zgodnie z Kodeksem pracy, kobieta zatrudniona na podstawie umowy o pracę na zastępstwo korzysta z takiej samej ochrony jak inne pracownice w ciąży. Oznacza to, że jeśli w momencie ciąży umowa na zastępstwo trwa, pracodawca nie może jej wypowiedzieć ani rozwiązać, chyba że zachodzą szczególne okoliczności przewidziane w przepisach.

Co ważne, jeśli rozwiązanie umowy na zastępstwo miałoby nastąpić po trzecim miesiącu ciąży, zgodnie z art. 177 § 3 Kodeksu pracy, ulega ona przedłużeniu do dnia porodu. Pracownica nabywa wtedy prawo do zasiłku macierzyńskiego, mimo że umowa wygaśnie po porodzie. Ochrona ta nie dotyczy jednak sytuacji, gdy zastępowany pracownik wróci do pracy przed porodem – wówczas umowa na zastępstwo wygasa niezależnie od ciąży zatrudnionej pracownicy.

Jak zawrzeć umowę na zastępstwo?

Zawarcie umowy na zastępstwo powinno odbywać się zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, tak jak każda umowa o pracę. Niezbędne jest pisemne określenie warunków zatrudnienia, w tym wskazanie, że umowa została zawarta w celu zastępstwa nieobecnego pracownika. Umowa powinna zawierać m.in. dane stron, stanowisko, miejsce i wymiar czasu pracy, termin rozpoczęcia pracy, wysokość wynagrodzenia oraz okres obowiązywania umowy – który może być określony konkretną datą lub powiązany z powrotem zastępowanego pracownika do pracy.

Przed podpisaniem umowy pracodawca powinien poinformować pracownika o warunkach zatrudnienia, a zatrudniony musi zostać zgłoszony do ZUS. Umowę na zastępstwo zawiera się najczęściej w sytuacjach, gdy przewiduje się dłuższą usprawiedliwioną nieobecność etatowego pracownika, np. z powodu urlopu macierzyńskiego, wychowawczego lub choroby.

Wypowiedzenie umowy na zastępstwo

Wypowiedzenie umowy na zastępstwo jest możliwe, ale zależy od tego, na jak długi okres została zawarta. Jeśli umowa została podpisana na czas dłuższy niż dwa tygodnie, zgodnie z Kodeksem pracy może być wypowiedziana z zachowaniem ustawowego okresu wypowiedzenia – najczęściej wynosi on 2 tygodnie, 1 miesiąc lub 3 miesiące, w zależności od stażu pracy u danego pracodawcy.

Co istotne, umowa na zastępstwo może również zostać rozwiązana na mocy porozumienia stron lub – w określonych sytuacjach – bez wypowiedzenia. Warto pamiętać, że umowa na zastępstwo wygasa automatycznie z dniem powrotu zastępowanego pracownika do pracy, niezależnie od zamiaru którejkolwiek ze stron. W przypadku wypowiedzenia umowy na zastępstwo przez pracodawcę należy kierować się zasadą ochrony stosunku pracy, zwłaszcza jeśli pracownik korzysta z uprawnień szczególnych, np. jest w ciąży lub na urlopie.

Zalety i wady umowy o pracę na zastępstwo – dla pracownika i pracodawcy

Umowa o pracę na zastępstwo ma zarówno zalety, jak i wady, które warto rozważyć z perspektywy pracownika i pracodawcy. Dla pracownika podstawową korzyścią jest zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, co oznacza dostęp do pełni uprawnień pracowniczych – m.in. do wynagrodzenia minimalnego, urlopu, zasiłku chorobowego czy urlopu macierzyńskiego. Umowa ta daje także szansę na zdobycie doświadczenia zawodowego, a czasem prowadzi do dłuższej współpracy.

Wadą jest jednak brak stabilności – umowa na zastępstwo może wygasnąć w każdej chwili, gdy zastępowany pracownik wróci do pracy, co często bywa nieprzewidywalne. Dla pracodawcy zaletą jest możliwość szybkiego uzupełnienia braków kadrowych bez konieczności wiązania się z pracownikiem na stałe oraz elastyczność w dostosowywaniu zespołu do bieżących potrzeb. Wadą może być natomiast konieczność ponownego wdrażania nowych pracowników, jeśli zastępstwo się przedłuża lub konieczne jest kolejne zatrudnienie na to samo stanowisko.