Umowa użyczenia lokalu – co powinna zawierać? Wzór

06/07/2025

Umowa użyczenia lokalu to jeden z dokumentów, w ramach którego możemy przekazać lokal mieszkalny na bezpłatne używanie osobie trzeciej. W przeciwieństwie do umowy najmu lokalu, taki dokument ma charakter nieodpłatny, choć pozostałe jej elementy są dość podobne.

Czym dokładnie jest umowa użyczenia lokalu? Kiedy warto ją zawrzeć i jakie elementy musi zawierać taki dokument? Kto płaci podatek i czynsz w przypadku takiej umowy? Czy umowa użyczenia lokalu zawsze jest bezpłatna? Na te i inne pytania postaramy się odpowiedzieć w niniejszym materiale.

Czym jest umowa użyczenia lokalu i kiedy warto ją zawrzeć?

Umowa użyczenia lokalu to porozumienie, w ramach którego jedna strona – użyczający – oddaje drugiej stronie – biorącemu – określony lokal do nieodpłatnego korzystania przez czas oznaczony lub nieoznaczony. Ustawa, a dokładniej Kodeks Cywilny, nie wymaga przy tym żadnego świadczenia wzajemnego, co odróżnia ten typ umowy od najmu czy dzierżawy.

Użyczenie lokalu ma charakter osobisty i często opiera się na relacjach prywatnych – dotycząc najbliższej rodziny, dalszych krewnych czy przyjaciół. Nie oznacza to jednak, że umowa ta może być zawarta bez zastanowienia, bowiem rodzi ona konkretne zobowiązania w przypadku obu stron. Naturalnie, stroną takiej umowy nie muszą koniecznie być osoby fizyczne – osoby prawne również mogą stanowić jej sygnatariuszy.

Umowę użyczenia lokalu warto rozważyć w sytuacjach, w których właściciel rzeczonego lokalu chce przekazać go do użytkowania osobie trzeciej bez pobierania opłat – na przykład członkowi rodziny, znajomemu, współpracownikowi czy organizacji pozarządowej. Nieruchomość przekazana w ten sposób może być też używana w ramach tymczasowego wsparcia, chociażby przy przeprowadzkach, remontach czy w sytuacjach nagłych.

Użyczenie a najem nieruchomości – różnice

Podstawową różnicą między użyczeniem, a najmem, jest odpłatność – najem zakłada bowiem regularne świadczenie pieniężne (czynsz), natomiast użyczenie ma z założenia charakter nieodpłatny.

W przypadku najmu dochodzi do przekazania prawa do korzystania z lokalu w zamian za ustalone wynagrodzenie, co wiąże się przy okazji z dodatkowymi obowiązkami formalnymi – m.in. podatkowymi i ewidencyjnymi. Umowa użyczenia nie generuje takich zobowiązań, ale z prawnego punktu widzenia wciąż stanowi czynność cywilnoprawną, która może rodzić określone skutki – zwłaszcza przy dłuższym czasie trwania lub w razie konfliktu między stronami.

Czy umowa użyczenia lokalu może być odpłatna?

Nie – odpłatność wyklucza istotę użyczenia. Umowa tego typu musi być bezpłatna, ponieważ to właśnie brak świadczenia wzajemnego odróżnia ją od najmu czy dzierżawy. Jeżeli którakolwiek ze stron przewiduje obowiązek zapłaty, nawet w formie symbolicznej, umowa przestaje być użyczeniem i podlega ocenie według przepisów o innych stosunkach cywilnoprawnych.

Co musi znaleźć się w umowie użyczenia danego lokalu?

Choć przepisy nie wymagają dla umowy użyczenia formy szczególnej, to w praktyce brak precyzji w zapisach może prowadzić do konfliktów trudnych do rozstrzygnięcia – dlatego też, każda dobrze sporządzona umowa użyczenia powinna w jasny sposób określać tożsamość stron, przedmiot umowy, cel użyczenia oraz warunki jej trwania. Należy unikać ogólników i zapisów nieostrych – zwłaszcza w odniesieniu do obowiązków stron i zakresu korzystania z lokalu.

Do kluczowych elementów, które powinny znaleźć się w treści dokumentu, należą:

dokładne oznaczenie stron umowy (imię, nazwisko, adres, PESEL lub NIP),
precyzyjny opis użyczanego lokalu (adres, powierzchnia, numer księgi wieczystej, stan techniczny),
określenie celu i zasad korzystania z lokalu (np. cele mieszkaniowe, bez prawa podnajmu),
wskazanie czasu trwania umowy (oznaczonego lub nieoznaczonego),
ustalenia dotyczące kosztów eksploatacyjnych, napraw i konserwacji,
zasady rozwiązania umowy i terminy opuszczenia lokalu.

Dokument może także zawierać dodatkowe klauzule, takie, jak na przykład zakaz zameldowania, brak zgody na prowadzenie działalności gospodarczej czy konieczność spisania protokołu zdawczo-odbiorczego przy odbiorze nieruchomości.

Obowiązki użyczającego i biorącego lokal w użyczenie

Jak już wspomnieliśmy wyżej, nawet pomimo nieodpłatnego charakteru umowy, obie strony mają określone obowiązki wynikające z przepisów i ustaleń zawartych w dokumencie. Ich niedopełnienie może skutkować odpowiedzialnością cywilną lub roszczeniami zwrotnymi – w szczególności w przypadku szkód lub nadmiernego zużycia lokalu.

Do podstawowych obowiązków użyczającego zaliczymy:

udostępnienie lokalu w stanie nadającym się do umówionego użytku,
niewprowadzanie zmian bez zgody biorącego, jeśli nie są konieczne,
powstrzymanie się od wypowiedzenia umowy bez ważnej przyczyny, jeśli zawarto ją na czas oznaczony.

Natomiast w skład obowiązków biorącego możemy wliczyć:

korzystanie z lokalu zgodnie z jego przeznaczeniem i ustaleniami wynikającymi z umowy,
ponoszenie zwykłych kosztów eksploatacyjnych, takich jak media czy wywóz odpadów,
utrzymanie lokalu w należytym stanie technicznym i porządkowym,
nieprzekazywanie lokalu osobom trzecim bez zgody użyczającego.

Czy biorący lokal może się w nim zameldować?

Tak – możliwość zameldowania nie jest uzależniona od rodzaju umowy, lecz od faktu rzeczywistego zamieszkania oraz posiadania tytułu prawnego do lokalu. Umowa użyczenia, nawet nieodpłatna, stanowi taki tytuł, co oznacza to, że osoba biorąca lokal w użyczenie może się w nim zameldować, o ile wynika to z rzeczywistego pobytu i nie sprzeciwiają się temu postanowienia umowy. Warto jednak pamiętać, że meldunek nie daje praw do lokalu – to czynność administracyjna, a nie sposób nabycia uprawnień mieszkaniowych.

Jak opisać lokal i czego unikać w umowie?

Opis lokalu powinien być jak najbardziej precyzyjny, i to w najdrobniejszych szczegółach – należy podać pełny adres nieruchomości, jej powierzchnię użytkową, numer księgi wieczystej, a także wskazać jej przynależności, takie jak piwnica, balkon czy miejsce parkingowe. Należy unikać ogólników typu „mieszkanie w bloku” czy „lokal do zamieszkania”, które w razie sporu okażą się bezużyteczne. Warto również dołączyć opis stanu technicznego oraz dokumentację zdjęciową, zwłaszcza w sytuacji, w której lokal nie jest nowy i niektóre jego mankamenty są wyraźne. Taka praktyka pozwala na uniknięcie sporów przy zwrocie lokalu – i jasno wskazuje, w jakim stanie nieruchomość została przekazana.

Czas trwania umowy użyczenia lokalu mieszkalnego i warunki wypowiedzenia

Umowa użyczenia może zostać zawarta zarówno na czas określony, jak i nieokreślony – ustawodawca nie narzuca w tym zakresie żadnych ograniczeń, pozostawiając stronom swobodę w ustaleniu ram czasowych. Warto jednak pamiętać, że brak precyzyjnie określonego terminu końcowego nie oznacza pełnej dowolności w rozwiązaniu umowy – także użyczenie bezterminowe musi być wypowiedziane zgodnie z ogólnymi zasadami prawa cywilnego. Jeżeli strony nie zawarły w umowie odmiennych postanowień, to obowiązuje kodeksowa reguła, w ramach której użyczający może żądać zwrotu lokalu w każdej chwili, ale tylko wtedy, gdy biorący używa go niezgodnie z przeznaczeniem, lub stan lokalu wymaga pilnej naprawy, niemożliwej przy jego dalszym użytkowaniu.

W praktyce oznacza to, że jednostronne wypowiedzenie użyczenia „z dnia na dzień” – bez powodu, w dodatku przy umowie bezterminowej – może zostać skutecznie zakwestionowane. Dlatego tak ważne jest, by już na etapie tworzenia umowy precyzyjnie określić zasady jej rozwiązania – z zachowaniem terminów, powodów i ewentualnych warunków dodatkowych. Umowa może przewidywać konkretny czas trwania, po którym lokal zostanie zwrócony, albo klauzulę umożliwiającą wcześniejsze wypowiedzenie z określonym wyprzedzeniem.

Co zrobić, gdy lokator nie chce się wyprowadzić?

W przypadku umowy użyczenia sytuacja biorącego lokal nie jest tożsama z najemcą – nie chroni go Ustawa o ochronie praw lokatorów, a jego pobyt nie ma charakteru trwałego posiadania. Jeśli mimo wypowiedzenia umowy użyczający nie odzyskuje lokalu, ma prawo wystąpić na drogę cywilną z żądaniem wydania nieruchomości. Taki pozew kieruje się do Sądu Rejonowego właściwego dla miejsca położenia lokalu.

Co istotne, w przeciwieństwie do najmu, biorący w użyczenie nie może domagać się przydziału lokalu socjalnego ani odroczenia eksmisji. Mimo to, procedura nie jest natychmiastowa – dlatego tym bardziej istotne jest wcześniejsze zabezpieczenie sprawy dobrze skonstruowaną umową, która jednoznacznie określa warunki zakończenia i termin zwrotu lokalu.

Czy umowa użyczenia musi być spisana na piśmie?

Z punktu widzenia prawa cywilnego umowa użyczenia może zostać zawarta w dowolnej formie – również ustnie, a nawet w sposób dorozumiany, przez samo przekazanie lokalu i akceptację jego używania. Brak pisemności nie wpływa na ważność umowy jako takiej. Problem jednak w tym, że wszystko, co niewypowiedziane wprost i nieutrwalone w dokumencie, w chwili sporu przestaje być jednoznaczne – ustne ustalenia działają tylko wtedy, gdy żadna ze stron nie ma interesu w ich reinterpretacji, a to, jak wiadomo, nie jest stan trwały.

Dlatego też, choć prawo nie nakazuje sporządzenia pisemnej umowy, to zdrowy rozsądek i doświadczenia tysięcy obywateli zdecydowanie to sugerują – wyłącznie dokument zawarty na piśmie pozwala jasno określić wszelkie warunki, ograniczyć ryzyko nieporozumień i zabezpieczyć interesy obu stron. W razie konieczności wystąpienia do sądu stanowi również środek dowodowy, którego przy umowie ustnej najczęściej brakuje. Z perspektywy użyczającego to nie tylko kwestia porządku, ale forma kontroli nad tym, co przekazuje – i na jakich warunkach.

Umowa użyczenia lokalu a koszty utrzymania

Jednym z najczęstszych źródeł nieporozumień przy umowie użyczenia są koszty eksploatacyjne – zwłaszcza w sytuacjach, w których strony nie doprecyzowały, na kim spoczywa obowiązek zapłaty za określone elementy. Zgodnie z zasadą ogólną, to biorący w użyczenie ponosi koszty związane z codziennym korzystaniem z lokalu – opłaty za media, wywóz śmieci, drobne naprawy czy utrzymanie czystości. Umowa może jednak – a wręcz powinna – te obowiązki wyraźnie wymieniać, by nie pozostawiać pola do dowolnych interpretacji.

Warto też wyraźnie oddzielić obowiązki bieżące od kosztów inwestycyjnych czy remontowych. Użyczenie nie oznacza bowiem przeniesienia odpowiedzialności za stan techniczny lokalu – to nadal po stronie właściciela leży troska o poważne usterki, kwestie konstrukcyjne czy wymianę instalacji. Strony mogą jednak zamieścić w umowie odpowiednie zapisy, które będą regulować tę kwestię w zgodzie z ich postanowieniami.

Czy użyczenie lokalu generuje obowiązek podatkowy?

Co do zasady – nie. Umowa użyczenia jako taka nie podlega opodatkowaniu, ponieważ nie występuje w niej element odpłatności. Ergo, brak czynszu oznacza brak przychodu po stronie użyczającego, a tym samym brak podstawy do naliczenia podatku dochodowego. Pewien wyjątek może dotyczyć jednak sytuacji, w której lokal użyczany jest na rzecz podmiotu gospodarczego, a użyczenie przynosi mu korzyści majątkowe – wówczas Urząd Skarbowy może próbować przypisać tzw. nieodpłatne świadczenie jako przychód. Niemniej, w przypadku standardowego użyczenia – na przykład w rodzinie – nie występuje ani obowiązek zapłaty podatku, ani konieczność zgłoszenia umowy do fiskusa.

Czy umowę użyczenia lokalu trzeba zgłosić do Urzędu Skarbowego?

Przepisy nie nakładają ogólnego obowiązku zgłaszania umowy użyczenia lokalu do Urzędu Skarbowego – zwłaszcza w sytuacjach, w których mamy do czynienia z relacją prywatną, nieodpłatną i pozbawioną skutków majątkowych dla którejkolwiek ze stron.

Zgłoszenie może okazać się konieczne jedynie wtedy, gdy biorący lokal w użyczenie wykorzystuje go w ramach prowadzonej działalności gospodarczej – wówczas pojawia się ryzyko przypisania korzyści majątkowej, a co za tym idzie – obowiązku podatkowego. Taka sytuacja nie dotyczy jednak większości przypadków użyczenia prywatnego, które pozostają poza zasięgiem zainteresowania fiskusa. Jeśli jednak umowa dotyczy lokalu firmowego, magazynu czy biura, warto zasięgnąć indywidualnej interpretacji podatkowej, by uniknąć ewentualnych nieprzyjemności.

Darmowy wzór umowy użyczenia lokalu – co musi zawierać dokument?

Umowa użyczenia nie wymaga ani udziału notariusza, ani skomplikowanej formy, ale musi jasno określać strony, przedmiot, czas trwania i warunki korzystania z lokalu. Brak precyzji to prosta droga do sporu – dlatego nawet prosty dokument powinien zawierać podstawowe zabezpieczenia. Poniżej zamieszczamy gotowy wzór, który można uzupełnić o dane i dostosować do konkretnej sytuacji.

UMOWA UŻYCZENIA LOKALU

zawarta w dniu ……………… w ……………………………… pomiędzy:

[imię i nazwisko użyczającego]
zamieszkałym w ………………………………………, PESEL: ……………………,
zwanym dalej „Użyczającym”,

[imię i nazwisko biorącego]
zamieszkałym w ………………………………………, PESEL: ……………………,
zwanym dalej „Biorącym”,

1. Przedmiot umowy
Użyczający oddaje Biorącemu do nieodpłatnego używania lokal mieszkalny położony w ………………………………………………………………………………, o powierzchni ……… m², składający się z ……… pokoi, kuchni, łazienki i przedpokoju.
2. Cel i sposób korzystania
Lokal będzie wykorzystywany wyłącznie w celach mieszkalnych. Biorący zobowiązuje się nie oddawać lokalu w podnajem ani nie użyczać go osobom trzecim bez pisemnej zgody Użyczającego.
3. Czas trwania umowy
Umowa zostaje zawarta na czas ………………………………………… i może zostać wypowiedziana przez każdą ze stron z zachowaniem ……… dniowego okresu wypowiedzenia.
4. Obowiązki stron
Biorący ponosi koszty bieżącego utrzymania lokalu (media, śmieci, drobne naprawy).
Użyczający odpowiada za stan techniczny lokalu oraz ewentualne naprawy wymagające interwencji specjalistycznej.
5. Zakaz zameldowania
Strony postanawiają, że Biorący nie będzie zgłaszał zamiaru zameldowania się w użyczonym lokalu bez uprzedniej zgody Użyczającego.
6. Zwrot lokalu
Po zakończeniu umowy Biorący zobowiązuje się zwrócić lokal w stanie niepogorszonym, z wyłączeniem zużycia wynikającego z normalnej eksploatacji.
7. Postanowienia końcowe
W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.
Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – po jednym dla każdej ze stron.