Dokument magazynowy WZ, czyli wydanie zewnętrzne

Dokument WZ dokumentuje wydanie towarów lub materiałów z magazynu. W wielu przypadkach jest pierwszym dokumentem sprzedaży, na którego podstawie jest następnie wystawiana faktura. Czy jest obowiązkowy, jak go wystawić, jak zaksięgować? Przeczytasz o tym w naszym artykule.

Co to jest dokument WZ?

WZ to dokument magazynowy, który potwierdza wydanie na zewnątrz jednostki materiałów, towarów lub produktów. Stosuje się go np. przy sprzedaży towarów, ale można go wykorzystać również w transporcie, czy do sporządzenia deklaracji celnej.

Dokument ten wystawiany jest np. kiedy osoba dokonująca sprzedaży nie ma uprawnień do wystawiania faktur. Fakturę do niego należy wystawić w ciągu maksymalnie 7 dni.

Musi zawierać:

• kolejny numer,
• datę wystawienia,
• datę wydania towaru/materiału,
• oznaczenie towaru/materiału,
• cenę jednostkową,
• ilość wydanego towaru/materiału,
• dane odbiorcy i wystawcy,
• podpis osoby upoważnionej do wystawienia WZ.

Dokument WZ może również zawierać dodatkowe elementy, jak numer zamówienia, czy waga towaru, ale nie są one obowiązkowe. Dodatkowe informacje mogą pomóc w uniknięciu pomyłek w trakcie transportu, czy wystawiania faktury.

Nabywca powinien otrzymać go niezwłocznie po wystawieniu (mailowo, albo razem z towarem/usługą).

Dokument WZ nie jest dokumentem księgowym. Nie księguje się go, poza jedynym przypadkiem – kiedy odbiorca otrzymał towar wydany na podstawie dokumentu WZ i dokonał nim obrotu przed otrzymaniem faktury.

Dokument WZ w ustawie o rachunkowości

Dokument WZ należy do dowodów zewnętrznych własnych, wymienionych w art. 20. ust. 2 Ustawy o rachunkowości.

Należy pamiętać, że przedsiębiorstwo powinno przechowywać dokumenty dowodów WZ przez 5 lat (art. 74 Ustawy o rachunkowości).

Czy dokument WZ jest obowiązkowy?

Prowadzenie gospodarki magazynowej, a co za tym idzie – wystawianie dokumentów magazynowych takich jak dokument WZ – jest obowiązkowe dla przedsiębiorców prowadzących pełne księgi rachunkowe. Firmy prowadzące księgowość uproszczoną nie mają takiego obowiązku.

Nie ma jednak obowiązku wystawiania dokumentu WZ do już wystawionej faktury.

Czy dokument WZ musi być podpisany przez odbiorcę?

Podpis odbiorcy nie jest obowiązkowym elementem dokumentu WZ. Musi znaleźć się na nim jedynie podpis osoby, która go wystawia.

Dokument WZ a paragon

Na podstawie dokumentu WZ można wystawić również paragon fiskalny.

Jak wystawić dokument WZ?

Dokument WZ możesz wystawić m.in. w programie księgowym. W Małej Księgowości, aby to zrobić:

• Wejdź w ‘Magazyn’ > ‘Dokumenty’ > ‘Wprowadzanie dokumentów magazynowych’.
• W polu ‘Numer dokumentu’ wybierz ‘WZ’.

• Uzupełnij pozostałe pozycje.
• Drukuj/wyślij/fakturuj lub księguj dokument.