Koszty uzyskania przychodu 2025 – firmy i pracownika. Kiedy można stosować podwyższone koszty uzyskania przychodu? Podatek dochodowy od osób fizycznych

Koszty uzyskania przychodu to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (zgodnie z art. 22 ust. 1. Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 15. Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych). Często słyszy się o nich w kontekście „wrzucania w koszty” różnych wydatków, ale dotyczą również osób zatrudnionych na umowie o pracę, zlecenie, czy o dzieło. Są ważne dla dokonywania rozliczeń podatkowych. Sprawdź, jak z nich korzystać.

Koszty uzyskania przychodu w działalności gospodarczej

Koszt uzyskania przychodu to wydatek poniesiony w celu uzyskania przychodu. Pewne rzeczy umiemy zaliczyć do nich intuicyjnie – program komputerowy, stosowany wyłącznie do pracy, wynajem lokalu na potrzeby prowadzenia działalności, itp. Kosztami uzyskania przychodów są jednak również niektóre wydatki wynikające z prawa (opłata recyklingowa, składka zdrowotna na podatku liniowym, składki pracowników). Najbardziej szczegółowe informacje o tym, co jest kosztem działalności gospodarczej i jak go obliczyć, a co nim nie jest znajdziesz w art. 22 i art. 23 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT).

Kiedy wydatek jest kosztem?

Wydatek jest kosztem tylko wtedy, kiedy jest konieczny do wykonywania działalności. To sprawia, że możliwość zaliczenia czegoś w koszty lub nie, będzie zależeć od profilu działalności, a także bardzo szczególnych cech zakupionego przedmiotu.

Przykładowo, czy ubranie jest kosztem? To zależy! Odzież ochronna dla pracowników – tak, jest kosztem, uniform służbowy – tak, jeśli spełnia określone warunki (jego noszenie jest obowiązkiem pracownika, a sam strój nie może być używany do celów prywatnych, najlepiej, jeśli posiada logo). Ubrania kupowane dla samego siebie przedsiębiorca też może zaliczyć do KUP, pod warunkiem że jest to strój niezbędny do wykonywania działalności (np. lekarski fartuch, strój sportowy w przypadku trenera). Kosztem nie może być natomiast „zwykła” odzież, nawet jeśli miałaby być wykorzystywana wyłącznie na spotkania z klientami.

Czy w takim razie komputer jest kosztem? Jeśli został kupiony w celu wykonywania działalności – tak, chyba że zaliczymy go do środków stałych – wówczas kosztami będą odpisy amortyzacyjne. Jeśli taki komputer otrzymamy nieodpłatnie, nie podlega on jednak amortyzacji i w żaden sposób nie jest kosztem. Komputer prywatny możemy przekazać na potrzeby działalności i wliczać w koszty odpisy amortyzacyjne.

Jak odliczać koszty od podatku dochodowego od osób fizycznych?

Koszty uzyskania przychodu odlicza się od podatku dochodowego na etapie obliczania zaliczki na podatek dochodowy. W tym celu należy ustalić przychód, czyli wszystkie wpływy z danego miesiąca. Następnie, od tej kwoty odjąć wartość kosztów uzyskania przychodu. Otrzymana kwota stanowi dochód (przychód pomniejszony o koszt) i podlega opodatkowaniu. 

Kosztów nie odliczamy w przypadku opodatkowania ryczałtem, gdzie to przychód podlega opodatkowaniu.

Podwyższone koszty uzyskania przychodu w stosunku pracy

Tak jak wspomnieliśmy, koszty uzyskania przychodu dotyczą nie tylko przedsiębiorców. Osoba zatrudniona na podstawie stosunku pracy, stosunku służbowego, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, może w rocznym rozliczeniu PIT odliczyć od przychodów koszty dojazdu do miejsca pracy.

Wydatków na dojazd do pracy środkami transportu publicznego lub samochodem nie obliczysz natomiast jeśli koszty te zostały Ci zwrócone.

Co ważne, z tych kosztów pracowniczych może skorzystać każdy pracownik. Nie ma konieczności ich dokumentowania.

Pracownicze koszty uzyskania przychodu zostały określone w art. 22. ust. 2. Ustawy o PIT.

Podstawowe koszty uzyskania przychodu pracownika to:

• 250 zł miesięcznie (łącznie nie więcej niż 3000 zł rocznie) – jeśli podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
• 4500 zł rocznie – jeśli podatnik uzyskuje przychody z więcej niż jednego ww. źródła.

Wyższe koszty uzyskania przychodu można odliczyć, jeśli pracuje się poza miejscem zamieszkania. Maksymalnie można odliczyć:

• 300 zł miesięcznie (łącznie do 3600 zł rocznie) – jeśli podatnik pracuje poza miejscem zamieszkania i nie uzyskuje dodatku za rozłąkę;
• 5400 zł rocznie – jeśli podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku pracy itd., pracuje poza miejscem zamieszkania i i nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodu również przysługuje zawsze wtedy, kiedy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest inne, niż miejscowość, w której znajduje się zakład pracy. Może on odliczyć koszty dojazdu bez ich dokumentowania. Musi jednak złożyć oświadczenie o miejscu zamieszkania i o tym, że nie otrzymuje dodatku za rozłąkę.

O tym, jak ustalić wysokość kosztów dla różnych źródeł przychodów mowa w art. 22 ust. 3.

Uwaga! Pracownik może zastosować koszty uzyskania przychodu z tytułu dojazdu do pracy wyższe niż ustawowe, tylko jeśli dojeżdża komunikacją publiczną. Wówczas musi jednak udokumentować wysokość rocznych kosztów uzyskania przychodu konkretnie imiennymi biletami okresowymi. Nie można odliczyć dojazdów samochodem albo na podstawie jednorazowo kupowanych biletów w kwocie większej niż wyżej wymienione.

Jak stosować podwyższone koszty uzyskania przychodu pracownika w zeznaniu PIT za 2025 rok?

Koszty uzyskania przychodu należy wykazać w sekcji D w deklaracji PIT-37. Natomiast jeśli chcesz odliczyć tylko koszty w wysokości przewidzianej w ustawie, Twój pracodawca powinien zamieścić je w PIT-11, a Urząd Skarbowy przenieść do PIT-37. Niemniej, warto się upewnić, że sekcja D jest prawidłowo wypełniona.

Autorskie koszty uzyskania przychodu

Osoby nieprowadzące działalności gospodarczej, do przychodów z tytułu:

• działalności twórczej w zakresie architektury, architektury wnętrz, architektury krajobrazu, inżynierii budowlanej, urbanistyki, literatury, sztuk plastycznych, wzornictwa przemysłowego, muzyki, fotografiki, twórczości audialnej i audiowizualnej, programów komputerowych, gier komputerowych, teatru, kostiumografii, scenografii, reżyserii, choreografii, lutnictwa artystycznego, sztuki ludowej oraz dziennikarstwa;
• działalności artystycznej w dziedzinie sztuki aktorskiej, estradowej, tanecznej i cyrkowej oraz w dziedzinie dyrygentury, wokalistyki i instrumentalistyki;
• produkcji audialnej i audiowizualnej;
• działalności publicystycznej;
• działalności muzealniczej w dziedzinie wystawienniczej, naukowej, popularyzatorskiej, edukacyjnej oraz wydawniczej;
• działalności konserwatorskiej;
• prawa zależnego, o którym mowa w art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, do opracowania cudzego utworu w postaci tłumaczenia;
• działalności badawczo-rozwojowej, naukowej, naukowo-dydaktycznej, badawczej, badawczo-dydaktycznej oraz prowadzonej w uczelni działalności dydaktycznej;

mogą zastosować autorskie koszty uzyskania przychodu w wysokości 50%.

Koszty 50% można zastosować do przychodów z tytułu:

• zapłaty twórcy za przeniesienie prawa własności wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego;
• opłaty licencyjnej za przeniesienie prawa stosowania wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego, otrzymanej w pierwszym roku trwania licencji od pierwszej jednostki, z którą zawarto umowę licencyjną;
• korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów, lub rozporządzania przez nich tymi prawami, z tym że koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne.

Jak odliczyć autorskie koszty uzyskania przychodu w PIT?

Ustawowe koszty uzyskania przychodu zostaną uwzględnione w Twoim PIT-11 i przeniesione do PIT-37.

Jeżeli poniesiesz koszty wyższe niż ustawowe 50%, możesz je odliczyć, ale musisz je samodzielnie udokumentować.

Koszty uzyskania przychodu na zleceniu i umowie o dzieło

 W przypadku umowy zlecenie lub o dzieło, koszty uzyskania przychodu wynoszą 20%. Wyjątkiem są umowy, których rezultatem jest utwór w rozumieniu prawa autorskiego, gdzie koszty rosną do 50%.

Jeżeli poniesiesz koszty wyższe niż ustawowe, możesz je odliczyć, ale musisz je samodzielnie udokumentować.