Aneks do umowy – czym jest i co może zawierać? Wzór z omówieniem

Jak mówi jedna z rzymskich paremii prawniczych, „pacta sunt servanda” – czyli „umów należy dotrzymywać”. Zdarzają się jednak sytuacje, w ramach których nadal chcemy utrzymać w mocy trzon danych porozumień, zmieniając jednak określone, wciąż istotne dla niej szczegóły. To właśnie w takich sytuacjach pomocą okaże się dla nas aneks do umowy.

Czym jest aneks do umowy i w jakich dokumentach można go stosować? Jakie elementy musi zawierać aneks, a jakie zapisy będą nieskuteczne? Czy aneks do umowy musi być spisany w formie aktu notarialnego? Na te i inne pytania odpowiadamy w niniejszym materiale.

Czym jest aneks do umowy?

Aneks do umowy to dokument, który pozwala stronom już zawartego porozumienia dokonać w nim modyfikacji – bez konieczności sporządzania nowej umowy od podstaw. Aneks ani nie znosi, ani nie zastępuje dotychczasowej treści umowy, lecz uzupełnia ją (lub zmienia) w wyraźnie oznaczonym zakresie. W sensie prawnym aneks stanowi integralną część pierwotnej umowy – obowiązuje tylko w powiązaniu z nią i nie może funkcjonować samodzielnie, wobec czego należy ją postrzegać jako formę korekty, a nie zaś odrębny kontrakt.

W praktyce oznacza to, że aneks może służyć zarówno do drobnych korekt redakcyjnych, jak i istotnych zmian warunków współpracy – pod warunkiem, że nie narusza on obowiązujących przepisów i że obie strony wyrażą zgodę na jego treść. Z punktu widzenia prawa cywilnego aneks jest wyrazem swobody umów – tej samej zasady, która umożliwiła zawarcie pierwotnego kontraktu.

Do jakich dokumentów może być zastosowany aneks?

Aneks, jako forma modyfikacji treści umowy, może być stosowany do niemal każdego rodzaju porozumienia zawartego między stronami – pod warunkiem, że umowa nie została wykonana w całości albo nie została rozwiązana.

Zakres zastosowania aneksów jest szeroki, ponieważ opiera się na zasadzie swobody umów – a ta, zgodnie z obowiązującą literą prawa, obowiązuje nie tylko w relacjach między przedsiębiorcami, ale również w obrocie konsumenckim czy pracowniczym. Co istotne, aneks nie wymaga ingerencji sądu ani notariusza, o ile pierwotna umowa również nie była sporządzona w takiej formie.

Najczęstsze przypadki zastosowania aneksów obejmują:

• aneks do umowy o pracę – np. zmiana wynagrodzenia, wymiaru etatu czy miejsca pracy,
  
• aneks do umowy kredytu hipotecznego – np. zmiana harmonogramu spłat czy rodzaju zabezpieczenia,
  
• aneks do umowy cywilnej (np. najmu, zlecenia, o dzieło) – np. zmiana zakresu obowiązków czy terminu wykonania,
  
• aneks do umowy spółki – modyfikacja udziałów czy zakresu reprezentacji,
  
• aneks do umowy najmu lokalu użytkowego lub mieszkalnego – zmiana wysokości czynszu lub czasu trwania umowy,
  
• aneks do umowy współpracy handlowej – np. dostosowanie warunków logistycznych czy zmiana cennika.
  

Podstawa prawna dla stosowania aneksów

Zasady dotyczące stosowania aneksów nie są uregulowane w jednym, całościowym akcie prawnym – ich podstawa prawna zależy od rodzaju umowy, której dotyczą. W przypadku umów cywilnych, kluczowe znaczenie ma art. 77 §1 Kodeksu Cywilnego, zgodnie z którym „jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, jej zmiana również wymaga zachowania formy pisemnej”. Oznacza to, że aneks musi zostać sporządzony w tej samej formie, co dokument główny – niezależnie od tego, jakiego rodzaju zmiany są w nim wprowadzane. W przypadku umów zawartych w formie aktu notarialnego – również aneks musi przybrać taką formę, gdyż w przeciwnym razie będzie bezskuteczny.

W obszarze prawa pracy, możliwość wprowadzenia aneksu do umowy o pracę opiera się na art. 29 §4 Kodeksu Pracy. Przepis ten jednoznacznie dopuszcza zmiany warunków zatrudnienia za zgodą obu stron umowy – pracodawcy i pracownika – przy czym każda zmiana powinna zostać dokonana na piśmie. W praktyce oznacza to, że aneks jest jedyną dopuszczalną formą zmiany umowy o pracę bez konieczności wypowiadania jej dotychczasowych warunków.

Natomiast w przypadku kredytów hipotecznych, zmiany w umowie kredytowej mogą zostać wprowadzone na podstawie art. 384¹ Kodeksu Cywilnego (w zw. z ustawą Prawo bankowe) – o ile nie naruszają zasady równości stron i nie zostały jednostronnie narzucone przez bank. Tu również obowiązuje zasada formy pisemnej, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

Aneks do umowy o pracę – w jakich sytuacjach się go stosuje?

Aneks do umowy o pracę to narzędzie, po które sięga się w sytuacjach, w których nie ma potrzeby wypowiadania dotychczasowych warunków zatrudnienia, ale konieczna jest ich zmiana – niezależnie od przyczyn (organizacyjnych, ekonomicznych czy indywidualnych uzgodnień między stronami).

Zmiana warunków umowy o pracę następuje w drodze porozumienia i musi zostać wyrażona na piśmie. W praktyce jest to rozwiązanie znacznie prostsze i mniej konfliktogenne niż wypowiedzenie zmieniające, zwłaszcza w sytuacji, w której obie strony są zgodne co do potrzeby modyfikacji treści umowy.

Do najczęstszych przypadków stosowania aneksu należą:

• zmiana wysokości wynagrodzenia,
  
• zmiana wymiaru etatu (np. z pełnego na ½),
  
• zmiana stanowiska pracy lub zakresu obowiązków,
  
• zmiana miejsca wykonywania pracy,
  
• zmiana czasu trwania umowy (np. z określonego na nieokreślony – ale tylko w kierunku korzystniejszym dla pracownika),
  
• dodanie lub modyfikacja klauzul dodatkowych, takich jak zakaz konkurencji czy elastyczny czas pracy.
  

Jakich postanowień umowy nie można zmienić aneksem?

Aneks – mimo że jest formą porozumienia stron – nie może wprowadzać postanowień sprzecznych z przepisami prawa pracy ani pozbawiać pracownika uprawnień, które wynikają z ustawowych gwarancji. Próba ich wprowadzenia czyni aneks bezskutecznym, niezależnie od tego, czy pracownik wyraził na nie zgodę.

Nie można zatem skutecznie zmienić aneksem:

• formy umowy na mniej korzystną, np. z umowy na czas nieokreślony na czas określony,
  
• warunków zatrudnienia w sposób naruszający przepisy o minimalnym wynagrodzeniu,
  
• norm czasu pracy i odpoczynku poniżej standardów kodeksowych,
  
• postanowień sprzecznych z przepisami BHP lub przepisami szczególnymi,
  
• zapisów wyłączających stosowanie przepisów Kodeksu Pracy lub ograniczających roszczenia pracownika,
  
• zasad dotyczących ochrony przed wypowiedzeniem w okresie szczególnej ochrony (np. w ciąży, na urlopie).
  

Jak sporządzić aneks do umowy? Najistotniejsze elementy dokumentu

Aneks do umowy powinien być sporządzony w sposób jednoznaczny, precyzyjny i niesprzeczny z treścią dokumentu głównego. Nie istnieje jeden sztywny wzór aneksu – jego treść zależy od rodzaju umowy oraz celu, jakiemu ma służyć – ale każdy taki dokument musi zawierać określone elementy formalne, bez których nie będzie ważny, niezależnie od podpisania aneksu przez zainteresowane strony. Wobec powyższego, podstawowe elementy aneksu obejmują:

• oznaczenie stron umowy – zgodne z treścią dokumentu głównego,
  
• datę i miejsce sporządzenia aneksu,
  
• oznaczenie umowy, do której aneks się odnosi – z datą i tytułem,
  
• wyraźne wskazanie, które postanowienia ulegają zmianie,
  
• nowe brzmienie zmienianych postanowień,
  
• klauzulę potwierdzającą, że pozostałe zapisy umowy pozostają bez zmian,
  
• czytelne podpisy obu stron – z datą ich złożenia.
  

Czy aneks do umowy trzeba tworzyć w formie aktu notarialnego?

Format aneksu do umowy zależny jest od formy, w jakiej zawarto umowę pierwotną. Jeżeli więc umowa została sporządzona w formie pisemnej zwykłej, również aneks powinien być zawarty w tej formie – obowiązek sporządzenia aktu notarialnego pojawia się wyłącznie wtedy, gdy wymagała go umowa główna, co może mieć miejsce chociażby w przypadku umowy sprzedaży nieruchomości. W pozostałych przypadkach forma notarialna nie jest ani konieczna, ani praktykowana.

Ile aneksów do umowy można podpisać?

Prawo nie wprowadza żadnych ograniczeń co do liczby aneksów, jakie mogą być zawarte do jednej umowy, zatem tak długo, jak strony pozostają w ważnym stosunku umownym, mają pełne prawo dokonywać zmian – niezależnie od ich częstotliwości czy zakresu.

Każdy aneks musi jednak odnosić się do konkretnej wersji dokumentu i być sformułowany w sposób, który nie pozostawia wątpliwości co do obowiązującego stanu prawnego. Zbyt duża liczba aneksów może prowadzić do nieczytelności dokumentacji – ale nie wpływa na jej ważność.

Aneks do umowy a wypowiedzenie zmieniające warunki umowy – różnice

Aneks i wypowiedzenie zmieniające to dwa zupełnie odmienne mechanizmy wprowadzania zmian do umowy – przede wszystkim w obszarze prawa pracy. Fundamentalna różnica polega na tym, że aneks opiera się na zgodzie obu stron, natomiast wypowiedzenie zmieniające jest jednostronną decyzją pracodawcy, która modyfikuje warunki zatrudnienia w sposób narzucony, choć z zachowaniem okresu wypowiedzenia. Można więc zaryzykować podsumowanie, że aneks jest narzędziem konsensualnym – wypowiedzenie zmieniające ma charakter władczy.

W praktyce wybór między jednym a drugim zależy od tego, czy strony są zgodne co do potrzeby zmiany warunków zatrudnienia. Jeśli tak – wystarczający i wystarczająco bezpieczny jest aneks. Jeżeli nie – to wówczas pracodawca, chcąc wprowadzić nowe warunki, musi sięgnąć po wypowiedzenie zmieniające. To drugie rozwiązanie, choć legalne, wiąże się dla pracodawcy z pewnym ryzykiem – pracownik może odmówić przyjęcia nowych warunków, co w efekcie prowadzi do rozwiązania stosunku pracy. W przypadku aneksu – tego ryzyka nie ma, bo do zmiany w ogóle nie dochodzi bez zgody zainteresowanego.

Wzór aneksu do umowy PDF 

Jak już wspomnieliśmy wyżej, nie istnieje jeden „urzędowy” wzór aneksu – ale są elementy, które muszą znaleźć się w każdym poprawnie skonstruowanym dokumencie tego typu, niezależnie od rodzaju umowy, której dotyczy. Poniżej przedstawiamy uniwersalny wzór aneksu, który można dostosować do własnych potrzeb – zarówno w relacjach pracowniczych, jak i cywilnoprawnych. Dokument należy uzupełnić zgodnie z realiami zawartej wcześniej umowy, uwzględniając zakres wprowadzanych zmian i zachowując formę wymaganą przez umowę pierwotną.

ANEKS NR … DO UMOWY [RODZAJ UMOWY] Z DNIA …

zawarty w dniu …………………….. w ………………………………………
pomiędzy:

[pełna nazwa / imię i nazwisko strony 1], z siedzibą / zamieszkałym w ………………………………………, NIP / PESEL: ……………………………, reprezentowanym przez: ………………………………………
a
[pełna nazwa / imię i nazwisko strony 2], z siedzibą / zamieszkałym w ………………………………………, NIP / PESEL: ……………………………, reprezentowanym przez: ………………………………………

zwanymi dalej łącznie „Stronami”,
w związku z umową zawartą dnia ………………… w ………………………………………, Strony zgodnie postanawiają, co następuje:

• 1.
  [Wprowadzenie nowych postanowień, np.: „Strony postanawiają zmienić § 3 umowy, nadając mu następujące brzmienie: (…)”]
• 2.
  Pozostałe postanowienia umowy nie ulegają zmianie i pozostają w mocy.
• 3.
  Aneks sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

…………………………………………………..
(podpis Strony 1)

…………………………………………………..
(podpis Strony 2)