Nota korygująca do faktury 2025 – co to za dokument? 

Nota korygująca to dokument, który pozwala poprawić błędy formalne na fakturze, bez konieczności wystawiania nowego dowodu sprzedaży. W 2025 roku jej znaczenie wciąż pozostaje istotne – choć w związku z wdrożeniem KSeF zakres jej stosowania stopniowo się zmienia. To narzędzie stworzone dla nabywcy, dzięki któremu bez problemu można skorygować dane identyfikacyjne kontrahenta czy inne elementy opisowe faktury, zachowując jednocześnie ważność samego rozliczenia.

Czym dokładnie jest nota korygująca i w jakich sytuacjach można ją wystawić? Co musi zawierać nota korygująca do faktury? O jakich kwestiach praktycznych należy pamiętać wystawiając notę korygującą? Na te i inne pytania odpowiadamy w niniejszym materiale.

Nota korygująca do faktury – co to jest?

Nota korygująca to dokument funkcjonujący na styku prawa podatkowego i praktyki gospodarczej, którego zadaniem jest usuwanie błędów formalnych w fakturach. Nie zmienia wartości sprzedaży ani podstawy opodatkowania – pełni wyłącznie rolę porządkującą, poprawiającą dane identyfikacyjne czy opisy transakcji, dzięki czemu przedsiębiorca, który otrzymał fakturę z nieścisłościami, może dochować zgodności dokumentacji księgowej bez konieczności angażowania sprzedawcy w proces wystawiania faktury korygującej.

Z perspektywy obrotu gospodarczego nota korygująca ma charakter pomocniczy, ale bywa niepomiernie istotna w sytuacjach, w których błędy formalne utrudniają odliczenie podatku VAT lub zaburzają spójność ewidencji. W 2025 roku jej funkcjonowanie pozostaje ograniczone przez przepisy o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), który wymusza korekty w formie faktur korygujących – niemniej, w tradycyjnym obiegu dokumentów nota wciąż stanowi narzędzie pozwalające uporządkować faktury zawierające uchybienia opisowe.

Kto wystawia notę korygującą do faktury?

Uprawnienie do sporządzenia noty korygującej przysługuje wyłącznie nabywcy towaru lub usługi. To on – jako odbiorca faktury – ma możliwość wskazania błędu i przygotowania dokumentu korygującego, który następnie przekazuje do akceptacji sprzedawcy.

W jakich sytuacjach możliwe jest wystawienie noty korygującej?

Nota korygująca znajduje zastosowanie wówczas, gdy uchybienia dotyczą elementów opisowych faktury, takich jak dane kontrahentów, numer NIP, adres, data sprzedaży czy błędne oznaczenie towaru albo usługi. Nie obejmuje natomiast błędów rachunkowych, wartościowych czy związanych ze stawkami podatkowymi – te wymagają już wystawienia faktury korygującej.

Nota korygująca 2025 – co musi zawierać?

Każdy dokument korygujący fakturę podlega wymogom określonym w Ustawie o VAT, a nota korygująca nie stanowi tu wyjątku. Jej treść nie jest zatem dowolna – ustawodawca wprost wskazuje, jakie elementy muszą się w niej znaleźć, aby była ona prawidłowa i skuteczna. Chodzi o dane umożliwiające jednoznaczną identyfikację faktury pierwotnej oraz wskazanie, które informacje zostały skorygowane i w jakim brzmieniu powinny obowiązywać.

Taki wymóg wynika wprost z funkcji noty korygującej – dokument nie tworzy nowej transakcji, lecz porządkuje istniejące rozliczenie. Dlatego też pełen zestaw elementów ma zapewnić przejrzystość obrotu i ułatwić organom podatkowym kontrolę nad prawidłowością danych w dokumentacji przedsiębiorcy. Wobec powyższego, nota korygująca do faktury powinna zawierać:

• oznaczenie „NOTA KORYGUJĄCA”,
• numer kolejny dokumentu oraz datę jego wystawienia,
• imiona i nazwiska albo nazwy wystawcy noty i wystawcy faktury wraz z adresami i numerami NIP,
• dane identyfikujące fakturę, której dotyczy korekta (numer, data, strony transakcji, przedmiot dostawy lub usługi),
• wskazanie treści korygowanej informacji i podanie jej poprawnej wersji.

W 2025 roku zasady w tym zakresie pozostają niezmienne – każda nota musi być kompletna i precyzyjna, bo tylko wtedy pełni swoją funkcję, pozwalając przedsiębiorcy na zabezpieczenie jego prawa do odliczenia podatku, oraz na uporządkowanie dokumentacji bez ryzyka zakwestionowania jej przez Urząd Skarbowy.

Jak wystawić notę korygującą w praktyce?

Proces wystawienia noty korygującej jest prosty, ale – jak wyłożyliśmy wyżej – wymaga zachowania kilku podstawowych zasad. Sam dokument sporządza się w formie pisemnej, najczęściej w programach do fakturowania, które oferują gotowe wzory, lub w arkuszu przygotowanym samodzielnie – absolutną podstawą jest wskazanie błędu z faktury pierwotnej, oraz przedstawienie prawidłowych danych w taki sposób, aby nie budziły wątpliwości ani po stronie kontrahenta, ani podczas ewentualnej kontroli podatkowej.

Gotową notę należy przekazać sprzedawcy – w formie papierowej lub elektronicznej – aby ten mógł się z nią zapoznać i zaakceptować. W obiegu tradycyjnym wystawia się zazwyczaj dwa egzemplarze – jeden dla nabywcy, drugi dla sprzedawcy. W przypadku dokumentów elektronicznych, wystarczy uzyskanie potwierdzenia, że kontrahent przyjął treść korekty, co może nastąpić nawet mailowo.

Akceptacja noty korygującej przez sprzedawcę

Podstawą skuteczności noty jest jej akceptacja przez sprzedawcę – bez niej dokument nie wywołuje żadnych skutków. Podkreślić należy, że ustawodawca nie narzuca w tej materii formy akceptacji, co w praktyce oznacza, że może mieć ona postać podpisu na papierowym egzemplarzu, odpowiedzi mailowej czy potwierdzenia w systemie księgowym.

Czy notę korygującą trzeba zaksięgować?

Nota korygująca nie jest dowodem księgowym w rozumieniu ustawy o rachunkowości, dlatego nie ujmuje się jej w ewidencji przychodów ani kosztów. Jej znaczenie polega na formalnym skorygowaniu faktury, co pośrednio wpływa na prawidłowość zapisów, ale sama nota nie generuje nowych wartości do zaksięgowania.

Nota korygująca w systemie KSeF

Niestety, wbrew głosom wielu przedsiębiorców, Krajowy System e-Faktur nie przewiduje możliwości wystawiania not korygujących. O ile w okresie dobrowolnego korzystania z systemu przedsiębiorcy mogli jeszcze stosować noty poza nim, o tyle w perspektywie pełnej obligatoryjności KSeF jedyną drogą do poprawienia błędnych danych formalnych będzie wystawienie faktury korygującej – a to oczywiście oznacza, że znaczenie not korygujących w praktyce gospodarczej będzie stopniowo zanikać.

Nota korygująca a faktura korygująca – różnice

Choć oba dokumenty mają wspólny cel, jakim jest poprawianie błędów w fakturach, to jednak oba różnią się zakresem i skutkami. Nota korygująca dotyczy wyłącznie elementów formalnych i opisowych, takich jak dane kontrahentów, numer identyfikacyjny czy daty – nie zmienia ani kwoty podatku, ani wartości transakcji, a jej sporządzenie leży po stronie nabywcy. Faktura korygująca z kolei koryguje wszystkie elementy mające wpływ na rozliczenie podatkowe – od ilości towarów i usług, po stawki VAT i wartości sprzedaży – i może być wystawiona wyłącznie przez sprzedawcę.

Ta różnica w kompetencjach i zakresie działania sprawia, że oba dokumenty nie są zamienne, lecz komplementarne. Nota porządkuje dane, które mogłyby utrudniać prawidłowe ujęcie faktury w ewidencji, natomiast faktura korygująca ma charakter finansowy i wpływa bezpośrednio na podatek należny i naliczony.