Co to jest nota księgowa?

Nota księgowa to dokument księgowy, który może być stosowany poniekąd zamiast faktury, ale tylko w określonych przypadkach. Może dokumentować tylko koszty i przychody, których nie dotyczy VAT.

Kiedy wystawiamy notę księgową?

Notę księgową można wystawić tylko w bardzo szczególnych sytuacjach. Może dokumentować tylko te koszty i przychody, które są nieobjęte przepisami o podatku VAT. W związku z tym za jej pomocą można udokumentować:

• obciążenie odsetkami od niezapłaconych zobowiązań,
• obciążenie karą za nieterminowe wykonanie umowy,
• żądanie wypłaty odszkodowania,
• sprostowanie pomyłek z wcześniejszych dowodów księgowych dotyczących transakcji nieopodatkowanych VAT-em,
• przeniesienie kosztów niepodlegających opodatkowaniu na nabywcę.

Nota księgowa obciążeniowa a uznaniowa

Nota obciążeniowa, uznaniowa i uznaniowo-obciążeniowa to rodzaje noty księgowej. Wystawiamy je w zależności od tego, jaką transakcję dokumentują.

Księgowanie noty księgowej

W KPiR

Na podstawie art. 11 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów nota księgowa może być podstawą zapisu w KPiR, o ile zawiera:

• określenie wystawcy lub wskazanie stron operacji gospodarczej,
• datę wystawienia noty i datę dokonania operacji,
• przedmiot i wartość operacji gospodarczej,
• podpisy osób uprawnionych.

Ponadto, o ile nie stanowi korekcji wcześniejszego zapisu, należy dołączyć do niej wyciąg bankowy lub umowę, która ją potwierdza.

W księgach

Nota księgowa może być również podstawą do tworzenia zapisów w pełnych księgach. Musi w tym celu spełniać wymagania art. 21 ust. 1 Ustawy o rachunkowości i zawierać:

• określenie rodzaju dowodu (nota księgowa) i numer identyfikacyjny;
• określenie stron nazw i adresów stron operacji;
• opis operacji,
• datę operacji, a jeśli była inna niż data wystawienia noty – również datę wystawienia noty księgowej;
• podpis wystawcy noty oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
• polecenie księgowania z podpisem osoby upoważnionej.

Nota księgowa a VAT

Nota księgowa może być wystawiana tylko do transakcji, których nie dotyczą przepisy Ustawy o VAT.

Jak wystawić notę księgową w Małej Księgowości?

Aby wystawić notę księgową, otwórz Małą Księgowość i wejdź w 'Księgowość’ > 'Dokumenty’ > 'Noty księgowe’.

Następnie wprowadź:

• numer kolejny noty,
• data wprowadzenia noty,
• oznaczenie, czy jest to lista obciążeniowa, czy uznaniowa,
• (opcjonalnie) uwagi.

Szczegółową instrukcję znajdziesz tutaj.