Co to jest OCR?

Nazwa „OCR” to skrót pochodzący od pierwszych liter słów „Optical Character Recognition”, czyli „optyczne rozpoznawanie znaków”. To ogólna nazwa na typ programów, które pozwalają skanować wydrukowane dokumenty i zamieniać je na dokumenty elektroniczne. Przeczytaj o tym, jak działają i kiedy warto z nich korzystać. Na końcu artykułu znajdziesz instrukcję posługiwania się opcją OCR w programie Mała Księgowość.

Jak działają programy OCR?

Systemy OCR rozpoznają znaki oraz całe teksty zapisane w plikach graficznych (np. JPG, PNG). Następnie przenoszą te teksty do innej aplikacji, np. dokumentu tekstowego, albo od razu do programu księgowego. Można zastosować je zarówno do zeskanowanych dokumentów, jak i tych przysłanych w postaci pliku PDF. Użycie takiego programu pozwala zaoszczędzić czas na przepisywaniu danych z faktury do programu księgowego, co będzie szczególnie ważne w większych firmach, gdzie tych faktur co miesiąc wpływa bardzo dużo.

Jakie dokumenty można wprowadzić do systemu OCR?

Do systemu OCR można wprowadzać głównie faktury, na białym tle i w formacie A4. Bardziej zaawansowane programy potrafią zeskanować również inne dokumenty księgowe – paragony, faktury korygujące, czy nawet faktury napisane ręcznie. Wprowadzając dokumenty do programu, warto pamiętać o tym, by skanowane dokumenty nie były zagięte, zapisane, czy zabrudzone. Wszystkie takie elementy, które pojawią się na dokumencie, utrudnią prawidłowe odczytanie z niego tekstu.

Pamiętaj jednak, by weryfikować poprawność każdego dokumentu, nawet takiego, którego skan był w stanie idealnym.

Kiedy warto stosować OCR faktur?

Systemy OCR warto stosować w firmach, do których trafia wiele faktur, szczególnie jeśli są to dokumenty rozbudowane, wielostronne. Skanując je bezpośrednio do programu księgowego, możemy oszczędzić godziny, które w przeciwnym wypadku ktoś musiałby poświęcić na ich ręczne przepisanie.

Mimo że takie programy nie są niezawodne, korzystanie z nich pozwala uniknąć błędów. Łatwiej przy sprawdzaniu wprowadzonej do systemu faktury znaleźć i poprawić błąd wykonany przez komputer, niż taki, który sami popełniliśmy.

Oczywiście, wiele zalet ma sama digitalizacja dokumentów. Pozwala oszczędzić mnóstwo miejsca, daje nam nieustanny dostęp do dokumentów i ułatwia ich organizację.

OCR-y najbardziej sprawdzą się więc w dużych firmach, biurach rachunkowych i u profesjonalnych księgowych. Jednak i najmniejsze formy mogą dzięki nim skorzystać. Z Małą Księgowością nie musisz kupować osobnego programu do skanowania faktur. Prosty OCR jest wbudowany w MK i umożliwia tworzenie faktur w programie z zewnętrznych plików.

Jak korzystać z OCR faktur w programie Mała Księgowość?

Prosty OCR wbudowany w Małą Księgowość pozwala na wprowadzanie dokumentów księgowych z plików PDF, JPG, JPEG, PNG. Z funkcji OCR możesz skorzystać na kilka sposobów:

• Wejdź w ‘Księgowość’ > ‘Dokumenty’ > ‘Wprowadzanie dokumentów księgowych’. Wybierz ‘Nowy’, a następnie kliknij ‘OCR’ w prawym dolnym roku okna wprowadzania dokumentu.

• Wejdź w ‘Księgowość’ > ‘Operacje’ > ‘Importowanie dokumentów’. Wybierz, czy chcesz zaimportować plik, cały folder, czy pobrać dokumenty z KSeF.

Program potrafi rozpoznać układ faktury i automatycznie odczyta takie informacje jak:

• kontrahent,
• numer dokumentu,
• data dokumentu,
• data sprzedaży,
• format płatności,
• termin płatności,
• zapłacono,
• kwoty faktury (netto, VAT i brutto).

Dane kontrahenta uzupełniane są na podstawie wpisu z Rejestru REGON.

Pamiętaj, by za każdym razem weryfikować prawidłowość danych wprowadzonych przez program.

Ustawienia tej funkcji skonfigurujesz w ‘Opcje’ > ‘Księgowość’ > ‘OCR’. Tam wybierzesz między innymi, czy program ma interpretować wielostronicowe dokumenty jako wiele dokumentów, czy ma kompresować wprowadzane pliki i jakiego programu używać do obsługi PDF-ów.