Urlop na żądanie 2025 – co mówi Kodeks pracy? Kiedy przysługuje pracownikowi i jak go zgłosić?

Nie każdą nieobecność w pracy da się zaplanować. Czasami życie wymyka się spod kontroli i musimy dopilnować, by wróciło na dobre tory, czasami budzimy się w złym humorze i po prostu potrzebujemy dodatkowego dnia na to, żeby odsapnąć. W takich momentach możliwość wzięcia urlopu na żądanie jest prawdziwym zbawieniem. Nie wszyscy jednak mogą z niego korzystać.

Komu przysługuje prawo do korzystania  urlopu na żądanie? Na czym on polega? Czy dostaniesz za niego wynagrodzenie? Czy pracodawca może odmówić jego udzielenia? Z ilu dni urlopu na żądanie możesz co roku skorzystać? Jak o niego zawnioskować? Czy są jakieś alternatywy dla urlopu na żądanie? Zapoznaj się z naszym artykułem, aby poznać odpowiedzi na wszystkie te pytania i rozwiać wszystkie swoje wątpliwości dotyczące korzystania z „NŻ-tki”.

Na czym polega urlop na żądanie?

Urlop na żądanie to dni urlopowe, które pracownik może wziąć w każdym momencie. Mówi o nim Art. 167² Kodeksu pracy: „Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu”.

W przeciwieństwie do pozostałych dni urlopowych, w przypadku urlopu na żądanie pracownik nie musi brać pod uwagę planu urlopowego (zgodnie z Art. 163. § 1.).

Ile dni urlopu na żądanie przysługuje pracownikowi?

Pracownikowi przysługują 4 dni urlopu na żądanie w każdym roku kalendarzowym. Jeśli pracownik zmienia miejsce zatrudnienia, dni te nie odnawiają się.

Niewykorzystanie urlopu na żądanie w jednym roku nie powoduje zwiększenia jego puli w roku następnym.

Są to więc zawsze 4 dni pracy pracownika. Nie przeliczamy ich na godziny pracy.

Również, jeśli pracownik zatrudniony jest na niepełny etat.

Również, jeśli pracownik pracuje w równoważnym systemie czasu pracy. Jeżeli więc dniówka pracownika trwa 12, 14, czy 16 godzin, jeden dzień jego urlopu na żądanie będzie trwał 12, 14 lub 16 godzin.

Komu przysługuje urlop na żądanie?

Urlop na żądanie przysługuje każdemu pracownikowi, który nabył już prawo do urlopu wypoczynkowego. Nie ma tutaj znaczenia, czy ma prawo do 5, 20 lub 26 dni urlopu. Już od momentu nabycia prawa do pierwszych dni urlopowych, 4 dni w roku kalendarzowym może wykorzystać na urlop na żądanie.

Dotyczy to osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę lub innych umów, których dotyczą przepisy Kodeksu pracy (powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę). Tylko one mają prawo do urlopów, ponieważ prawo takie daje tylko Kodeks pracy.

Oczywiście, zatrudniając się na podstawie umowy cywilnoprawnej, można umówić się z drugą stroną na podobny system, nie jest to jednak narzucone ustawowo.

Urlop na żądanie wlicza się do urlopu wypoczynkowego

4 dni urlopu na żądanie nie są dodatkowym wolnym. Wliczają się one w standardowo przysługujące pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę 26 dni urlopu wypoczynkowego.

Wynagrodzenie za urlop na żądanie

Urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego, a więc tak samo, jak on jest płatny. Oznacza to, że za te cztery dni otrzymasz 100% wynagrodzenia.

Kiedy można wziąć urlop na żądanie?

Normalnie urlop wypoczynkowy należy ustalić z pracodawcą. On układa plan urlopów, biorąc pod uwagę liczbę i dostępność pracowników oraz obłożenie, w taki sposób, aby nie zakłócać działania zakładu pracy lub uzgadnia urlopy z indywidualnymi pracownikami. Urlop na żądanie jest tutaj wyjątkiem. Nie dotyczy go plan urlopów, nie trzeba go też wcześniej uzgadniać.

Urlop na żądanie można wziąć z dowolnej przyczyny. Trzeba zgłosić go najpóźniej tego samego dnia, którego chce się go wziąć. Nie oznacza to jednak, że możemy zgłosić go dopiero po jego wykorzystaniu lub w trakcie dnia pracy. Warunki korzystania z urlopu na żądanie doprecyzował w wyroku z dnia 15 listopada 2006 r., sygn. akt I PK 128/06 Sąd Najwyższy. Według niego, urlop na żądanie należy zgłosić:

• przed rozpoczęciem pracy;
• w godzinach, w których pracodawca lub inne osoby uprawnione do udzielenia urlopu są dostępne.

Warto pamiętać, że chociaż pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu na żądanie, przed skorzystaniem z niego należy poczekać na jego decyzję. Samo wysłanie wniosku o urlop, nawet NŻ, nie oznacza jego otrzymania. Tym bardziej że w uzasadnionych okolicznościach, pracodawca może odmówić.

Czy pracodawca może odmówić udzielenia zgody na urlop na żądanie?

Co do zasady, pracodawca powinien udzielić urlopu na żądanie. Nie ma tu znaczenia, w jakim celu pracownik chce skorzystać z takiego urlopu.

To jednak wciąż pracodawca decyduje, czy udzielić pracownikowi urlopu na żądanie. Podkreśla to wyrok Sądu Najwyższego z z dnia 28 października 2009 r., sygn. akt II PK 123/09.

Kiedy można odmówić udzielenia urlopu na żądanie?

Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca ma prawo odmówić udzielania urlopu na żądanie, a także zwykłego urlopu wypoczynkowego, gdyby jego udzielenie kolidowałoby z normalnym tokiem pracy. Co to oznacza w praktyce? Jeżeli nasz nieobecność danego dnia spowodowałaby nieoczekiwane opóźnienia lub inne problemy, pracodawca może nie zgodzić się na wzięcie przez nas urlopu.

Jeżeli jednak nasza nie obecność nie wpłynie znacząco na pracę zakładu, pracodawca powinien wyrazić na nią zgodę.

Jak zgłosić, że chce się skorzystać z urlopu na żądanie?

Zgłaszając chęć wzięcia urlopu na żądanie, warto zrobić to w taki sposób, aby jak najbardziej ułatwić sprawę pracodawcy, dla zachowania dobrych stosunków. Z tego powodu, warto zgłosić urlop na żądanie jak najszybciej i w formie jak najwygodniejszej dla pracodawcy.

Należy zrobić to przed rozpoczęciem dnia pracy (najlepiej nie tuż przed rozpoczęciem pracy, tylko z pewnym wyprzedzeniem – tak, aby dać pracodawcy czas na odpowiedź). Po rozpoczęciu pracy kontaktuj się w tej sprawie z przełożonym tylko w takich przypadkach, kiedy nie miałeś możliwości zrobić tego wcześniej.

Prawo pracy nie narzuca jednak formy, w jakiej należy prosić o udzielenie urlopu na żądanie. Oznacza to, że możemy poprosić o urlop w SMSie, czy mailu, albo po prostu dzwoniąc do przełożonego. Najlepiej uzyskać też jasną zgodę na urlop, chociaż dość powszechnym jest, by brak odpowiedzi uznawać za milczącą zgodę.

Nie należy jednak wysyłać do pracodawcy informacji o zamiarze wzięcia urlopu, a następnie ignorować wszelkiej komunikacji zwrotnej. Jeśli szef wysłałby nam informację o tym, że nie zgadza się na urlop, nieprzyjście do pracy będzie oznaczać nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy. Ta może powodować otrzymanie upomnienia, nagany, a nawet zastosowania w stosunku do nas kary pieniężnej.

Bardziej szczegółowo, to w jaki sposób należy złożyć wniosek o udzielenie urlopu na żądanie, można określić w regulaminie miejsca pracy. Może to być dowolny sposób – SMS-owy, telefoniczny, mailem, czy przez wewnętrzny system zakładu pracy.

Pracodawca może w regulaminie ustalić dowolne zasady zgłaszania urlopu na żądanie, o ile są korzystniejsze dla pracownika, niż te ustalane przez Kodeks pracy.

Poniżej przedstawiamy przykładowy wzór wniosku o urlop na żądanie, który można wysłać pracodawcy, który oczekuje czegoś bardziej formalnego niż szybka wiadomość SMS.

Wniosek o urlop na żądanie 2025

Pobierz wniosek o urlop na żądanie DOCX | PDF

Co zamiast urlopu na żądanie?

Urlop w trybie „na żądanie” jest urlopem wypoczynkowym w wymiarze 4 dni. Nie są to dodatkowe dni wolne, tylko część urlopu wypoczynkowego. Taka sytuacja ma swoje zalety i wady. Z jednej strony, urlop na żądanie możemy wziąć na dowolną okazję i to tego samego dnia, którego chcemy z niego skorzystać, a w dodatku jest w stu procentach płatny. Jednak w pewnych okolicznościach pracodawca może go odmówić, a korzystanie z niego zmniejsza pulę „zwykłego” urlopu wypoczynkowego. Jaką jednak mamy alternatywę, kiedy jakieś nieprzewidziane zdarzenie lub pilna potrzeba zmuszą nas do opuszczenia dnia pracy?

Jest kilka możliwości. Ale uwaga, bo w przypadku większości z wymienionych niżej urlopów trzeba mieć konkretny powód, aby z nich korzystać. Nie są więc zamiennikiem jeden do jednego dla urlopu na żądanie.

Urlop z powodu siły wyższej

Urlop z powodu działania siły wyższej to dodatkowe wolne w wymiarze 2 dni lub 16 godzin. O tym, jak go podzielić (można również na godziny) decyduje pracownik. Aby jednak z niego skorzystać, muszą zajść określone okoliczności. Urlop ten przysługuje Ci, jeśli z powodów niezależnych od Ciebie doszło w Twoim życiu do nagłego i nieprzewidzianego zajścia, które wymaga Twojej obecności. Chodzi tu głównie o wypadki i nagłe choroby, które sprawiają, że musisz np. zjawić się w szpitalu, czy sytuacje takie jak nagła usterka w mieszkaniu wymagająca natychmiastowej interwencji.

Urlop od siły wyższej jest płatny, ale przysługuje za niego tylko 50% wynagrodzenia. Wnioskując o niego, należy wskazać, na co go potrzebujemy, a po powrocie z niego, pracodawca może poprosić nas o udokumentowanie sytuacji. Musi jednak udzielić urlopu, chyba że z powodu wskazanego we wniosku wynika od razu, że nie jest to sytuacja objęta takim urlopem.

Urlop okolicznościowy

Urlop okolicznościowy przysługuje na trzy okazje: narodziny, śluby i śmierci w rodzinie. W zależności od wydarzenia i stopnia spokrewnienia przysługuje jeden lub dwa dni urlopu. Jeśli bierzemy go z powodu śmierci, a więc nagłego wydarzenia, wniosek o urlop możemy złożyć dopiero po jego powrocie. Urlop okolicznościowy należy każdorazowo udokumentować aktem urodzenia, małżeństwa lub zgonu. Urlop okolicznościowy jest płatny w wysokości 100% wynagrodzenia.

Urlop opiekuńczy

Również relatywnie nowym jest dodatkowy urlop opiekuńczy w wymiarze 5 dni. Co ważne, jest to urlop bezpłatny. Możesz wziąć go, aby opiekować się dowolnym członkiem rodziny lub osobą z Tobą zamieszkującą, musisz jednak wskazać, z jakiego powodu osoba ta wymaga szczególnej opieki.

Dni wolne na opiekę nad dzieckiem

Jeśli potrzebujesz zająć się dzieckiem, np. gdzieś je zawieźć, wziąć udział w jakimś ważnym dla niego wydarzeniu, możesz skorzystać z dodatkowych 2 dni wolnych. Urlop na opiekę nad dzieckiem dotyczy dziecka zdrowego (na chore weźmiesz L4). Składając wniosek o takie wolne, nie musisz go uzasadniać, a pracodawca powinien na niego przystać, o ile nie ma ważnych powodów, aby zatrzymać Cię wówczas w pracy. Wolne to jest płatne w 100%.

L4 na dziecko lub rodzica

Kiedy jesteśmy chorzy, nie korzystamy oczywiście z urlopu, tylko ze zwolnienia lekarskiego. Jednak L4 możemy wziąć nie tylko na siebie, ale również na osobę, którą się opiekujemy – nasze dziecko lub rodzica. Zwolnienie wystawia lekarz zajmujący się osobą chorą. Możemy uzyskać:

• na dziecko do 14. roku życia: 60 dni zwolnienia w roku,
• na dziecko między 14 a 18 rokiem życia: 14 dni zwolnienia w roku,
• na rodzica: 14 dni zwolnienia w roku.

Zwolnienie trafia do zakładu pracy tak samo, jak L4 wystawione na nas samych. Również jest płatne 80% normalnej dniówki.

Urlop bezpłatny

Myślałeś, że urlop na żądanie to dodatkowy urlop, a skończył Ci się już urlop wypoczynkowy. Jeśli Twoja sytuacja nie uzasadnia skorzystania z żadnego z rozwiązań proponowanych powyżej, możesz wziąć urlop bezpłatny. Uwaga jednak, bo za czas urlopu bezpłatnego pracodawca nie opłaca za Ciebie składek ZUS. O ten urlop należy wnioskować na piśmie.