Urlop okolicznościowy – co to jest i komu przysługuje?

Urlop okolicznościowy stanowi szczególną formę zwolnienia od pracy, przyznawaną w sytuacjach, które – z natury rzeczy – wykraczają poza prozaiczne możliwości planowania i balansowania życia zawodowego z czasem prywatnym. Są to dni przeznaczone na wydarzenia, których znaczenia nie sposób mierzyć liczbą godzin spędzonych w biurze, a więc na ślub (własny lub ślub dziecka), narodziny dziecka czy śmierć i pogrzeb bliskiej osoby.

Czym dokładnie jest urlop okolicznościowy i w jakich ramach prawnych funkcjonuje? Czym różni się od urlopu wypoczynkowego? Którym pracownikom nie przysługuje urlop okolicznościowy? Na jakie wynagrodzenie i ile dni takiego urlopu możemy liczyć? Jak złożyć wniosek o urlop okolicznościowy? Na te i inne pytania odpowiadamy w niniejszym materiale.

Urlop okolicznościowy – co to jest?

Urlop okolicznościowy jest szczególnym uprawnieniem pracowniczym – stanowi usankcjonowaną przerwę od obowiązków zawodowych, wynikającą jednak nie z potrzeby odpoczynku, lecz z zaistnienia wydarzeń o doniosłym znaczeniu osobistym. Przysługuje on wtedy, kiedy życie prywatne bezalternatywnie wymaga obecności pracownika gdzie indziej niż w miejscu pracy, a więc w chwili ślubu, narodzin dziecka czy śmierci kogoś bliskiego. Ustawodawca przewidział dla takich sytuacji krótkie, lecz w pełni płatne zwolnienie, którego celem jest umożliwienie przeżycia wydarzenia – bądź poradzenia sobie z jego skutkami – bez obawy o utratę wynagrodzenia.

Podobnie jak w przypadku urlopu wypoczynkowego, za urlop okolicznościowy przysługuje pracownikowi wynagrodzenie, obliczane zresztą w bardzo podobny sposób. Złożenie wniosku o urlop wypoczynkowy nie jest przesadnie skomplikowane, jednak jego wykorzystanie może wymagać od pracownika właściwego udokumentowania tego faktu.

Urlop okolicznościowy – podstawy prawne

Zasady udzielania urlopu okolicznościowego wynikają z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Akt ten określa zarówno katalog zdarzeń, które uprawniają do skorzystania z takiego urlopu, jak i wymiar przysługujących dni wolnych. Choć rozporządzenie nie stanowi części Kodeksu Pracy, to ma ono charakter wykonawczy i obowiązuje powszechnie – jego przepisy są wiążące dla wszystkich pracodawców zatrudniających na podstawie umowy o pracę.

Urlop okolicznościowy a urlop wypoczynkowy – różnice

Podstawowa różnica między urlopem okolicznościowym a wypoczynkowym polega na celu ich wykorzystania. Urlop wypoczynkowy służy regeneracji sił i jest planowany z wyprzedzeniem, natomiast urlop okolicznościowy stanowi reakcję na określone zdarzenie, którego momentu nie da się dowolnie przesuwać.

Wymiar tego urlopu jest stały i niezależny od stażu pracy, a jego udzielenie następuje po udokumentowaniu okoliczności, które go uzasadniają. W obu przypadkach pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, jednak charakter usprawiedliwienia nieobecności pozostaje zupełnie odmienny – jeden wynika z potrzeby odpoczynku, drugi z konieczności uczestnictwa w wydarzeniach o znaczeniu osobistym.

Najlepszy program księgowy na rynku – sprawdź!

W przypadku jakich okoliczności urlop okolicznościowy przysługuje?

Prawo do urlopu okolicznościowego wynika zawsze z konkretnego zdarzenia, które z perspektywy życia zawodowego ma charakter nadzwyczajny. Są to zatem sytuacje o silnym ładunku emocjonalnym i organizacyjnym, wymagające od pracownika obecności poza miejscem pracy – nie dlatego, że pracownik tego chce, lecz dlatego, że wymaga tego dana okoliczność. Ustawodawca jasno wskazuje na zdefiniowany i zamknięty katalog przypadków, w których takie zwolnienie przysługuje, a jego wymiar zależy od rodzaju zdarzenia i relacji łączącej pracownika z osobą, której dotyczy. Wobec powyższego, skorzystać z urlopu okolicznościowego można w sytuacji: 

• w wymiarze 2 dni – w związku ze ślubem własnym, urodzeniem się dziecka lub śmiercią małżonka, dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy,
• w wymiarze 1 dnia – w związku ze ślubem dziecka, zgonem siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej pod opieką pracownika lub utrzymywanej przez niego.

Tak ujęty katalog obejmuje zarówno wydarzenia radosne, jak i te, które wymagają czasu na przeżycie żałoby – niezależnie od tego, czy dotyczą członków najbliższej rodziny, czy osób faktycznie związanych z pracownikiem codziennym życiem.

Sprawą nieustannie kontrowersyjną jest fakt, że wymiar urlopu okolicznościowego nie jest w przepisach elastyczny, a niektóre sytuacje mogłyby wymagać większej ilości dni urlopu dla zatrudnionego – nie jawi się jednak żadne proste rozwiązanie tej problematyki. Istnieją pracodawcy, którzy dbając o swoich pracowników udzielają im dłuższych urlopów, nie bacząc na formalne zapisy Kodeksu Pracy – w pozostałych sytuacjach częstą praktyką pozostaje urlop bezpłatny, jako przedłużenie okolicznościowego.

Urlop okolicznościowy a wynagrodzenie – jak obliczyć?

Za czas przebywania na urlopie okolicznościowym pracownik zachowuje pełne prawo do wynagrodzenia, które ustala się według zasad obowiązujących przy urlopie wypoczynkowym – z jedną istotną różnicą. Mianowicie, stałe składniki, takie jak pensja zasadnicza, pozostają niezmienne, natomiast elementy zmienne, czyli premie, dodatki czy wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, oblicza się na podstawie miesiąca, w którym urlop został wykorzystany.

Sprawdź nasz program do małej księgowości i przekonaj się, dlaczego zaufało nam ponad 70 tysięcy przedsiębiorców!

Urlop okolicznościowy – ile dni wolnego przysługuje pracownikowi?

Jak już wspomnieliśmy wyżej, wymiar urlopu okolicznościowego jest ściśle określony i zależy wyłącznie od rodzaju zdarzenia, które go uzasadnia. Przepisy nie przewidują tu żadnej elastyczności – pracodawca nie może samodzielnie zwiększyć ani zmniejszyć liczby dni wolnych, a pracownik nie ma możliwości ich kumulowania czy dzielenia w dowolny sposób. Jedynym sposobem na obejście brak wystarczających dni jest dobra wola pracodawcy i polubowne ustalenia z pracownikiem.

Co istotne, urlop okolicznościowy, odmiennie do urlopu wypoczynkowego, nie przechodzi na kolejny rok kalendarzowy i nie ulega przedawnieniu – jego wykorzystanie jest ściśle powiązane z momentem zaistnienia danej okoliczności, takiej jak ślub, narodziny dziecka czy zgon i pogrzeb bliskiego członka rodziny.

Wobec powyższego, oznacza to, że pracownikowi przysługuje jeden lub dwa dni wolnego, w zależności od wagi wydarzenia. Urlop można wykorzystać zarówno w dniu, w którym zdarzenie ma miejsce, jak i bezpośrednio po nim – o ile pozostaje to w logicznym związku z jego przebiegiem. Jeśli więc pracownik uczestniczy w ceremonii pogrzebowej, może otrzymać dzień wolny również na przygotowanie formalności, a nie wyłącznie na sam dzień uroczystości – w każdym przypadku jednak decyzja o terminie musi jednak uwzględniać charakter zdarzenia i uzasadnienie faktycznej potrzeby nieobecności.

Czy urlop okolicznościowy przysługuje wszystkim pracownikom?

Prawo do urlopu okolicznościowego dotyczy wyłącznie osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, bez względu na jej rodzaj – a więc zarówno na czas określony, nieokreślony, jak i na okres próbny.

Z opisywanego w tym artykule uprawnienia nie mogą korzystać osoby wykonujące obowiązki na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenie czy umowa o dzieło, ponieważ przepisy rozporządzenia obejmują wyłącznie stosunek pracy w rozumieniu kodeksowym. W ich przypadku ewentualna nieobecność musi być uzgodniona indywidualnie z podmiotem zlecającym i – jak nietrudno się domyślić – nie rodzi prawa do zachowania wynagrodzenia za okres przerwy w świadczeniu usług.

Wniosek o urlop okolicznościowy – jak i do kiedy złożyć?

Złożenie wniosku o urlop okolicznościowy wymaga zachowania formy i terminu, które umożliwią pracodawcy właściwą organizację pracy. Jeśli zdarzenie jest przewidywalne – jak ślub własny czy ślub dziecka – pracownik powinien poinformować przełożonego z wyprzedzeniem, najlepiej w formie pisemnej lub elektronicznej, tak, aby jego nieobecność nie zakłóciła bieżącego funkcjonowania zakładu. Można zatem przyjąć, że im wcześniej złożony wniosek, tym łatwiej zorganizować zastępstwo lub dostosować grafik.

W przypadku zdarzeń nagłych, których nie sposób było przewidzieć – takich jak zgon bliskiej osoby – informacja o przyczynie nieobecności może zostać przekazana już po jej wystąpieniu. Pracownik ma obowiązek zrobić to niezwłocznie, nie później jednak niż do drugiego dnia nieobecności. Wniosek może przybrać prostą formę, wskazującą:

• datę i przyczynę planowanego lub już rozpoczętego urlopu,
• powołanie się na właściwą podstawę prawną (rozporządzenie z 15 maja 1996 r.),
• przewidywaną liczbę dni wolnych.

Najlepszy program  dla biur rachunkowych – sprawdź, dlaczego warto nam zaufać!

Udokumentowanie właściwego wykorzystania urlopu okolicznościowego – jak to zrobić i czy jest to konieczne?

Po powrocie do pracy pracownik powinien przedstawić dokument potwierdzający zaistnienie zdarzenia, które uzasadniało jego nieobecność – najczęściej akt małżeństwa, akt urodzenia dziecka lub akt zgonu. Pracodawca powinien jednak uwzględniać realny czas niezbędny na uzyskanie takiego dokumentu z urzędu stanu cywilnego, a więc nie ma podstaw, by wymagać go natychmiast po powrocie. Wystarczające jest przekazanie kopii lub odpisu dokumentu w rozsądnym terminie, pozwalającym potwierdzić zasadność udzielonego zwolnienia. Warto jednak mieć na względzie, że w praktyce pracodawcy mają swobodny stosunek do tego rodzaju dokumentacji, więc nie pracownik nie powinien się tym przesadnie martwić.

Czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu okolicznościowego?

Pracodawca nie ma prawa odmówić udzielenia urlopu okolicznościowego, jeśli pracownik przedstawił wiarygodne informacje potwierdzające zaistnienie zdarzenia uprawniającego do skorzystania z niego. Urlop ten ma bowiem charakter obligatoryjny, a jego udzielenie nie zależy od uznania pracodawcy ani od sytuacji kadrowej firmy – odmowa mogłaby być potraktowana jako naruszenie przepisów prawa pracy, a tym samym mogłaby być podstawą do interwencji Państwowej Inspekcji Pracy.

Program dla biur rachunkowych + dostęp do serwisu PRO.RP.PL – sprawdź!

Urlop okolicznościowy w pigułce – o tym musisz pamiętać

Urlop okolicznościowy to forma usprawiedliwionej nieobecności w pracy, której celem jest umożliwienie pracownikowi uczestnictwa w ważnych wydarzeniach rodzinnych lub osobistych, bez utraty prawa do wynagrodzenia. Katalog takowych wydarzeń zawiera wyżej wspominane rozporządzenie ministra.

Urlop okolicznościowy przysługuje z tytułu wydarzeń o wyjątkowym znaczeniu osobistym, a jego udzielenie nie wymaga szczegółowych negocjacji – wystarczy poinformować pracodawcę o przyczynie nieobecności i, w razie potrzeby, potwierdzić ją stosownym dokumentem. Liczba dni wolnych jest ściśle określona przepisami, a wynagrodzenie wypłacane za ten czas pozostaje w pełni należne, obliczane według zasad zbliżonych do urlopu wypoczynkowego.

Warto pamiętać, że urlop okolicznościowy nie jest przywilejem, lecz prawem każdego pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę – niezależnie od stanowiska, stażu czy rodzaju umowy. Analogicznie, urlop tego typu nie przysługuje z urzędu osobom zatrudnionym na podstawie umów cywilnoprawnych, ponieważ te nie są objęte przepisami Kodeksu Pracy.