Zaliczka a zadatek – co lepsze w umowie? Jakie są różnice?

Szeroko pojęte zabezpieczanie interesów obu stron umowy w trakcie przeprowadzania rozmaitych transakcji, oraz ugruntowywanie opłacalności i rzetelności wykonania umowy, to fundament rynkowej współpracy. Najlepszym ku temu narzędziem są określone zastrzeżenia finansowe. Polski Kodeks Cywilny rozróżnia (obok kar umownych, stanowiących osobną kategorię zabezpieczeń) dwa rodzaje takich zastrzeżeń – jest to zadatek i zaliczka.

Czym różni się zadatek od zaliczki? Kiedy zadatek podlega zwrotowi i w jakiej wysokości? Kiedy możliwy jest zwrot zaliczki? W jakich przypadkach najczęściej stosowany jest zadatek, a w jakich zaliczka? Jak rzecz powinna prezentować się na umowie? Co stanowi najlepsze zabezpieczenie dla obu stron? Na te i inne pytania odpowiadamy w niniejszym materiale.

Zadatek a zaliczka – definicje i kluczowe różnice

Zarówno zadatek, jak i zaliczka, funkcjonują jako forma zabezpieczenia umowy – i właśnie na tym podobieństwo się kończy. Oba mechanizmy co prawda wiążą się z przekazaniem pieniędzy przed wykonaniem świadczenia, ale różnią się tym, jak traktuje się je w przypadku niewywiązania się z umowy przez jedną ze stron. Zadatek pełni funkcję nie tylko zaliczkową, ale też sankcyjną – może przepaść lub zostać zwielokrotniony. Zaliczka natomiast to tylko część zapłaty – i nic ponadto.

Zadatek ma charakter dwustronnie warunkowy – jeśli umowa zostanie wykonana, zalicza się go na poczet świadczenia, ale jeśli do jej realizacji nie dojdzie, jego rola rośnie. W takiej sytuacji bowiem, strona winna niewykonania umowy ryzykuje jego utratę, natomiast druga może nawet żądać dwukrotności otrzymanej w ramach zadatku kwoty. Zaliczka nie daje takich możliwości – i choć bywa traktowana jako „miękkie” zabezpieczenie, w praktyce jest neutralna, ponieważ jeśli umowa nie dochodzi do skutku, to zaliczka wraca do nadawcy – niezależnie od przyczyny.

Wobec powyższego można stwierdzić, że wybór między zaliczką, a zadatkiem, to wybór między elastycznością, a twardym, wręcz bezkompromisowym egzekwowaniem odpowiedzialności. Dla jednej ze stron może to być wygodna opcja – dla drugiej pułapka. Z tego powodu, rozróżnienie pomiędzy zadatkiem, a zaliczką, powinno być tematem obligatoryjnym dla każdego, kto kupując towar czy rezerwując mieszkanie w ramach umowy przedwstępnej, zamierza posługiwać się tymi mechanizmami.

Zadatek i zaliczka – podstawy prawne

Zasady dotyczące zadatku zostały opisane w art. 394 Kodeksu Cywilnego, który reguluje skutki jego wręczenia oraz ewentualnego zwrotu – w zależności od tego, która ze stron nie wykonała umowy. Zaliczka z kolei nie została wprost zdefiniowana w przepisach, jednak jej funkcjonowanie wynika z ogólnych zasad prawa zobowiązań – traktuje się ją jako część świadczenia, którą należy zwrócić, jeśli umowa nie zostanie wykonana. W ramach ciekawostki zaś warto unaocznić, że pomimo braku definicji prawnej zaliczki, odniesienie do tego sformułowania znajduje się w art. 743 Kodeksu Cywilnego.

Kiedy lepiej wybrać zadatek, a kiedy zaliczkę?

Zadatek sprawdza się wszędzie tam, gdzie ryzyko niedotrzymania umowy jest wysokie, a strona próbująca się zabezpieczyć, nie zamierza pozostawiać niczego przypadkowi. Zadatek to narzędzie asymetryczne – premiuje stronę lojalną i rzetelną, a sankcjonuje tę, która świadomie doprowadza do rozwiązania umowy lub jej niewykonania. Dlatego właśnie zadatek stosuje się często w umowach sprzedaży nieruchomości, rozmaitych rezerwacjach, czy kontraktach, w których czas, koszt i logistyka są trudne do odtworzenia. Można więc zaryzykować stwierdzenie, że zadatek stosuje się wszędzie tam, gdzie nie można sobie pozwolić na stratę czasu ani pieniędzy.

Zaliczka z kolei daje więcej swobody, stanowiąc rozwiązanie bardziej elastyczne, albo nawet dyplomatyczne czy psychologiczne, bo pozbawione elementu sankcyjnego. Będzie ona dobrym wyborem w sytuacjach, w których obie strony mają do siebie zaufanie, ale potrzebują operacyjnego potwierdzenia zawarcia umowy. Zaliczka sprawdza się więc przy drobniejszych zamówieniach, usługach o niskim progu wejścia, a także wtedy, gdy ryzyko niewykonania umowy lub dostawy jest relatywnie małe, zaś ewentualne tegoż skutki łatwe do odwrócenia.

Zaliczka i zadatek w praktyce – przykłady zastosowania w pigułce

W praktyce zadatek często pojawia się przy rezerwacji sal weselnych, wynajmowaniu lokali, sprzedaży samochodów, czy podpisywaniu umów przedwstępnych sprzedaży mieszkania – czyli wszędzie tam, gdzie czas i dostępność są cennym zasobem. Zaliczka z kolei jest domeną mniejszych zleceń – usług kosmetycznych, szkoleń, cateringu czy produkcji na zamówienie.

Zadatek – czy pieniądze przepadają?

Jeśli umowa nie zostanie wykonana z winy jednej ze stron, zadatek przestaje być „zaliczką” na poczet przyszłego świadczenia i staje się sankcją. Strona, która zadatek otrzymała, a następnie nie wykonała umowy, ma obowiązek zwrócić go w podwójnej wysokości.

Jeśli natomiast winna jest strona, która zadatek wręczyła – traci go bezpowrotnie. To właśnie ten element represyjny sprawia, że zadatek nie tylko zabezpiecza, ale i dyscyplinuje – i dlatego bywa wykorzystywany znacznie częściej niż zaliczka w sytuacjach obarczonych ryzykiem.

Zwrot zaliczki w razie niewykonania umowy

W przypadku zaliczki sytuacja jest znacznie prostsza – jeżeli umowa nie dochodzi do skutku, to pieniądze po prostu wracają do wpłacającego. Nie ma tu ani elementu „kary”, ani żadnej asymetrii między wpłacającym, a otrzymującym – strony po prostu cofają się do punktu wyjścia. Oczywiście, jeśli zaliczka została już częściowo „skonsumowana” (np. jako koszt wstępnych materiałów), warto to uwzględnić w umowie, ale co do zasady – zaliczka nie przepada.

Zaliczka czy zadatek? Co stanowi lepsze zabezpieczenie stron?

Z perspektywy zabezpieczenia interesów – zadatek wygrywa w przedbiegach. Jest on silnie ugruntowany i zdefiniowany w Kodeksie Cywilnym, jego zastosowanie niesie za sobą realne skutki, jest silnym bodźcem do wykonania umowy i daje obu stronom skuteczne narzędzie nacisku. W przypadku sporu lub odstąpienia od umowy, mechanizm zadatku nie pozostawia zbyt wiele miejsca na interpretacje – wiadomo, kto zawinił i co z tego wynika (w sensie finansowym). Właśnie to czyni zadatek skutecznym narzędziem – zwłaszcza tam, gdzie zaufanie jest ograniczone, a stawka wysoka.

Zaliczka zaś nie daje takiej ochrony, ale czasem, co może brzmieć nieco paradoksalnie, właśnie o to chodzi – nie każda umowa musi być przecież egzekwowana z twardą sankcją. W transakcjach opartych na wzajemnym zaufaniu, w mniejszych zamówieniach, czy umowach o elastycznym harmonogramie, zaliczka bywa wystarczająca. Jej siła leży bowiem nie w represji, lecz w prostocie – nie straszy, nie wiąże rąk, ale pozwala potwierdzić powagę zamiaru. Konstatując nieco bardziej ogólnie, można powiedzieć, że wybór pomiędzy zadatkiem a zaliczką zależy nie tyle od rodzaju umowy, a bardziej od relacji między stronami i poziomu niepewności.

Zaliczka i zadatek w umowie – na co zwrócić uwagę?

Niezależnie od tego, czy decydujemy się na zaliczkę, czy na zadatek, kluczowa jest forma zapisu definiująca ten fakt – umowa musi jednoznacznie wskazywać, z jakim świadczeniem mamy do czynienia. Samo użycie słowa „zaliczka” czy „zadatek” może być niewystarczające, jeśli pozostała treść umowy zaprzecza zastosowaniu określonego mechanizmu. Zdarza się bowiem, że strony nazywają daną kwotę zadatkiem, ale konstrukcja umowy odpowiada raczej zaliczce… i wówczas sąd (w przypadku sporu) rozstrzyga na podstawie faktycznych zapisów, nie nazw – co jedna ze stron może uznać za krzywdzące.

Warto również precyzyjnie określić to, kiedy i na jakich warunkach możliwe jest odstąpienie od umowy – i co dzieje się wówczas z przekazanymi środkami. Zdarza się, że strony pomijają ten fragment, zakładając dobrą wolę partnera – a później płacą za to podwójnie (dosłownie!). Dlatego niezależnie od tego, czy chcemy się chronić przed nieuczciwością, czy po prostu uporządkować wzajemne zobowiązania – jasne zapisy dotyczące zaliczki lub zadatku są jednym z najważniejszych elementów każdej dobrze skonstruowanej umowy.

Różnica między zaliczką, a zadatkiem – podsumowanie

Choć w praktyce często używa się tych pojęć zamiennie, różnice między zadatkiem a zaliczką są zasadnicze – i mają konkretne skutki dla realizacji umowy (a raczej odstąpienia od takowej). Zadatek pełni funkcję zabezpieczającą i dyscyplinującą – jeśli jedna ze stron nie dotrzyma warunków umowy, otrzymany zadatek może przepaść albo zostać zwrócony w podwójnej wysokości. Zaliczka nie wiąże się z żadną sankcją – to po prostu część ceny, którą należy oddać, jeśli umowa nie zostanie wykonana.

Dla osoby, która decyduje się wpłacić daną kwotę, kluczowe jest zrozumienie, co dzieje się z pieniędzmi w razie sporu. Zwrot zadatku może być niemożliwy, jeśli winę ponosi wpłacający – a to oznacza realną stratę. W przypadku zaliczki – niezależnie od powodów – środki zazwyczaj wracają do osoby, która je przekazała. Dlatego forma zabezpieczenia powinna być zawsze dopasowana do stopnia ryzyka i charakteru relacji między stronami.

Jeśli druga strona wzbudza nasze wątpliwości co do swojej rzetelności, albo po prostu stawka transakcji jest wysoka, to zadatek da nam więcej narzędzi na wyegzekwowanie swoich interesów. Zaliczka z kolei sprawdzi się tam, gdzie priorytetem jest elastyczność i minimum formalności.