Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy – kwota, przepisy Kodeksu pracy. Komu przysługuje ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop w 2025 roku?

Ekwiwalent za urlop to świadczenie wypłacane pracownikowi, który kończy pracę w danej firmie. Kiedy przysługuje? Czy można wypłacić je osobie, która wciąż jest zatrudniona w zakładzie pracy? Ile wynosi i jak obliczyć jego wysokość? Czym jest współczynnik ekwiwalentu?

Przeczytaj nasz artykuł, aby poznać odpowiedzi na te pytania. Poznaj przepisy Kodeksu pracy i zobacz, kogo dotyczą. Sprawdź, czy są sytuacje, w których można nie wypłacić ekwiwalentu za urlop. Zobacz również jak wykonać obliczenia dotyczące wysokości tego ekwiwalentu.

Urlop wypoczynkowy

Ekwiwalent dotyczy urlopu wypoczynkowego. Jest to urlop, przysługujący osobom zatrudnionym na podstawie stosunku pracy, czyli zazwyczaj na umowie o pracę. Zgodnie z Kodeksem pracy, pracownikom przysługuje od 20 do 26 dni urlopowych w roku, w zależności od stażu pracy (poza osobami niepełnosprawnymi, którzy mogą mieć nawet 36 dni wolnych i pracownikowi młodocianymi, którym przysługuje do 38 dni urlopu).

Co roku pula dni urlopowych odnawia się. Jednak dni wolne z poprzedniego roku nie przepadają, tylko przechodzą na następny. Urlop z danego roku powinno się wykorzystać do końca września roku następnego, ale nie przepadają one jeszcze przez kilka lat.

Co dzieje się jednak, jeśli pracownik odchodzi z firmy, w której ma nazbierany urlop zaległy? A nawet jeśli nie ma zległego urlopu – co dzieje się, jeśli przed odejściem nie wykorzystał w pełni urlopu, który przysługiwałby mu za tę część roku? Właśnie do tego służy ekwiwalent za urlop.

Czym jest ekwiwalent za urlop?

Ekwiwalent za urlop to świadczenie pieniężne, które pracodawca wypłaca pracownikowi, który przestał u niego pracować, a który nie wykorzystał wszystkich przysługujących mu dni urlopu wypoczynkowego.

Zgodnie z art. 171. § 1. „W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania, lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny”.

To rozwiązanie pozwala zapewnić, że pracownik nie będzie stratny. Łatwo można bowiem wyobrazić sobie sytuację, w której ciężko pracująca osoba, która nie miała możliwości wzięcia wolnego przez długie miesiące, ma „naskładane” ponad miesiąc urlopu, aż nagle zostaje zwolniona pod koniec roku. Nawet jeśli natychmiast znajdzie nową pracę, dostanie najwyżej kilka dni urlopu.

Dzięki ekwiwalentowi dostanie wynagrodzona za ten niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Kiedy konieczna jest wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop?

Należy zaznaczyć, że ekwiwalent nie jest wypłacany w każdej sytuacji, kiedy tylko odchodzi z pracy osoba, która nie wykorzystała w pełni przysługującego jej do tego momentu urlopu. Wręcz przeciwnie. Często urlop jest odbierany w okresie wypowiedzenia, czy to z inicjatywy pracownika, czy na żądanie pracodawcy. Okres ten jest bowiem jedynym momentem, kiedy pracodawca może zmusić pracownika do pójścia na urlop.

Dopiero, jeśli urlop nie został odebrany przed zakończeniem stosunku pracy, pracodawca musi wypłacić ekwiwalent.

Czy można nie wypłacić ekwiwalentu za urlop?

Jedynym przypadkiem, w którym można nie wypłacić ekwiwalentu za niewykorzystany urlop jest ten, w którym „obie strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą”. Zgodnie z art. 171. § 3. Kodeksu pracy.

w którym po rozwiązaniu umowy pracownik zawiera z tym samym pracodawcą kolejną umowę o pracę. Wtedy niewykorzystany urlop pracownik może wykorzystać po prostu w późniejszym terminie.

Bardziej kontrowersyjnym rozwiązaniem jest tzw. porozumienie trójstronne. W takim przypadku dogadują się pracownik, z zarówno swoim byłym, jak i nowym pracodawcą, że niewykorzystane dni urlopowe zostaną przeniesione do nowego pracodawcy. Może zostać ono podważone przez Państwową Inspekcję Pracy w przypadku kontroli.

Natomiast nie można utracić prawa do ekwiwalentu, tak samo, jak nie można zrzec się prawa do urlopu. Obowiązek wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego ma więc również np. pracodawca wobec pracownika, którego zwolnił dyscyplinarnie.

Współczynnik ekwiwalentu

Współczynnik ekwiwalentu określa przeciętną liczbę dni pracy w danym roku kalendarzowym. Jest ustalany co roku, w zależności od tego, ile dni do przepracowania ma osoba zatrudniona w pełnym wymiarze czasu pracy, w normalnym trybie – to znaczy pracująca przez pięć dni w tygodniu, z wolnymi sobotami i niedzielami.

Kwestię ustalania współczynnika ekwiwalentu reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Przy wypłacaniu ekwiwalentu zawsze bierze się pod uwagę współczynnik z bieżącego roku, nawet jeśli wypłacany jest zaległy urlop z roku poprzedniego.

W 2025 roku współczynnik wynosi 20,75.

Oblicza się go w następujący sposób:

(dni roku – dni wolne) : liczba miesięcy = średnia liczba dni pracy w miesiącu = współczynnik do ekwiwalentu

Czyli:

(dni roku – (niedziele + dni świąteczne inne niż niedziele + dni wolne wynikające z pięciodniowego tygodnia pracy, zazwyczaj soboty)) : liczba miesięcy = średnia liczba dni pracy w miesiącu = współczynnik do ekwiwalentu

A więc w 2025 roku:

(365 – (52 niedziele + 12 dni świątecznych + 52 dni wolne) : 12 = 20,75

Uwaga! Współczynnik ekwiwalentu za styczeń był w 2025 roku inny i wynosił 20,83. Zmienił się, ze względu na to, że od lutego obowiązuje ustawa, która wprowadziła wigilię Bożego Narodzenia jako dodatkowy dzień wolny od pracy.

Aby ustalić współczynnik ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy dla osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, należy go proporcjonalnie obniżyć. Współczynnik ekwiwalentu urlopowego wyniesie więc:

• dla 3/4 etatu – 15,56
• dla 1/2 etatu – 10,38
• dla 1/3 etatu – 6,92
• dla 1/4 etatu – 5,19

Jak obliczyć ekwiwalent za urlop wypoczynkowy?

Wysokość ekwiwalentu zależy od:

• współczynnika ekwiwalentu;
• podstawy wymiaru ekwiwalentu;
• dobowej normy czasu pracy pracownika.

Znamy już obecny współczynnik, łatwo zdobyć informację o dobowym wymiarze pracy. Należy ustalić jeszcze podstawę wymiaru ekwiwalentu. Oblicza się ją na podstawie:

• stałego wynagrodzenia miesięcznego z miesiąca nabycia prawa do wypłaty ekwiwalentu;
• zmiennych składników wynagrodzenia przysługujących pracownikowi za okres nie dłuższy niż miesiąc – średnia z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu;
• zmiennych składników wynagrodzenia przysługujących pracownikowi za okres dłuższy niż miesiąc – średnia z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.

Obliczając ekwiwalent za urlop należy pamiętać, że stałe wynagrodzenie bierzemy pod uwagę w kwocie za cały miesiąc, nawet jeśli rozwiązanie umowy następuje w trakcie miesiąca.