Rachunek do umowy zlecenia – czym jest i co zawiera? Darmowy wzór

Rachunek do umowy zlecenia stanowi dokument potwierdzający wykonanie zlecenia oraz stanowiący jednocześnie podstawę do wypłaty wynagrodzenia – jest więc jednym z kluczowych elementów rozliczenia pomiędzy zleceniobiorcą, a zleceniodawcą. Zawiera on nie tylko dane stron i kwoty brutto, lecz także wyszczególnienie składek, zaliczek podatkowych i kwoty netto do wypłaty, co sprawia, że pełni funkcję zarówno ewidencyjną, jak i dowodową. W 2025 roku jego wystawienie – choć pozornie stanowi tylko formalność – wymaga uwzględnienia aktualnych zasad dotyczących ZUS, podatku oraz formy przekazania dokumentu, niezależnie od tego, czy sporządza go sam zleceniobiorca, czy też zleceniodawca przekazujący gotowy rachunek do podpisu.

Czym dokładnie jest rachunek do umowy zlecenia? Kto musi wystawić rachunek i w jakim terminie? Jakie elementy musi zawierać taki dokument? Na te i inne pytania odpowiadamy w niniejszym materiale, na samym jego końcu zapewniając darmowy wzór rachunku.

Rachunek do umowy zlecenia – co to jest?

Rachunek do umowy zlecenia stanowi dokument rozliczeniowy, który potwierdza wykonanie przez zleceniobiorcę zleconych czynności i stanowi podstawę do wypłaty należnego mu wynagrodzenia. De facto wystawić go powinien zleceniobiorca po zakończeniu pracy określonej w umowie, choć w praktyce często bywa, że obowiązek ten przejmuje zleceniodawca – przygotowując rachunek i przekazując go wykonawcy jedynie do podpisu.

Rachunek do umowy zlecenia każdorazowo określa warunki finansowe współpracy, wskazuje na konkretne zobowiązanie zleceniodawcy wynikające z umowy i rozjaśnia wszelkie kwestie podatkowo-ubezpieczeniowe.

W zależności od ustaleń stron, rachunek może obejmować całość wynagrodzenia za wykonane zlecenie, lub jedynie jego część – w przypadku wypłat dokonywanych etapami. Forma rachunku nie została prawnie zastrzeżona, co oznacza, że może on istnieć zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej – o ile zawiera wszystkie niezbędne dane identyfikujące umowę oraz strony rozliczenia.

Wobec powyższego, w krótkich słowach podsumować można, że to właśnie rzeczony rachunek pełni funkcję potwierdzenia wykonania zlecenia, a jego brak może utrudnić wykazanie istnienia i prawidłowego wykonania zobowiązania – zwłaszcza w razie sporu dotyczącego wynagrodzenia.

Mała Księgowość Rzeczpospolitej – prowadź księgowość łatwo i skutecznie!

Co musi zawierać rachunek do umowy zlecenia?

Rachunek do umowy zlecenia pełni rolę formalnego potwierdzenia obowiązków i wymagalności wynikających z danej umowy, wobec czego powinien on zawierać wszystkie dane pozwalające na jednoznaczną identyfikację stron, przedmiotu umowy i wysokości wynagrodzenia. 

Jak wspomnieliśmy wyżej, nie istnieje urzędowy wzór rachunku, ale jego treść musi obejmować jak najpełniejszy zestaw informacji, które umożliwią zarówno prawidłowe rozliczenie z Urzędem Skarbowym i ZUS-em, jak i zachowanie przejrzystości dokumentacji. Rachunek do umowy zlecenie powinien zawierać przede wszystkim:

• numer i datę zawarcia umowy,
• dane zleceniodawcy i zleceniobiorcy,
• kwotę brutto wynagrodzenia,
• składki ZUS finansowane przez zleceniobiorcę,
• koszty uzyskania przychodu (20% lub 50%),
• zaliczkę na podatek dochodowy,
• kwotę netto do wypłaty,
• rachunek bankowy do wypłaty lub adnotacja o odbiorze wypłaty w formie gotówkowej,
• podpisy stron.

Szczególnie pamiętać należy (celem uniknięcia sporów) o tym, by w zależności od sposobu wypłaty wynagrodzenia, na rachunku powinna pojawić się informacja o odbiorze wypłaty w formie gotówkowej, lub – analogicznie – o nadaniu przelewu na wskazany w umowie rachunek bankowy (który także powinien być wzmiankowany w adnotacji).

Umowa zlecenie a składki ZUS

Umowa zlecenie – jako forma zatrudnienia cywilnoprawnego – co do zasady podlega oskładkowaniu, o ile zleceniobiorca nie posiada innego tytułu do ubezpieczenia. Rachunek odzwierciedla więc składki potrącane z wynagrodzenia zleceniobiorcy, obejmujące ubezpieczenia emerytalne, rentowe, zdrowotne i – jeśli wykonawca wyraził zgodę – chorobowe. Składki finansowane przez zleceniodawcę nie są ujmowane w rachunku, ponieważ nie wpływają na kwotę netto wypłacaną wykonawcy.

Mała Księgowość RP – najlepszy program księgowy dla biur rachunkowych na rynku!

Jaka podstawa opodatkowania na rachunku?

Podstawa opodatkowania w rachunku do umowy zlecenia wynika z przychodu pomniejszonego o potrącone składki na ubezpieczenia społeczne oraz o koszty uzyskania przychodu, które – w zależności od charakteru zlecenia – wynoszą 20% lub 50%. Dopiero po ich odliczeniu płatnik oblicza zaliczkę na podatek dochodowy według stawki 12%, stanowiącej najniższy próg podatkowy. Rachunek musi więc odzwierciedlać zarówno wartość brutto, jak i elementy, które tę kwotę pomniejszają, dzięki czemu staje się dokumentem nie tylko księgowym, lecz także podatkowym w sensie praktycznym.

Zleceniobiorca może dodatkowo złożyć płatnikowi formularz PIT-2, co umożliwia uwzględnienie kwoty zmniejszającej podatek przy każdej wypłacie. W określonych przypadkach możliwe jest też zastosowanie ulg – dla młodych, dla pracujących seniorów czy dla rodziców co najmniej czworga dzieci – co w konsekwencji prowadzi do zwolnienia z obowiązku poboru zaliczki. Warto jednak pamiętać, że w sytuacji, w której umowa została zawarta na kwotę nieprzekraczającą 200 zł, stosuje się zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 12% liczony od całości przychodu, bez odliczania kosztów i składek.

Program do małej księgowości + dostęp do serwisu RP.PL – sprawdź!

Kto i do kiedy musi wystawić taki dokument?

Wystawienie rachunku do umowy zlecenia spoczywa zasadniczo na zleceniobiorcy, który – po wykonaniu umowy – dokumentuje należność i przekazuje go zleceniodawcy w celu wypłaty wynagrodzenia. W praktyce jednak często to zleceniodawca przygotowuje rachunek, uzupełniając dane formalne i przekazując go wykonawcy wyłącznie do podpisu, zwłaszcza w przypadku współpracy powtarzalnej. Niezależnie jednak od sposobu sporządzenia, dokument ten powinien zostać wystawiony niezwłocznie po wykonaniu usługi, ponieważ stanowi on warunek wypłaty należności.

Termin wystawienia rachunku nie został wprost określony w przepisach, lecz jego sporządzenie powinno następować w bezpośrednim związku z wykonaniem umowy – zwykle do dnia wypłaty wynagrodzenia lub nie później niż w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego.

Rachunek do umowy zlecenie – darmowy wzór

Poniżej prezentujemy aktualny wzór rachunku do umowy zlecenia 2025 – druk można pobrać i wydrukować w formacie PDF czy DOCX.

RACHUNEK DO UMOWY ZLECENIA NR …… / 2025
z dnia ………………………

1. ZLECENIODAWCA:
   Nazwa / Imię i nazwisko: …………………………………………………………………………
   Adres: ………………………………………………………………………………………………………
   NIP / PESEL: ……………………………………………………………………………………………
2. ZLECENIOBIORCA:
   Imię i nazwisko: ……………………………………………………………………………………….
   Adres: ………………………………………………………………………………………………………
   PESEL / NIP: …………………………………………………………………………………………….
   Numer rachunku bankowego: …………………………………………………………………
3. PODSTAWA WYSTAWIENIA:
   Umowa zlecenia nr ……………… zawarta dnia ………………… w ……………………………
   Przedmiot umowy: …………………………………………………………………………………….
4. ROZLICZENIE WYNAGRODZENIA:
   Kwota brutto: ……………………………………………….. zł
   Składki ZUS potrącane z wynagrodzenia: …………………………………. zł
   Koszty uzyskania przychodu (20% / 50%): …………………………………. zł
   Podstawa opodatkowania: ……………………………………………………….. zł
   Zaliczka na podatek dochodowy (12%): …………………………………….. zł
   Składka zdrowotna: ……………………………………………….. zł
   Kwota netto do wypłaty: ……………………………………………….. zł
5. SPOSÓB WYPŁATY:

• przelew na rachunek bankowy zleceniobiorcy
• gotówka – potwierdzam odbiór kwoty: ……………………………………………….. zł

…………………………………………………
(podpis zleceniobiorcy)

…………………………………………………
(podpis zleceniodawcy)

Data wystawienia rachunku: ………………………………………………..
Termin płatności: ………………………………………………..