Ile czasu ma pracodawca na wydanie świadectwa pracy?

Świadectwo pracy to dokument potwierdzający przebieg zatrudnienia pracownika – między innymi czas pracy, zajmowane stanowisko czy zakres wykonywanych obowiązków – w danym przedsiębiorstwie. Pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy niezależnie od okoliczności, w ramach których stosunek pracy ustał – i musi to zrobić w ciągu 7 dni od dnia wygaśnięcia stosunku pracy. Z punktu widzenia pracownika, świadectwo pracy jest dokumentem istotnym również dlatego, że stanowi potwierdzenie jego doświadczenia w kontaktach z kolejnymi pracodawcami, co może ułatwić mu zdobycie bardziej lukratywnego stanowiska w innej firmie.

Czym dokładnie jest świadectwo pracy? Jakie informacje muszą znaleźć się w tym dokumencie? Ile czasu ma pracodawca na wydanie świadectwa pracy i czy istnieją jakiekolwiek okoliczności, które by ten obowiązek wyłączały? Czym w tym kontekście jest sprostowanie świadectwa pracy? Na te i inne pytania postaramy się odpowiedzieć w niniejszym materiale.

Świadectwo pracy – co to jest? Podstawowe informacje

Świadectwo pracy jest dokumentem podsumowującym przebieg zatrudnienia danego pracownika w określonym zakładzie pracy – zawiera dane o okresie pracy, zajmowanym stanowisku, podstawie prawnej ustania stosunku pracy oraz inne informacje wynikające z przepisów, niezbędne do potwierdzenia faktu zatrudnienia. Jego funkcja ma charakter czysto dowodowy, co oznacza, że nie stanowi oceny przebiegu pracy – przynajmniej nie wprost – lecz jest jedynie potwierdzeniem faktu, że zatrudnienie danego pracownika miało miejsce w określonym czasie i określonych warunkach.

Wobec powyższego, skonstatować można, że świadectwo pracy zawiera dane pozwalające na ustalenie uprawnień wynikających z zatrudnienia, a jego wzór i treść określają przepisy rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Dokument w Kodeksie Pracy – warto wiedzieć

Kodeks Pracy określa świadectwo pracy jako dokument o charakterze obligatoryjnym – jego wydanie następuje z mocy prawa wraz z ustaniem stosunku pracy, niezależnie od trybu rozwiązania umowy czy okoliczności towarzyszących. Pracodawca uchylający się od tego obowiązku popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika, co może podlegać kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub znaleźć swój finał na wokandzie Sądu Pracy.

Mała Księgowość Rzeczpospolitej – prowadź księgowość łatwo i skutecznie!

Świadectwo pracy – jakie informacje muszą się w nim znaleźć?

Świadectwo pracy jest dokumentem o ściśle określonej strukturze – jego treść musi odpowiadać treści wzoru określonego w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Wobec rzeczonego, świadectwo pracy musi zawierać następujące elementy:

• dane pracownika (imię, nazwisko, data urodzenia),
• okres zatrudnienia (data rozpoczęcia i zakończenia pracy),
• wymiar etatu (np. pełny etat, pół etatu, etc.),
• zajmowane stanowiska lub rodzaj wykonywanej pracy,
• tryb i podstawa prawna rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (np. wypowiedzenie za porozumieniem stron, zwolnienie dyscyplinarne, etc.),
• informacja o wykorzystanym urlopie wypoczynkowym w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• informacje o wykorzystanych urlopach bezpłatnych, ojcowskim, rodzicielskim, macierzyńskim lub wychowawczym,
• liczba dni zwolnienia od pracy z powodu opieki nad dzieckiem (art. 188 Kodeksu Pracy),
• okresy niezdolności do pracy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe,
• informacja o zajęciu wynagrodzenia (np. komorniczym), jeśli takie wystąpiło,
• informacja o okresach odprowadzania składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne,
• informacja o zajęciu świadczeń z tytułu stosunku pracy,
• pouczenie o prawie do wystąpienia z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy,
• informacja o kwalifikacjach uzyskanych w czasie zatrudnienia (wyłącznie na wniosek pracownika!),
• informacja o otrzymanych nagrodach (wyłącznie na wniosek pracownika!).

Wszystkie te elementy mają charakter deklaratywny i nie mogą być modyfikowane w sposób interpretacyjny – oznacza to, że pracodawca ma obowiązek odzwierciedlić stan faktyczny zatrudnienia, bez własnych ocen, opinii czy komentarzy. Jakikolwiek błąd, nawet drobny, może skutkować koniecznością sprostowania dokumentu w trybie określonym przez prawo pracy.

Najlepszy program księgowy dla jednoosobowych działalności gospodarczych – sprawdź!

Ile czasu ma pracodawca na wydanie świadectwa pracy?

Obowiązek wydania świadectwa pracy powstaje z chwilą ustania stosunku pracy – pracodawca powinien przekazać dokument pracownikowi w tym samym dniu, w którym wygasa lub zostaje rozwiązana umowa o pracę. Ustawodawca określa ten termin jako niezwłoczny, co w praktyce oznacza, że pracodawca ani nie ma prawa zwlekać z przygotowaniem świadectwa, ani uzależniać jego wydania od czynności porządkowych, takich jak zwrot sprzętu czy rozliczenie nadgodzin.

Jeżeli jednak z przyczyn obiektywnych – na przykład z powodu nieobecności pracownika, braku osoby upoważnionej do odbioru lub ustania umowy w dniu wolnym od pracy – przekazanie dokumentu nie jest możliwe, pracodawca zobowiązany jest wysłać świadectwo w ciągu siedmiu dni na ostatni znany adres pracownika. Termin ten ma charakter sztywny i jego niedotrzymanie traktowane jest jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika, wobec wykrycia którego Państwowa Inspekcja Pracy może nałożyć na pracodawcę karę grzywny.

Kiedy pracodawca nie musi wydawać świadectwa pracy pracownikowi?

Obowiązek wydania świadectwa pracy nie powstaje w sytuacji, w której po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy o pracę w ciągu siedmiu dni zostaje zawarty kolejny stosunek pracy z tym samym pracodawcą – wówczas dokument ten może być wydany wyłącznie na wniosek pracownika, złożony w formie pisemnej lub elektronicznej. Przepisy dopuszczają taki wyjątek, ponieważ zachowana zostaje ciągłość zatrudnienia, a przerwa między umowami nie powoduje ustania stosunku pracy w sensie prawnym.

Mała Księgowość RP – najlepszy program księgowy dla biur rachunkowych na rynku!

Wydanie pracownikowi świadectwa pracy – sposób przekazania

Jak wspominaliśmy już wyżej, świadectwo pracy powinno zostać przekazane pracownikowi niezwłocznie w dniu ustania stosunku pracy – osobiście, bez względu na tryb rozwiązania umowy czy przyczynę zakończenia zatrudnienia. Jeżeli jednak z przyczyn obiektywnych, takich jak nieobecność pracownika, brak osoby upoważnionej lub ustanie stosunku pracy w dzień wolny od pracy, doręczenie dokumentu nie jest możliwe, pracodawca zobowiązany jest w ciągu siedmiu dni wysłać świadectwo pracy na ostatni znany adres pracownika.

Sprostowanie świadectwa pracy – czym jest i kiedy się je stosuje?

Sprostowanie świadectwa pracy to procedura korygująca błędy lub nieścisłości zawarte w wydanym już dokumencie – stosowana wówczas, gdy dane w nim zamieszczone nie odpowiadają stanowi faktycznemu lub prawnemu. Pracownik, który otrzymał wadliwe świadectwo, ma prawo w ciągu czternastu dni od jego otrzymania wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie, wskazując elementy wymagające poprawy. Pracodawca z kolei ma siedem dni na ustosunkowanie się do takiego wniosku, a w przypadku jego uwzględnienia – obowiązek wydania nowego, poprawionego dokumentu.

Jeżeli pracodawca odmówi sprostowania lub nie odpowie w wyznaczonym terminie, pracownik może skierować sprawę do sądu pracy, który w postępowaniu orzekającym nakazuje wydanie nowego świadectwa. W takim przypadku pracodawca musi wydać poprawione świadectwo niezwłocznie po uprawomocnieniu się orzeczenia – nie później jednak niż w ciągu trzech dni. Stare świadectwo traci wówczas moc, a w aktach osobowych pozostaje wyłącznie jego kopia z adnotacją o dokonanej korekcie.