Przeniesienie Małej Księgowości na nowy komputer: jak zachować dane i załączniki?

Przeniesienie Małej Księgowości na nowy komputer wymaga zabezpieczenia danych programu oraz sprawdzenia, czy po zmianie sprzętu nadal otwierają się załączone dokumenty. To ważne zarówno w firmie prowadzącej księgowość samodzielnie, jak i w biurze rachunkowym obsługującym wiele podmiotów.

Najczęstszy błąd polega na skopiowaniu wyłącznie automatycznego archiwum dziennego. Taka kopia nie zawiera załączników PDF ani obrazów dokumentów. Poniżej wyjaśniamy, jak przygotować przeniesienie programu, jakie są dostępne sposoby odtworzenia danych i co sprawdzić przed wyłączeniem starego komputera.

Przeniesienie Małej Księgowości na nowy komputer: od czego zacząć?

Najpierw ustal, gdzie znajduje się program i z jakich danych korzysta. W typowej instalacji katalog programu może mieć ścieżkę C:\MK, ale na Twoim stanowisku lokalizacja może być inna. Zapisz ją przed rozpoczęciem pracy.

Sprawdź także, czy używasz jednej instalacji programu, czy pracujesz na kilku stanowiskach, z serwerem albo z danymi w chmurze. W przypadku instalacji sieciowej nie zakładaj, że skopiowanie folderu z jednego komputera przeniesie wszystkie dane. Najpierw ustal, gdzie znajduje się ich właściwa kopia.

Przed migracją przygotuj krótką listę kontrolną:

• zapisz lokalizację katalogu programu i ewentualnych folderów z dokumentami;
• sprawdź, które firmy i lata podatkowe powinny być dostępne po przeniesieniu;
• zanotuj wersję programu oraz używane ustawienia, na przykład poczty i podpisu elektronicznego;
• przygotuj nośnik lub inną bezpieczną lokalizację z odpowiednią ilością wolnego miejsca;
• zaplanuj chwilę bez pracy w programie, aby podczas kopiowania nikt nie wprowadzał nowych dokumentów.

Jeżeli wprowadzasz dokumenty z plików PDF lub zdjęć, po migracji skontroluj także dostęp do takich plików. Więcej o pracy z dokumentami cyfrowymi przeczytasz w artykule o OCR faktur w Małej Księgowości.

Dlaczego automatyczne archiwum dzienne nie wystarcza?

Mała Księgowość tworzy automatyczne kopie bezpieczeństwa podczas pracy z programem. Przykładowa lokalizacja kopii dziennych to C:\MK\Archiwum\Dzienne. Dzięki nim można odtworzyć określony stan danych, lecz archiwum dzienne nie zawiera załączników PDF ani obrazów dokumentów.

Po przywróceniu samej kopii dziennej wpis księgowy może więc być widoczny, podczas gdy powiązany z nim plik nie będzie dostępny na nowym komputerze. Z tego powodu instrukcja MK wprost odradza używanie archiwum dziennego do odtworzenia danych na nowym urządzeniu.

Nie oznacza to, że funkcja „Mam archiwum” nie nadaje się do migracji. Można z niej skorzystać po przygotowaniu ręcznej kopii bezpieczeństwa na starym komputerze. Alternatywą opisaną przez producenta jest przeniesienie całego katalogu programu. W obu przypadkach trzeba na końcu sprawdzić załączniki w samym MK.

Jak zabezpieczyć dane MK na starym komputerze?

Krok 1. Wykonaj ręczną kopię bezpieczeństwa

W programie przejdź do Administracja → Operacje → Archiwizacja → Kopia bezpieczeństwa. W polu „Ścieżka archiwum” wskaż miejsce zapisania nowej kopii. Wybierz lokalizację, z której przeniesiesz plik na nowe stanowisko, i poczekaj na zakończenie archiwizacji.

Po utworzeniu kopii sprawdź, czy plik rzeczywiście znajduje się we wskazanym miejscu oraz czy ma aktualną datę. Szczegółowy opis tej funkcji znajdziesz w instrukcji tworzenia kopii bezpieczeństwa MK.

Krok 2. Zabezpiecz katalog programu i dokumenty

Na czas kopiowania zamknij program. Jeśli z danych korzysta kilka osób, upewnij się, że wszyscy zakończyli pracę. Następnie wykonaj dodatkową kopię całego katalogu programu, na przykład C:\MK, jeżeli jest to faktyczna lokalizacja Twojej instalacji.

Jeśli dokumenty przechowujesz również poza katalogiem programu, skopiuj te foldery osobno. Zachowaj ich nazwy oraz układ podkatalogów. Nie opieraj się na domyślnej nazwie folderu z załącznikami — sprawdź lokalizacje używane na swoim komputerze.

W biurze rachunkowym warto dodatkowo upewnić się, że kopia obejmuje dane wszystkich obsługiwanych firm. W kwestii przekazywania i przechowywania dokumentów klientów pomocny będzie też nasz artykuł o organizacji współpracy z biurem rachunkowym.

Krok 3. Zachowaj niezależną kopię do czasu zakończenia kontroli

Przechowuj wykonane kopie w bezpiecznym miejscu, do którego dostęp mają wyłącznie uprawnione osoby. Jeśli nośnik zawiera dane klientów lub pracowników, zabezpiecz go zgodnie z zasadami przyjętymi w firmie.

Nie usuwaj danych ze starego komputera zaraz po skopiowaniu plików. Pozostaw go dostępnego do chwili, gdy na nowym stanowisku sprawdzisz firmy, zapisy i załączniki. Sama obecność pliku archiwum nie potwierdza jeszcze, że wszystko zostało prawidłowo odtworzone.

Przeniesienie Małej Księgowości na nowy komputer: dwie metody

Instrukcja programu opisuje dwa sposoby. Wybierz jeden jako podstawową metodę odtworzenia danych. Przygotowane wcześniej dodatkowe kopie zachowaj na wypadek, gdyby podczas kontroli okazały się potrzebne.

Sposób 1. Instalacja programu i opcja „Mam archiwum”

1. Pobierz instalator Małej Księgowości z witryny producenta programu i zainstaluj MK na nowym komputerze.
2. Przenieś ręcznie utworzoną kopię bezpieczeństwa ze starego komputera.
3. Przy pierwszym uruchomieniu wybierz „Mam archiwum” i wskaż przygotowany plik.
4. Poczekaj na zakończenie odtwarzania, a następnie sprawdź dane firm oraz dostępność załączników.

Okno „Mam archiwum” jest opisane w instrukcji pierwszego uruchomienia MK. Jeśli później trzeba ponownie wskazać kopię, pomocny będzie opis przywracania kopii bezpieczeństwa.

Sposób 2. Skopiowanie całego katalogu programu

Producent wskazuje również możliwość przekopiowania całego programu ze starego komputera na nowy — przykładowo katalogu C:\MK, jeżeli właśnie tam znajduje się instalacja. Po przeniesieniu katalogu można utworzyć skrót do pliku Mk.exe.

Przed zastosowaniem tej metody sprawdź, czy program nie korzysta z dodatkowych lokalizacji danych. Jeżeli załączniki lub inne potrzebne pliki znajdują się poza kopiowanym katalogiem, zabezpiecz je i uwzględnij podczas przenoszenia. Przy konfiguracji sieciowej lub serwerowej sposób migracji dopasuj do miejsca przechowywania danych.

Przeniesienie Małej Księgowości na nowy komputer: co sprawdzić?

Kontrolę przeprowadź, zanim zakończysz pracę na starym stanowisku. Nie ograniczaj jej do samego uruchomienia aplikacji. Otwórz przykładowe dane i sprawdź, czy możesz wykonywać codzienne czynności.

Firmy i zapisy księgowe

• Sprawdź listę firm oraz dostępne lata i miesiące.
• Porównaj kilka ostatnich zapisów z danymi na starym komputerze.
• Otwórz używane ewidencje, na przykład KPiR, ewidencję przychodów i rejestry VAT.
• Jeżeli prowadzisz magazyn lub płace, sprawdź także dane w tych obszarach.

Załączniki i dokumenty

• Otwórz kilka załączników z bieżącego roku oraz z wcześniejszego okresu.
• Sprawdź różne rodzaje plików, których używasz, na przykład PDF, JPG i PNG.
• Skontroluj dokumenty kilku firm, jeśli obsługujesz więcej niż jeden podmiot.
• Jeżeli plik się nie otwiera, wróć do kopii ze starego komputera i sprawdź, gdzie znajduje się jego oryginał.

Ustawienia i dalsze kopie bezpieczeństwa

• Sprawdź używane ustawienia poczty, drukowania oraz podpisu elektronicznego.
• Otwórz historyczne deklaracje i potwierdzenia, z których korzystasz w pracy.
• Wykonaj nową ręczną kopię bezpieczeństwa na nowym komputerze i sprawdź miejsce jej zapisu.

Jeżeli kontrola wykaże brak danych lub załączników, wstrzymaj usuwanie starej instalacji. Najpierw ustal, którego pliku lub folderu brakuje. Dopiero po wyjaśnieniu różnic uznaj migrację za zakończoną.

Najczęstsze pytania o przenoszenie MK

Czy do migracji wystarczy plik z folderu „Archiwum\Dzienne”?

Nie jako jedyne źródło danych. Automatyczne archiwum dzienne nie zawiera załączników PDF ani obrazów dokumentów. Do przeniesienia programu przygotuj ręczną kopię bezpieczeństwa lub skopiuj cały katalog programu zgodnie z instrukcją.

Czy opcja „Mam archiwum” działa na nowym komputerze?

Tak. Jest dostępna przy pierwszym uruchomieniu nowo zainstalowanego programu. Wskaż w niej kopię bezpieczeństwa przygotowaną wcześniej na starym komputerze, a następnie sprawdź odtworzone dane i załączniki.

Czy zawsze wystarczy skopiować folder C:\MK?

To przykład domyślnej lokalizacji, a nie uniwersalna ścieżka. Sprawdź, gdzie znajduje się Twoja instalacja i czy używa dodatkowych folderów albo danych na serwerze. Kopiuj rzeczywiste lokalizacje, z których korzysta program.

Kiedy można wyczyścić stary komputer?

Dopiero po sprawdzeniu danych na nowym stanowisku oraz zachowaniu działającej kopii bezpieczeństwa. Szczególną uwagę poświęć załącznikom: obecność zapisów księgowych nie oznacza jeszcze, że przeniosły się wszystkie pliki dokumentów.

Podsumowanie: dane i załączniki sprawdź razem

Bezpieczne przeniesienie Małej Księgowości na nowy komputer zaczyna się od ręcznej kopii bezpieczeństwa i ustalenia, gdzie przechowywane są pliki. Następnie możesz odtworzyć dane przez „Mam archiwum” albo przenieść cały katalog programu. Po uruchomieniu MK porównaj zapisy i otwórz przykładowe załączniki.

Pracujesz z MK i chcesz sprawdzić dostępne warianty programu? Zobacz Małą Księgowość Rzeczpospolitej dla firm i JDG.