Czy program jest zintegrowany z KSeF?

Tak, program Mała Księgowość „Rzeczpospolitej” jest zintegrowany z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF 2.0).

Czym jest integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) w programie?

Integracja z KSeF umożliwia bezpośrednie wystawianie, wysyłanie, pobieranie oraz księgowanie faktur ustrukturyzowanych bezpośrednio z poziomu programu Mała Księgowość Rzeczpospolitej. Program obsługuje KSeF 2.0, w tym także tryb offline.

Jak włączyć integrację z KSeF w programie?

Aby włączyć integrację:

1. Wejdź w Opcje programu (ikonka zębatki lub Administracja → Ustawienia → Opcje).
2. Wybierz zakładkę KSeF.
3. Zaznacz Włącz integrację.
4. Ustaw datę rozpoczęcia integracji (np. 1 listopada 2025).
5. Wybierz zakres integracji: wystawianie i pobieranie faktur.
6. Ustaw środowisko (testowe lub produkcyjne) oraz wersję KSeF 2.0.

Po 1 lutego 2026 roku dostępna będzie wyłącznie wersja KSeF 2.0.

Jakie certyfikaty są potrzebne do pracy z KSeF?

Do pełnej obsługi KSeF potrzebne są dwa certyfikaty:

• Certyfikat uwierzytelniający – do logowania i wysyłania faktur do KSeF,
• Certyfikat offline – do podpisywania faktur wystawianych w trybie offline.

W środowisku testowym certyfikaty generuje się w aplikacji podatnika KSeF, a w produkcji – w systemie Ministerstwa Finansów (MCU).

Jak dodać certyfikaty do programu?

1. Przejdź do ustawień KSeF w programie.
2. Wskaż plik certyfikatu uwierzytelniającego oraz odpowiadający mu klucz prywatny.
3. Następnie dodaj certyfikat offline wraz z jego kluczem.
4. Upewnij się, że certyfikaty i klucze są poprawnie sparowane – w przeciwnym razie program zgłosi błąd.

Jak wysłać fakturę do KSeF?

1. Wystaw fakturę w programie.
2. Sprawdź jej treść na wizualizacji (to bardzo ważne).
3. Kliknij Wyślij.
4. Wybierz metodę uwierzytelniania (certyfikat KSeF).
5. Wpisz hasło do certyfikatu (nie jest ono zapisywane w programie).
6. Po wysłaniu faktura otrzyma numer KSeF oraz kod QR.
7. Możesz pobrać UPO – Urzędowe Poświadczenie Odbioru.

Jak działa tryb offline w KSeF?

Tryb offline umożliwia wystawienie faktury bez dostępu do internetu:

• Faktura jest podpisywana certyfikatem offline.
• Na wydruku pojawiają się dwa kody QR:
• – jeden informujący, że faktura jest offline,
• – drugi potwierdzający poprawność podpisu i uprawnienia wystawcy.
• Faktura offline nie może być edytowana.
• Po odzyskaniu połączenia z internetem można ją wysłać do KSeF.

Jak księgować faktury z numerem KSeF?

Po pobraniu lub wysłaniu faktury:

• Po prawej stronie widoczna jest jej wizualizacja KSeF,
• Wystarczy wybrać odpowiednie konto księgowe,
• Księgowanie odbywa się jednym kliknięciem.

Jak importować faktury z KSeF?

1. Przejdź do modułu Księgowość.
2. Kliknij przycisk KSeF.
3. Wybierz zakres dat i typ dokumentów.
4. Program pobierze dostępne faktury i zaimportuje tylko te, których nie ma jeszcze w systemie.
5. Dane z faktury są automatycznie odczytywane i gotowe do zaksięgowania.

Czy testowanie KSeF jest trudne?

Testowanie KSeF wymaga:

• odpowiednich danych testowych,
• zasilenia środowiska testowego dokumentami.

Natomiast sama praca w programie – wystawianie, wysyłanie, pobieranie i księgowanie faktur – wygląda dokładnie tak, jak w codziennym użytkowaniu.

Na co zwrócić szczególną uwagę?

Najważniejsze jest poprawne przygotowanie treści faktur przed ich wysłaniem do KSeF. Błędy w danych mogą wymagać wystawienia korekty.

Gdzie można zobaczyć, jak działa integracja z KSeF w praktyce?

Praktyczne działanie integracji z KSeF przedstawia film „Mała Księgowość Rzeczpospolitej + KSeF 2.0”. Zachęcamy do obejrzenia nagrania: