Remanent, czyli spis z natury – co to jest i jak go przeprowadzić?

Remanent, czyli spis z natury, to jeden z tych obowiązków, które dla wielu przedsiębiorców pozostają wyłącznie formalnością, a w rzeczywistości decydują o podstawach rozliczeń podatkowych i wpływają bezpośrednio na wynik finansowy firmy. To nie tylko techniczne spisanie stanu magazynu, lecz procedura prawnie umocowana, która porządkuje majątek, ujawnia niedobory i wyznacza punkt odniesienia do kolejnych lat podatkowych. Bez względu na skalę działalności, remanent staje się zamknięciem roku gospodarczego i równocześnie otwarciem następnego, dlatego jego poprawne sporządzenie ma wymiar nie tyle administracyjny, co strategiczny.

Czym dokładnie jest remanent i jak go przeprowadzić? Kto musi przeprowadzić inwentaryzację? Jakie elementy musi zawierać dobrze spisany remanent i na jakie obszary działalności wpływa? Jakie rodzaje remanentu wyróżniamy? Na te i inne pytania odpowiadamy w niniejszym materiale.

Remanent, czyli spis z natury – co to jest?

Remanent to obowiązkowy spis z natury, sporządzany na koniec roku podatkowego przez przedsiębiorców prowadzących księgę przychodów i rozchodów (KPiR), albo takich, którzy nie prowadząc jej, sprzedają określone ustawą towary. Obejmuje wszystkie składniki majątku firmy, które podlegają ujęciu w ewidencji, a więc towary handlowe, materiały, półwyroby, produkcję w toku czy wyroby gotowe.

W praktyce remanent nie sprowadza się jedynie do zapisania ilości towarów – jego wartość zależy od rzetelnej wyceny i odzwierciedlenia realnego stanu przedsiębiorstwa w dokumentacji. To właśnie różnica pomiędzy remanentem początkowym a końcowym decyduje o wyniku finansowym, a tym samym o wysokości podatku dochodowego czy składki zdrowotnej. Remanent pełni więc rolę zarówno sprawozdawczą, jak i kontrolną, ponieważ umożliwia weryfikację gospodarki magazynowej i wykrycie ewentualnych braków.

Czy remanent i inwentaryzacja to to samo?

De facto tak, choć to nieco zawężone spojrzenie. W praktyce pojęcia „remanent” i „inwentaryzacja” stosuje się wymiennie, ponieważ oba odnoszą się do spisu z natury obejmującego majątek firmy – niemniej, remanent to termin używany w kontekście podatkowym i księgowym, natomiast inwentaryzacja jest określeniem szerszym, obejmującym także działania kontrolne w różnych obszarach gospodarki.

Kto musi przeprowadzić remanent?

Obowiązek sporządzenia remanentu dotyczy każdego podatnika prowadzącego podatkową księgę przychodów i rozchodów, który rozlicza się według skali podatkowej albo podatkiem liniowym. Chodzi tu zarówno o osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, jak i o spółki osobowe, a także o podatników VAT zajmujących się handlem, produkcją czy świadczeniem usług, jeśli w ramach działalności gromadzą towary, materiały lub półprodukty. Przepisy nie pozostawiają tu żadnych wątpliwości – jeżeli w firmie występują zapasy, trzeba je na koniec roku ująć w spisie z natury, a ich wartość stanie się częścią rozliczenia rocznego.

Co istotne, remanent sporządza się nie tylko w ostatni dzień grudnia. Przepisy przewidują obowiązek jego wykonania również w innych momentach – na przykład przy rozpoczęciu działalności, przy jej likwidacji, a także w przypadku zmiany wspólnika, proporcji udziałów albo formy prawnej firmy. Każda z tych sytuacji wymaga dokładnego spisu i wyceny składników majątku, ponieważ to one wyznaczają granicę pomiędzy kolejnymi okresami rozliczeniowymi. Remanent staje się wówczas dokumentem granicznym, który zamyka jedną księgę i otwiera kolejną, zapewniając ciągłość ewidencji podatkowej

Kiedy przedsiębiorca nie musi przeprowadzać remanentu?

Z obowiązku sporządzenia spisu zwolnieni są podatnicy rozliczający się w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, ponieważ w ich przypadku przepisy nie wymagają prowadzenia KPiR. Inną sytuacją jest działalność, która nie posiada żadnych zapasów – na przykład freelancer świadczący wyłącznie usługi intelektualne – ale i tu przedsiębiorca musi formalnie sporządzić remanent zerowy, czyli dokument z wpisaną wartością 0. Dzięki temu zachowana zostaje spójność księgi, a brak majątku obrotowego zostaje potwierdzony w sposób oficjalny.

Rodzaje remanentu – remanent początkowy i remanent końcowy

Jak wspomnieliśmy wyżej, istnieją różne rodzaje remanentu, które należy przeprowadzać w różnych okolicznościach. Niemniej, najistotniejszymi z tychże rodzajów będzie remanent początkowy i remanent końcowy.

Remanent początkowy to spis z natury sporządzany na pierwszy dzień prowadzenia działalności gospodarczej albo na początek roku podatkowego, jeśli firma kontynuuje działalność. Jego celem jest wskazanie wartości zapasów, z jakimi przedsiębiorca rozpoczyna okres rozliczeniowy – dzięki temu już na starcie wiadomo, jakie towary, materiały czy półprodukty są dostępne i jaka jest ich wartość w księgach. To ważny punkt odniesienia, który później zestawia się z remanentem końcowym, aby określić faktyczny wynik finansowy.

Remanent końcowy sporządza się zawsze na 31 grudnia – to dokument zamykający rok podatkowy, w którym wykazuje się wszystkie zapasy będące własnością przedsiębiorcy. Wartość tego remanentu staje się jednocześnie remanentem początkowym roku następnego, co gwarantuje spójność zapisów w księdze przychodów i rozchodów. W praktyce oznacza to, że remanent końcowy nie tylko zamyka rozliczenia, lecz także wyznacza bazę dla kolejnego roku podatkowego.

Relacja między remanentem początkowym a końcowym jest fundamentalna, ponieważ to właśnie różnica pomiędzy nimi wpływa na dochód podatkowy. Jeśli wartość remanentu końcowego przewyższa początkowy, to różnica powiększa podstawę opodatkowania, a w przypadku odwrotnym dochód ulega obniżeniu – dlatego też remanent nie jest wyłącznie techniczną ewidencją magazynową, ale mechanizmem, który wprost kształtuje wysokość podatku dochodowego i składki zdrowotnej.

Remanent zerowy jako przypadek szczególny

Remanent zerowy występuje wtedy, gdy przedsiębiorca nie posiada żadnych zapasów na dzień sporządzenia spisu – nawet w takiej sytuacji musi powstać dokument z wpisaną wartością 0, aby formalnie potwierdzić brak towarów czy materiałów. To rozwiązanie szczególnie istotne dla działalności usługowych, które nie obracają fizycznymi składnikami majątku, ale wciąż podlegają obowiązkowi zachowania ciągłości dokumentacji księgowej (czego przykład reprezentatywny podaliśmy wyżej).

Remanent – wycena. O co chodzi?

Sam spis z natury nie wystarczy – każdy składnik majątku ujęty w remanencie musi zostać wyceniony. Towary handlowe i materiały obejmuje się cenami zakupu lub nabycia, z możliwością zastosowania cen rynkowych, jeśli są one niższe z powodu uszkodzenia lub utraty wartości. Półwyroby i wyroby gotowe wycenia się według kosztów wytworzenia, a odpady według wartości szacunkowej z uwzględnieniem ich przydatności. Dzięki temu remanent odzwierciedla nie tylko ilość, ale i faktyczną wartość majątku przedsiębiorstwa.

Wycena ma bezpośrednie znaczenie dla rozliczeń podatkowych, ponieważ to jej wynik trafia do księgi przychodów i rozchodów i ostatecznie wpływa później na podstawę opodatkowania. Przepisy wymagają, aby dokonano jej najpóźniej w ciągu 14 dni od zakończenia sporządzania spisu. Zbyt wysoka lub zbyt niska wycena mogłaby zafałszować wynik finansowy firmy, dlatego precyzja w tym obszarze stanowi nie tylko wymóg formalny, ale też warunek uczciwego obrazu sytuacji majątkowej przedsiębiorstwa.

Jak sporządzić remanent? Elementy które ów musi posiadać

Remanent powinien być sporządzony w sposób rzetelny i kompletny – nie jako luźna notatka o stanie magazynu, lecz jako dokument księgowy, który musi wytrzymać weryfikację podczas ewentualnej kontroli. Każda pozycja spisu musi odpowiadać faktycznemu stanowi majątku na dzień 31 grudnia (albo inny moment wskazany w przepisach, zależnie też od typu przeprowadzanej inwentaryzacji), dlatego niedopuszczalne są szacunki czy zapisy orientacyjne. To zestawienie powinno odzwierciedlać rzeczywisty stan towarów, materiałów i półproduktów, a także zostać przygotowane w sposób staranny i trwały, z zachowaniem kolejności i numeracji pozycji.

Dokument remanentowy nie jest przy tym dowolną tabelą – przepisy jasno określają, jakie dane muszą się w nim znaleźć. Ich obecność gwarantuje pełną identyfikację towarów i prawidłowe obliczenie wartości majątku. Brak któregokolwiek z wymaganych elementów czyni spis niepełnym, co może skutkować zakwestionowaniem jego wiarygodności. Jakie dokładnie elementy musi zawierać remanent? Oto one:

• imię i nazwisko właściciela zakładu lub nazwę firmy,
• datę sporządzenia spisu,
• kolejny numer pozycji w arkuszu spisu,
• szczegółowe określenie towaru, materiału lub innego składnika majątku,
• jednostkę miary (np. sztuki, kilogramy, litry),
• ilość faktycznie stwierdzoną podczas spisu,
• cenę jednostkową w złotych i groszach,
• wartość wynikającą z przemnożenia ilości przez cenę jednostkową,
• łączną wartość całego spisu,
• klauzulę „Spis zakończono na pozycji…”,
• podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu albo wspólników.

Tak przygotowany dokument stanowi pełnoprawny dowód księgowy, który można ująć w księdze przychodów i rozchodów – jego prawidłowe sporządzenie zabezpiecza przedsiębiorcę przed zarzutem nieprawidłowego rozliczenia i pozwala udokumentować ciągłość prowadzonej działalności.

Remanent w kontekście składki zdrowotnej – o czym warto pamiętać?

Remanent oddziałuje nie tylko na wysokość podatku dochodowego, lecz także na sposób ustalenia podstawy wymiaru składki zdrowotnej. Od 2023 roku różnica remanentowa – zarówno dodatnia, jak i ujemna – musi być brana pod uwagę przy obliczaniu dochodu, od którego nalicza się składkę. Oznacza to, że przedsiębiorca, którego zapasy na koniec roku okażą się wyższe niż na początku, zapłaci składkę od powiększonej podstawy, a w przypadku odwrotnym składka będzie niższa.

Znaczenie remanentu w tym obszarze polega na tym, że dokument księgowy staje się jednocześnie czynnikiem wpływającym na obciążenia wobec ZUS – w praktyce nawet niewielkie różnice w wycenie zapasów mogą przełożyć się na wysokość miesięcznej składki zdrowotnej w kolejnym roku, dlatego poprawność sporządzenia remanentu to nie tylko obowiązek wobec fiskusa, ale także element, który realnie kształtuje koszty prowadzenia działalności gospodarczej.

Remanent 2025 – podsumowanie

Remanent, czyli spis z natury, pozostaje jednym z podstawowych obowiązków przedsiębiorców rozliczających się na podstawie księgi przychodów i rozchodów. Jego znaczenie wykracza jednak poza techniczne zestawienie stanów magazynowych – dokument ten zamyka rok podatkowy, otwiera kolejny i bezpośrednio wpływa zarówno na podatek dochodowy, jak i na składkę zdrowotną.

Rok 2025 nie przynosi rewolucji w tym obszarze – zasady sporządzania remanentu pozostają takie same, a najważniejszym wyzwaniem pozostaje dbałość o szczegółowość i prawidłową wycenę. Niezależnie od skali prowadzonej działalności, staranne przygotowanie spisu jest obowiązkiem, który determinuje jakość rozliczeń i realnie wpływa na wynik finansowy przedsiębiorcy.