Świadectwo pracy pracownika za czas pracy

Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy pracodawca musi wystawić świadectwo pracownikowi. Sprawdź, co mówią przepisy prawa pracy. Kiedy trzeba je wydać? Co musi zawierać? Jak poprawić błędy?

Wzór świadectwa pracy

Pobierz wzór świadectwa pracy zgodny z Rozporządzeniem Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 11 maja 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy – aktualny na maj 2025 r.

Pobierz wzór: PDF | DOCX

Do czego potrzebne jest świadectwo pracy?

Świadectwo pracy jest konieczne do m.in.:

• starania się o zasiłek dla bezrobotnych;
• ustalenia stażu ubezpieczeniowego pracownika np. jeśli stara się o dobrowolne przystąpienie do ubezpieczenia zdrowotnego;
• starania się przez pracownika o emeryturę;
• określenia w nowej pracy wymiaru przysługującego urlopy wypoczynkowego;
• określenia w nowej pracy, jakie nagrody jubileuszowe przysługują pracownikowi;
• ustalenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop przysługującego pracownikowi;
• uzyskania odprawy pośmiertnej przez rodzinę pracownika po jego śmierci.

Obowiązek wydania świadectwa pracy pracownikowi po rozwiązaniu stosunku pracy

Zgodnie z art. 97. Kodeksu pracy „w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy”.

Wyjątkiem jest sytuacja, w której pracodawca ma zamiar nawiązać z nim kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. W takiej sytuacji ma obowiązek wydać pracownikowi świadectwo pracy w ciągu 7 dniu od złożenia przez niego wniosku o jego wystawienie. Wniosek może być złożony w dowolnym momencie, w formie pisemnej lub elektronicznej. Jeśli pracownik nie złoży wniosku, a nadal pozostaje w stosunku pracy w tym samym pracodawcą, pracodawca nie musi wystawiać świadectwa. 

Świadectwo pracy dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.

Kiedy wystawić świadectwo?

Pracodawca ma obowiązek wydania świadectwa pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy. 

Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego.

Czy wystawienie świadectwa pracy w trakcie trwania umowy o pracę jest możliwe?

Nie można wystawić świadectwa pracy w trakcie trwającej umowy o pracę. 

Wyjątkiem jest przypadek, w którym jest to kolejna umowa zawarta z tym samym pracownikiem. Jednak nawet wtedy świadectwo można wystawić tylko za umowę już zakończoną, nie za tą obecnie trwającą.

Co musi zawierać świadectwo pracy po zakończeniu stosunku pracy?

Przede wszystkim, wystawiając świadectwo pracy, należy skorzystać ze wzoru, znajdującego się w odpowiednim rozporządzeniu. W tym samym rozporządzeniu znajdziesz instrukcję jego wypełnienia.

Poza wymienionymi poniżej elementami, na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach.

Przede wszystkim, należy podać dane pracownika – jego imiona, datę urodzenia, oraz nazwę pracodawcy, który wystawia świadectwo.

Okres i rodzaj wykonywanej pracy

W pierwszym punkcie świadectwa pracy należy również wskazać, jakich okresów dotyczy świadectwo pracy i w jakich wymiarach pracownik wykonywał pracę w każdym z nich. We wzorze w rozporządzeniu jest miejsce na wpisanie trzech okresów (maksimum umów na czas określony, które można zawrzeć z jednym pracownikiem). Jeśli umowy były zawierane jedna po drugiej, wszystkie muszą być umieszczone na jednym świadectwie. 

Jeśli w trakcie zatrudnienia pracownik wykonywał pracę tymczasową na rzecz innego pracodawcy, okresy tej pracy i nazwę pracodawcy należy zawrzeć w drugim punkcie.

W punkcie trzecim wskaż rodzaj wykonywanej pracy lub zajmowane stanowiska, lub pełnione przez pracownika funkcje.

Kiedy nastąpiło ustanie stosunku pracy

W dwóch kolejnych punktach podasz informacje na temat tego:

• czy umowa wygasła, czy została rozwiązana – w jakim trybie i na podstawie których przepisów;
• czy został zastosowany skrócony okres wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361 § 1 Kodeksu pracy.

Informacje o urlopie i zwolnień od pracy

W punkcie szóstym podajesz wszystkie urlopy i zwolnienia od pracy, z których korzystał pracownik (i w jakich wymiarach z nich korzystał), czyli:

• zwolnienie z tytułu działania siły wyższej;
• urlop wypoczynkowy;
• urlop opiekuńczy;
• urlop bezpłatny;
• urlop ojcowski;
• urlop rodzicielski;
• zwolnienie od pracy przewidziane w art. 188 Kodeksu pracy (opieka na dziecko zdrowe);

a także informacje, o okresach, w których pracownik:

• korzystał z ochrony przed zwolnieniem związanej z korzystaniem z urlopu wychowawczego;
• wykonywał okazjonalną pracę zdalną;
• był niezdolny do pracy;
• nie zachował prawa do wynagrodzenia, przypadające w okresie od dnia 1 stycznia 2003 r. do dnia 31 grudnia 2003 r., zgodnie z art. 92 § 11 Kodeksu pracy obowiązującym w tym okresie;
• odbywał służbę wojskową;
• wykonywał pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze;
• wykorzystał dodatkowy urlop albo inne uprawnienia lub świadczenia przewidziane przepisami prawa pracy;
• nie był objęty składkami na ubezpieczenia społeczne.

Informacja o zajęciu wynagrodzenia

Jeśli wynagrodzenie pracownika kiedykolwiek zajął komornik, oznaczenie komornika i numer sprawy egzekucyjnej, a także wysokość potrąconych kwot należy wskazać w punkcie 7.

Informacje uzupełniające

Jeśli pracownik zażąda umieszczenia w świadectwie pracy informacji o wynagrodzeniu, pracodawca może zrobić to tutaj. Ponadto można tu zamieścić np. informacje o kwalifikacjach zdobytych przez pracownika w trakcie trwania umowy.

Błędy w świadectwie pracy

Błędy w świadectwie pracy mogą mieć bardzo poważne konsekwencje dla pracownika. Dlatego ważne jest, aby wszystkie je na czas wyłapać.

Sprostowanie świadectwa pracy

W ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy, pracownik może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego sprostowanie. W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy.

Również, jeśli pracodawca nie zawiadomi w tym czasie o odmowie sprostowania, pracownik może wystąpić z żądaniem sprostowania do sądu pracy.

Wydanie nowego świadectwa pracy

A co jeśli pracodawca w ogóle nie wystawił świadectwa pracy? W takiej sytuacji pracownik może wystąpić do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy.

Jeśli pracodawcy nie da się pozwać, pracownik może wystąpić do sądu z żądaniem ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy.

Odszkodowanie za nieterminowe bądź niewłaściwie sporządzone świadectwo za czas pracy

Jeśli pracodawca nie wystawi świadectwa pracy lub wystawi je w sposób nieprawidłowy, pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni.

Zmiany w świadectwie pracy – Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 11 maja 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy

W maju 2025 roku zostały wprowadzone zmiany do Rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy.

Pełny obecnie obowiązujący tekst rozporządzenia można znaleźć w Obwieszczeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 26 czerwca 2024 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy.