Co to jest szablon faktury i do czego służy?
Szablon faktury jest to wzór faktury na podstawie którego mogą być wystawiane faktury. Szablon faktury nie zawiera takich informacji jak: numer faktury, kontrahent, typ transakcji itd. Zawiera jednakże podstawowe i uniwersalne dane faktury takie jak: forma płatności oraz transportu, domyślny termin płatności oraz listę wszystkich pozycji faktury.
Szablon faktury może być wykorzystywany w przypadku gdy istnieje potrzeba wystawiania faktur o stałej lub zbliżonej treści. Szablon faktur musi zostać także utworzony jeżeli planujemy wykorzystać możliwość prowadzenia abonamentów w programie Mała Księgowość „Rzeczpospolitej”. Korzystanie z szablonów faktur może zaoszczędzić wiele czasu, który będziesz mógł poświęcić na inne czynności bądź na odpoczynek.
Szablon faktury jest szablonem faktury usługowej. Nie można na jego podstawie wystawiać faktur dotyczących towarów.
Wystawianie faktur na podstawie szablonu faktury nazwane będzie realizacją danego szablonu faktury.
Jak zarządzać zestawienie szablonów faktur?
wprowadzenie nowego szablonu faktury.
Wprowadzając szablon faktury należy podać następujące dane:
Nazwa szablonu – pole to zawiera unikalną nazwę szablonu pozwalającą nam jednoznacznie zidentyfikować dany szablon faktury.
Opis – dowolny opis szablonu faktury.
Forma płatności – domyślna forma płatności dla szablonu faktury.
Termin zapłaty – domyślny termin zapłaty dla szablonu faktury.
Forma transportu – domyślna forma transportu dla szablonu faktury.
Waluta – waluta w której wystawiana będzie faktura. Należy pamiętać, iż kurs dla danej waluty będzie można wprowadzić dopiero podczas realizacji szablonu faktury.
Dodawanie pozycji do szablonu faktury odbywa się w identyczny sposób jak ma to miejsce w przypadku wystawiania faktur.
podgląd szablonu faktury.
Opcja ta umożliwia podglądnięcie wprowadzonego szablonu faktury bez możliwości wprowadzenia jakichkolwiek zmian.
edycja szablonu faktury.
Funkcja ta pozwala na zmianę szablonu faktury w identyczny sposób jak ma to miejsce podczas wprowadzania nowego szablonu faktury.
usunięcie szablonu faktury.
Funkcja ta umożliwia usunięcie szablonu faktury. Szablon faktury nie może zostać usunięty jeżeli został na jej podstawie utworzony abonament.
realizuj szablon faktury.
Realizacja szablonu faktury polega na wystawieniu faktury usługowej na podstawie szablonu. Podczas realizacji szablonu faktury należy podać jedynie dane, które nie są wprowadzone do szablonu faktury tzn. numer faktury, kontrahenta, typ transakcji oraz datę faktury. Po wprowadzeniu tych danych utworzona zostanie faktura, którą będzie można dodatkowo edytować bądź wydrukować i zaksięgować.
Jak wydrukować szablon faktury?
Aby wydrukować szablon faktury należy skorzystać z funkcji podglądu bądź edycji szablonu faktury, a nacisnąć przycisk oznaczony etykietą „Drukuj”.
Jak zdefiniować zmienną wartość w szablonie faktury?
Często zdarza się, iż potrzebne jest umieszczenie w nazwie usługi nazwy miesiąca w którym usługa jest wykonywana. Definiując szablon można w nazwie lub opisie zdefiniować zmienną. Podczas realizacji szablonu faktury zmienne zostaną zastąpione odpowiednią wartością. Zmiennych tych można również używać definiując uwagi do szablonu. Dostępne są następujące zmienne:
- $miesiac+1$ – następny miesiąc sprzedaży (słownie)
- $miesiac$ – miesiąc sprzedaży (słownie)
- $miesiac-1$ – poprzedni miesiąc sprzedaży (słownie)
- $miesiac_rok_sprzedazy$ – miesiąc sprzedaży (słownie) i rok sprzedaży
- $data_faktury$ – data faktury
- $data_sprzedazy$ – data sprzedaży
Uwaga!
Podczas wprowadzania zmiennej ważne jest wprowadzenie znaków $ (znak dolara „SHIFT+4”).